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用PowerPoint演示动态数据透视图

 秋无垢 2006-03-17

用PowerPoint演示动态数据透视图

市场部要开一个关于互联网调查情况的会议,有关调查资料已经准备完毕,收集了大量的原始数据,存放在Excel工作簿中,如图1所示。为了便于在会议中分析和展示数据,市场部的小孙整理了大量的Excel图表,然后复制到PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管小孙知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据,但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表,大量的复制粘贴工作依然不可避免。

图1 存放在Excel工作簿中的原始数据

其实,可以在PowerPoint中加入数据透视图表,并且在放映幻灯片时,动态地控制同一图表中显示的内容,灵活地显示各种分析结果,就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。
为了能实现这样的功能,首先需要在Excel工作表中,选中待分析的数据区域,并在“名称”框中输入此区域的名称,例如“调查结果”,并按【Enter】键确认。如果不设置名称,将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。
在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令,显示“控件工具箱”工具栏,如图2所示。在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮,显示更多控件。选择“Microsoft Office Chart 11.0”,这是一个数据透视图控件(如果选择“Microsoft Office PivotTable 11.0”,则选择的是数据透视表控件,二者的用法类似)。

图2 选择“其他控件”中的内容

在幻灯片中画出控件,然后在控件上单击右键,选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【命令和选项】命令,如图3所示。这时将显示对话框,如图4所示,选择“显示/隐藏”选项卡,并选中所有的设置项,这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。

图3 画出控件并设置控件

图4 设置可显示和查看的内容

设置完毕,再次在控件上单击右键,并选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【编辑】命令,如图3所示。这时将显示对话框,如图5所示。在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大,可以选中“在一张数据表中输入的数据”,并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中,可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。

图5 选择数据来源

单击【连接】按钮,显示“数据明细”设置,如图6所示。

图6 数据明细

单击【编辑】按钮,显示“选取数据源”对话框,如图7所示。

图7 选取或新建数据源

第一次设置数据源时,需单击【新建源】按钮。以后如果已经设置过数据源,则只需选择已保存的数据源文件(.odc)。单击【新建源】按钮后,显示“数据连接向导”对话框,如图8所示。

图8 选择数据源类型

选择“ODBC DSN”,并单击【下一步】按钮。显示连接ODBC数据源设置,如图9所示。

图9 选择ODBC数据源

选择“Excel Files”,并单击【下一步】按钮。在所显示的对话框中,选择存放数据的Excel工作簿文件,如图10所示。

图10 选择Excel工作簿文件

单击【确定】后,将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”,该名称对应工作表中的数据区域。

图11 选择工作簿中的名称

单击【下一步】按钮,为数据源起名并保存数据源文件,如图12所示。

图12 为数据源起名并保存数据源文件

单击【完成】按钮,返回到如图7所示的对话框,并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击【打开】按钮,即可返回到如图6所示的对话框中。
在如图6所示的对话框中单击“类型”选项卡,可选择图表类型,如图13所示。本例选择柱形图中的“簇状柱形图”。

图13 选择图表类型

至此,幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图13所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮,结束设置。

令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。第一次放映幻灯片时,图表中将是空白的,此时进行设置,即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮,显示图表字段列表,如图14所示。

图14 显示字段列表

现在,可以像在Excel中一样,将待分析字段拖动到图表当中。

以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。

在如图14所示的图表中,将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处,将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处,将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后,再次拖动“年龄”字段至中间图表区域,这次是对“年龄”字段进行统计计算。得到的图表如图15所示。

图15 添加分析字段后的数据透视图

这样的图表是不便于分析的,必须进一步设置。

首先,图表中的计算应该用“年龄的计数”,而不是求和。在“年龄的和”上单击右键,选择【自动计算】|【计数】。

其次,年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的,应改成按年龄段划分。在“年龄”上单击右键,选择【命令和选项】命令,显示对话框,如图16所示,选择“筛选和分组”选项卡。设置“项目分组依据”为“数值间隔”,设置“间隔”为10,“起始于”为10,表示每隔10岁分为1组,从10岁开始分组。关闭对话框后,分类轴的坐标将发生改变。

图16 对“年龄”分组

对于“调查日期”,同样可以设置分组。如果不分组,将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况,因此可在“调查日期”上单击右键,选择【命令和选项】命令,显示对话框,如图17所示,选择“筛选和分组”选项卡。在“项目分组依据”中可选择“年”,将“间隔”中设置为1。

图17 对“调查日期”分组

分组设置完毕,再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮。现在的数据透视图变得非常漂亮了,如图18所示。

图18 设置完毕的数据透视图

利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮,就能任意筛选和比较各种情况下的数据了,与在Excel中进行分析完全一样。例如,可以在“地区”中选择“华北”,只显示华北地区的年龄统计结果。
此外,还可以随时调整图表中显示的内容。例如,如果年龄分析结束后,要分析性别,可在如图18所示的图表中,将“年龄”拖动到图表之外,这样即可从图表中删除这一字段。再从“字段列表”中,将“性别”字段拖动到分类字段位置处,即可立即得到性别的统计图表,如图19所示。

利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件,可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是,这是在放映幻灯片时,在幻灯片中进行的动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件,大大减轻了图表准备的工作量,并使得内容的演示更为生动精彩。

图19 改变图表中的分析字段

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