有效的利用邮件信息安排时间我们每天早上打开电脑,收到的邮件中有重要的、也有不重要的,那些重要的邮件,就像我们引子中的大石头,应该先处理,但是这些大石头的事件不一定很紧急,所以我们将这些大石头用鼠标拖放到日历,以免需要处理时找不到对应的邮件,用鼠标拖动邮件到日历的图标上。 您会发现,Outlook会自动为当前的邮件创建一个约会。 1 设定完约会的开始时间和提醒,2 点击保存并关闭。 接下来需要处理的内容是小石子。 拖放完成之后,系统会自动产生一个新的任务,并且自动将邮件的正文作为任务的内容,我们只需要设定任务截至时间、任务的提醒就可以让聪明的Outlook帮助我们记忆该任务了。 然后进入到任务的管理界面,这里存放了各种“小石子”(需要做的事情),我们可以很方便的管理这些小石子,相当于一个很好的To-Do-List, 但是不需要手动建立,只要从Mail 拖放放就好了。 处理完了小石子,接下来的工作便是处理“沙子”(需要处理但是不是特别紧急的事情,比如新闻邮件,公司公告等),这个时候我们可以利用Outlook 2003 的优秀特性标记来设定:鼠标点击电子邮件右侧的小旗子,小旗子会变成红色,如图: 随后,在Outlook的邮件收藏夹中我们可以看到有若干封标有后续标志的邮件。 等自己有一些较短暂空余时间的时候,我们就可以考虑去处理这些标有后续标志的邮件,当我我们处理完邮件后,点击红色小旗帜,该封邮件就会从Outlook的标有后续标志的邮件中消失,这样,我们很快就可以知道还有多少比较琐碎的事情没有处理。 通过以上的学习,我们会发现电子邮件的收件箱只是一个邮件接收工具,真正的处理事务完全可以通过日历、任务、后续标志和收藏夹完成。 下图是一个汇总表
所以我们处理事情的顺序应该是自上而下,这样工作效率才会高。 |
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