1 目 的
对公司服务物资采购、服务外包提供及供方进行控制，确保采购的物资和提供的外包服务符合规定要求，以保证服务质量。
2 范 围
适用于公司对影响服务质量的物资采购、服务外包及其供方的控制。
3 职 责
3.1负责服务所需物资供方的评价、选择，物资的采购及物资的验证
3.2物业管理部负责组织对外包服务的供方的评价、选择，外包合同的签订及定期评价。3.3物业管理部负责参加物资供方和外包服务供方的评价、选择及定期评价，负责外包服务的供方服务质量验证。
3.4主管副总经理负责批准合格供方名录。
4 工作程序
4.1采购物资
4.1.1采购物资分类根据对服务质量影响程度可将采购物资分为：
a) 重要物资：维修建材、五金、机电、配件及工作服、保安器材等；
b) 一般物资：除重要物资以外的物资。4.1.2采购物资的审批
a各管理站每月末负责制定下月保安、维修、保洁、绿化、办公工具、用品等物资计划。
b物业管理部每月末负责审核各各管理站所需物资采购计划，并安排专人采购。
c库管员审核采购物资的需求计划与库存量对比，避免物资积压。即对各部门报来的采购计划整理、核对、库存后，填制“采购申请单”，一同上报总经理批准。“采购申请单”应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。
d财务部负责审核采购申请单的资金使用计划及暂支款项计划。
e总经理审批各种物资的采购计划及暂支款项计划。
f物业管理部、财务部、物业管理部、所需的办公工具、用品用量虽少，但每月仍需制订采购计划，并由各部门根据库存填写采购申请单，上报总经理批准后实施采购。
4.1.3采购实施
a物业管理部负责实施采购。对于重要物资，应由“合格供方一览表”中选择供方。
b采购前采购员应检查采购资料是否齐全，审批手续是否齐全；是否注明物资名称、型号、规格、数量、用途，供方名称等，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。
c采购员根据物资采购资料的内容，在综合考核价格、交货时间、质量保证、售后服务等情况后实施采购。
d当维修出现应急事故需采购应急材料时，参照《维修急需材料采购指导书》，由物业管理部实施采购，并进行记录。
e物资采购完成后，采购员应通知各主要用料部门、库管员进行验收入库，并将验收结果及时填入“商品验收单”中。
4.1.4采购物资的验证
4.1.4.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a由库管员和采购人员进行进货验证。
b由业主或物业使用人在本公司现场实施验证。
c由本公司在供方现场实施验证。
对后两种情况，各管理站应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
4.1.4.2验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。
4.1.4.3 验证活动的实施
a库管员依据审批后的“采购申请单”，对采购回的物资进行入库验证。
b验货人员根据物资的分类，按照“物资入库验收方法”，对数量多的物资，可采取抽验的方式进行验收；数量少的物资采取逐个验收。
c在验收中，对于包装物出现无标记、有受潮、水迹、油污、破损等异样，必须打开包装进行验收。
d由库管员进行记录和保存，对验收中发现的不合格产品按《不合格控制程序》执行。
e验收入库后的物资由库管员按照《仓库管理制度》进行管理。
f采购回来的物品必须经过验收符合规定要求才能用于设备维修等日常管理服务。
业主或物业使用人的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或物业使用人拒收的可能。
4.1.5采购信息
4.1.5.1采购信息应清楚表述拟采购的产品，必要时包括：
a产品采购批准的要求。
b对产品的验收要求。
c适用的质量管理体系要求。
d其他要求，如价格、数量、交付、人员等。
4.1.5.2本公司的采购文件包括：“采购计划表”、“采购申请单”，由物业管理部库管员保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。
4.1.6 采购前的市场调查
4.1.6.1对常用和重要的物品的采购，应根据市场情况进行价格调查，并进行多家对比，建立市场指导价信息，对采购审批予以指导和参考。
4.1.6.2 对常用、敏感材料的使用，不定期进行检查，掌握需求情况，便于内部成本控制。
4.2服务项目分承包
4.2.1公司物业管理日常服务有如下分包项目：
a.垃圾清运处置，化粪池清掏。
b电梯等机电设备维修、保养。
c房屋本体维修、保养。
4.2.2物业管理部代表公司与供方签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。
4.2.3对供方服务的验证。
由物业管理部、工程维修部对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：
a.物业管理部、工程维修部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收；
b征求业主或物业使用人对供方服务质量的意见。
4.2.4服务项目分承包的有关信息
a供方法人资格证明文件（合格的营业执照及行业资格证书等）；
b服务业绩证明材料；
c相关部门提供的服务质量报告；
d以往与其往来的信誉情况；
e分承包方的技术力量，人员素质；
f价格合理，服务优良；
g有无服务质量方面的承诺和售后服务的保障能力。
在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由物业管理部保管。
4.3对采购物资供方的评价
4.3.1合格供应商的条件
a供方法人资格证明文件（合格的营业执照及行业资格证书等）；
b具备持续稳定的合格产品供货渠道；
c具有良好的供应物资业绩；
d具有质量保证能力的证明（必要时）；
e价格合理；
f服务良好。
4.3.2物业管理部根据采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评审表”。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。物业管理部负责建立并保存合格供方的记录。根据供应物资和服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。
4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：
a质量管理体系认证证书；
b本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d供方产品或服务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；
e供方的财务状况及服务和支持能力等。
4.3.4对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。
4.4服务供方的评价
4.4.1合格服务供方应具备的条件：
a应在工商部门注册、具有法人资格；
b有从事过类似服务项目的优良业绩；
c良好的质量保证能力；
d有承担相应服务项目的工作条件和实力；
e服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。
4.4.2对多年已承担服务项目的供方的评价。
a根据4.4.1条款规定的条件，供方应提供充分的证明材料；
b公司接受服务的部门负责对其相应服务项目供方进行评价，填写“供方评审表”，对其服务质量、工作能力等予以评价。
4.4.3对第一次提供服务的供方的评价；
物业管理部根据服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用，进行供方的初步选择。
4.4.4对所有合格的服务供方应列入“合格供方一览表”。
4.4.5对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格，物业管理部、工程维修部应填写“不合格服务通知单”，通知服务供方限期改正。物业管理部、工程维修部应按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，物业管理部、工程维修部应报公司相关部门审核，经主管领导批准后，可取消该服务供方的资格。
4.5对合格供方的定期复评
4.5.1物业管理部每年一次组织对合格物资供方和服务供方进行年度复审，填写“供方评审表”，审核内容包括：
a过去一年供应的物资质量状况、分包服务质量状况。
b各部门对相关供方的检查和评定记录。
4.5.2年度复审中有不合格的供方，总经理批准以下列方式处理：
a取消合格供方资格。
b要求限期改正，对未能在期限内改正的，取消合格供方资格。
4.5.3建立合格供方档案，并制作一览表发放到相关部门。?
5 相关文件
5.1《纠正和预防措施控制程序》
5.2《服务的监视和测量控制程序》
5.3《采购物资分类明细表》
6 记 录
6.1 《物资供方评价记录表》
6.2 《合格物资供方名录》
6.3 《服务供方评价记录表》 6.4 《合格服务供方名录》 6.5 《月采购计划》 6.6 《临时采购要求单》 6.7 《服务项目分包合同》
6.8 《纠正和预防措施处理单》
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