基于ERP系统的预算控制研究?

基于ERP系统的预算控制研究

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ERP系统对企业各项经济活动所产生的信息进行事中记录与管理，为预算控制的开展提供了信息平台。Wim A．Van指出，严格预算控制将成为未来管理会计研究的一个重要领域，有很多问题值得研究，尤其是预算控制与ERP系统集成应用能发挥符合成本效益原则的更为严格的控制功能。本文拟对ERP系统中如何实现预算控制进行研究。    　　一、预算控制的基石与特征   　　(一)实现预算控制的基石   　　1、共享基础数据。基础数据是ERP系统使用的一系列静态数据，在一定期间具有相对稳定性；预算管理需要使用这些基础数据，如部门信息、客商信息、产品结构等。基础数据的共享，不仅减少了预算编制过程的工作量、规范了同一信息在不同预算表中的表述方式，而且为预算管理与其他系统进行数据传递铺垫了基础。在ERP系统中实现预算控制意味着预算管理与其他子系统将存在大量数据传递关系，如果无法实现基础数据的共享，预算控制将成为无源之水。   　　2、构建多维预算体系。传统的预算体系多采用表格方式，以表格为主体的预算体系具有简单直观的优点，提高了预算管理的易操作性，但是这种预算体系不再适应于信息技术环境。ERP系统是以数据库的形式对企业各类数据进行管理，基于ERP系统的预算控制，要求预算体系必须适应数据库管理的方式。为此，笔者认为可以将传统预算表格分解成两部分：预算体系的构成和预算体系的展现。预算表格只是预算体系的展现形式，而构成才是预算体系的核心。预算体系由以预算指标为核心的多维元素构成。预算体系以预算指标为核心延伸而来的维度主要包括：期间、计量方式(数量、应收应付制金额、现收现付制现金流量)、责任中心以及其他辅助维度(如：产品、地区、客商等)。不同的预算指标体现的业务特征和管理要求不同，因此，不同预算指标所具有的维度存在差异。   　　(二)基于ERP系统的预算控制的特征分析   　　共享基础数据以及构建多维预算体系为预算控制的有效实施提供了契机，同时，ERP系统强化了预算控制的作用，丰富了预算控制的特征。   　　1、预算控制由静态走向动态。ERP系统将实时记录经济活动所产生的信息，预算执行数据的获取从事后获取静态会计信息转变为获取反映经济活动过程的动态信息，并实时对比分析、报告偏差，预算控制行为由事后走向事中，从静态走向动态。   　　2、强化现金，流量控制。ERP系统不仅记录了基于权责发生制的会计信息，而且记录了经济活动所产生的现金流量信息。基于ERP系统的预算控制将控制范围从基于权责发生制的费用、成本扩展到基于现收现付制的现金流量。   　　3、预算控制聚焦于业务流程。传统的预算执行信息来源于财务部门，财务部门所提供的会计信息是对经济活动的事后反映。ERP系统对经济活动进行事中管理，详细记录经济活动所产生的信息。基于ERP系统的预算管理可以脱离会计信息进行实时控制，将控制焦点由财务部门转移到真正需要对预算负责的责任部门，将控制焦点由会计信息转移到产生于业务流程中的业务信息。   　　4、实物量控制与货币量控制并重。货币是会计信息的主要计量尺度，ERP系统不仅注重货币计量方式，而且注重在业务管理过程中采用其他计量方式。因此，在ERP系统中，不仅可以对以货币量反映的预算进行控制，同时可以对以实物量反映的预算进行控制。   　　二、ERP系统的预算控制模型   　　ERP系统的预算控制模型如图1所示。其流程为：   　　①　预算经过编制(调整)、提交、审批等环节，最终形成可执行预算。   　　②　经确认的预算，将根据控制模型所设定的控制对象、控制算法、控制方法及集成方式对ERP系统中的业务流程予以动态控制。   　　③　最终，根据预算控制情况，形成预算控制报告，传递给相关信息使用者。      　　(一)　控制对象   　　在ERP系统中，业务流程中每类信息都以不同的单据作为惟一入口，同一单据的确认必须经过录入、保存、审核等多个环节。预算控制对象是指针对哪些单据的哪些环节实施控制，不同的预算指标，对应预算控制对象存在差异；同一预算指标，可能对应多个不同预算控制对象。如对于办公用品费用的控制，可以同时在申购、订购、发票、出库等业务环节实施控制。基于ERP系统的预算控制集中于现金流出与费用发生的控制，因此，预算控制对象一般出现在以下业务流程中：内部借款与报销、采购与付款、库存产品领用出库、对外投资等。不同的ERP系统在处理这些业务时，所使用的单据存在差异性，因此，具体哪些单据可能作为预算控制的对象，需要根据具体情况而定。   　　(二)　控制算法   　　经过审批确认的预算数不一定与预算控制数完会相同，如编制预算时按照季度编制，而控制时可以根据全年预算进行控制。控制算法是用于将经过审批确认的预算数调整为控制数的方法，一般而官，包括以下几种控制算法：   　　1、当期预算(或当期预算的某一比例)控制：当期业务的合计不超过当期预算(或当期预算的某一比例)，不予控制，否则，需要实行相应控制。   　　Y≤X×n%   　　其中，Y：当期实际发生量；X：当期预算量；n：取值为1-100   　　2、本期累计预算控制：即截止到本期的累计业务合计不超过本期累计预算(或累计预算的某一比例)，不予控制，否则，需要实行相应控制。   　　∑Y≤∑X×n%   　　其中，Y：期间实际发生量；X：期间预算量；n：取值为1-100   　　3、全年预算控制：即截止到本期的累计业务合计不超过全年预算(或全年预算的某一比例)，不予控制，否则，需要实行相应控制。   　　Y≤X×n%   　　其中，Y：全年实际发生量；X：全年预算量；n：取值为1-100   　　以上规则决定了用于控制的预算和期间范围。而在任一时点，某预算指标的可用预算为原预算扣减已用预算：Z=Y-X。   　　其中，Z：可用预算；Y：原预算，即审批通过的预算，包括经由预算调整流程并已被审批通过的调整量；X：已用预算，由控制对象在控制时点返回的实际数合计为已用预算数值。   　　如果Z≥0，则说明执行情况尚在预算范围内；如果Z＜0，则说明已经超预算。   　　(三) 控制方法   　　不同的预算指标具有不同的业务特征，对应管理需求存在差异，在执行过程中可控制力度也不尽相同，因此，在预算控制模型中同时需要确定控制方法。控制方法一般有松散型控制、严格型控制和禁止型控制三类。   　　1、松散型控制：对于控制力度要求较弱的预算指标，超预算时系统予以提示，但业务流程可以继续进行。   　　2、严格型控制：对于控制力度要求较强的预算指标，超预算时需要由专人进行审批；同时，不同的审批人所能审批的超预算金额可能不同，如部门经理可以审批超预算1000元以下的业务，超过此额度必须由公司总经理审批。   　　3、禁止型控制：对于控制力度要求非常强的预算指标，不允许超过预算，一旦超过预算，在ERP系统中业务流程无法继续。   　　(四) 预算管理与ERP系统集成方式   　　预算管理与ERP其他子系统在预算控制过程中数据传递关系如图2所示。在业务处理过程中，各相关子系统需要将与预算控制有关的金额或数量信息传送给预算管理子系统，并且必须标明所发生的实际数与哪个预算指标相关；预算管理子系统根据控制规则和控制方式，将预算数据和实际数据进行对比分析，并将控制结果反馈给相关子系统，相关于系统根据控制结果对业务流程予以控制。在此过程中，如何将各于系统的执行数据传递给预算管理于系统是问题的关键。笔者认为有以下两种实现方式：      　　1、指标携带式。ERP系统用单据记录与某一具体经济活动相关的信息，单据中的部分信息与预算控制相关，但缺乏最为关键的一项信息即预算指标。因此，在集成预算管理的ERP系统中，与预算控制相关的单据必须新增预算指标这一数据项。以对费用进行预算控制为例进行说明，费用报销单的关键数据项如表1所示：       　　2、指标对应式。指标对应式是指将预算指标与业务单据中的某些数据项设置对应关系。某笔业务发生时，系统将单据上的业务信息根据对应关系转化为预算控制所需要的预算指标，并传送给预算管理子系统。如对费用进行预算控制时，可以设置费用项目与预算指标之间的多对一关系(多个费用项目可以对应一个预算指标)；在每次费用报销时，系统将费用项目自动转化为预算指标，并将预算指标、金额、部门等信息传送给预算管理子系统。   　　指标携带式和指标对应式各有其优势和弊端。指标携带式与预算控制对象(单据)的特征无关，只需要在控制对象(单据)上增加预算指标数据项，这种方式为预算管理和其他子系统之间的数据传递提供了统一、简便、易于扩展的途径，但是，在录入经济活动信息时，每次都需要录入其对应的预算指标，增加了日常工作量。   　　指标对应式事先已经设置了预算指标和代表业务特征的关键数据项之间的对应关系，每次录入经济活动信息时，不需要录入其对应的预算指标，系统自动根据对应关系将代表业务特征的关键数据项转化为预算指标。但是，指标对应式与预算控制对象的特征有关，针对不同控制对象，预算指标的对应对象也不相同。如：通过报销单进行费用控制时，需要在费用项目和预算指标之间建立对照关系；而通过出库单控制办公用品等领用时，需要在出库类型和预算指标之间建立对照关系。这种控制方式不仅需要针对各单据反映的业务特征进行大量分析、抽象工作，而且难免出现对应关系不能全面覆盖管理需求的现象。   　　(五) 预算控制报告   　　预算控制是日常运营过程中对每笔具体经济业务的控制，预算控制报告则为管理者提供了一段时间内预算执行情况的综合信息。基于ERP系统的预算控制可以实时提供控制报告，以电子报告、纸质报告等方式传送给相关信息使用者。预算控制报告包含以下关键信息：责任部门、预算期间、预算指标、原预算(经过审批的预算，包括预算调整过程中经审批确认的预算)、已执行预算、可用预算(原预算扣减已执行预算)等。预算控制报告可以采用表格、图形等形式，并允许对预算执行情况提供文字说明。 作者:殷建红 张瑞君  来源:《财务与会计》2005年第11期