商务英语系列讲座(6)

11、Business Correspondence(1) 　商务信函(1)

 

您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢？变成您广交朋友的机会呢？事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

　　本课的单词和重点句型。

 　 recipient 　　收信人

　　salutation 　　称呼

　　enclosure 　　附件

　　signature 　　　签名

　　Company Limited 　　　责任有限公司

Corporation 　　　　　责任有限公司（美）

　Incorporated 　　　　　责任有限公司（美）

　Yours faithfully 　　　　您忠诚的

　Yours Sincerely 　　　　您忠诚的

Best Wishes 　　　　　谨致问候

书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：

Heading 信头

Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址

Salutation 称呼

Subject 主题

　Body 正文

　----------------------

　--------------------

　Complimentary close 结束敬语

　Signature 签名

　Enclosure Notation 附件说明

从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内陆址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种：

美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内陆址(Inside Address)。比如：

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）;  P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）； # 24= 24号(美式用法)； No.24= 24号（英式用法）

所以如果说"公园广场 44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully （您忠诚的）来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：

Dr Green 格林博士（大夫）

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

　　Miss Green 格林小姐

　　结尾用Yours Sincerely（您忠诚的）就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards

最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

Yours sincerely

Signature

John Lee   General Manager

学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

 

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

 

      通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

　　写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:

　　1. CLEAR 　　　 　清楚易懂

　　2. COMPLETE 　 　内容完整

　　3. CONCISE 　　 　简洁、扼要

　　4. COURTEOUS 　 用词礼貌

　　5. CORRECT　　 语言正确

 

　　本课的重点词汇和句型。

quotation 　　　n. 报价

above-mentioned 　adj. 上述的，信中已提到的

　　attach 　　　　vt.附上、加上（条件等）

　　enclose 　　　vt.把……（随函）附寄

　　inconvenience 　n. 不便

　　forgive 　　　　vt. 原谅

　　With reference to______ 　　关于

　　I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。

       商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：

HERITAGE FINANCE LIMITED

--------------------------------------------------------------------------------

　　22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

　　Tel:[phone] Fax:[phone]

 

　29 January 199-

　Mr. R James

　T F Consultancy

　29 Lower Village Rd.

　London SE17 2ST

　Reference: Financial Consultancy Contract

 

　Dear Mr. James ,

   We would be grateful if you could send us a quotation for the  above-mentioned contract. Details of the contract are  attached.

Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

Yours sincerely  Signature J Fish

Corporate Finance Manager

 

　　 仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：

关于财政合同（Reference: Financial Consultancy Contract）。

　　因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。

　　商务信函的主题有好几种表达方式，

　　你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：

　　Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

　　也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ （关于） 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：

　　With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … 　　（关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……）

　　 现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：

　　 We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

　　 （如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。）

　　值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：

　　I would be grateful if you could… （如果您能……，我将不胜感激。）

　 这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。

　　Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。

　　"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

　　正确的英文翻译是：

　　The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

　　在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：

　　Details of the contract are attached. （合同详细内容已随函附上。）

　　其中attach是"附上、加上（条件等）"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：

　　Please find enclosed samples.（请查收附上的样品。）

 

现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：

I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

　　（我写信是要告诉/申请/请求……等等。）

　　而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：

　　Thank you for your letter of 1 July.

　　感谢贵方7月1日的来信。

当然,你还可以点明具体的事由：

　　Thank you for your application for credit at Barrow's.

　　（感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。）

　　如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：

　　We are sorry for any inconvenience we caused you.

　（我们对给您带来的任何不便深表歉意。）

　　道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：

　　I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

　（希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。）

　　在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!