我已经数不清楚,至今为止,我读过多少糟糕的信件。作为一个前任的行政主管,我经手了写给一家纽约的大型博物馆的所有自发的推荐信。这些信件来自全国各地(甚至国外)的艺术家和收藏家,目的是希望自己的作品或藏品能够被博物馆展出或出价购买。坦白的说,博物馆最终做出怎样的决定,更多的取决于附于 查看原文
来自:褪墨 scullymeng发表 21时46分前
我已经数不清楚,至今为止,我读过多少糟糕的信件。作为一个前任的行政主管,我经手了写给一家纽约的大型博物馆的所有自发的推荐信。这些信件来自全国各地(甚至国外)的艺术家和收藏家,目的是希望自己的作品或藏品能够被博物馆展出或出价购买。坦白的说,博物馆最终做出怎样的决定,更多的取决于附于作品之上的这些信件的写作水平,而不是作品本身——它们本身是没有办法推销自己的。 在现在这个充斥着电子邮件、短信息的时代,人们已经开始失去写信这样一种技能,尤其是写正式的信函。我完全相信,学校里仍然在教授学生写正式信函所需遵守的各种原则,但事实上,它们都已经差不多过时了。如果你是组织的高管或类似的高级人员,也许能靠秘书或助理自如的处理信件,但是对其他人而言,了解如何能写出有说服力的信函,是至关重要的。 有一种主张认为,通常讲的那些用于写信的生硬的原则其实并不真正重要,只要收信人能明白你想表达的意思,就足够用了。这样想,在很大程度上,缺乏对收信人的尊重,也不尊重你自己所要表达的想法。那给人的感觉是1)你的读信人的时间并不宝贵,因而不必写得清楚和简练;2)你并不真的非常在意你写信的内容。
这些原则或许有些武断,但是想要清楚明白的表达意思,就需要综合的使用它们。一封按照这些规则写出的信函,使读信人毫不费力的获取信息的位置,并明确他们下面应该做什么,或者知道寄信人是什么人——他们总能在适当的位置找到相应的信息。从这个角度说,知道写信的原则,也就了解了页面排版、网页设计的原则——它们都在于设计文件的版面格式,以清晰的承载它们的内容。 一封正式信函,按照从头到尾的顺序,应该包括以下要素:
最后,检查,检查,再次检查。朋友之间能够谅解哪怕是最严重的拼写和语法错误,但商务信函常常是你第一次(甚至可能是唯一一次)给对方留下印象的机会,所以务必要做到完美无暇。
写出有求必应的信,遵照合适的格式,只是第一步。人们通常见到格式较差的信,直接就不去看它的内容了——在一项对人力资源部门职员的调查中发现,在寄来的信函中一旦遇到哪怕一两个错误,他们中80%的人就会干脆扔掉信中所附简历不去看了。——然而,就算是格式合格的信,也有可能石沉大海,除非它的内容具有说服力,并能打动人。 有一个方法用在写信上,非常管用,这就是: AIDA方法。AIDA的四个字母分别代表注意力(attention)、兴趣(interest)、渴望(desire),以及行动(action)。首先,你要吸引读者的注意力,再让他们感兴趣,然后激发起他们的渴望,最后告诉他们,做出怎样的行动。
以上这些表达全都无法给读信人以深刻的印象。相反的,若想留下深刻印象,可以考虑以下几种方法:
一旦你赢得了他们的注意,就要使对方对你所提供的东西产生兴趣。向对方保证,你能够解决他们的问题——通过你卓越的产品、服务、合伙关系,等等你在本信中所欲推销的东西。 例如,对于一份典型的工作职位申请,对方遇到的问题是,他们的公司或组织需要有人来填补一个岗位,或者说,更重要的是,他们需要有人把这份工作圆满的完成,从而帮助组织达到它的目标(那也许是更多的利润、或是救助达尔富尔的儿童、解决全球变暖问题,或者治愈癌症)。你的来信意在告诉对方,你能够保证帮助他们实现目标,因而对该职位是合适的人选,这样便能够引起对方的兴趣。 然后,告诉对方你如何能达到上述承诺,以此来激起他们的渴望。比如,向他们介绍你曾经在其他职位上的优秀表现,或者介绍你曾经接受过的与本职位相关的专业培训。要避免行话——简洁清晰的阐明你能够带来的好处。 比如,如果你要提出一个新的业务流程,可以像这样说: “我在过去的工作岗位上,曾设计过一个与此类似的系统,使工人的生产力跃升了20%,利润也得到了进一步提升。这个新的流程实行起来并不困难——只需较少的资金和资源,我可以在下个季度之前将之付诸使用。” 我在做市场营销方面的工作时,学到了非常重要的一课,那就是:没有人会仅仅因为产品的某些特点,而买你的账。你必须明细的解释,这些特点如何能给潜在的购买者带来好处。 如果你曾经在上述方面做到很好,他们心里会想:如何实现这种好处呢?这时,你的信最后部分给出的行动,就应当是这个问题对应的答案。“请致电(212) 555-1212,面谈详情”或“让我们下周四见面讨论一下这个建议”。 不要将要求留交收信人思索。我们曾经很多次的,由于缺乏信心而未能将对对方行动上的要求明确说出,反而寄希望于对方从字里行间会意出我们的要求,结果是害了自己。 想想你的读信人的日常生活——他们在阅读你的来信时,心里可能想着多少的其他事情呢。也许他们在五分钟后马上要去开会。也许有200封像你的来信一样的信件正等待着他们过目。也许正赶上一天中工作即将结束,他们已经身心俱疲。给他们提出确切的行动要求,比什么都让他们印象深刻——他们将会把它写进任务清单或日历上,他们会去拿起电话,会去上网查看你的页面,或直接回复你。 总而言之,以上所说的都是对收信人的着想。如果你是在为一个确实存在的问题提出一个真正的解决方案,人们希望真正的了解到它。通过套用适当而易理解的格式,条例清楚、说服力强的写作方法,你能够使他们更容易的解决问题。如果你是诚实的,并且同时能够以一定技巧和才能作为你的主张的后盾,写出好的、可靠的信函,将使你和读信人双方都得到满意的结果。 下次你要写一封重要的信函时,可以试试这些方法。 |
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