ERP标准流程
ERP标准流程之一----入库管理 一、业务说明:库房在收到实际货物和相应入库验收单据的情况下,按照库房实物管理制度,清点货物,按照要求,将货物存放到指定地点,并在入库验收单上签字。入库验收单的来源存在多种情况:进货入库、销退入库、借货入库、移库入库、从同级单位调货入库。在实际业务中,可能还存在只签字,没有实货的情况,如报溢。在手工业务中,不同的入库实际上是不同的原始单据,我们建议,在引入计算机管理信息系统后,我们应该将所有入库单据统一。 二、流程图:入库流程如下:
三、流程图说明库房管理员随时查询未记账的入库单,根据实货在库房的存放情况,确定货位等明细信息,并检查如批号等的明细信息,正确后,入库记保管帐并打印入库单,作为记账的依据。四、单据说明入库单:库房管理员入库记账依据(一般情况下不包括金额信息,有时被进货单的一联代替)。单据样式:数据项说明:五、报表说明无六、岗位职责库房管理员:确保单据同入库实物一致,在系统中将入库单入库记账。若有需要调整的在库信息则使用复核修改入库单功能进行调整。七、岗位操作规范 ERP标准流程之二------出库管理 出库管理一、业务说明库房管理员按照公司的出库原则(先进先出、批次管理、后进先出等),根据库房综合员传来的销售发票、增值税发票清单、移库单、调拨出库单、报损单、进货退出单等拣货出库,并由拣货工将货物送到发货区。二、流程图出库流程如下页图所示:
三、流程图说明库房配货调度在收到相关部门传来的出库单据后,进行库房配货。并打印配货汇总单。各仓房库房管理员自动打印拣货单,根据拣货单拣货并复核出库。交搬运工将货物运送到指定的发货区或装箱区待发货。发货员根据客户提货单或送货单(随货同行联)复核发货。司机和送货员将货物送到客户处后将客户签字的运输联返回公司。四、单据说明配货单:系统依据配货原则进行配货后打印出的单据,一般记录相关单位、货品、数量、批号、批次、状态等信息。使用拣货单时其一般用于发货前的核对,不使用拣货单时其可以用于拣货,代替拣货单。拣货单:用于库房保管员拣货的单据,信息项基本于配货单相同,为了便于拣货一般分仓房、相关单位进行分页打印。五、报表说明 六、岗位职责 存货帐管理存货帐管理 一、 业务说明: 财务商品帐管理员是流通企业财务部门人员最多的岗位,财务部门主要根据经营品种的数量和货品的存放管理商品明细帐,为统一名词,以下所有商品明细帐统称存货帐。存货帐管理员主要记录进货、进货补差、进货退出、销售、销售退回、报损、报溢、借货(供销售)、还货、内部调拨出、内部调拨退回、内部调拨入、内部调拨退出等业务。 在一般情况下,存货明细帐只按照货品设明细帐,而不管货品存放的保管帐地点,当移库发生时,财务存在两种处理情况,一是移库单据不在业务部门和财务之间传递,一是业务部门将移库单传递到财务,但财务仅仅只是在存货明细帐的备注栏记录货品的移动。 存货帐货品的核算方法主要选用:月底加权平均、移动平均、先进先出法、批次核算、销价核算、计划价法,在商品流通企业主要选用月底加权平均、移动平均、先进先出法、批次核算等方法,在零售行业主要选用销价核算方法。选用什么方法都可以,但最重要的原则是:必须仔细了解手工核算的过程,特别是特殊业务的手工处理方法。以下问题是关键点: A. 补差问题: B. 内部调拨的存货计价问题: C. 报损、报溢的存货计价问题: D. 借还货业务:发生在帐外的借货业务肯定是为了销售,但借货时的成本是很难确定,财务在手工处理时经常在帐上挂红字,一是处理方便,同时也是为了隐瞒某些特殊问题。特殊的销售退回业务:某些货品公司已经很长时间不经营,或客户退回的货品是公司根本上就不经营的货品,此时的货品成本的确定是令存货帐管理员头痛的事情,这样的规则一定要把握清楚。 二、流程图存货帐管理的流程如下:(正向)
与此相对,逆向流程如下:
三、 流程图说明: 正向流程中,存货帐管理员的工作贯穿于进货、进货结算、借货、调拨、销售、报损和报溢流程中,根据不同的流程生成不同的存货分录,并将分录记在传票上。最后,存货帐管理员还要核对传票、对传票进行记帐。对存货明细帐产生影响。最后由总帐会计完成生成财务凭证的工作。与此相对应,在存货帐管理的逆向流程中,如果存货帐管理员要回退传票记帐,那他要回退相应流程产生的存货分录,进而一步步回到相应的流程,同样要作废相应产生的单据(如发票)。 四、 单据说明: 无单据 五、 报表说明: A. 成本分析表:将成本单价在本月和上月差异在某一百分比的货品列示出来,共经理们参考; 六、 岗位职责: A.检查收到的单据(进货单、进货补差单、借出单、还回单、销售发票、调拨单、报损报溢单等)是否准确; 七、 岗位操作规范: A.进货生成存货传票分录 八、 可以简化的业务流程: A. 存货分录可以在单据保存时直接生成,由业务人员直接代存货帐管理员生成存货帐分录,而存货帐管理员只需要点单就可以了; 九、 可能遇到的特殊问题: A. 特殊的补差问题; 十、 配置说明: A.定义外部序列号; (存货帐完) 进货流程进货流程包括进货业务流程、进货结算付款流程、进货总体回退流程、收货管理流程和进货退货流程。 标准流程之四--进货业务流程 一、 业务说明 企业管理层根据企业发展目标在年初指定年销售计划。销售部门根据销售额、销售利润等指标确定年度、季度销售目标。同时对于主营品种重点照顾。在此基础之上,进货部门就得到了本年度或季度需要购进的品种、数量信息。当然,这也不是进货部门购进的唯一依据。新经营品种的采购往往是进货部门、企业管理层和供应商协商确定的。在此会产生一个粗的进货计划。 进货计划明确后,各个业务员大致有了一个进货参考,根据库存、销售信息反馈,业务员在日常工作中通过电话、会面等各种方式与供应商保持联系,确定进货的品种和数量。此时可以考虑利用进货合同管理。但从实际情况看,业务人员还难以从手工方式转变到利用计算机进行日常业务管理,进货合同也并不是所有的进货都有,业务人员对进货合同的说法比较敏感,建议一切进货记录都称为要货记录而不要轻易使用系统中的进货合同概念。 现阶段看,无库存情况还是很少的。保留少量库存不仅仅是流动资金的占用,而且还会需要物理空间。为了保证物理空间能够满足需要,需要进货时业务员应该提前通知仓储部门准备库存地点,对于铁路送货等情况,还需要备车提货。(补充一般送货的几种形式) 货到仓库后,仓库首先需要验收,对比送货单和实物,确认后仓库人员要填写收货单据,明确送货单位、收货品种、数量、质量等信息。一方面提供给对方送货人员作为收货凭据,另一方面,则需要将收货单据传递到业务部门办理记帐手续。收货时一般有两种情况:对方提供价格信息、对方不提供价格信息。这两种不同的做法对系统的使用是不同的。一般的原则是:库房只管理货品的数量、批号等信息,价格由业务部门来确定。 进货部门在收到收货单据后,查找要货记录核对(或填写)本次进货价格,并在要货记录上进行标记。在手工管理时,还需要在业务库存中添加此记录,以备察看。价格确定后制进货单据向下个环节流转。关于应付帐款的管理有两种做法:一、没有发票的进货单据暂时由进货业务员管理,等发票到后业务员将进货发票和进货单据一起提交给财务。二、一旦填制进货单据后就转交给财务人员管理。这对于企业财务处理是不一样的。 关于发票价格与进货单据价格不一致,一般财务都需要填制存货调整单据对存货进行调整。 二、流程图 进货业务的流程如下所示:(如看不清楚请点击图片打开新窗口浏览)
三、流程图说明 进货系统目前的进货计划管理比较弱,但企业进货业务人员又需要计划参考。为了解决这个问题,在实施处理上可以考虑提供货品在一定时间范围内的销售情况,通过平均销售给业务提供进货参考,但并不自动将该销售转为进货计划。如果希望能够将经业务员确认调整后的进货情况录入计算机,可以考虑使用进货计划功能。 进货计划可以从时间上分为中长期计划,系统可以提供的途径主要包括:根据销售情况预测进货;根据设置的上下限生成报警供业务人员参考。从实际使用看,由于没有很好地进行销售预测,这两种途径的实用性都比较差。 进货合同:在具体实施过程中,注意系统名词与企业习惯的统一。在实际中存在两种情况:一、企业认为系统要求维护进货合同,则企业与供应商必须签订具有法律效应的字面文档。建议在解释时多使用要货计划等信息;二、业务人员素质问题。人员习惯以及企业实施推动力量不足,导致在系统中录入要货计划的努力很难实现。这对于后续流程的实现方式有较大的影响。 进货:进货环节是财务和业务的到货(进货类型的到货)确认过程,该环节主要明确的信息是品种的价格问题。从实际情况看,该环节还可以对收货起到监督的作用,收货品种、数量等信息可以通过勾兑合同来完成。不过由于收货不允许多于合同数量(程序限制),而实际存在很多多收或少收的情况,勾兑合同的操作性会受到一定的影响。做完进货单后,系统分两个走向进行后续处理:商品帐的暂估、应付帐的挂帐处理。实际中很少有票先的情况,及时票先也可以考虑压票等货到后一起处理。这样可以简化进货类型的划分(货先、票先、款先)。 四、单据说明五、报表说明六、岗位职责 七、岗位操作规范八、可以简化的业务流程 九、可能遇到的特殊问题 十、配置说明 标准流程之五----进货结算付款流程 一、业务说明 业务人员根据同供应商达成的付款协议填制付款申请表,报领导审批通过后转交财务,财务办理付款业务。付款一般有两种方式:即付和先挂帐后付款。 在付款方面,财务肩负着控制企业流动资金的义务。因此,需要向财务提供这方面的相关信息,以便财务及时筹措资金。同时为企业整体的资本运营服务。 二、流程图进货结算付款流程图如下:
三、流程图说明 进货结算:供货方发票到后,勾兑进货单(货先)生成结算单挂帐,差异部分系统自动进行进货补差,调整存货金额。实际运行过程中,该操作是由业务人员还是财务人员去完成值得斟酌。业务人员熟悉业务,可以很准确地勾兑进货单据。财务人员负责对应付帐的审核,结算最终需要财务的确认。 进货付款:业务人员根据协议给供应商付款,分两种情况:应付冲减或预付。此外还可能存在应收抵应付的特殊形式。应付冲减需要勾兑结算单冲减应付帐。 四、单据说明 五、报表说明 六、岗位职责 七、岗位操作规范 八、可以简化的业务流程 九、可能遇到的特殊问题 十、配置说明 |
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