23物业管理服务档案管理方案

第 部分 物业管理服务档案管理方案

第一节 档案资料管理方案

随着建筑设计高科技专业化的发展， 信息成为管理资源中的重要

因素， 为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理， 必须采用先进的管

理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区

域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬

件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、

资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。

档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，

精通电脑操作，工作责任心强。

一、档案资料管理运作流程

收集——整理——归档——利用

1、档案资料的收集：

（ 1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手

段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进

行严格管理。

（ 2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息

资料的内容，以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道；规划设计

到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房

屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内

容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

二、档案资料的分类

三、资料的归档管理

（ 1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类

与保存。根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录

像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑

并分柜保存， 运用计算机的先进管理手段， 尽可能把其他形式的档案

资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（ 2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人

员经登记后方可借出， 入室时， 须由专人检查， 如有破损， 立即修复，

规

划

档

案

其

他

档

案

住

户

及

家

庭

档

案

房

屋

维

修

档

案

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服

务

管

理

档

案

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辆

管

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记

录

档

案

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管

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主

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调

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案

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档

案

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理

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案

日

常

维

修

档

案

日

常

服

务

管

理

档

案

外来档案 内部档案

档案资料

并视情追究有关人员的责任。档案管理员需及时收回在外的文件资

料，严防丢失。

（ 3）档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的运用：充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有管

理处资料， 如住户资料、 装修资料、 财务状况等， 随时可以查阅调用，

便于工作的监察和检查。

第二节 住户档案管理

物业管理处在业主入住时应按规定程序， 指导、 协助业主办理相

关手续，并同时进行业主档案的登记和建立。

在业主档案登记和建立之前， 除进行相关的管理服务、 验收房屋、

交纳费用、签领钥匙和物资等之外，须进行前期物业管理服务协议、

物业管理服务合同、业主公约、装修管理规定、住宅室内装饰装修管

理服务协议、装修现场注意事项、物业使用守则、治安责任书等事项

的受理与签订。

1、业主办理入住流程图

交房通知

物业管理处咨询

验房收房

签定物业管理服务协议

2、档案的建立

管理处在办理业主入住手续的同时， 向业主发放 《思兰雅苑小区

办理入住手续情况登记表》 ，指导业主填写房号、姓名、联系电话、

人户分离情况、入住手续、 住房面积、合同编号等并要求业主提供身

份证复印件，在收集和整理业主资料后，分户建立业主档案。

3、档案的管理

（ 1）物业管理处设资料管理员，对业主档案按照楼栋、单元进

行分类，实行统一管理；

（ 2）业主档案必须实行资料专人专管，除公司有关部门查阅、

公安执法部门因工作需要须持有证明调阅外，不得随意向他人借阅、

透露和泄露；

（ 3）若物业所有人发生变更时，资料员应及时对档案进行补充

和修改；

（ 4） 管理处物业档案应用专用档案柜进行保存， 并有明显标识，

便于查用。

交纳费用

签领钥匙及物资

建立档案