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无论构建什么样的知识库，内容总是第一位的，但肯定不是全部。正如联想ＣＫＯ张后启先生曾经说过的，一个知识库和一个垃圾库之间只有一步之遥。这一步往往就取决于知识库内容的管理和维护，维护得好，知识库就是公司所有员工日常工作的好帮手；处理不好，知识库就是一堆没有用、甚至是有害的信息垃圾。
内容管理和维护工作首先要面对的问题就是质量控制，主要包含以下几部分内容：新增内容管理、原有内容更新和内容有效期管理等。其中的新增内容质量管理功能市面上的大部分知识库软件都会考虑到，一般都配有相应的审批发布控制流程，我们需要做的是确定合适的质量控制人员，主要是企业内各个领域的专家能手，确保输入知识库内容的正确性和有效性。他们应该主要负责内容的审核，至于文档格式、分类等形式方面的内容，可以交由专职的知识库管理员去完成。这个流程应该简单洗练，在一定的时间期限内完成，尽量为知识共享者创造方便，使他们的共享成果能尽快地发布。
内容更新和有效期管理是一个容易被忽视的问题，知识存在时效性，放入知识库的内容并不是一劳永逸的，必须根据公司业务产品和市场环境的变化进行及时更新和归档报废，否则知识库内存放着的过时失效信息不仅影响系统运行效率，甚至会给企业带来不必要的损失，比如新的销售人员就很有可能使用知识库中过期的销售政策给客户编制合同。内容更新是一个比较繁琐的工作，有些软件提供了版本控制功能，但是还没有一个软件能告诉我们什么时候什么内容该进行更新了，这个工作必须由人来进行。一方面要鼓励并要求内容的原作者在产生新的知识或者原有知识发生变更后，主动更新知识库内的内容；另一方面知识库管理员也要随时关注公司的业务产品变动，及时提醒原作者对其内容进行更新。
过期的知识也要及时进行归档和报废处理，避免成为信息垃圾影响系统运行速度。一般情况下，可以在新增知识的时候，由审核者根据具体情况确定某些知识内容的有效期，到期后系统会自动发送过期提示给原作者、审核者和知识库管理员。根据当时情况，可以重新审订有效期，确实过期的应该归档后清理出知识库。这些工作没有任何捷径可言，而且必须及时处理，否则日积月累，本应该日常进行的整理工作积累到一定程度时，知识库就要变成垃圾库，这时再想处理就要花费超过日常工作数倍的时间和精力了。知识库管理员在这些工作中扮演着非常重要的角色，这也是我们在前面的文章中提到知识库要有专职管理员的重要原因。
除了质量控制，内容管理和维护的另外一项重要工作是维护知识链接、知识树、知识地图、目录索引、分类结构等。所谓知识链接，就是采用类似超链接的方式，将互相关联的一些知识链接在一起，使原本各自独立的知识关联到一起，形成由点到线，由线到面的知识结构。Ｗｉｋｉ（维客）是一个典型的例子，我们在表达特定知识内容的时候，总会需要一些背景知识，而一般又不可能把全部内容包含在一篇文章中，而且有些内容可能已经在知识库中存在，这样就可以通过引用链接的方式帮助读者很容易地找到相关知识。我们之所以提及Ｗｉｋｉ，是因为维客的引用方式几乎是我们所见过的最简单的方法，只要在相应名词前后加上特定符号就可以了。我们期待着不久以后就能够有这样的知识库软件出现，就像本文一样，如果放在知识库中，我们只需要在文章后面加上《构建知识库》，就可以帮助读者链接到构建知识库的其他系列文章去，关于知识链接的讨论还可以在作者的另外一篇文章《唤醒“沉睡”的知识》（《软件工程师》２００３年第４期）中看到。知识的链接维护也需要多方面共同进行，首先知识共享者应该事先了解一下知识库中已有的相关内容，在文章中引用这些内容或者建立相关链接；其次知识库管理员应该是对知识库最熟悉的人，为相关内容建立链接是他的日常工作之一；第三，对于已经形成系列或者有近似主题的内容，比如处理不同产品中通讯问题的知识，可以编辑专门的以链接为主要内容的索引性文章，使读者可以通过这条线找到所有相关知识。使用者在使用这样一个充分链接的知识库来检索或搜索知识的时候，可能某篇内容不是他所要的，但他却有可能在这篇文章的链接中发现自己需要的知识，避免了再次检索或搜索的麻烦。谈到知识地图等的维护和管理，我们就不得不再强调一下前文提到的知识库管理工具的重要性，有一个好的工具，就可以很容易地制作各种地图和目录索引，甚至可以做到动态生成和调整，而没有工具可能就只能靠手工浏览整理了。在内容增长到一定程度的时候，其难度和工作量可想而知。
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