广州物业管理有限公司
经营发展中心
工作手册
FL/QM-20xx
版本号：0/C
依据GB/T 19001-2008/ISO 9001:2008标准编制
拟稿:运营管理中心/20xx/10/01
审核： 审核/日期:20xx.10.01
批准： 批准/日期：20xx.10.01
目 录第一章 岗位设置图 2
第二章 质量目标 4
第三章 部门职能 6
第四章 岗位说明书 8
经营发展中心经理岗位说明书 9
采购主管岗位说明书 10
经营主管岗位说明书 11
合同主管岗位说明书 12
第五章 业务流程及部门间沟通流程 13
仓储流程 14
合同评审流程 15
招标业务流程 16
采购业务流程 17
场地有偿使用审批流程 21
第六章 管理制度 22
合同评审管理规定 23
标识管理规程 25
招标管理规定 27
第七章 附录 30
外来文件引用清单 31
记录清单 32
第一章 岗位设置 第一章 岗位设置
第二章 质量目标
第二章 质量目标
1.经营考核指标完成率100%。
2.合同评审达100%。
第三章 部门职能
第三章 职能
经营发展中心是负责公司经营、拓展、采购控制、物资采购招投标管理、剩余资产经营管理、会所经营等工作的职能部门，其职责范围如下：
3.1 经营、拓展
3.1.1 开发和利用集团物业资源，提升整体物业品质和价值。
制定经营管理计划，确立目标、检查物业质量状况、形成租金方案和出租策略。
负责各物业服务中心有偿设点申请，并实施监督检查。
3.2 采购控制
3.2.1 负责审核各部门、各物业服务中心除办公文具类外的所有物资的采购申请，并对已审批的20000元以下的采购申请实施统一采购。
3.2.2 负责根据采购部门需求及仓库存货情况进行统一调配，实现资源共享。
3.3 物资采购招投标管理
负责组织50000元以上（含50000元）的采购项目的招标工作。
负责组织需求人、专业人员、财务人员对公司20000元以上（含20000元）、50000元以下的采购项目进行综合议价，并签订合同协议；
3.4 剩余资产经营和管理
3.4.1 制定和分解公司、集团留存资产的经营计划、经营目标，负责开发多项经营项目，实现资产利润最大化。
3.5 会所经营
3.5.1 制定会所经营管理方案及考核指标，负责实施监督、检查、指导。
3.5.2 负责审核会所场地出租及管理。
第四章 岗位说明书
经营发展中心经理岗位说明书
岗位名称：经营发展中心经理 所属部门：经营发展中心 定员标准：1名 职务等级：经理级 工作地点：经营发展中心办公室 直接上级岗位：副总经理 岗位分析者：副总经理 审核者：总经理 公司负责人：总经理 岗位关系：
1.汇报关系（包括上下级汇报关系）
①向上汇报关系：总经理、副总经理
②接受汇报关系：本部室人员及所负责工作的相关责任部门人员
2.与其它岗位关系：
①内部联系：公司各部室、基层单位
②外部联系：与工作有联系的相关单位 岗位职责：
全面负责经营发展中心的工作。
负责审核会所经营管理方案及考核指标，实施监督、检查、指导。
负责审核公司、集团留存资产的经营计划、经营目标，开发多项经营项目。
4.负责审核会所场地出租、各物业服务中心有偿设点申请。
5.负责编制部门工作计划，对部门员工进行绩效考核，定期进行培训。
6.负责审核招标文件并组织评审工作。
7.负责审核《委托管理合同》等经济合作合同。
8.负责审核各部门采购申请、有偿设点申请。
9.完成领导交办的其他工作任务。 工作权限：
1.可作出决定的自由度：按职责和规定处理公司和本部门内部事务
2.可动用的人力：本部门属下员工
3.可动用的财力：无 可升迁岗位：总经理助理 资历与经验：
1.学历要求：大专及以上
2.工作经验：从事过国有大中型企业工作
3.职称要求：中级职称
4.主要技能和知识：
①掌握经济类和管理类学科理论知识和经营管理的专业技能，熟悉公司的各项规章制度，掌握国家相关法律法规和经营管理的发展动态。
②熟悉先进企业的经营管理体制，及时引进先进的经营管理方法。
③具有经营管理和改革的组织和协调能力，有良好的文字和较强的语言工作能力。 工作特点：工作面广、协调事宜多。 所需工具设备：电脑、传真机、电话等 采购主管岗位说明书
岗位名称：采购主管 所属部门：经营发展中心 定员标准：1名 职务等级：主管级 工作地点：经营发展中心办公室与工作有联系的单位
1.学历要求：大专
2.工作经验：有三年或以上相关岗位工作经验。
3.职称要求：初级职称
4.主要技能和知识：
①具有洽谈外包、采购等业务的能力。
②熟悉公司在外包、采购方面的管理。
③对合同条款及法律法规有敏感性，能有效地维护公司利益。 工作特点：工作涉及面广，事务性工作较多，凡事以公司利益为重。岗位说明书岗位名称： 所属部门：定员标准：名 职务等级：工作地点：办公室 直接上级岗位：岗位分析者：审核者：总经理 公司负责人：总经理 岗位关系：汇报关系（包括上下级汇报关系）
向上汇报关系：
②接受汇报关系：与其它岗位关系：
内部联系：公司各部室、基层单位外部联系：与工作有联系的单位岗位职责：工作权限：可作出决定的自由度：按职责和规定处理事务
可动用的人力：可动用的财力：无可升迁岗位：资历与经验：1.学历要求：大专2.工作经验：从事过大中型企业工作3.职称要求：级以上职称
4主要技能和知识：
工作特点：。 所需工具设备：岗位说明书岗位名称： 所属部门：定员标准：名 职务等级：工作地点：办公室 直接上级岗位：岗位分析者：审核者：总经理 公司负责人：总经理 岗位关系：汇报关系（包括上下级汇报关系）
向上汇报关系：
②接受汇报关系：与其它岗位关系：
内部联系：公司各部室、基层单位外部联系：岗位职责：工作权限：可作出决定的自由度：按职责和规定处理事务
可动用的人力：可动用的财力：无可升迁岗位：资历与经验：1.学历要求：2.工作经验：3.职称要求：级以上职称
4主要技能和知识：
③良好的谈判能力、沟通能力和处理人际关系能力；
④为人正直严谨、客观公正； 工作特点：。 所需工具设备： 仓储流程
合同评审流程
招标业务流程
注：
1.经营发展中心组织相关部门对投标书进行评审。
2.确定分包商，同时填写《物业服务分包商评审》。
3.合同签订后正本由经营发展中心存档，财务管理中心及操作部门保留复印件。
4.虚线表示招投标后跟踪，一般不作为招投标的一部分考虑。
采购业务流程
一、采购申请审批流程
1.1 10000元以下采购：
1.2 10000元～30000元采购：
1.3 30000元以上采购：
二、紧急采购申请流程
三、服务中心应急小金额零星采购
场地有偿使用审批流程
第六章 管理制度
合同评审管理规定
1.0 目的
通过合同评审，明确质量要求，确保合同的可执行性和满足要求的能力。
2.0 适用范围
适用于本公司的委托管理服务、招投标书、外包服务、物料采购、租赁等各类合同的评审。
3.0 职责
3.1 总经理负责合同评审的审批与批准签订正式合同。
3.2 经营发展中心负责合同的草拟或初审、以及组织相关部门对合同进行评审。
3.3 《合同评审记录表》及合同正本由经营发展中心负责存档，财务管理中心保留合同复印件备查。
3.4 各职能部门根据待审合同的内容提出评审意见。
4.0 细则
4.1 重大或特殊项目的合同评审（项目招投标书、委托管理等）。
4.1.1 经营发展中心负责组织有关部门通过与顾客的沟通及市场调查与分析了解顾客的需要。
4.1.2 经营发展中心根据顾客的需要、行业标准及法律法规等，草拟合同，并组织有关部门对合同草案进行评审。
4.1.3 各相关部门对合同草案进行评审，并在《合同评审记录表》上填写评审意见。经营发展中心负责《合同评审记录表》在部门间的传递。
4.1.4 《合同评审记录表》经总经理审批确认。
4.1.5 合同草案内容变更时，应重新进行评审。
4.1.6 《合同评审表记录表》由经营发展中心负责存档。
4.2 一般性服务合同的评审（如外包服务、物料采购、租赁等）。
4.2.1 经营发展中心根据公司要求、行业标准及法律法规等，对相关合同进行初审或草拟合同。
4.2.2 草拟或初审后的合同由经营发展中心组织相关部门进行评审，各部门在《合同评审记录表》上填写评审意见。经营发展中心负责《合同评审记录表》在部门间的传递。
4.2.3 《合同评审记录表》经总经理审批同意后签订正式合同。
4.2.4 《合同评审记录表》及合同正本由经营发展中心存档，财务管理中心保留复印件备查。
5.0 合同评审的时间
5.1 待评审合同开始进入评审程序起，待审合同在每个评审部门的停留时间不宜超过2天，各评审部门需将《合同评审记录表》及时传回总经办。
5.2 如遇特殊情况，经营发展中心根据需要可组织相关部门对待审合同进行共同评审。
6.0 合同评审流程图
7.0 相关文件和记录
7.1 《文件控制程序》
7.2 《外包服务控制程序》
7.3 《采购控制程序》
7.4 《顾客满意的测量和监视程序》
7.5 《服务质量的测量和监视程序》
7.6 《合格外包方名录》
7.7 《供方评审表》
7.8 《年度供方复审表》
7.9 《合同评审记录表》
标识管理规程1.0 目的与适用范围
本规程规定了本公司对不同类型的服务过程或产品进行正确标识的职责和方法，以防止混淆。适用于本公司质量活动产品和服务的标识。
2.0 职责
2.1 总经理
2.1.1 负责批准公司内部、小区公共等标识。
2.2 总经办
2.2.1 经营发展中心是产品标识和追溯性控制的归口管理部门，负责制定本规程。
2.2.2 负责对标识申请进行审核，确定需要进行标识的项目及标识方法。
2.2.3 负责标识的设计、制作、采购等工作。
2.2.4 负责建立《公司现用标识清单（含标识图例）》。
2.2.5 负责建立《标识分布、使用、维护、更换情况一览表》档案。
2.2.6 负责对各种标识的使用情况进行监督。
2.3 其他部门
2.3.1 负责本部门辖内标识的清洁、维护、监控等日常管理。
2.3.2 负责配合公司对标识进行统计、备案等管理工作，负责填写《公司现用标识清单（含标识图例）》及《标识分布、使用、维护、更换情况一览表》报经营发展中心。
3.0 控制程序
3.1 标识项目及标识方法的确定由各部门提出《标识申请表》列明需进行标识的项目，经营发展中心负责人审核（影响面较广的标识项目报公司总经理审批），针对各标识项目确定标识的方法并由总经办建立《公司现用标识清单（含标识图例）》，清单内容包括：
3.1.1 需标识项目的所在部门
3.1.2 项目名称、编码及用途，包括：
①楼宇、道路、服务中心、各种小区配套设施等。
②危及人身安全处的警示标识等。
③服务标识如工作人员的胸卡、工作服，求助牌等。
④其它需标识的项目。
3.1.3 标识的方法，包括：
①挂牌以文字形式说明，如楼宇的楼号、道路名称、服务中心牌等。
②以颜色标识，如消防设备/设施用红色油漆等。
③记录标识，各种记录的编号。
④其它方法。
3.1.4 标识的生效日期。
3.1.5 标识简述，概括描述该标识的大小、用色、图案等。
3.1.6 适用范围、使用部门及地点。
3.1.7 图例
①如属公司自行设计制作的，按适当比例尺缩放。
②如属外购标识，附其图例（如自然光下的4R像片、电脑设计版等形式）。
③如属记录形式标识，可视情况附样板。
④每个标识用一份图例，应标明标识名称及编码.
3.2 标识的形成和发放
由经营发展中心负责本公司内部各种标识的设计、制作、采购、发放等工作；各部门在《部门标识管理一览表》上列出部门现用标识情况。
3.2.1 形成
①强制性规定使用的标识由经营发展中心派人及时采购。
②无特殊规定的标识由经营发展中心组织人员进行设计、制作。
③确定以记录形式表现的标识，要写明记录的名称及编码。
3.2.2 增领与更换
工作实际需要或由于标识不适用、损坏或其他原因，需增领或更换标识的部门需填写《标识申请表》，按原审批程序审批后由经营发展中心进行重新标识。
3.2.3 《部门标识管理一览表》内容包括：
①部门名称
②标识编码及名称
③标识的数量
④标识设置点
⑤更换情况
⑥维护/维修情况
3.3 维护和管理
各部门按有关实施规范的要求对使用的标识进行维护和管理。
3.4 有可追溯要求的情况下，应按本规程规定的方法增加特定唯一的标识以实现可追溯性。
3.5 经营发展中心每年年末应收集各部门《部门标识管理一览表》，进行统计并监督。
3.6 《标识申请表》后附的申请标识图例应不少于三种方案。
4.0 相关记录
4.1 《公司现用标识清单(含现用标识图例)》
4.2 《部门标识管理一览表》
4.3 《标识申请表》
1.0 目的
为规范招标流程，有效降低管理成本，提高工作效率和经济效益，特制定本规定。
2.0 适用范围
2.1 本规定适用于公司合同标的在3万元以上（含3万元）的物资采购和工程发包等项目。
3.0 职责
3.1 经营发展中心为公司采购、外判项目招标工作的归口管理部门，主要负责招标文件的制作、合同的评定，并统筹招标工作的进行，其他管理中心协助。
3.2 财务管理中心负责审核并支付有关款项。
3.3 项目发生部门参与合同评定、技术指导及监督验收等工作。
4.0 实施规程
4.1 服务中心或归口项目管理部门负责提出招投标项目的立项申请。
4.2 经营发展中心会同财务管理中心对需进行招标的项目进行验证，审核招标项目的适宜性及充分性。具体包括：
4.2.1 费用是否达到招标要求。
4.2.2 费用来源（由业主承担的应经业主代表确认）。
4.2.3 项目是否属政府指定类型或具体专利性质。
4.3 对于政府指定或具体专利性质的项目，可由立项申请部门直接提出分包单位，写明分析报告（必要时提供有效证明），经经营发展中心、财务管理中心等相关部门负责人审核后，报分管副总经理审核，并由总经理审批。
4.4 财务管理中心对不按招标处理的项目，应该及时通知总经办核查，核查内容包括：
4.1.1 规避招标（如将同一项目分成两个或多个项目处理，而分散该项目的费用的）。
4.4.2 应进行招标而未进行招标的。
4.4.3 应报上级主管处理而未报的。
5.0 招标准备
5.1 经营发展中心的负责人为当次招标负责人，负责协调该次招标的开展情况。
5.2 经营发展中心负责制定当次招标标书，项目发生部门提供技术帮助。
5.3 标书内容应包括：
5.3.1 项目名称、地点、工程期限、投资概算。
5.3.2 明确标明采购物品的质量要求和工程项目的质量要求和相关标准。
5.3.3 合格供方的条件。
5.3.4 采购物品工程项目的费用预算范围。
5.4 当次招标负责人召集相关人员讨论标书的适宜性及充分性，并确定招标日期，确定初步的应标价位。
5.5 经营发展中心联系有关单位，发出标书。对所选择的招标单位均应进行评价，参加招标单位一般不得少于三个，对参与单位反馈回来的预算、报价应进行密封保管。
5.6 招标项目由该项目管理部门提供三家以上供应商或承包商资料，交经营发展中心组织评审工作，评审意见报分管副总经理审核，并由总经理审批后签约实施。
6.0 招标的实施
6.1 每次招标小组的参与人至少包括财务管理中心、经营发展中心、项目发生部门负责人，必要时招标应邀请有关业主代表参加。
6.2 招标的实施办法
6.2.1 现场公开招标、当场开标定标。
6.2.2 现场公开招标、过后开标定标。
6.2.3 其他方法。
6.3 招标小组对参加招标的单位进行评审，确定中标单位，定标应考虑中标单位以往的业绩、声誉、业务水平、应标价位等，定标应采取民主集中制形式进行。
6.4 项目发生部门应对现场招标情况进行记录，对招标工作进行总结。
6.5 经营发展中心对招标实施进行监督，包括：
6.5.1 参加竞标单位是否为合格供方。
6.5.2 参加竞标单位数量是否符合要求。
6.5.3 招标小组成员组成是否符合要求。
6.5.4 招标的方法是否合适。7.0 定标后项目的实施
7.1 经营发展中心与中标单位协商拟定正式合同文本。
7.2 经营发展中心组织有关部门对合同进行评审，与中标单位签定有关合同。
7.3 项目发生部门对项目的施工情况进行监督，相关部门提供必要的帮助。
7.4 项目发生部门组织有关部门人员进行项目验收。
7.5 项目发生部门负责项目保养期间的跟踪，对属保养维修内容的应及时通知施工单位进行维修保养。
7.6 经营发展中心应对当次的招标资料进行整理归档。
8.0 相关记录：
8.1 《招投标立项申请表》
8.2 《项目招/投标书》
8.3 《项目招标小结》
8.4 《合同》
外来文件引用清单
文件名称 编号 实施日期 发文单位 适用条款 质量管理体系要求 GB/T19001:2000 2001/06/01 中国标准研究中心 质量管理体系要求 中华人民共和国物权法 2007/10/01 建设部关于印发《前期物业管理招标投标管理暂行办法》的通知建住房[2003]130号 2003/06/26 建设部前期物业管理招标投标管理暂行办法 国务院令第504号 2007/10/01 国务院 物业管理条例 国家发展改革委、建设部关于印发《物业服务收费明码标价规定》的通知 发改价检[2004]1428号 200410/01 发改委 建设部 物业服务收费明码标价规定 物业管理企业资质管理办法 建设部令第125号 20045/01 建设部 物业管理企业资质管理办法 建设部、财政部关于印发《住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法》的通知 建住房[1998]213号 建设部 住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法 广州市国土资源和房屋管理局印发广州市物业管理业主委员会规定 穗国房字[2002]24号 200201/04 广州市国土资源和房屋管理局 广州市物业管理业主委员会规定 物业管理企业资质管理办法 建设部令第125号 20045/01 建设部 物业管理企业资质管理办法 全国物业管理示范住宅小区标准及评分细则 全国物业管理示范标准及评分细则
记录清单
记录编号 记录名称 使用部门 保存年限 FL/QR-JY-01 投标工作小结 经营发展中心 一年 FL/QR-JY-02 经营发展中心 一年 FL/QR-JY-0 经营发展中心 三年 FL/QR-JY-04 经营发展中心 合同终止前 FL/QR-JY-05 经营发展中心 长期 FL/QR-JY-06 经营发展中心 合同终止前 FL/QR-JY-07 经营发展中心 长期 FL/QR-JY-0 长期 FL/QR-JY-09 供方评审表 经营发展中心 长期 FL/QR-JY-10 供方年度复审记录表 经营发展中心 三年FL/QR-JY-11 免标申请及审批表 经营发展中心 三年 FL/QR-JY- 经营发展中心 三年 FL/QR-JY- 经营发展中心 三年 FL/QR-JY- 经营发展中心 五年 FL/QR-JY- 经营发展中心 五年 FL/QR- 合同一览表 经营发展中心 五年 FL/QR-JY-五年 FL/QR-JY-三年 FL/QR-JY- 公司现用标识清单 经营发展中心 三年 FL/QR-JY- 部门标识管理一览表 经营发展中心 三年
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经营发展中心经理
合同主管
事务专员
经营主管
采购主管
部门负责人审核
经营发展中心复审
经营发展中心、财务管理中心备案
采购部门联系供货商购货
货物验收、进仓、入账
办理领料、发货、登记手续
盘 点
编制库存月报表
各部门的物品
采购申请计划
由经营发展中心、财务管理中心备案
总经办审批
符合
不符合
公司职能部门和物业服务中心评审
副总经理审核
修改
经营发展中心初审或草拟合同
签订合同
总经理审批
操作主管部门立项
部门负责人审核
副总经理审批
总经理审批
采购主管负责制作招标文件
发出招标文件
组织相关人员对投标书进行评审
确定分包商
报副总经理审批
报总经理审批
合同签订
操作主管部门联系分包商进场，并实施现场监督
报送采购计划
合格
采购申请部门
经营发展中心初核
支付费用
进仓、使用
申购部门验收
不合格
财务管理中心复核
分管副总经理审批
经营发展中心实施采购（10000元以下）
采 购
是
否
是否采购
明确原因和办法
总经理审批
回复
报送采购计划
合格
采购申请部门
经营发展中心初核
支付费用
进仓、使用
申购部门验收
不合格
财务管理中心复核
分管副总经理审批
经营发展中心组织不少于三个部门的工作人员进行议价
签订合同，供应物资
是
否
是否采购
明确原因和办法
总经理审批
回复
是
报送采购计划
合格
采购申请部门
经营发展中心初核
支付费用
进仓、使用
申购部门验收
财务管理中心复核
分管副总经理审批
经营发展中心组织招投标，确定供货商
签订合同，供应物资
否
是否采购
明确原因和办法
总经理审批
回复
不合格
紧急采购申请
副总经理、总经理同意
经营发展中心指定采购实施部门
申购部门验收、使用
补办进仓手续
申购部门3日内补办采购申请手续
服务中心小金额零星采购（500元内）
补办进出仓手续
月报表反映
应急使用
各物业服务中心、会所提交场地有偿使用申请
经营主管负责洽谈具体事项及价格（两天内）
运营管理中心审核
副总经理、总经理审批
将审批意见回传相关部门现场跟进
经营发展中心不定期抽查场地使用情况
符合
不符合
公司职能部门/相关部门进行评审
副总经理审核
修改
经营发展中心初审或草拟合同
签订合同
总经理审批
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