用Office 2003推进协同工作
ZDNet China
26/8/2005
URL: http://www./techupdate/software/skill/story/0,3800080971,39155072,00.htm
[ZDNet China专稿]现在是该考虑Microsoft最新版的Office软件最大的一个买点：微软称之为“整合协作”的时候了。在描述Office系统功能时,微软用了大量的篇幅来宣传这一卖点。在列表首位的是meeting workspaces和document workspaces。这两项功能建在Windows SharePoint Services（是现在使用的SharePoint Team Services的下一代产品）当中，都是使用Office的应用程序来共享文件和功能管理。在这个部分中，我们将会对这些功能进行概述，列举他们应用的先决条件，并且帮助你决定这些产品是否值得在你的机构内实施。
什么是SharePoint？
SharePoint是Microsoft基于Web协作技术的统称。SharePoint 2.0 的产品将与Office 2003同时上市，包括两款截然不同的产品：
Windows SharePoint Services是一套底层的数据库和Web服务，它是作为Windows 2003中的可选择安装的部分。Windows SharePoint Services可以按照你得需求建立多个独立的SharePoint网站。
SharePoint门户服务器更为复杂，企业级的门户是建立在Windows SharePoint Services上层的。它的作用是能够让你在企业中的跨越多个服务器上建立网站。
Microsoft 还没有宣布第二代的SharePoint的价格或者是可行性的细节，但是有一件事情是非常清楚地：它将需要你安装新的Windows 2003来作为运行新的SharePoint服务器的基础。如果你还记得你以前是怎么安装以前的Outlook系列的情况，你就会发现这两个系统是非常相似的。你可以在任何版本的Windows上使用Office 2003，但是对于大多数有效的协作情况来说，你需要Windows SharePoint Services来让你的协作组织更为有效。或者，换句话来说，需要安装Windows 2003作为你以后的SharePoint的基础。
Meeting workspaces：有效的组织
在Microsoft Outlook 2003中的meeting workspace集成了SharePoint。要创建一个新的meeting workspace，只要在Outlook当中传送出一个会议请求的时候点击meeting Workspace的按钮就可以了。这样将就针对会议请求直接打开一个meeting workspace的任务窗口，正想图A中所展示的一样，在这，你能够在组的SharePoint server上创建一个新的workspace（这，或者在Office的其他地方，叫做组的网站）。
当你发送一个会议邀请的时候，其他的参加这将会收到一个网站链接，通过连接他们就能进入meeting workspace了。
meeting workspace是一个很特殊的SharePoint站点类型，在默认情况下，这个网站将分为会议题目，参加人员和议程几个部分。你也可以通过点击修改这个Workspace的超级链接来增加其他的部分（叫做SharePoint中的Web Parts）。在图表B中，我们给workspace增加一个文件库的Web Part，这样能够让会议参加者能够同时预览会议相关的重要文件。点击一个文件能够让你在相应的Office 应用程序中打开并且修改它。
meeting workspace是Office 2003中集成协作的原理的一个很好的范例
协作完成的数据存储在SharePoint的站点当中。
使用者可以通过他们自己的浏览器管理他们自身的网站，并不需要任何管理员的协助。
数据存储在Office的文件中并且可以在Office的应用程序中进行修改。
workspace能够捕获所有特殊任务和行为的方方面面。
在Office 2003，Document workspaces提供了一个文件中心（要比会议中心要更好）的协作方式。一个document workspace是被设计用来帮助一群用户协作修改一个或者多个文件的功能。Office 2003让你简单的向document workspace传送一个Word, Excel,或者是PowerPoint的文件，这样就可以和其他的用户以ad-hoc的方式进行协作。当你邀请其他人员来协助你设计和组织项目的时候，你可以很简单的创建一个document workspace，即使你从来没有直接使用过SharePoint，你都可以很简单的创建完成。
你能够不用离开你的Office文件就可以创建一个document workspace。例如，如果你需要打开一个Word文档，你可以选择从工具菜单中选择共享一个Workspace。这将打开一个共享的Workspace任务窗口。这个任务窗口打开的同时，还会打开一个用户突出标记，并且把你在workspace名称和位置中从其他用户当中突出出来。
作为创建Document Workspace的一部分，你的文件会被存储在SharePoint服务器上，在那里还保存着其他的用户信息，项目信息和在document workspace中的其他信息。任何document workspace的用户都能够从服务器上直接打开需要的文件，或者复制一份拷贝到他或她自己本的硬盘上面来进行相关的工作。这个共享的Workspace任务窗口（显示在图C当中的）包含一个指向document workspace的链接（广告位是这个项目中的一个workspace的名称）和六个标记。
你可以在你的浏览器中使用这个链接打开document workspace。从左到右，这些标记位由他们各自的一些功能。
状态：显示警告信息和其他的状态消息
用户：显示workspace中的用户
任务：显示workspace中的任务，汇集了他们的状态和是谁生成的这个项目
文件：显示workspace中的文件（尽管一个workspace开始是使用单一一个文件的，但是你可以随意增加你想要加入的文件）
链接：显示workspace中的超级链接
文件信息：允许你察看是谁最后修改的文件并且还有文件改动的历史信息。
一个document workspace能够让你简单的建立一个围绕一个特殊文件或者一些特殊文件进行协作的工作组。这些内置的标记能够让你甚至不用打开SharePoint就可以使用SharePoint的功能进行相关的工作。如果你需要一些更多深入的SharePoint功能（比如讨论组），那你就要在你Web浏览器上的一个点击就可以从文件越到真实的 workspace当中了。
那么这样做值吗？
SharePoint的能力，和他与Office 2003深层次的集成在一起，这种改变是非常令人印象深刻的。除了我们在这篇文章中突出了一些增加的功能，另外SharePoint还提供了一个Web的接口届面和一个完整的对象模型，这意味着你可以把其他很小规模开发行为简单的与其他的商业流程整合起来。如果你的生意还包括文件的互换和举办会议，那么SharePoint所推崇的会议和文件workspace将会让你获得实际的利益。除了组织所有在同一地方发生的项目或者会议所需要相关的信息，workspaces 还会通过帮助你在服务器上保留一个每一份文件的单一备份的形式来实现磁盘存储这些文件的需求。这样做就可以很好的节约硬件成本。
但是还要记住：没有Windows SharePoint Services是没有协作的，并且没有Windows 2003也就没有Windows SharePoint Services，不要根据对你以往以前版本的Windows所具备的经验就能够让你很好的安装并且管理一个Windows 2003服务器做出错误的假设。在新版本中有很多新的功能，并且许多旧的功能已经被转移到其他地方或重新设计。你将即使你只想在现有的条件下增加一个独立的SharePoint服务器，你还是需要一些练习时间来熟悉新的环境。
在你购买之前测试你设备
幸运的是，Microsoft正在可以测试所有相关部件变成一很简单的事情。你可以通过Microsoft的网站，向微软索要Windows 2003评估版的拷贝，并且，当你这样做的时候，你还能够同时申请一个Office 2003 beta测试版。如果协同工作非常吸引你，我们建议率先部署三个到五个测试环境还是比较合适的，建立一些虚拟的账户和常见一些workspaces。然后考虑如何找出适合你企业的工作流，并且是否在时间和硬件上节省的价值能够超过在软件上的费用。只有在你得到了足够的相关信息之后才能够做出是否上马的决定。（责任编辑：张岚）
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