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项目建议书在线培训课程
注：项目建议书培训课程摘译自基金会中心的项目建议书编写指南
【简介】
本短期课程的主题是撰写项目建议书.但建议书不是孤立的文件, 我们必须将其视为针对潜在的基金会和企业捐赠者制定相应计划并进行研究、接触和培养过程的一部分.
这个过程植根于我们的一个信念, 即应当发展非营利组织与捐赠者之间的合作关系.当你花费大量时间筹款时, 很容易忘记捐款也是一件很困难的事情.实际上, 基金会或企业捐赠的钱款如果不与非营利部门的实际项目联系在一起, 就不能实现这些钱款的价值.
这的确是一种理想的合作关系.非营利组织有解决问题的想法和能力, 但没有实现这些设想的资金.基金会和企业有经济资源, 但没有制定计划所需的其他资源.将二者有效地结合在一起, 结果便是一种能动的协作关系.
向私人募捐要遵守循序渐进的过程.成功需要时间和耐心.写完建议书后, 获得所需钱款的时间可能会长达一年.即使写得很完美的建议书, 在交给适当可能的捐赠者之后, 也可能因为各种原因而不被采纳.
筹款是对未来的投资.你的目标是建立基金会和企业捐赠者网络, 他们当中的许多组织持续提供小额捐赠, 少数组织则进行大额定期捐赠.如果你坚定地遵循这个过程的每一个步骤, 那么每年都会保留大多数经常性的捐赠者, 并使来和去的大额捐赠者的数目保持平衡.
我们推荐的过程不是一个必须僵硬遵守的公式, 而是一种建议的方法, 它可以根据非营利组织的需要和具体情形做出调整.筹款是一门学问, 也是一门艺术.你必须在其中发挥自己的创造性, 保持灵活性.
【搜集背景信息】
撰写精湛的建议书要做的第一件事是搜集相关的文件.你需要三个领域的背景文件：概念、计划和支出.
如果没有掌握上述信息, 要确定谁能帮你搜集到每一类信息.如果你属于没有员工的小型非营利组织, 一名知识渊博的理事将是合乎逻辑的人选.如果你所在的是大型机构, 应当有项目和财务方面的人员为你提供帮助.弄明白找谁之后, 然后确定要提出什么样的问题.
这个搜集数据的过程使实际撰写工作变得相当简易.让利益相关者参与这个过程, 还有助于使机构的重要角色严肃地考虑这个项目给本组织所带来的价值.
一、概念
准确地了解项目在多大程度上符合你们机构的理念和宗旨, 这一点是很重要的.建议书中所要解决的问题必须有充分依据.这些概念都必须在建议书中清楚地加以阐明.出资人希望知道项目将进一步增强一个组织的总体发展方向.他们需要确信设立这个项目的理由是充分有力的.你应该收集关于你们组织、有关部门你们组织的需求的背景信息, 从而使你的观点具备充分的依据.
二、计划
下面是你制定计划所需要的信息的清单：
l 项目的特点及实施方法；
l 项目的时间表；
l 预期的成果和评估效果的最佳方法；
l 需要的员工和志愿者, 包括调配现有员工和新聘人员.
三、支出
如果不确定计划的细节和时间安排, 你就无法控制与项目有关的一切支出.因此, 财务数据的收集工作要在写完主体建议书的陈述部分之后进行.但在目前阶段, 你需要确定预算的大致框架, 确保费用与你预期的成果形成合理的比例.如果出现的情况是, 即使获得基金会捐赠, 费用看起来也太高, 那就应当压缩计划或做出调整, 取消那些收益最差的支出.
【建议书的组成部分】
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组织信息：
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组织的历史和治理结构,
主要业务、对象和服务
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1页
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一、概要
建议书的第一页是整个文件最重要的部分.在这里你告诉读者下文的大致内容.具体说来, 它是所有重要信息的一个概述, 同时也是一份推销材料, 旨在使读者相信应当考虑对这个项目提供支持.这部分一定要包括：
问题 — 简要陈述你们发现并准备解决的问题或需要（一到两段）；
解决办法 — 简要描述项目, 包括采取哪些行动、有多少人受益、运作的方式、地点和持续时间、以及由哪些人办理（一到两段）；
资金需要 — 解释项目所需的捐赠金额以及你们未来的资金渠道（一段）；
组织及特长 — 简要说明你们组织的名称、历史、宗旨和业务, 强调组织执行该建议书的能力（一段）.
如果出资人看完概要后接着往下读, 你就成功地吸引了他或她的兴趣.下一项任务是让出资人了解项目将要解决的问题, 在此基础上进一步增强他或她对项目的兴趣.
需求说明可以让读者对这些问题有更多的了解.这一部分要举出事实和证据, 证明项目的必要性, 表明你们这个非营利组织了解这些问题, 因而能够对它们做出合理的解决.佐证的信息可以由这一领域的权威提供, 也可以由你们组织自身的经验提供.
需求部分应简洁, 但具有说服力.你必须像优秀的辩论家那样把你想要说的所有观点组织起来, 然后以合理顺序阐明, 让读者确信它们的重要性.提出观点时要考虑以下六点.
1, 确定哪些事实或统计数据为你的观点提供最佳的证明
提供的数据一定要准确.最令人难堪的情形是出资人指出你使用的信息已经过时或不正确.过于笼统或宽泛的信息不能帮你说明项目的重要意义.与组织或与你提出的项目无关的信息会使出资人对整个建议书产生疑问.列举的信息与计划的规模也应当保持一致.
2, 给读者以希望.
你描绘的景象不能是可怕的, 以至于解决方法看起来没有什么希望.出资人会想是否值得对解决方案进行投资.下面是陈述需求的一个有力的例子：“乳腺癌是致命的疾病.但统计数据表明定期检查可在早期确诊大多数乳腺癌, 降低死亡的可能性.因此, 鼓励妇女进行预防性检查的计划会降低因乳腺癌致命的风险.”要避免夸大其辞或过于情绪化的呼吁.
3, 是否希望将你的项目作为推广的样板.
这样可以扩大潜在出资人群体, 但样板只适用于某些特定类型的项目.如果项目的确不适合, 不要尝试这种做法.如果你将项目作为样板提出来, 出资人可能想让你们的机构始作出推广的计划.
如果决定将项目作为样板, 应当阐明你打算解决的问题在其他社区也有出现.一定要解释清楚你的解决方案如何适用于其他社区.
4, 将需求描述为迫切是否合理.
你请出资人更多地关注你的建议, 要么是因为你要解决的问题比其他的更严重, 要么是你提出的解决方案比其他的更合理.下面是一个合理又相当有份量的表述：“滥用药物是全国性问题.全国每天都有儿童死于用药过量.南布朗克斯的问题更为严重.这里的儿童死亡人数超过其他任何地区, 成了一种普遍现象.因此, 与本市其他地区相比, 南布朗克斯区更需要我们的预防药物中毒计划.”
5, 是否强调你的计划不同于或好于此前的其他项目.
在描述你的项目要解决的问题时, 似乎很难不对竞争对手加以批评.但一定注意不要这样做.出资人不太容易接受对其他非营利组织的批评.出资人可能会更加仔细地审视你的项目, 以便找出你贬损他人、证明自己的原因.出资人可能已经投资或者开始考虑投资于其他项目, 现在你反而提醒他们注意这些项目.
如果有可能, 你应该清楚地表明, 你熟知本领域的其他同行, 跟他们关系很好.记住, 今天的出资人对于合作很有兴趣.他们甚至会问你为什么不同你认为是主要竞争者的那些人进行合作.因此, 你至少要描述一下为何你的工作对于那些人的工作是一种补充, 而不是重复.
6, 避免循环推理.
进行循环推理时, 你把解决方法的缺乏作为实际的问题.然后把你的方案作为解决问题的办法.例如, 建造一座社区游泳池的循环推理可能是这样的：“问题是我们社区没有游泳池.建造一座游泳池将使这个问题得到解决.”更具说服力的做法是引证游泳池对社区居民的重要意义, 如可以用于消遣、锻炼身体或理疗.可以在建议书中援引某个调查报告, 列举出目标群体对该设施的使用计划, 最后得出结论, 即你们建议的用途与改善社区生活质量之间存在联系.
关于需求的陈述篇幅不必写长, 也不必写得复杂.简明扼要的信息吸引读者的注意.
三、项目描述
建议书的这一部分应当有五个小部分：目标、方法、人员配备/管理、评估和可持续性.目标和方法共同决定人员配备和管理方面的要求, 后两者继而成为评价项目执行效果的核心标准.项目的可持续性直接取决于它能否成功以及能否吸引其他的支持.这五个小部分共同描绘出整个项目互相关联的景象.
1、具体目标:
具体目标是可衡量的计划效果.它们决定你采用的方法.具体目标必须切实、具体、确定、可衡量并且能够在特定时期内实现.筹款人经常将具体目标与概念化的和较抽象的总体目标相混淆.为了说明, 下面列举项目总体目标与辅助性具体目标的例子：
2、总体目标：我们的课外计划帮助孩子提高阅读能力.
3、具体目标：我们的课外补习计划帮助50个孩子提高阅读分数, 在参加该计划六个月后他们的标准化阅读测试成绩将提高一级.
这个例子中的总体目标是抽象的：提高阅读能力；具体目标则具体得多.它可以在短期（六个月）内实现, 并且是可以衡量的（将50个孩子的阅读分数提高一级）.
争取捐赠的竞争非常激烈, 阐述明确的具体目标对建议书的成功愈来愈关键.
下面举另一个例子, 我们会发现至少存在四类具体目标：
A、行为类——预测一种行为的发生.
例如： 70个参加的孩子中有50人学会游泳.
B、成绩——具体时间范围内做出某种行为, 并达到预期的能力水平.
例如：六个月内70个孩子中有50人学会游泳, 并通过由红十字会认证的救生员主持的基本游泳能力测试.
C、过程——某种事情出现的方式本身就是目的.
例如：我们将记录采用的教学方法, 确定其中最成功的几种.
D、产品——看得见的结果.
例如：编写一本手册, 将来用于教这个年龄和能力组的孩子游泳.
在任何建议书中, 根据项目的特点你会列举出上述一类或多类具体目标.一定要非常清楚地说明目标, 避免出现空话, 成为纸上谈兵.例如, 你可以使用数字、着重号或缩进空格解释正文的目标.最重要的是设定切合实际的目标.不要承诺你办不到的事.记住, 出资人希望在最后的报告中读到这些目标实现的消息.
4、方法
通过目标的阐述, 你已经向出资人说明了项目可以实现的效果.方法部分描述为实现这些目标而采取的具体行动.下面我们讨论的是如何行动、什么时间行动和为什么行动.
如何行动：具体描述从项目启动到完成期间出现的情况.你的方法应当与前文陈述的目标相匹配.
什么时间行动：方法部分应当指出各项任务的完成顺序和时间.提供一个时间表可能是个明智的做法, 这样一来读者就不必自己确定各项活动的次序.这个时间表告诉读者“什么时间行动”, 相当于提供了另一份项目概要, 为其余内容提供支持.
为什么行动：你可以为你选择的方法, 特别是新的或非正统的做法, 做辩护。计划中的行动为何会取得你预计的结果？你可以通过多种途径回答这个问题, 包括采用专家证词和以其他成功的项目作例子.
方法部分可以让读者形象地了解项目的实施情况.这一部分应当说服读者, 使他确信你们的机构对将采取的行动很了解, 以此建立可信度.
5、人员配备/管理
你可能在描述方法时已经提到项目的人员配备问题.现在需要用几句话说明员工人数、他们的资质以及具体的任务.参与项目的员工个人的详细信息可以放在这一部分或附录中, 视这些信息的内容长短和重要程度而定.
“人员配备”指的可能是志愿者、顾问或领取报酬的员工.撰写建议书的作者中关于人员配备的部分都不提主要由志愿者完成的项目.但是, 描述志愿者承担的任务可能对阅读建议书的人有很大的帮助.这些信息能够强调志愿者创造的价值以及项目的成本效益.
对于领取报酬的员工完成的项目, 一定要描述哪些员工是这个项目的全职人员, 哪些是兼职人员.指明你们组织已经聘用的员工以及专门为本项目聘用的人员.你如何让已经是全职的员工再抽出时间参与新的项目？
工资和项目费用受员工资质的影响.指出你需要的关键员工的实践经验、能力水平和教育背景.如果已经选定项目的主管人员, 应当简要介绍他或她的资历证明, 并在附录中附上个人简历.能力突出的项目主管可以影响捐赠人的决定.
向读者描述项目的管理方案.这样做对于由两个以上机构协作实施的大型项目或需聘用财务代理的项目来说特别重要.要明确谁负责财务管理、项目结果和工作汇报.
6、评估
不应当在项目结束后才考虑评估方案；应当把这项工作放到项目当中.在建议书中加入评估方案表明你对目标采取严肃的态度, 想知道如何成功地达到这些目标.评估也是一个很好的管理工具.它同战略规划一样, 有助于非营利组织调整和改进其计划.评估往往是他人从你执行项目的过程中学习经验的最佳手段.
有两类正式的评估.一类衡量产品, 另一类分析过程.其中一类或两类都适合你的项目.你选择的方法取决于项目的特点及其目标.对于任何一类评估, 都要描述收集评估信息和分析数据的方法.你应当提出汇报评估及其结果的方案, 并指出向谁汇报.例如, 这些信息可能供内部使用或与出资人共享, 也可能向更大范围的人员汇报.出资人甚至可以对此类信息的发布范围提出意见.
7、可持续性
今天的捐赠者的意图很明确, 即他们希望筹款人具体地表明在财政上长期经营某个接受赞助的项目的可行性, 以及非营利组织自身的可行性.
这使我们有理由认为, 大多数捐赠者不想对特定机构做出长期的出资承诺.相反, 出资人希望你证明你的项目是限定性的（有明确的启动和结束日期）；或者将资金用于组织的能力建设（它将增强你们机构在未来的自给自足能力并/或使其可以扩展服务、创造收入）；或者使你们机构将来对其他出资人有吸引力.慈善事业采纳风险投资集团的某些投资原则, 这已经成为新的趋势.证明财务上的可持续性成为好的捐赠建议书大力追求的一个特点.
应具体说明当前及预期的收入和筹款数额.在这方面, 准备好证明的数字和预测有重要的作用, 即使你在实际的捐赠建议书中可能不包括这些信息, 也可在潜在出资人提出要求时提供给他.当然, 有些捐赠者希望知道同样的建议书还呈交给其他什么人.可以向出资人提供这些信息, 对此你不必感到不好意思.
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