简单五步提高效率...

简单五步提高效率

Posted by 弥缝 in 个人提升 on 12 18th, 2007 | 5 responses

本文有由 GTD翻译小组核心成员 Sylvia、nancy、Laura 分别翻译，原文是 Dumb Little Man 上的 5 Simple Steps to Power Up Your Productivity

为你的工作效率感到沮丧？至少我是，但是我会通过下面的这些技巧来提升效率，并且屡试不爽，每次都能使我的效率提升至少3倍之多。

现在，你也可以！

• 确保精力充沛

确保你还没精疲力尽。如果你控制不住犯瞌睡，从而难以维持效率，那么你先去好好的休息或打个盹，在恢复精神后再继续下面的工作。或者你也可以选择一些简单的活动，像是5-10分钟的漫步、进行跳跃、或做一些在办公桌前就可以完成的伸展运动。

• 计时器

准备一个计时器。如果你使用电脑工作，这个在线计时器和下载使用的计时器或许能满足你的要求。如果你工作不定点，那就使用电子表记秒器或者手机计时器。

• 制定每日计划

考虑到我们每天都会遇到很多分心的事，这一步至关重要，而且也不难。用5-10分钟在脑子里过一遍今天要做的事。在纸的正中划一条竖线，一侧标上“待做”，另一侧标上“已完成”。然后把你的今日要完成的任务，按优先级排列，记录在纸上，并且注明每项的时限。同时要留有一定缓冲和过渡时间。最重要的排在首位，而在每一天快结束时去处理收件箱和整理笔记本。

• 30分钟高效时段

这是这篇文章的精华。将计时器设定为计时倒数30分钟。当计时器走完一次，就立刻停下手中的工作，带着今日计划和笔记本去别处转转。用3分钟来回顾一下前30分钟里完成的事，把其中已经完成的事项记录到“已完成”的栏里；同时，对照计划表检查自己当前的进度已经完成多少了。再根据计划看看接下去该做什么。你也可以在这段时间里做一下简单的伸展活动。当你再次回到工作中时，可以根据刚刚的检查情况对目前的任务目标进行适当的调整。若你的工作进度完成良好，就继续下一个高效的30分钟吧～

• 分心和计划之外的中断

能够按照制定好的计划顺利完成每天的任务当然再好不过，但我们知道每天都会有各种各样的阻碍计划落实的绊脚石。下面就让我们来看看如何才能应对它们：

分心：当你突然想到某件事情需要处理或希望将刚闪过脑海的想法收集下来时，就在随身携带的记事本上记录下来。待当天任务完成之后，抽出时间来处理记录下来的这些任务、计划列表、或参考资料。

中断：无论何时被打断，你要立刻决定如何处理它。把下面这些问题放在工作能触手可及的地方，以便提醒自己：

• 这些打断我的事情比我正在做的更重要吗?
• 我应该：
  • 立刻处理？
  • 委派他人？
  • 推延处理？
  • 删除？

通常，若工作计划是因某人的主动接触或来电而打断，你可以事先准备一些“标准答复”：

• “再过 ×× 分钟我就完成这项任务了，我回头打给您好吗？”如果对方是你老板，你该让他知道你手上的工作关系到团队的第一目标
• “因为我手头上有一件要马上完成的任务，我现在不能和您谈这个事情，×× 点后我再打给你好吗，到时我们就可以全力投入到这个问题的讨论中。”
• “这类请求现在归 ×× 处理，你需要他们的电话或是我的介绍吗？那边的A君就是负责人之一。”
• “很抱歉，对于你的要求我现在无能为力。我可以在下一个工作空隙里来帮助你做出正确决定。”

就这样了，现在你就可以开始了！随时和我们分享你的成果和建议