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2009-06-05  ★星★
word和execl使用技巧(二)
来源: 互联网 作者:猎手 发表日期: 2009-5-26 10:53:27 阅读次数: 440 查看权限: 普通文章

51、在Word快速输入化学方程式

化学方程式的一大特点就是包含大量的脚码,这一特点使得在Word编辑化学议程式成了一件极痛苦的事情.我新学到了一种方法,非常简单且有效。如:输入H2O,选中2,点选“格式/字体/字体/效果/下标”,2就变成下标了。

51、Word的两种水印

一是文字水印:单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令,可以插入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水印。还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。二是图片水印:单击“插入—图片”,视图片的来源选“剪贴画”或“来自文件”,选定图片后向文档中插入图片,在图片插入处单击鼠标左键,出现“图片工具栏”,在“文字绕排”选“衬于文字下方”,“图像控制”选“水印”,此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。

52、Word中画直线及精确调整图形的技巧

如果想画水平、垂直或30、45、75度的角的直线,则固定一个端点后在拖动鼠标时按住Shift,上下拖动鼠标,将会出现上述几种直线选择,合适后松开Shift键。

按住Shift+矩形,拖动鼠标,可以画出一个正方形。

另外,按下Ctrl+方向键可以实现图形的微调;按下Alt+线段的一段,也可以实现对线段长短或者位置的微调;

53、在Word文本框间创建“文字流”

所谓“文字流”,就是输入文字在文本框链中的流动过程,而文本框链是在Word中用动态链功能将各个文本框链接起来形成的。当录入或拷贝的文字内容超过一个文本框的容量时,其它内容就会依次自动“流”向该链的下一个文本框,这对于那些经常从事长文本编辑或多页排版的朋友将十分有用。方法:首先用鼠标单击“插入/菜单/文本框/横排或竖排”,用鼠标在工作区的合适位置拖出第一个文本框,其大小可根据用途而定,同理可以拖出第二、第三……个文本框;然后用鼠标选中第一个文本框,在弹出的“文本框”工具条上单击“创建文本框链接”,在第二个文本框上单击左键,两个文本框就链接上了。要想让多个文本框都连成一串均可如法炮制。此时,在这些文本框中不管是用键盘直接输入还是将文本复制,当第一个文本框装满时,文字会自动“流”到第二个文本框中;当第二个文本框又不够时,再“流”到第三个文本框中。

54、迅速得出Word表格的行列数

有时在Word中画了一个行列数很多的表格,过一段时间想知道它的总行数或总列数又忘记了,不用一行行数,点击“编号”按钮立刻得出。

55、我用Word来拆字

首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”,按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”,例如输入空心字“心”,选择该“心”字剪切,在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件),选中该字,点击工具栏中的“分解图片”按钮,这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。

56、批量写贺卡和信封

打开Word,首先设置纸张大小,选择“文件/页面设置/自定义”,将贺卡或信封的尺寸输入;然后利用绘图中的“文本框”和“直线”准确的定义好邮政编码框以及收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等的位置;再次把收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等情况输入Excel表格中,注意其中的邮编可以利用公式MID(F2,1,1)提取,其中的“MID”是数字提取函数,其中的“F2”是邮编所在的单元格,其中的“1”是指邮编数字左数第1位,再其中的“1”是指提取1个数字;最后在Word中选择“工具/邮件合并”,按照提示插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等一一对应,调节好字体、长度及位置。

57、Word中巧输星期

进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡,单击“自定义”按钮,在“编号样式”栏内选择“一,二,三”,然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。

58、输入带圈字符

选择要输入带圈字符的文字或数字,点击“格式/中文版式/带圈字符”。

59、过滤网页内容

我们在粘贴网页时,有时只想保存文字而不想保存图片,可以在“编辑/选择性粘贴”中选定“无格式文本”。

60、快速转换大写金额

Word中输入12345,然后点击“插入/数字”命令,在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”。

61、去掉自动编号功能

点击“工具/自动更正选项”,打开“自动更正”对话框,进入“键入时自动套用格式”选项卡,打到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。

62、去除绘图时出现的画布

Word2002中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,去掉它的方法是:点击“工具—选项”,进入“常规”选项卡,去除“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。

63、巧用“格式刷”

如果需要将某甲段落格式运用到乙段落,可以选中甲段落,点击格式刷在乙段落刷一下,如果还要刷到丙段落或者更多段落,可以双击格式刷连续刷。

64、部分加粗表格线

Word中需要加粗某一条或几条表格线时,可以先在工具栏选项中点击“表格和边框”按钮,然后在“表格和边框”窗口中选定“线型”与“线宽”,再点击“绘制表格”按钮,最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。

65、隐藏累赘的文字

笔者单位的财务分析报告有固定的格式,不过有些内容平时不需要打印出来,每次打印都要手工删除,很是麻烦。其实利用隐藏文字功能即可轻松解决。在Word中选择要隐藏的文本,点击“格式/字体”,进入“字体”选项卡,勾选“隐藏文字”复选框,这时刚才选中的文字会消失或者出现点式下划线(选中隐藏的文字部分,按工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮即可以这两种显示效果之间切换)。

66、长文档前后比照有妙招

当编辑长篇文档时,通常都需要比照前后的内容,用鼠标拖动或键盘翻页都不太方便,单击“窗口/拆分”,然后在窗口中部点击鼠标,就可以将窗口一分为二,上下窗口打开的都是同一篇文档,可以单独操作,比照文档的前后部分就方便多了。双击窗口中间的分割栏即可取消拆分。

67、让标尺自动出现

为了增大Word的文档编辑区,我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩,使得在页面上不显示“标尺”工具条,不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时候可以将鼠标指向编辑区的上(左)边框处,停留一会儿,水平(垂直)标尺就会显示出来;鼠标一离开,标尺就会自动隐藏,非常方便。

68、轻松设置特大特小字

Word中,文档字号的默认设置只能在最大72磅、最小5磅之间进行。如果输入内容的字号要超出这个磅值范围,请先选中要修饰的文本,直接在“字号(S)”栏输入所需的磅值,字体大小的磅值范围为1~1638之间,还有一个更方便的办法就是反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体shift逐渐增大或使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变小。

69、巧调Word字符间距

Word中的汉字、英文字母、数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔有一个空格大小,看起来很不协调,如果我们不需要这段间隔,可以按“Ctrl+A”组合键选定全部文档,选择“格式/段落/中文版式”,取消其中的“字符间距”设置框下面的“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”选项。

点击“格式/字体”中的“字符间距”,在“标准”、“加宽”、“紧缩”中缩入需要的磅值即可。

选中需要调节行间距的段落,点击“格式/段落/缩进和间距”中的行距,在其中选固定值,在设置值中输入合适的数字可以精确调整行间距。

70、按“Alt+Shift+P”组合键自动插入页码

按“Alt+Shift+P”组合键可以在页面的任何位置插入本页页码,如果哪一页没插入,则不显示页码,当页数发生变化时,可以按“Ctrl+A”选择全文,点击鼠标右键,选择更新域,显示的页码便全部自动更新,不需要人为逐个更新。

71、A4两页内容妙“嫁”A3页

Word中,将两页A4内容一次性打印到一面A3纸张上,一般都是采取分栏的办法处理。其实利用Word拼页设置即可解决。打开Word,点击“文件”,进入“页面设置”,选择“纸型”中的A3纸张,纸张方向选定横向,选择“页边距”中的“拼页”,输入文字,打印即可。

72、巧用“单色打印”

如果将应用了彩色格式的Excel工作表通过黑白打印机打印,会发现效果欠佳。原来,在黑白打印机上,Excel是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑白打印机打印彩色格式的工作表呢?点选“文件/页面设置/工作表”,勾选“单色打印”复选框。

73、巧妙计算公式中的部分值

在使用Excel计算数据的过程中,经常会使用一些比较复杂的公式,比如“D7*E7*D8+D9/E9*E10+E11”,如果需要计算公式中的部分结果,可以单击公式所在的单元格,然后在编辑栏中,选中公式中的某个部分,比如“D9/E9*E10”,按下“F9”键即可显示部分公式计算结果“2733”,需要退出时,按下“Ctrl+Z”键即可回到原来的公式状态。

74、快速选定“空白”和“数据”单元格

打开Excel,选择“编辑/定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮,选择“定位条件”中的“空值”,是理选择“常量”,这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了。

75、让字符站起来

Word文档中,如果有竖排文字,其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺”着的,如何让它们站起来呢?选中字符,然后打开“格式/中文版式”,单击“纵横混排”,选中“适应行宽”,单击“确定”按钮,现在,选中的字符就站起来了。

76、只给文字加下划线

Word文档中,有一段带着空格键的文本,现在你只想给该段文本中的文字加上下划线,而忽略其中的空格,此时,请选中该段文本,然后按下“Ctrl+Shift+W”键就OK了。

77、Excel中消除0值

Excel中当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起来显示有点碍眼。如果你也和我一样希望单元格为0时显示为空白,那么你可以试试下面的方法。打开“工具/选项/视图”,取消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的值为0的单元格将全部是空白。

78、快速输入间隔号

Word中输入国外人名时,常常需要输入人名间隔号“·”,只要按下“Shift+@

即可。

79、巧用特殊符号绘制分隔线

连续输入3个以上的“*”、“=”、“~”、“_”、“#”、“-”等回车就会出现不同式样的分隔线,你试试!

80、用“Alt+Enter”快速重输

在用Word编辑文稿时,常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。此时用复制方法当然可行,但不够快捷,其实,此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键,那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍,若再按会再重复。

81、文字旋转轻松做

Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向,但我发现如果要将文字逆时针旋转90度的话,还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内容,只要把字体设置成“@字体”或“@黑体”就可使这些文字逆时针旋转90度了。

82、用分节符设置混合版面

有一个Word文档,只想对其中的一页文本竖排设置,其余则保持原有格式,如果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令,结果是整个文档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符”来达到目的。将光标移到这页文字的开头,执行“插入”菜单下的“分隔符”命令,在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页”或“连续”,用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符,最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。

83、Excel中插入连续空白行

如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入,如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。

84、Excel快速输入大写中文数字

将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如123.45)。右击该单元格,点击“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡,再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮,这时用户输入的123.45就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。

85、多个工作表的页眉和页脚同时设置

我们有时要把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐,如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好。具体做法是:把鼠标移到工作表的名称处,然后点击右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设置是针对全部工作表了。

86、判断成绩等级和统计各分数段人数

H5:H24中输入从50至100的不同数字,单击I5单元格,输入公式=IF(H5>=85,"优",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格"))))”,这个公式中用到IF()函数的嵌套功能,第一层IF()函数将大于85分的学生定义为“优”;第二层IF()函数将小于60分的学生定义为“不及格”;第三层IF()函数中写的是大于等于70分的学生定义为“良”,但是要注意到这是一个嵌套函数,前面已经将小于85定义过,因此这层函数的意思为将大于等于70分小于85分定义为“良”,同样的道理,第四层IF()函数定义的是及格的范围。

C28单元格中输入“考试人数”文字,然后单击D28单元格,输入公式“=count(D5:D24)”,按Enter键,统计考试人数。

选中D28单元格,拖曳填充柄到F28单元格。

I29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,“优”)”,统计总评为优的学生成绩;在C29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,>=85)”,统计大于85分的学生人数;在D29单元格中输入公式“=countif(I5:I24,>=70)-D29”,这个公式是将大于70分的学生人数统计出来,减去大于等于85分的学生,从而得到成绩在7085之间的人数。

87、快速访问经常使用的文档

Word中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中,不过它只保存在最后的四个,其实我们可以使用“工作”来随心所欲地定制需要经常打开的文档。

首先,需要将“工作”菜单添加到菜单栏或工具栏中:在“工具”菜单中,点击“自定义”,然后点击“命令”选项卡,在“类别”方框中,点击“内置菜单”,点击“命令”方框中的“工作”,把它拖动到菜单栏或工具栏中。

以后,如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中,只要点击“工作”菜单,选择“添加到‘工作’菜单”命令即可,如果要在“工作”菜单中删除一个文档,可以按CTRL+ALT+-(破折号键),此时指针将变成为粗体下划线,在“工作”菜单中,点击希望删除的文档就可以了。

88、打造整齐的Word公式

使用Word的公式编辑器创建公式后,你如果感到其中的公式不整齐(特别是矩阵形式的公式),那么你可以通过下列方式进行微调:双击该公式使之进入编辑状态,再选中需要调整的项;按下Ctrl键后,利用光标上下左右移动对该项进行微调,重复上述步骤,直到将公式位置调整到满意为止。

89、快速精确调整表格宽度

在一篇Word文档中,绘制一表格,为了调整单元格宽度,可将鼠标移至单元格缝隙处按左键,当双向光标出现时则可调节单元格宽度,但有时却总是差那么一点点无法与其它单元格对齐,这时可同时按下右键,则可方便的进行精确的调整啦!(记住位置对好后,应先松鼠标左键,再松右键);当然也可按下Alt+鼠标左键进行精确调整,不过也应先松鼠标左键,再松Alt键。

90、改变文本框的形状

可以插入一个自选图形,右键单击选择“添加文字”,则此时这个自选图形就像一个文本框一样,不仅可以输入文字,还可以和其它文本框连接。

91、禁止Word中图形随段落移动

选中文档中需要禁止移动的图片,用鼠标右键单击它打开快捷菜单,选择“设置图片格式”命令,再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”选项前的勾去掉。单击“确定”即可。

92、三种好学有用的Excel函数应用

1)随机编排考号:学校在组织考试时,常需要将学号(报名号)顺序打乱,并随机编排考号,使用随机函数(RAND)即可实现。方法:先在B列和C列输入学号及考生姓名,然后再在D2单元格内输入公式“=rand()”并向下填充,这样在D列的每个单元格就产生了一个0~1之间的随机数;然后将光标放入D列,点击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮,都将重新随机排列一次;最后在A2单元格输入第一个考号,并按序列向下填充,再将D列删除或数据清空即可。

2)消除计算误差

在用Excel为学校编制工资表时,在E3单元格中输入公式“=(C3+D3)*3%”并向下填充,则在E7中的合计结果“125.04”却与实际结果“125.05”不符,究其原因,原来是单元格中的显示值与存放值不一致造成的,例如E4单元格显示的值是“32.06”,而实际存放的值是“32.55”,计算时采用的是存放值而非显示值,所以造成计算误差。要解决上面的问题,只要利用四舍五入函数(ROUND)将E3单元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%,2)”并向下填充即可。

3)为考试成绩排名

在统计学生成绩时,一般要对总分进行排名,只要利用排序函数(RANK)在G2单元格输入公式“=rank(F2,$F$2:$F$6,0)即可。

93、接受公式标志,简化公式输入

常见的公式都是“C2=A2+B2”等等模式,一般人看了不能立即理解,能否把公式写成“合计=工资+资金”?方法:把表格的第一行设置成字段名称,然后在“工具/选项/重新计算”中选定“接受公式标志”,输入上述公式即可。

94、字体大小任我调

Word中有几种方法可以任意改变文字的大小。逐渐缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+]”可逐渐放大文字,而按下“Ctrl+[”可逐渐缩小文字;快速缩放:选中要调整的文字后,按下“Ctrl+Shift+>”可快速放大文字,而按下“Ctrl+Shift+<”可快速缩小文字;任意缩放:选中要调整的文字后,在字号栏内直接输入文字大小即可。

95、复制Word格式又一法

复制文字和段落的格式都可以使用格式刷,但当段落较大时,这种方法就不太方便,还有一种方法:选中源段落,按Ctrl+Shift+C复制格式,然后选择目标段落,按Ctrl+Shift+V粘贴格式。

96、大文档的页码编排

在使用Word制作一个综合性的大文档时,经常会遇到页码编排问题,若文件有封面、目录、正文时,如何使封面没有页码,目录和正文又各有独立的页码呢?

有人把文件分成若干个文件来做,这固然可以解决问题,但不方便编辑和管理,实际上只要在封面、目录和正文之间插入分节符后再插入页码即可,方法是:

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