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第三节 产生特殊格式的方法 “自动更正”中的一些功能很有趣也很有用，如果经常能用到，最好记住他们： 输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头； “自动更正”里有很多这样的例子。除了自动更正中所列的条目，也可以自己添加更正项目，比如输入“*+”就自动替换为“×”，这就大大方便了你的输入。 如果有兴趣，不妨试一试： 设置加粗字体：在空行中输入星号，然后输入文字，再输入星号，可以使文字加粗。
在基础部分我们讲了文本框的链接，下面说一下它的具体应用。 看报纸时，经常能看到文章在一版中放不下时会使用“转第×版”字样，这是很有用的排版方式。如果利用Word做板报，也会遇到这种情况，将一篇文章分解成几部分，还想使这几部分为一个整体，任何一处增删了文字，它都可以自动重新排版。解决办法就是利用文本框的链接。在不同版面的相应位置画好文本框，然后依次建立链接即可。 链接方法：选中第一个文本框的边框，单击鼠标右键，从中选择“创建文本框链接”，鼠标指针变为“水杯形状”，然后将鼠标指针移至第二个文本框上，单击左键，就完成了文本框的链接。接下来选中第二个文本框，同样从右键菜单中选择“创建文本框链接”，将鼠标移动到下一个文本框中单击，就可以建立下一级的链接。依次建立好所有的链接，将文字灌入就可以了。 链接好的文本框，如果将其中一个删除，文本会在剩余的文本框中重新填充。横排文本框只能与横排的文本框链接，竖排与竖排的链接，不能混合链接。 在实际的工作中，还会遇到这样的一个问题：如需要将文本用A3（或B4）纸分两栏，正反两面打印，以便在中间对折进行装订。以一个8页文档为例，你可以这样来做：新开一个文档，按需要进行页面设置，这里我们设置为A3纸横向放置。在页面上画两个等大的文本框，文本框大小按对折后的有效页面调整，设置文本框边框颜色为无色。将两个文本框复制，然后按三次Ctrl+Enter键，在空白页上粘贴文本框。这样四页一共有八个文本框，给文本框按1-8编号，然后建立链接：1-8，8-2，2-7，7-3，3-6，6-4，4-5，可以通过“文本框”工具栏中的“上一文本框”和“下一文本框”按钮来查看链接是否正确。接下来就从第一个文本框中开始输入正文，或是粘贴大段文本。如果文档不只8页，就将此文档保存，作为一个基本单元。然后新建一个文档，将此文件插入若干次，再将第一批文本框中的第5页与第二批文本框中的第1页进行链接，依次类推。打印时选择正反打印，打印出来的文档对折后，可以按书本进行装订。 在编辑排版时则可以任意对文档进行修改，文档会自动按链接顺序在文本框中移动，而不会影响页与页之间的关系。按这种方法装订成册的文档，可以象书一样翻看，阅读起来非常方便，而且节约纸张、装订美观。 第五节 插入双页码 有时需要在文档中插入两个不相同的页码，比如“总第12页 可以用下面的办法解决： 将文档需要重新排页码的地方插入分页的分节符，在文档结尾处也插入一个分节符。
图4 图5 图6 在第二节内双击页码，切换为页眉和页脚形式，选中页码，单击“插入”菜单，选取“书签”命令，在弹出的对话框中，输入一个书签名称，比如叫“AA”，单击“添加”按钮，书签被加入了，同时对话框关闭（如图6）。
图7 将光标定位在页脚另一侧，单击“插入”菜单，选择“域”命令（如图7），在域代码文本框中输入“=AA-2”字样，关闭对话框，这时一个新页码被插入，显示值比页码小2。这种方法如果很好的利用，可以设置更为复杂的页码形式。
一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？不妨按下面的方法试一试，使文档的字节数降到最低限度。 将文件另存 选择“文件”菜单中的“另存为”命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子苗条多了。还有一招更灵，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存。 取消嵌入TrueType字体 在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就把这一选项取消。如果嵌入了TrueType字体，就选中“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。 合理插入图片 文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。图片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩图片。 删除老版本 同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看文档是否有其他版本。如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。 压缩文档 如果有很多Word文档，一时用不到，但还需要长期保存着，就可以利用Winzip等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。 第七节 清除段落标记 从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？ 第一步将正常的段落符号转换成别的字符。单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“^p^p”，^p就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了（如图8）。
图8 第二步要删去非正常段落符号。按一下Ctrl+H，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。 第三步就是恢复正常的段落标记。也就是把“%@@”全部替换成“^p”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。 实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。 灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。
在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。 在“查找”对话框中单击“高级”，选中“使用通配符”项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。 任何单个字符：？，如t?p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。 任何字符串 指定的某一字符 某一范围内的单个字符：[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前为r-t范围内的任一字符。 除方括号中的字符外的某个字符：[!]，如 除方括号中的范围之外的某个字符：[!x-z]，如t[!a-n]ck可查出“tock”和“tuck”，但不查找“tack”或“tick”。 前一字符或表达式有n个： 前一字符或表达式至少有n个： 前一字符或表达式有从n到m个：{n，m}， 前一字符或表达式有一个或多个词的开头：@ 词的开头 词的结尾 第九节 EQ域的应用 Eq是Equation（公式）的缩写，Eq域能够生成数学公式。创建公式当然最好用“公式编辑器”了，但在某些情况下使用Eq 域的表达式一般为：eq （1） 字或字母上加一个横线，表示平均值。利用在字母上划一横线的方法不实用，在排版时横线乱窜，这时可以用插入域的方法。单击“插入”菜单，选择“域”命令，在域代码输入框中填入“eq
图9 （2） 双重下标就是给字或字母的下标再加下标。这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。 （3） |
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