|
单元格的操作技巧 1.自动换行 当在一个单元格中输入的文本较多时，会出现显示不全或者不换行显示的情况，这样会使单元格看起来很不规范。以图1为例，采用以下操作步骤对其进行调整。 (1)选择要换行的单元格A1,单击【格式】>【单元格】菜单项，或者在单元格A1上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开如图2所示的【单元格格式】对话框。 (2)切换到【对齐】选项卡中，在其【文本控制】组合框中选中【自动换行】复选框，如图3所示。 (3)单击 按钮，即可得到自动换行的效果，如图4所示. 2.强制换行 在同一个单元格中，有些长数据或者条列式的内容必须强制换行才能对齐。以图5为例. 如果使用前面介绍的自动换行功能，文本会根据单元格的列宽自动调整每行的字符数，这样就会出现不满足每列都对齐的效果，如图6所示。 而使用强制换行功能就可以满足对齐的要求。即在单元格A3中，分别在“销”与“和”的后面按下【Alt】＋【Enter】快捷键，即可将实现强制换行功能，结果如图7所示。 3.自动调整字体大小以填充单元格 很多固定的表格中单元格的大小都是固定的，但是当文本较多时，则可能会超出单元格的大小。Excel提供了一种方法，即通过改变文字的大小来适应单元格的大小。现有一个没有经过设置的单元格A5，如图8所示。 调整字体格式填充单元格的具体操作步骤如下。 （1）选择单元格A5，单击【格式】>【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。单击【格式】>【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框。 （2）切换到【对齐】选项卡，然后在其【文本控制】组合框中单击选中【缩小字体填充】复选框，如图9所示。 （3）单击 4.重复操作选定单元格 如果需要在一个单元格内连续输入多个测试题，以查看引用此单元格的其他单元格的变化。但是每次输入一个测试值必须按下【Enter】键以确定输入完毕，每按一次【Enter】键，活动单元格均默认下移一个单元格，再次输入测试值时，还必须重新选择这个单元格，十分不方便。要重复操作选定的单元格，具体操作步骤如下。 （1）单击【工具】>【选项】菜单项，打开【选项】对话框，如图11所示。 （2）在该对话框中，切换到【编辑】选项卡，空选按【Enter】键向后移动复选框。单击 这样就可以任意选择一个单元格进行输入，而活动单元格不会发生变化。但是，这样虽然满足了任意单元格重复操作的便利，但在以后的数据输入时，显得很不方便。因此Excel还提供了另一种简便的方法来实现对选定单元格的重复操作，例如，对单元格B2进行重复选定的具体操作步骤如下。 （1）选中待测的单元格B2。 （2）按住【Ctrl】键再次单击单元格B2。 此时，单元格B2的周围出现了实线框，就可以不断在单元格B2中重复操作而不必重新选择单元格，如图12所示。 5.快速实现行列转换 在Excel表格中，有时候需要调整表格行列项，将行数据与列数据对换，如果逐个重复输入将会很浪费时间，Excel提供了一种快捷的方法，即使用选择性粘贴来进行行列转换。例如将图13所示的矩阵进行转换，具体操作步骤如下。 （1）选中要进行行列转换的单元格区域“A1:E （2）选择粘贴区域左上角的单元格A7，单击【编辑】>【性粘贴】菜单项，打开【选择性粘贴】对话框，如图14所示。 （3）在该对话框中，选中【转置】复选框，然后单击 6.使用批处理 对于处理数据比较多的用户来说，收集、整理和计算数据，并将结果绘制成表是一项经常性的工作。使用批处理功能可以为用户提供便利，节约时间。 （1）工作簿的“批处理” 在打开多个工作簿时，单击【文件】>【打开文件】菜单项，打开【打开文件】对话框，按住【Shift】键并单击鼠标可以选择彼此相邻的多个表格；按住【Ctrl】键可以使用鼠标选择不相邻的多个表格，然后单击【确定】按钮，即可一次打开多个工作簿。 关闭工作簿时，可以通过关闭右上角Excel程序【关闭】按钮来关闭所有的Excel文件，如果有未保存的修改，系统会询问是否要保存修改。工作簿关闭完成后，Excel程序也同时被关闭。也可以按住【Shift】键并单击【文件】>【关闭所有】菜单项，关闭所有的工作簿，但是Excel程序没有关闭。 （2）工作表的“批处理” 可以按住【Shift】键或者【Ctrl】键，用鼠标选择工作簿底部彼此相邻或者不相邻的工作表标签，然后就可以对这些工作表进行批处理操作了。 例如取消所有工作表的网格线的具体操作步骤如下。 （1）按住【Shift】键，用鼠标单击工作表标签“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。 （2）单击【工具】>【选项】菜单项，打开【选项】对话框。切换到【视图】选项卡，在【窗口选项】组合框中取消选择【网格线】复选框，如图16所示。 （3）单击 此时可以分别返回到这3个工作表中进行查看，发现它们的网格线都被取消了 7.快速选取工作表中所有包含公式的单元格 如果需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或者填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的单元格区域内输入数据。 这里提供一种帮助用户快速选取所有包含公式的单元格的方法，其具体操作步骤如下。 （1）单击【编辑】>【定位】菜单项，打开如图17所示的【定位】对话框。 （2）单击 【定位条件】按钮，在打开的【定位条件】对话框中单击选中【公式】单选按钮，如图18所示。 （3）单击 【确定】按钮，即可将当前工作表中所有包含公式的单元格都选中。 此时，用户可以对这些选中的单元格进行各种设置以保护或者突出这些单元格。 8.在Excel中为表格添加斜线 一般用户在制作表格时，都习惯在表格上添加斜线，而Excel并没有提供这种功能。其实，这可以在【绘图】工具栏上实现，其具体操作步骤如下。 （1）单击【视图】>【工具栏】>【绘图】菜单项，打开【绘图】工具栏。 （2）在【绘图】工具栏上单击【直线】按钮 ，待鼠标变成十字形状时，按住鼠标左键不放，在单元格A1上拖动至适当大小后释放鼠标，此时即可得到添加的斜线，如图19所示。 如果要在斜线的上方或者下方添加内容，则可使用【文本框】来实现。 其具体操作步骤如下。 （1）单击【绘图】工具栏上的【文本框】按钮 ，待鼠标变成下箭头形状时，在斜线上方添加一个文本框，然后在其中输入“年份”，如图20所示。 （2）从图34中可以看出，默认格式下的文本框的文字周围有边框。若要取消，右键单击文本框，在弹出的快捷菜单中选择【设置文本框格式】菜单项，然后切换到【颜色与线条】选项卡，在【填充】组合框中的【颜色】下拉列表中选择【无填充颜色】选项，在【线条】组合框中的【颜色】下拉列表中选择【无线条颜色】选项，如图21所示。 （3）单击 【确定】按钮，文字周围边框消失，以同样的方法设置斜方的文字，最后结果如图22所示。 9.在单元格中显示公式 在特定的情况下，在工作表的单元格中显示公式，具有比显示数值而更加有利于快速输入数据的实际应用价值。 此时可以依次选择【工具】>【选项】菜单项，然后在【选项】对话框中切换到【视图】选项卡，在【窗口选项】组合框选中【公式】复选框，单击【确定】按钮后，即可在工作表内使用每个单元格中设置的公式，从而方便修改和输入新的公式。完成工作表中数据的输入之后，最后再取消【窗口选项】复选框中的【公式】复选框即可。 10.隐藏单元格中的计算公式 一张Excel表格做好后，如果不希望别人改动或看到表格中的计算公式，可以将其另存为一个只有数据没有计算公式的文件。 首先选中表格所在的区域，剪切后，选择【编辑】>【选择性粘贴】菜单项，弹出【选择性粘贴】对话框，在其对话框中选择【数值】单选按钮，然后单击【确定】按钮即可将没有公式的数值复制过来。 11.在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换 在Excel进行公式设计时，会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式，这时你可以用如下方法来快速切换单元格引用方式：选中包含公式的单元格，在编辑栏中选择要更改的引用，按F4键可在在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。例如选中“A1”引用，反复按F4键时，就会在$A$1、A$1、$A1、A1之间切换。 |
|
|
