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费用报销管理制度 - sungllr的日志 - 网易博客

2009-12-06  632825

费用报销管理制度

公司管理制度   2009-11-30 13:04   阅读82   评论0  
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 为了加强公司成本管理,减少不必要的开支,实现公司利润最大化,公司费用开支必须遵循‘费用与收入比’、‘计划总额控制’、‘先申报、审批,后支出、报销’的原则。

一、凭有效票据报销

有效票据主要指内容填写齐全、大小写金额一致、票面完整、清晰的正规发票、收据。所谓正规的发票是指在发票上部盖有椭圆形税务机关统一监制章,且从税务局购入的发票,并盖有购入单位发票专用章。所谓正规收据是指在收据上部盖有财政局统一监制的章,且从税务局购入的收据。发票与收据主要区别:发票是营业机构在取得营业收入时开具的,以此确认收入实现,而收据仅作为款项往来收讫一种证明,不列入收入范畴。在发生费用支出时应主动索取发票(对于汇总发票,在报销时须附上销售清单,清单应列明购入商品时间、名称、规格、数量、单价等详尽信息)。

二、填制报销单

除差旅费填制‘差旅费报销单’外,其他性质的费用统一填写‘报销单’。填制时应先将票据按费用性质进行归类,如:电话费、业务招待费;不同类别的票据应分开填制‘报销单’,并详细填写‘报销内容’。比如填报业务招待费时要说明宴请的原由、宴请对象、人数、时间、地点;填表报电话费时要说明所报月份,如“08年2月份某某电话话费”;报销打车费时除上述要求外还需在每张票据背面注明始发、到达地点;在‘用途说明’栏填写费用发生的时间,原因,地点等;‘单据张数’栏填写所附单据,在‘合计人民币’栏正确填大写,从1至10的数字大写分别为:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。有特殊事由要说明时可填在‘用途说明’栏,最后在‘经办人’栏中签名。参照如下:

报销单

2008年 4月 5日

 

人名币   贰佰肆拾陆元整                          ¥246.00

 

借方科目

 

用途说明:请兴城智德制衣分厂金总、李冬雪、翻译一行三人,王长明陪同,中午餐饮费116元,地点:金州久日隆酒店

 

 

 

请韩国ELLE客户一行两人,陪同陆春华、王长明,中午餐费130元,地点:金州久日隆酒店

 

 

 

 

 

 

 

 

报销部门主管           取款经手人  王长明  经办   王长明

 

 

 

负责人                会计主管(或审核)         记账              出纳

报销单制完后,将发票整齐有序的张贴于报销单后。

三、报销内容规定

1)、办公支出具体包括文案用具、耗材、家俱器具、办公机具设备、家电设备、电子设备等内容,此类用品应遵从‘保证供应、方便工作、节省开支’的原则,由人资行政部统筹计划、统一采购。每月未由各部门编制下月申购清单,人资行政部进行汇总再结合现有用品情况拟定采购计划,经公司负责人审批后统一交于采购人员或进行自采。采购人员或自采人员应充分了解所购物资的品名、规格、性能等要求,要做好货比三家。采购后交于人资行政部验收、保管,无误后由采购、人资行政人员分别在发票背面签字确认,报销时,必须附发票内容清单明细。人资行政部应建立领购存台帐,财务定期进行核对。办公设备采购人员根据发票、采购计划,填制报销单据。

2)、业务招待费  遇特殊事项或其他部门因业务需要招待的,必须先填写‘业务招待申请报告’,说明招待对象、时间、事由、人数、预计金额,经总经理批准后方可执行。报销时凭批准的‘业务招待申请报告’,无报告的财务一律不予以认可。

3)、差旅费  连续出差3日或长途出差及重大原因方可借款,借款必须提前一天通知财务用款金额,否则不予支付。借款的原则是‘前帐未清,后帐不借’,借款的最长期限为1个月,若无特殊事由超期的将从当月工资中扣除。借款必须填制‘借款单’,由借款人详细填写:借款人、所属部门、借款日期、用途及预计报帐日期,审批手续同费用报销,在借款手续齐全后出纳方可付款。原则上出差人员回来3天内到财务清帐。出差人员的住宿费、往返车票、伙食补助费、出差市内交通费按级别核定,超支部分自负。

a)、住宿费按出差地区和人员级别分别制定标准,(同行同性2人出差,按最高的单人标准予以报销)。

 

级别

 

一般地区

 

直辖市及省会城市

 

特区、广州

 

副总经理以上级别

 

150

 

200

 

250

 

部长级

 

120

 

150

 

200

 

主管级

 

80

 

120

 

150

 

员工级

 

50

 

80

 

120

b)、往返车票标准:

 

级别 交通工具

 

飞机

 

火车

 

轮船

 

其他交通工具

 

副总经理以上级别

 

普通舱

 

软座

 

三等舱

 

全额报销

 

部长级

 

 

 

硬座(硬卧)

 

三等舱

 

全额报销

 

主管级

 

 

 

硬座(硬卧)

 

三等舱

 

全额报销

 

员工级

 

 

 

硬座(硬卧)

 

三等舱

 

全额报销

 

c)、出差的市内公交费实行包干制,标准如下 :

 

级别 额度

 

市内交通费

 

副总经理以上级别

 

全额报销

 

部长级

 

30元/天

 

主管级

 

25元/天

 

员工级

 

20元/天

d)、伙食补贴标准 到异地出差的人员,一般城市享有补助 30元/天,省会城市及特区35元/天,具体的时间界定按以下标准。

(1)、中午10时前离开本市按全天补助伙食费;

(2)、中午10时后离开本市按半天补助伙食费。

(3)、中午14时前抵达本市按半天补助伙食费;

(4)、中午14时后返抵本市按全天补助伙食费。

e)、说明:

(1)、工作人员趁出差之便,事先经单位主管领导批准就近回家省亲办事的,不计发绕道和在家期间的出差伙食补助、市内交通费和住宿费。若绕道车、船费超出出差直线车、船费票价的,按出差直线车、船费票价计发,超出的部分个人自理;若绕道车、船费少于出差直线车、船费票价的,应凭车船票按实报销。

(2)、外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食、住费用补助,只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时,住宿费用、伙食补助、市内交通费按前述标准予以补助。

(3)、对于自驾车辆出差人员,交通补助费予以取消,给予报销汽油费、过道费。

(4)、一般人员临时出差享有伙食补助费,但对于已享有住外补贴的人员不再重复计算出差补贴,如外检人员。

4)、汽车费用及运输费

(1)、 车辆管理、维修和保养,由人资行政部统一负责安排。人资行政部应根据车辆状况编制车辆的年度保养维修计划及具体的用款计划,报经审批后执行。日常车辆维护费用,经公司核定标准后在标准范围内掌握使用。各种车辆保险费由公司统一到指定的保险公司投保。

(2)、汽车的年检费、保险费、养路费、维修费费用据实报销,报销费用时需附费用清单;大连市区外加油费或特殊原因产生的加油费发票必须日期填写完整,注明加油原因;所有罚款一律不予以报销,总经理特批者除外。

(3)、对于长期托运(物流公司)的合作单位应签定协议,由运输单位将运费发票、发货记录交于材料部(物流),由其对单价、数量、运输费用金额审核后填制付款单据。

5)、职工教育费 职工在不影响工作并经领导同意的前提下接受相关教育发生的费用,在完成举办单位规定的课程并取得相应证书后,凭有关证书,经人资行政部审核后报总经理签批报销。因善自中断劳动合同的,已报销的相关费用需退还。

6)、买支票、汇票凭证、支付汇费及其他财务费用,由财务部审核报销。

7)、市内交通费

(1)、员工因特急事务外出或其它特殊原因需打车的要事前经部门负责人同意,必须于五日内凭的士票填写报销单据注明原因和起始地点,逾期签批不予认可。

(2)、因工作需要晚加班的人员,在没有公交车及班车的情况下,方可打车,报销同上。

(3)、特殊人员因工作需要办理公交月票的须预先申请。

8)、后勤及水电费根据约定的时间、金额、方式进行操作。经办人凭发票填制‘付款申请单’,详细填写付款单位全称、支付项目、支付金额等内容。

9)、快递费用由人资行政部负责审核对账,各相关人员每月底将所发送快递单据整理传递给人资行政部予以审核,通知快递公司开具发票到财务结账。

10)、托保费交由出纳,统一填单交由会计盖章后由公司负责人签字,统一报销。

11)、以上未包括的其他费用,经财务审核,报公司负责人审批后予以开支。

五、报销流程

1)、报销流程  报销人在制定完成‘报销单’后,先交于部门经理进行审核,确认费用发生的合理性、真实性,并在‘报销部门主管’栏签名,之后交于财务部会计,由其对票据的有效性、费用的合理性作出判断,无误后再将单据统一转递给公司负责人签批,负责人签批后交于出纳,出纳通知报销人领款或办理清帐手续。

报销人 将票据交于 部门经理 审核、签字 ;会计 审核、签字;公司负责人 审核、签字 ;交由出纳付款 。

2)、报销时间   为合理有序安排工作,现规定日常报销时间为每周二、五,非此时间段财务部不予受理。

3)、报销要求:

(1)、费用报销必须及时,当月费用必须当月报销、清算,跨月无特殊事由不予以报销。

(2)、商场帐扣费用必须开具发票,并由经手人在发票背面签字确认,交于财务复核。

(3)、费用报销的范围仅限于公司规定几大类,属于个人生活性质的支出一律不予报销

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