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时间管理的5大基本法则

2008-01-01  Versace
时间管理的5大基本法则

 

一、要事第一法则

这是时间管理领域最重要的法则。美国总统艾森豪威尔、管理大师彼得·德鲁克等积极倡导,被《时代》杂志誉为“人类潜能的导师”的史蒂芬·柯维,专门著写《要事第一》,并成为全球畅销书。

这个法则可以帮助你有效克服每日或每周的混乱,以便正确区分事项类型,决定事项的优先顺序,是否安排他人或删减。 

按照“要事第一”的法则,所有事务分为四类:

l         重要且紧急:需要尽快处理,最优先。

l         重要不紧急:可暂缓,但要加以足够的重视,最应该偏重做的事。

l         紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。

l         不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

 

 

紧迫

紧迫


l         危机
l         急迫的问题
l         有期限压力的计划


l         防患于未然
l         改进产能
l         发觉新机会
l         规划、休闲


l         不速之客
l         某些电话
l         某些信件与报告
l         必要而不重要的问题
l         受欢迎的活动


l         繁琐的工作
l         某些信件
l         某些电话
l         浪费时间的事
l         有趣的活动

 

急迫之事通常显而易见,推托不得;也可能较讨好,有趣,却不一定重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所有更需要自制力与主动精神,急所当急。

 

确定优先次序的重要原则,每条都与理智、勇气密切相关:

l         重将来而不重过去;

l         重视机会,不能只看到苦难;

l         选择自己的方向,而不盲从;

l         目标要高,要有新意,不能只求安全和方便。 

要集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气,要敢于决定真正该做和真正先做的工作。只有这样,你才能成为时间和任务的“主宰”,而不会成为他们的奴隶。

 

二、计划性与灵活性原则

我们常常感叹“计划赶不上变化”,从而对时间管理产生疑虑。科学求实的时间管理应该是计划性与灵活性的体现。

l         日常行动计划——60%左右

l         不期而至的或突发性的等计划外的行动——40%左右

在实际工作生活中,请根据你个人活动特点和时间利用状况来对时间分配做出更精确的安排。即可能是“80:20原则,或“55:45原则。

 

工作时间

60%计划

40%未纳入

 

三、个人生理曲线与工作方式

每个人的精力在一天之内有一定的节奏性,决定了每人一天精力的高峰与低谷。有的属“早起型”,有的则是“晚睡型”。因此,有必要根据每人的生理曲线,来确定个人的工作方式特点,从而制定高效率的实践计划。

你的水平发挥取决于精力充沛与否,你需要了解自己的工作绩效曲线来制定时间计划。尽量将精力高峰时间安排做重要的事情,并注意在低谷时间安排适当休息。

 

四、日干扰曲线与工作方式

在前面个人时间利用记录中,你可能已经意识到了在许多工作时段,存在着被同事、公司、下属或其他人反复打断和中途干扰的情况,从而直接影响到工作效率。

除了掌握一些对抗干扰的技巧方法如学会断然拒绝术、适当的身体语言等等外,最现实的一种方法就是反向工作。即尊重同事、公司、下属或其他人的工作习惯,尽量把主要的重要的事项安排在干扰最少的时段。

请试着从个人时间记录中,着手绘制你本人的日干扰曲线。根据日干扰曲线来有效地规避干扰的“风险”。

 

五、帕雷托时间原则

意大利经济学家帕雷托(Pareto 18431923),提出在一个团队或一群人中,少部分人较大部分人创造出更多价值。即“80:20”原则。

在实践中,我们经常看到:

20% 的客户带来80% 的销售额

80% 的客户带来20% 的销售额

20% 的销售人员产生80% 的业绩

80% 的销售人员产生20% 的业绩

在时间管理中:

20% 的工作时间产生80% 的成效

80% 的工作时间产生20% 的成效

 

六、结论

l         优先解决少数重要事项,然后解决占多数的次要事项

l         尽量安排个人效率高峰时间段来处理少数重点事项

l         尽量安排日干扰曲线小的时段来处理少数重点事项

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