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第三章 字处理软件Word
本章内容包括对Office 2000办公自动化套装软件的总体介绍，以及Office 2000成员组件中最常用的字处理软件Word 2000操作方法。 3.1 Office总体介绍
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图3- 1 小助手 |
Office助手是很通人性的，表情丰富，活泼可爱(如图3-1)。它能根据你当前所做的操作，来猜测你下一步想做什么；遇到什么难题了，如果觉得有必要，小助手就会跳出来，给你提供各种帮助信息。小助手有动画效果，如果它的形象不符合你的口味，你可以去小助手的家里，选择喜欢的助手来帮助学习，使你在充满趣味的心境中学习和掌握Office。
它可以提供建议、向导、提示、信息四种帮助。在我们没有要求时，它能提供与正在进行的工作相关的建议；在我们激活向导时，小助手会跳出来做向导，进行解说；平时它可以给我们各种提示，使你更有效地使用各种功能或快捷键；当助手中出现黄色的灯泡时，就表示它想发言，单击灯泡就会看到提示；我们还可以在助手旁边的框中看到各种程序和系统信息。
通过选择快捷键菜单的“选项”命令，可以显示“Office 助手”对话框的“选项”选项卡(如图3-2)。在这里我们可以设置许多与“助手”能力相关的选项，也可以设置控制提示显示方式的选项。通过这些设置可以使我们的助手更聪明，更有人情味，更符合我们的习惯(如图3-3)。
图 3-2 图 3-3
图 3-4
Office各个成员都有一些相同的操作，比如文件的打开、保存和关闭；文本的剪切、复制、删除、查找替换；图片的插入和图形的绘制；改变窗口显示比例、自定义工具栏和使用帮助等等。如果我们学会了在一个程序中如何查找文本或插入图片，那么就会知道在其他程序中如何执行这些操作。本小节将介绍Office 2000的安装、运行、获取帮助及常用快捷键，其他通用操作将结合Word 2000进行讲解。
安装Office 2000之前，最好将其他正在运行的应用程序关闭，然后将安装光盘放入光驱中，安装程序将自动运行。如果光盘自动运行功能被禁用，可以打开安装光盘的根目录，双击运行其中的Setup.exe文件。
接下来就可以根据安装向导的提示进行安装，安装模式包括典型安装和自定义安装。典型安装将所有组件的常用功能选项安装到默认安装目录中；自定义安装则允许用户选择安装位置、功能组件以及是否保留原有Office版本等。
自定义安装对于许多非常用的功能提供“首次使用时安装”选项，把这些功能都加入了菜单，但并没有将相应模块安装到计算机中，如图3-3所示的电子表格模板、Microsoft地图、演示文稿转译器等。当首次调用这些功能时，Office 2000会提醒用户放入安装光盘进行即时安装，以后即可直接使用。
Office 2000软件安装完成后将在“开始”菜单的“程序”项中加入所有组件程序的快捷方式，例如可在开始菜单中选择“程序”|“Microsoft Word”来运行Word 2000。也可以在桌面、任务栏等位置创建或复制各组件程序的快捷方式，使用这些快捷方式运行程序。
需要退出Office程序，用户可单击程序窗口右上方的关闭按钮；或双击窗口左上方的控制菜单图标；或选择“文件”菜单中的“退出”命令；或使用快捷键<Alt>+<F4>。如正在编辑的文档尚未保存到磁盘，系统会提示是否需要保存对文档的修改。
图3-5 在Office 2000安装向导中选择安装功能模块
（1）使用Office助手
在使用Office 2000的过程中可以随时获取帮助。用户可以通过窗口中的小卡通形象“Office助手”，以一种非常人性化的方式查找帮助信息，如果尚未启用Office助手，选择菜单栏“帮助”|“显示Office助手”即可启用。
在助手提示窗口的文本框中输入关键词，然后点击“搜索”按钮，将获得相关连接的列表，可以从其中选择一个查看详细信息。用户进行操作时，Office助手能提供与正在进行的工作相关的建议；用户激活向导时，它会对向导的步骤进行解说；它可以给用户各种提示，以便更有效地使用各种功能或快捷键；当助手中出现黄色灯泡图标时，单击灯泡图标就会看到提示。
（2）查看帮助文件
如果不使用Office助手，可以使用帮助文件，方法为点击常用工具栏上的“帮助”按钮或按键盘上的<F1>键。帮助窗口的左侧为目录和搜索标签，点击某一目录标题即可查看其内容；也可在搜索标签中查找关键词获取相关信息。
（3）使用“这是什么?”提示
在许多对话框中的右上角有一个问号图标。如果对某一项目的含义不了解，单击该图标，鼠标指针将变成一个带有问号的箭头。单击有疑问的对象即可显示相关提示。也可以选择菜单栏中“帮助”|“这是什么?”调用该功能。
Office 的各个成员都有一些相同的操作，比如对文本的剪切、复制、删除，对象的插入和图形的给制等。如果我们知道了在一个程序中如何移动、查找、更正文本和为文本添加批注，那么我们就会知道在其他程序中如何执行这些操作。例如，如果我们知道在 Word 中如何执行插入图片，就会知道在 Excel、Access、PowerPoint 和 Publisher 中如何执行该操作。在Office 2000中有下面一些共用操作：
(1)文件类：
同时打开多个文档；
文档的属性；
文档存为WEB页；
页面设置和打印
(2)编辑类：
复制、删除、剪切和移动；
利用拖动选定文本；
查找和替换；
撤消和恢复；
格式刷的使用。
3)格式类：
文字的字体、大小、颜色等；
文字或段落的对齐方式。
4)视图类：
改变显示比例。
5)对象类：
绘制图形；
插入艺术字；
插入剪贴画；
创建图表；
创建组织结构图。
6)自定义类：
工具栏的显示和隐藏；
智能菜单的显示；
工具栏按钮的添加和删除；
自定义工具栏和菜单。
7)其它：
批注；拼写检查；宏的使用；超级链接的方法；自动更正；帮助的使用等。
以上这些公共操作，有的是完全相同的，比如插入艺术字、剪贴画等，有些是基本相同，比如字体格式的设置，还有一些是相通的，比如设置超级链接的方法等。希望您在学习了OFFICE的一个组件后，能够触类旁通，迅速掌握其它组件的基本使用方法。
使用快捷键能大大提高工作的效率，以下列出了Office 2000最常用的部分快捷键。
（1）编辑：
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查找 |
<Ctrl>+F |
复制 |
<Ctrl>+C |
（2）定位：
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上翻页 |
<PageUp> |
到行首 |
<Home> |
（3）文档：
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保存 |
<Ctrl>+S |
新建 |
<Ctrl>+N |
图3-6 Word 2000程序窗口
Word是Office套装软件中最为常用的一个组件，使用Word可以编辑和打印公文、报告、协议、宣传手册等各种版式的文档，满足不同用户的办公需求。
在学习如何创建Word文档之前，首先来了解并熟悉程序的界面。Word 2000软件的可执行程序文件名为winword.exe，直接在开始菜单的“运行”中输入“winword”或点击桌面、任务栏或开始菜单程序项中该可执行程序的快捷方式即可启动Word 2000，程序显示初始的界面窗口，并自动打开一个新的空白文档。如图3-6所示。
Word程序的窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、工作区等组成，下面对各部件做一简单介绍。
标题栏位于窗口最上方，显示正在编辑的文档名称及应用程序名称，并带有窗口控制按钮。
菜单栏中包括9个下拉菜单选项：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助。可以通过菜单栏调用所有的功能。
工具栏包括某一类常用功能的按钮。Word带有多个工具栏，首次启动Word时默认显示“常用”和“格式”工具栏，位于菜单栏的下方。可以将工具栏用鼠标拖动到窗口的任何一侧，或浮动显示在窗口当中。
如果需要使用其他工具栏，可单击菜单栏“视图”|“工具栏”，在弹出的级联菜单中选择要显示的工具栏；或在任何一个工具栏上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择需要的工具栏。在弹出菜单中选择“自定义”可以打开“自定义”对话框，根据需要定义自己的工具栏。在自定义对话框中选择“工具栏”标签，单击“新建”按钮可以创建新的工具栏；选择“命令”标签，在“类别”窗口中选择命令种类；这时该类命令及其图标会在右边的“命令”窗口显示出来。选定想要添加到工具栏的按钮，可以将其拖动到任何一个显示在窗口中的工具栏的适当位置。
状态栏位于程序窗口的最下方，通常提供所编辑文档的有关信息，如页数、节数、当前页码、光标所在的行和列等等。在状态栏右侧有“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”四个标记，用于标示和开关四种工作方式，默认为关闭，鼠标双击这些标记可打开或再次关闭。
工作区位于窗口中部，用于显示文档和对文档进行编辑。通常工作区包括标尺、编辑区、滚动条、选定栏和视图按钮。
（1）标尺
标尺包括水平标尺与垂直标尺，用于进行精确定位，也可以改变页面边界和进行段落编排。用户可选择菜单栏“视图”|“标尺”来显示或隐藏标尺。垂直标尺只在页面视图中才会显示，其他视图中均不显示。
标尺刻度可以选择不同的单位，包括英寸、厘米、毫米、磅。另外还有一种特殊单位“字符”，具体长度值随所用字号而变化，用于设置段落缩进、页边距、行距、字符间距等等，这对于中文文字的处理特别有用。要选择所用单位，可通过菜单栏“工具”|“选项”打开“选项”对话框，在“常规”选项卡的“度量单位”下拉列表框中进行选择。
（2）编辑区
编辑区默认显示一张A4规格（21×
（3）滚动条
滚动条与其他Windows窗口的滚动条外观及功能大致相同，包括水平滚动条和垂直滚动条，可以点击或拖动滚动条浏览整个文档。垂直滚动条下方带有3个浏览按钮，可点击中间的按钮选择浏览对象，如页面、图形、表格等；点击上下浏览按钮快速定位到上一个或下一个浏览对象。如果要隐藏滚动条，可选择菜单栏“工具”|“选项”，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中取消对“水平滚动条”和“垂直滚动条”复选框的勾选。
（4）选定栏
选定栏是编辑区左侧的页面空白部分，当鼠标移动到选定栏区域时，鼠标指针将变为空心的向右箭头。可以在选定栏使用鼠标选定文本，具体操作方法详见下一节。
（5）视图按钮
视图按钮位于水平滚动条左端，用于切换文档的视图。视图指文档的显示方式，包括普通视图、Web版式视图、页面视图和大纲视图，有关内容稍后将详细介绍。
（1）新建空白文档
Word所创建的文档，其扩展名为.doc。当启动Word程序时，会自动创建一个空白新文档，并命名为“文档
（2）使用模板新建文档
选择菜单栏“文件”|“新建”，打开“新建”对话框，如图3-7所示。在此对话框中，除了可以选择创建空白新文档；也可以选择一种模板或向导，创建一个有预设格式及内容的新文档。向导是指通过逐步提示用户输入一些信息并自动创建固定格式的文档；模板是指程序附带的，定义了各类标题格式、背景图案或通用文字的样本文档，模板文件的扩展名为.dot。可以在模板基础上生成外观统一的文档，用户也可根据需要自己创建模板。
实际上任何Word文档都是基于某一个模板的，以默认方式创建的空白新文档所使用的是通用模板，其文件名为normal.dot。
图3-7 “新建”对话框
（3）打开现有文档
如果要打开一个现有的文档，可单击常用工具栏上的“打开”按钮，或选择菜单栏“文件”|“打开”，显示“打开”对话框，如图3-8所示。在文件夹列表中找到所需文件，双击即可在工作区中打开。最新打开过的4个文档会在“文件”菜单栏中保存为菜单项，可直接点击打开。
图3-8 “打开”对话框
（1）输入文本
创建文档后，即可进行文字输入工作。输入文字时，插入点向右移动，移至行尾时会自动换行，并调整文字间距以保持文本两端对齐。输入文本时先不必考虑格式要求，对于中文文本，段落开始可先空两个汉字即输入4个半角空格。当输入完一段内容后，按回车键可分段即插入一个段落标记。如果前一段的开头输入了空格，段落首行将自动缩进。输入满一页会自动分页，如果对页面内容进行了增删，这些文本会在页面间重新调整；按<Ctrl>+回车键可强制分页，即加入了一个分页符，确保文档在此处分页，例如一个章节的结束。
Word 2000还具有“即点即输”功能，在页面的空白处双击鼠标，即可将插入点定位到指定的位置进行输入。
图3-9 “插入特殊符号”对话框
（2）插入特殊符号
如果需要输入特殊符号，可以使用Windows系统输入法的软键盘，也可以使用Office内部的插入符号功能。使用“符号栏”工具栏，可输入特殊标点、运算符、单位符号等，选择菜单栏“插入”|“符号”或“特殊符号”，可以输入更多的特殊符号，如图3-9所示。
（3）文本的辅助输入
图3-10 “自动图文集”工具栏
Word附带了大量不同类别的常用词句，如称呼用语、问候用语等，称为“自动图文集”。选择菜单栏“插入”|“自动图文集”，点击相应类别的级联菜单项即可插入；也可以输入词条的头一个字或单词后按<F3>键Word会自动完成整个词条的输入；用户还可以打开“自动图文集”工具栏，快速选择所需词条，如图3-10所示；点击工具栏上的“自动图文集”按钮，可在对话框中添加用户自己的常用词条。
除了文本以外，“自动图文集”还可以保存和快速插入图形、域、表格等其他内容。具体方法为：首先选定对象，然后点击自动图文集工具栏上的“新建”按钮或按快捷键<Alt>+F3，在弹出的对话框中命名词条，以后该词条就会出现在词条列表的“正文”类别之中了。
“自动更正”功能可以使用户在输入英文时自动将句首字母大写而不必手工切换大小写，还可以自动更正一些误拼的英文单词，甚至一些中文成语中的别字。例如，若用户误把and输入为adn，一旦接着输入一个标点或空格，Word就会自动将其更正；若用户输入带有别字的成语“再接再励”，会立即被更正为“再接再厉”。单击菜单栏“工具”|“自动更正”打开“自动更正”对话框，可以在“自动更正”选项卡中详细设置自动更正选项。还可以自定义自动更正词条，方法是在“替换”框中输入要替换的词条如“jsjjc”，词条最长可达32个字符，不包括空格；在“替换为”框中输入词条如“计算机基础”，然后单击“添加”按钮和“确定”按钮，这样就建立了一个自动更正词条。在文档中输入“jsjjc”再按空格键即自动将其替换为“计算机基础”。
“自动图文集”和“自动更正”插入词条的方式有所不同。在创建了“自动图文集”词条后，要执行相应操作将词条插入文档中（“插入”|“自动图文集”；或者输入词条的头一个字或单词后按<F3>键）；而如果使用“自动更正”，输入词条时将立即自动更正，如果不希望应用自动更正，可以立即按<Ctrl>+Z键取消。
（4）拼写和语法检查
Word会对键入的文本自动进行拼写和语法检查，并提出修改建议。对于英文的拼写错误和中文的别字，将使用红色波浪线标出。在文本上点击鼠标右键，在弹出菜单中可选择修改为正确的文本，如图3-11所示。对于英文和中文语法错误，将使用绿色波浪线标出，也可以通过右键菜单选择修改为正确的文本。由于语法问题的判断较复杂，特别是对于中文语法错误，Word往往仅在右键菜单中显示简单说明供用户参考。作为拼写和语法提示的波浪线只在屏幕上显示，不会被打印出来。
图3-12 “另存为”对话框
文档内容输入完毕后，应当及时保存。方法是点击常用工具栏的“保存”按钮，或按快捷键<Ctrl>+S，即可将正在编辑的内容存盘。如果是刚创建的新文档，将出现“另存为”对话框，并将文档的第一行内容作为默认的文件名，用户可输入文件名及选择保存类型，然后点击“保存”按钮，如图3-12所示。
图3-11 自动语法提示
默认情况下Word程序每隔10分钟会对正在编辑的文档进行自动保存，如果需要修改自动保存的时间间隔，选择菜单栏“工具”|“选项”，在“保存”选项卡中进行设置即可。
为了提高编辑效率，通常在完成全部文本的输入后再开始进行增删和修改。需要添加文本可以使用键盘的方向键、翻页键或用鼠标操作改变插入点的位置，鼠标单击可将插入点移动到所需的位置并添加新文本，在添加文本过程中，Word自动调整段落的其余部分以容纳新文本。如果要使新添加的文本覆盖原有文本，可以将默认的“插入”状态变为“改写”状态，方法是双击状态栏中的“改写”标记或点击<Insert>键，这时“改写”标记从灰色文本变为黑色文本。再次双击“改写”标记可恢复“插入”状态。
要删除文字，可先将插入点移至指定位置，按退格键（BackSpace）可删除插入点前面的字符，按<Delete>键可删除插入点后面的字符。
对于整块文本的删除，可先使用键盘或鼠标选取文本，再按<Delete>键或退格键。以下是几种常用的文本选取方法：
（1）拖动鼠标选取：拖动鼠标选取是最常用的方法，将鼠标移到起始位置，按下左键拖动到结束位置为止，将选中起始位置到结束位置之间的所有文本。如果事先按住<Alt>键，将只选取起始位置到结束位置矩形框范围内的文本。
（2）点击鼠标选取：在文本上双击鼠标将选定一个词，三击则可选定当前段落。
（3）利用选定栏：编辑区左侧的页面空白部分称为选定栏，将鼠标移动到文档选定区，单击可选取当前行，拖动鼠标可选取多行，双击可选取当前段落，三击则可选取整个文档。
（4）利用键盘选取：熟悉使用键盘可以高效率地进行选取操作。将插入点移到起始位置，先按住<Shift>键再按键盘上的方向键、翻页键可以向某方向快速选择文本；或按<Home>选取插入点到行首的文本，按<End>选取插入点到行尾的文本。快捷键<Ctrl>+A（或<Ctrl>+小键盘的“5”）可选取所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<Home>选取插入点到文档头的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<End>选取插入点到文档尾的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<↑>选取插入点到段首的所有文本；<Ctrl>+<Shift>+<↓>选取插入点到段尾的所有文本。
使用鼠标或键盘进行选取的更详细说明可参看下表：
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选取项目 |
鼠标操作 |
键盘操作 |
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单词 |
双击该单词 |
① 光标移至词首按<Ctrl>+<Shift>+→ ② 光标移至词尾按<Ctrl>+<Shift>+← |
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一行 |
在选定栏上单击该行对应位置 |
① 光标移至行首按<Shift>+<End> ② 光标移至行尾按<Shift>+<Home> |
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连续多行 |
在选定栏上单击首行并拖动到末行 |
① 光标移至首行行首连续按<Shift>+↓ ② 光标移至末行行尾连续按<Shift>+↑ |
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一个段落 |
① 双击该段选定栏 ② 三击该段任意位置 |
① 光标移至段首按<Ctrl>+<Shift>+↓ ② 光标移至段尾按<Ctrl>+<Shift>+↑ |
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连续多段 |
在选定栏上双击首段并拖动到末段 |
① 光标移至首段段首连续按<Ctrl>+<Shift>+↓ ② 光标移至末段段尾连续按<Ctrl>+<Shift>+↑ |
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任意两点间内容 |
① 拖动鼠标自第一点至第二点 ② 单击第一点后按住<Shift>键，再单击第二点 |
光标移至第一点，按住<Shift>键并使用方向键或翻页键移至第二点 |
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整个文件 |
① 在选定栏上三击 ② 单击菜单栏“编辑”|“全选” |
① 按<Ctrl>+A ② 按<Ctrl>+5（数字小键盘） |
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一个图形 |
单击该图形 |
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页眉或页脚 |
在页面视图下双击页眉或页脚 |
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一个矩形文本块 |
按住<Alt>键，然后拖动鼠标 |
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要移动选定的文本，只需在选定的文本上按住鼠标拖动即可将文本移至新的位置，也可以采用先剪切后粘贴的方法移动文本。在Word中复制与粘贴的方法与Windows中相同。Word 2000带有一个多重剪贴板，允许用户同时存放12项剪切或复制的内容。可以打开“剪贴板”工具栏进行操作，工具栏显示了所存放内容的图标，当鼠标指向其中一个将显示内容提示信息，点击图标将把相应内容粘贴到插入点位置。可以点击“全部粘贴”按钮粘贴存放在剪粘板中的全部内容，或点击“清空剪贴板”清除全部内容。
在Word中还可以使用选择性粘贴，例如可以从网页浏览器中复制纯文本而不附带文本的字体、颜色和网页中的图片，方法是选择菜单栏“编辑”|“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择一种粘贴方式，如图3-13所示。
图3-13 “选择性粘贴”对话框
Word文档的默认字形、字体和字号是常规、宋体、5号字，段落文本两端对齐。可以使用“格式”工具栏对输入的文本和段落进行基本的格式设置。
要设置文本格式，首先选取文本，然后点击“格式”工具栏的相应按钮或下拉列表框进行设置。
使用格式工具栏上的字体和字号下拉列表框，可以改变选定文本的字体和字号；黑体按钮、斜体按钮、下划线按钮分别用于设定与取消黑体、斜体、加下划线等字型；字符边框按钮和字符底纹按钮可以给文本加上边框或底纹；字符缩放下拉式按钮可以设置字符的宽度与高度之比，例如，设置字符缩放为200%指字符的宽度是正常宽度的两倍；字体颜色下拉式按钮则可以设置文本的颜色。
“格式刷”功能可以将一块文本所使用的所有格式信息快速应用到另一块文本之上，操作步骤如下：
（1）选择希望用以复制格式的文本，即样板文本。
（2）单击或双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标指针变成涂刷形状（单击按钮可进行一次复制，双击则可用于多次复制）。
（3）选取要进行格式编排的文本，样板文本的格式将立即应用于该文本。如果要多处复制，再选择其它需要复制的文本。
（4）格式复制全部完成后，再次单击“格式刷”按钮或按<Esc>键，结束操作。
图3-14 “项目符号和编号”对话框
（1）对齐方式和行间距
格式工具栏上的“两端对齐”、“居中”、“右对齐”和“分散对齐”按钮用于设置段落的对齐方式。例如需要将文档的标题居中显示，只要将插入点移至标题位置，点击“居中”按钮即可。
在工具栏区打开“其他格式”工具栏，点击其中的“单倍行距”、“1.5倍行距”或“2倍行距”按钮，可以快速改变段落文本的行间距。
（2）段落缩进
使用工作区边缘的标尺可以设置段落文本与页边的距离、以及段落的缩进。拖动标尺的黑白交界线可以修改页边距。拖动水平标尺边缘的三个缩进标记可修改段落的相对页边距的缩进：左上方的标记控制首行缩进的距离；左下方的标记控制其他各行的左缩进；右下方的标记控制右缩进。除了上述3种缩进方式，还有一种缩进方式称为悬挂缩进，指的是首行缩进距离小于其他各行左缩进距离。
（3）项目符号与编号
可以为多个段落，例如合同或规章的条目设置可自动更新的编号或项目符号列表，方法是选定多个段落，然后点击“格式”工具栏上的“编号”或“项目符号”按钮，再次点击将取消项目符号或编号。如果需要修改项目符号或编号的样式，可以先选取段落，再选择菜单栏“格式”|“项目符号和编号”，在打开的“项目符号和编号”对话框中选择具体的样式，如图3-14所示。
与文本格式一样，也可以使用“格式刷”将段落格式复制到多个段落。
使用查找与替换，可以在选定区域或整个文档范围内快速编辑和修改文本，选择菜单栏“编辑”|“查找”或“替换”，都将出现“查找和替换”对话框，如图3-15所示。
图3-15 “查找和替换”对话框
在“查找”选项卡中，可以根据需要对搜索的范围、选项及格式等进行相应的设置，点击“高级”按钮将打开更多的选项，可以执行更特殊的查找功能。
（1）查找内容
在“查找内容”下拉列表框中可输入要查询的信息，保存在剪贴板上的内容也可用快捷键<Ctrl>+V直接粘贴进来。
（2）搜索范围
在“搜索范围”下拉列表框中有“全部”、“向上”、“向下”三个选项。“全部”指在整个文档范围内查找；如果预先选定了文本，则先在选定文本范围内查找，再提示是否搜索文档的其余部分。“向上”和“向下”指从插入点开始查找到文档的起点或终点。
（3）搜索选项
区分大小写：查找时是否区分英文字母的大小写。
全字匹配：以空格分隔的西文单词须完全匹配。如查找ever时，将忽略never、whenever等单词。
使用通配符：通配符可以实现模糊查找，例如“?”代表任意一个字符。查找“第?章”时“第一章”、“第8章”均符合要求，而“第10章”则不合要求。
同音：发音相同但拼写不同的英文单词均符合要求，如查找“color”时也包括“colour”。
查找单词的各种形式：忽略英文单词的单复数、时态变化，如查找“is”时也包括“be”、“am”、“are”、“were”等。
区分全/半角：查找时是否区分全角或半角字符。
（４）格式
单击“格式”按钮，在弹出的菜单中可以进一步限定查找替换文本的格式，例如可使用这一功能只搜索同一单词中被设置了粗体的几个单词。
（5）特殊字符
单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中可以选择查找制表符、段落标记等非文字字符。
（6）不限定格式
如果设置了格式，单击“不限定格式”按钮可以取消所设置的格式。
（7）查找下一项
单击“查找下一项”，系统根据限定条件找到一个完全符合的内容并将其选中，再次单击可以继续查找。
文本的替换是在查找功能的基础上进行的，利用替换功能，可对找到的对象进行成批的更改。切换到“替换”选项卡中，可以看到在查找选项的基础上增加了一些替换选项，如图3-16所示。
图3-16 “替换”选项卡的高级模式
（1）替换为
在“替换为”下拉列表中，可输入替换的内容。除了普通的替换，还可以进行一些特殊的替换，例如将文档中的某个词替换为空即删除，或改为红色加着重号的格式。
（2）替换
单击“替换”按钮，程序将找到第一个符合条件的项目并替换其内容，然后定位到下一个符合条件的项目。
（3）查找下一处
单击“查找下一处”按钮，系统对当前查找到的内容不作处理，定位到下一个符合条件的项目。
（4）全部替换
单击“全部替换”按钮，系统将一次性替换全部符合条件的项目。
查找替换是一项非常有用的功能，用户可以灵活地进行应用。例如在文档录入时，可以先用简单的缩写来代替一些在文档中多次出现的较长的词句，然后一次性替换为实际文字。
在文档处理中经常需要使用表格，表格是由粗细不同的横线和竖线构成的行和列组成的。在Word中，表格中行和列相交构成的方格称为单元格。每一个单元格是一个独立的输入区域，可以输入文本和图形，并可单独进行排版和编辑。
要创建一个表格，可以选择菜单栏“表格”|“插入”|“表格”命令，在打开的“插入表格”对话框中设置表格的行、列数，单击“确定”按钮即可在插入点位置建立新表格；也可以点击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在弹出的显示框中直接指定新表格的行列数，快速创建一个简单表格，如图3-17所示。
创建表格之后，可以将鼠标移动到表格线上拖动改变表格的宽度、高度和表格线的位置。当插入点位于表格之内，水平标尺和垂直标尺上将显示于表格线对应的分隔线和文本缩进控制点，可以用鼠标拖动以改变表格行高、列宽及表格内文本的缩进。当插入点或鼠标位于表格之内，表格左上方将出现表格位置控制图标，单击可以选定整个表格内的文本，拖动可以改变表格的位置；表格右下方将出现表格大小控制图标，拖动可以改变表格的大小。可以使用与文本选择相同的方法选定多个单元格或整行；在表格列上方单击可选定整列。在选定行列或整个表格的情况下，按<Delete>键将清除其中的内容，使用“剪切”则可删除行列或整个表格。当插入点位于表格之内，按<Tab>键插入点将跳到同行的下一个单元格；如果已经在一行的最后一个单元格，按<Tab>键插入点将跳到下一行的第一个单元格；如果已经在整个表格的最后一个单元格，按<Tab>键将增加新的一行。
点击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，将打开“表格和边框”工具栏。使用各种工具按钮对已创建的表格进行修改，生成更复杂的表格样式。
使用“绘制表格”按钮，可以在已有表格上加入新的水平或垂直表格线，形成新的行列或将现有单元格一分为二，也可以在单元格上加斜线。使用“擦除”按钮，可以去掉现有的表格线或将现有单元格合二为一，如果拖动鼠标选中所有表格线，将删除整个表格。另外，也可以单击菜单栏“表格”|“插入”或“删除”进行表格行列或单元格的插入和删除操作。
图3-17 点击“插入表格”按钮弹出的显示框
选定多个单元格，点击“合并单元格”按钮可将其合并成为一个单元格；选定一个或多个单元格，点击“拆分单元格”可将其拆分为指定行列数的小单元格。
使用“对齐方式”按钮，可以设置单元格内文本的水平与垂直对齐方式。如果对表格线进行拖动使表格各行列的宽度不一致，可以选定表格，点击“平均分布各行”或“平均分布各列”按钮，统一调整行高或列宽。
图3-18 “表格自动套用格式”对话框
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图3-19 “将文字转换成表格”对话框 |
选择菜单栏“表格”|“表格属性”，将打开“表格属性”对话框。其中，“表格”选项卡可以指定表格的宽度，在页面中的对齐方式和文字环绕；“行”、“列”选项卡可以精确设置行和列的宽度；“单元格”选项卡用于指定单元格宽度和单元格中文本的垂直对齐方式。
可以在单元格中改变文字方向，选择菜单栏“格式”|“文字方向”，在出现的对话框中选定想要的文字方向，然后单击“确定”。
实际工作中经常要使用带有多条斜线的表头，要制作斜线表头，可选择菜单栏“表格”|“绘制斜线表头”，在打开的对话框中选择表头样式、输入表头中的标题文字。
在Word中，可以方便地进行文本和表格之间的相互转换。文本转换成表格的步骤如下：
（1）文本数据之间必须使用分隔符，可以是制表符、逗号或空格等。一行数据对应转换后表格的一行；一个分隔符对应表格同一行里各列的分隔线。
（2）选定需要转换的文本。
（3）选择菜单栏“表格”|“转换”|“文字转换成表格”，显示“将文字转换成表格”对话框，如图3-19所示。
（4）通过选定要使用的分隔符。如果所用的分隔符没有列出来，选定“其他字符”选项，然后在文本框键入要用的字符。注意“列数”框中自动显示的数值是否符合要求。
（5）单击“确定”，将选定文本转换为表格。例如图3-20左边的文本以“|”为分隔符，经过转换将形成右边的表格。
|
姓名|性别|出生日期|联系电话 王辉|男| 许庆龙|男||8254653 孙晓红|女| |
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图3-20 文字转换成表格示例
将表格转换为文本的步骤如下：
（1）选定需要转换为文本的表格。
（2）选择菜单栏“表格”|“转换”|“表格转换成文字”，显示“将表格转换成文字”对话框。
（3）选择一种文本分隔符，通常可以使用制表符。
（4）单击“确定”，将表格转化为用所选分隔符隔开的文本。
图3-21 “字体”对话框
需要设置特殊字体格式，可选择菜单栏“格式”|“字体”，打开“字体”对话框，在该对话框中有三个选项卡，如图3-21所示：
（1）字体选项卡
用于对中文字体、西文字体、字形、字号、字体颜色、下划线样式、着重号，以及删除线、上标、下标、阴影、空心等文字效果进行调整。例如输入“m2”，选定“2”，打开字体对话框勾选“上标”复选钮，文本格式将成为“m2”。
Word中可以使用“字号”和“磅”作为字体大小的单位，
|
字号 |
磅 |
毫米 |
字号 |
磅 |
毫米 |
|
八号 |
5 |
1.76 |
小三 |
15 |
5.29 |
|
七号 |
5.5 |
1.94 |
三号 |
16 |
5.64 |
|
小六 |
6.5 |
2.29 |
小二 |
18 |
6.35 |
|
六号 |
7.5 |
2.65 |
二号 |
22 |
7.76 |
|
小五 |
9 |
3.18 |
小一 |
24 |
8.47 |
|
五号 |
10.5 |
3.70 |
一号 |
26 |
9.57 |
|
小四 |
12 |
4.23 |
小初 |
36 |
12.70 |
|
四号 |
14 |
4.94 |
初号 |
42 |
14.82 |
（2）字符间距选项卡
用于调整字符间的水平和垂直距离。字符间距有标准、加宽和紧缩3种选择；位置有标准、提升和降低3种选择。还可以在“磅值”框内精确设置字符间距。
（3）文字效果选项卡
用于设置文字的动态效果例如“赤水情深”、“亦真亦幻”等等，动态效果只用于屏幕显示，不影响打印输出。
需要设置特殊段落格式，可选择菜单栏“格式”|“段落”，打开“段落”对话框，在该对话框中也有三个选项卡，如图3-22所示：
图3-22 “段落”对话框
用于详细设置段落的左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进、段前间距、段后间距、行间距、大纲级别和对齐方式等。相对于标尺工具，能够更精确地输入具体度量值。正在进行段落设置的段落以加黑的文本显示在对话框的“预览”区内，以便在确定应用段落格式之前看到设置的效果。
单击“行距”下拉列表框，可以选择6种设置选项：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、最小值、固定值和多倍行距，其中，单倍行距是系统的缺省设置值。每种设置选项还可以在“设置值”微调框中进行细微的调整。
（2）换行和分页选项卡
用于设置段落的换行和分页选项。例如用户可以勾选“段中不分页”复选钮，防止同一段落的文本被分成两页。
（3）中文版式选项卡
用于设置中文版式，例如中文标点在行首尾时的断行方式，自动调整中文和西文之间的距离等。
样式是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观。例如，如果用户希望报告中的标题醒目一些，不必分三步设置标题格式，（即把字号设置为三号；字体加粗体，并使其居中），只需应用“标题”样式一步操作即可取得同样的效果。
启动Word时，会基于Normal模板新建空白文档，键入的文字会具有“正文”样式。也就是说，输入的文本将使用当前为“正文”样式所定义的字体、字号、行间距、文本对齐及其他格式。“正文”样式是创建模板中其他样式的基础。
在Normal 模板中，除了“正文”样式，还提供了大量其他样式。在“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框中列出了一些基本样式；选择菜单栏“格式”|“样式”，在弹出的“样式”对话框中可以查看并应用其他样式。
点击菜单栏“视图”|“文档结构图”，将在工作区左侧打开文档结构图，所有应用了标题样式的文本将分级别在此显示出来，点击一个标题可以快速跳转到其所在在页面，点击标题前的图标可以收缩或展开其下级标题，如图3-23所示。
图3-23 “文档结构图”显示的多级标题结构
用户可以修改现有的样式，还可以创建新的自定义样式。要修改现有样式，可执行下列步骤：
（1）打开“样式”对话框，选择一种需要更改的样式。
（2）单击“更改”按钮，将弹出“更改样式”对话框。
（3）单击“格式”按钮，在弹出的列表框中选择一项，将打开相应对话框以修改样式使用的字体格式、段落格式等等。
（4）点击“确定”按钮返回“样式”对话框；点击“应用”按钮关闭对话框，这时文档中应用了该样式的文本格式都会自动进行更改。
要创建自定义样式，可在“样式”对话框中点击“新建”按钮，打开“新建样式”对话框，首先输入样式的名称，其余的操作与更改样式完全相同。
图3-24 “边框和底纹”对话框
要为页面、段落、文本或表格设置特殊的边框和底纹，可以先选定以上对象，单击菜单栏“格式”|“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框。对话框中包括三个选项卡，如图3-24所示。
（1）边框选项卡
用于设置文本、段落或表格的边框样式、线型、颜色、线宽等等，选择相应选项后，右侧可以看到预览效果。点击预览区边缘的四个按钮可以选择某一条边的样式，使用预览区下方的列表框可以选择应用的范围。
（2）页面边框选项卡
用于设置页面边框，与上一选项卡类似，但增加了“艺术型边框”下拉列表框，可以设置艺术型的页面边框，如请柬、贺卡、奖状的花边等。
（3）底纹选项卡
用于设置底纹效果，包括颜色和填充图案等。
在页面中除了普通文本编辑区之外，还有页眉和页脚区域，页眉内容打印在上页边距中，而页脚内容打印在下页边距中。其中可以包括页码、日期、公司徽标、文档标题等文字或图形。例如，当使用菜单栏“插入”|“页码”时所添加的页码信息通常就是显示在页脚位置的。
在文档中可自始至终用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚。例如，可以在首页上使用与众不同的页眉或页脚或者不使用页眉和页脚。还可以在奇数页和偶数页上使用不同的页眉和页脚。
要设置页眉和页脚，单击菜单栏“视图”|“页眉和页脚”，插入点将位于页眉位置，同时自动打开“页眉和页脚”工具栏。用户可以直接输入文本和设置格式，也可以点击“页眉和页脚”工具栏上相应的按钮添加页码、日期、时间和自动图文集等。点击“在页眉和页脚间切换”可以转到页脚位置添加文本，点击“关闭”按钮结束编辑，页眉和页脚的内容将以浅色显示。
图3-25 “题注”对话框
在“题注”对话框中点击“自动插入题注”按钮将打开“自动插入题注”对话框。可按需要选择要插入题注的项目，以后当选择的项目插入到文档中时，会自动加上题注（在之前插入的项目并不会补加题注）。
注释用于对文档中的个别术语作进一步的说明，注释由注释引用标记和注释文本两部分组成。注释可分为脚注和尾注，注释文本放在每页末尾的称为脚注；注释文本放在文档末尾的称为尾注。要插入脚注和尾注可按如下步骤：
（1）首先指定插入位置，例如将插入点定位在某一术语后。
（2）单击菜单栏“插入”|“脚注和尾注”，打开“脚注和尾注”对话框。
（3）点击“脚注”或“尾注”单选钮选择注释方式；点击“自动编号”或“自定义标记”单选钮选择用作注释引用标记的符号。
（4）单击“确定”按钮，Word将插入注释引用标记，同时插入点定位到注释文本所在的位置以输入注释文本。
图3-26 “交叉引用”对话框
交叉引用可以在文档的任何位置创建到某个项目（题注、标题、图表、表格）的连接，如果引用的项目有了变化（如表格6改为表格5），Word会自动进行更新。
要创建交叉引用，可按以下步骤操作：
（1）在选定的位置输入交叉引用的提示文字，如“详情参见”。
（2）单击菜单栏“插入”|“交叉引用”，打开“交叉引用”对话框，如图3-26所示。
（3）在“引用类型”下拉框中选择要引用的项目类型，包括编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公式和图表；在“引用内容”下拉框中选定交叉引用提示文字后显示的信息，其内容随项目的不同而变化；在下方的列表框中选择要引用的具体项目。
（4）单击“插入”按钮即创建交叉引用。当鼠标移至提示文字后显示的信息，光标将变为手形，单击即可迅速跳转至被引用的对象。
交叉引用以及插入的日期与时间、页码、目录条目等可随情况不同而变化的项目称为域对象，在对文档进行修改后可以全选文档后按<F9>键更新域对象。每次打开文档，文档中的域对象也会自动更新。要单独更新某个域对象，可在域对象上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“更新域”命令。
要创建书签，首先指定位置或选择一个项目，单击菜单栏“插入”|“书签”，在弹出的对话框中输入书签名，书签名长度不超过40个半角字符或20个汉字，只能包含汉字、字母、数字和下划线，不能包含空格、不能以数字开头。单击“添加”按钮即可创建书签。
可以在文档中快速定位到一个书签，方法是：单击垂直滚动条下方的“选择浏览对象”按钮，如图3-27所示。在弹出的选择区中单击“定位”。在弹出的“定位”对话框的“定位目标”列表框中点击“书签”，选择一个书签名即可。
对于使用了多级标题样式的文档，可以为整个文档创建目录。具体步骤如下：首先要将插入点定位到文档的开始处，选择菜单栏“插入”|“索引和目录”，在弹出的对话框的“目录”选项卡中选择目录要显示的标题级别，如图3-28所示。
图3-28 “目录”选项卡
设置完成后单击“确定”即可生成一个标准格式的目录，如图3-29所示。如果修改了文档内容，目录也将随之更新，点击目录文本还可以跳转到文档中相应的标题位置。
图3-29 自动创建目录示例
Word除了能够处理文字信息，还可以绘制图形、插入图片，将图形对象与文字结合在一个版面上，设计出图文并茂的文档。
Office 2000附带了“Microsoft剪辑库
要插入剪贴画，选择菜单栏“插入”|“图片”|“剪贴画”，在打开的“插入剪贴画”窗口中可方便地浏览和选择剪贴画。例如，单击类别“娱乐”，该类别的剪贴画就以缩略图的形式显示出来，从中选择需要的剪贴画，单击“插入剪辑”按钮，就可将其插入到文档中，如图3-30所示。
要插入图片文件，选择菜单栏“插入”|“图片”|“来自文件”，在打开的文件列表对话框中可以浏览并选择图片文件，如图3-31所示。在“插入”下拉式按钮中有三种方式可供选择，其中“插入”方式将图片保存在文档文件内部，删除或修改原有图片文件不会对已插入的图片造成影响；“链接文件”方式只在文档文件中保存原有图片文件的路径信息，这样将可减小文档文件的大小，而且对图片文件进行修改后文档中的图片也会自动更新，但删除原文件或移动原文件将使文档中的图片无法显示。“插入和链接”方式即在文档中保存图片也保存路径信息，同时具备前两种方式的特点。
图3-30 “插入剪贴画”对话框
图3-31 “插入图片”对话框
插入的图片默认将嵌入文本当中，可以象文本一样进行处理如移动、居中等。选中图片，其四周会出现8个控制点，拖动角部的控制点可以成比例地放大或缩小图片，拖动边上的控制点可以单独改变图片的宽度或高度。
选中图片后，可以使用自动弹出的“图片”工具栏对其进行一系列的编辑操作，如裁剪图片、设置图片亮度和对比度等。点击“裁剪”按钮，按住图片控制点向内拖动即可裁去图片的边缘。点击“文字环绕”，在弹出的列表中可以选择环绕方式即图片与周围文字的关系，如四周型环绕、紧密型环绕、衬于文字下方、浮于文字上方等，如图3-32所示，左方是四周型环绕的效果，右方是紧密型环绕的效果。设置了环绕方式的图片将不再嵌入文本当中，可以移动到任何地方，文本的移动也不会影响到图片的位置。
图3-32 四周型环绕（左）和紧密型环绕（右）
图片对象与文本之间有层次关系，Word页面具有文本层、绘图层和文本层之下层等3个层次。刚插入的图片位于文本层，如图片较大，图片所在文本行的行高会自动调整以适应图片的高度；设置了“衬于文字下方”的图片位于文本层之下层，图片会被文本的笔划所遮盖，形成水印效果；设置了其他环绕方式的图片位于文本层之上的绘图层，取消环绕时将遮住下方的文字。
在图片上单击右键，选择“设置图片格式”，在打开的对话框中可以对图片进行更详细的设置，如精确改变图片的大小、设置环绕文本与图片的距离等。在右键菜单中选择“叠放次序”，可以修改重叠图层的上下层次关系。
使用“绘图”工具栏，可以绘制各种形状的图形对象，并能方便地设置图形的颜色、边线、阴影和立体效果等。绘制图形的方法是：单击“绘图”工具栏中的直线、箭头、矩形、椭圆按钮，或单击“自选图形”下拉式按钮选择一种特殊图形，在编辑区拖动鼠标即可创建图形。
图形的相关操作与图片类似，但是不能嵌入文本当中。除了直线、箭头等图形，可以在其他图形中添加文字，方法是右击图形对象并在弹出菜单中选择“添加文字”。
可以将多个图形组合为一个图形单元，以统一调整其位置、尺寸，方法是按住<Shift>键点击以同时选取多个图形，然后单击绘图工具栏中“绘图”下拉按钮中的“组合”；要取消图形的组合，则单击“绘图”下拉按钮中的“取消组合”。
使用Office 2000的“艺术字库”，可以在Word中插入各种效果的艺术字，用作文章标题、海报、请柬等。要插入艺术字，可选择绘图工具栏的“插入艺术字”按钮，在弹出的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字样式，如图3-33所示。单击“确定”按钮打开“编辑艺术字文字”对话框，输入文字，单击“确定”即可生成艺术字对象，双击可以再次修改艺术字文字。
可以在Word中插入组织结构图，步骤如下
（1）指定插入点，单击菜单栏“插入”|“对象”。
（2）单击“对象类型”框中的“MS 组织结构图
（3）在出现的“Microsoft 组织结构图”窗口中编辑组织结构图，先点击工具栏按钮，再点击组织结构图的某个图框，可以添加该图框的上级、下级、同事或助理。
（4）编辑完毕后，关闭“Microsoft 组织结构图”文档窗口返回Word文档窗口。如图3-34所示是一个组织结构图的实例。
图3-34 组织结构图示例
使用Office附带的“公式编辑器”可以编辑各种复杂的公式，要使用公式编辑器，在安装Office 2000时要自定义安装。如使用了典型安装，则需要使用控制面板中的“添加/删除程序”添加该工具。
图3-33 “艺术字”库
选择菜单栏“插入”|“对象”，在弹出的“对象”对话框中选择“Microsoft 公式
图3-35 “公式”工具栏
文本框是一种特殊的容器，其中可以存放文本，甚至也可以插入图片等其他对象，作为一个整体像图片一样处理。利用文本框可以创建更加复杂的版面效果。
图3-36 链接文本框创建的复杂版面
要创建文本框，选择绘图工具栏上的“文本框”或“竖排文本框”，然后在页面上拖动鼠标即可。此外，也可为现有文本创建一个文本框，只需选取文本，然后点击“文本框”按钮即可。
文本框是一个独立的文本编辑区，可以对文本框内的文本进行各种格式、段落编辑修改等操作，如改变字体、更改文字的方向等，不会影响到文本框之外的文本格式。
多个文本框之间可以建立链接关系，相互链接的文本框，其中的内容也是连为一体的。如在前一个文本框中容纳不下的内容，会自动转入下一个文本框中。使用链接文本框可以更加灵活地编排版式。建立文本框链接的方法如下：
（1）选取第一个文本框，系统自动弹出“文本框”工具栏。
（2）单击“文本框”工具栏上的“创建文本链接”按钮，鼠标指针变为水杯形状。
（3）移动鼠标到需要链接的第二个文本框上，鼠标指针变为倾斜的水杯形状，单击鼠标即可建立文本框链接。
（4）单击“下一文本框”按钮，可选定第二个文本框，再次单击“创建文本链接”即可创建多个相互链接的文本框。如图3-36所示是利用链接文本框创建的复杂版面效果。
在建立了链接关系的文本框中，文本将按照创建链接关系的先后顺序“流入”和“流出”。在前一个文本框填满以前，无法在后面的文本框中输入任何内容。如果要断开一个文本框和其他文本框之间的链接关系，连续点击“下一文本框”选中这个文本框，然后单击“断开前项链接”按钮即可。
在日常生活与工作中，用户经常需要编写信件、报告、文件等等。不同单位不同类型的文件都有其独特的格式，而同一类型的文档则要求具有相同的格式。例如一家公司希望所有的文件都有公司特有的徽标和抬头，并且还有大量常用的词汇如公司名称、公司产品名称等。使用自定义的模板可以保存不同类型文件使用的样式、页眉页脚内容、自动图文集词条、工具栏按钮、自定义菜单和快捷键设置等，而且模板文件可以方便地拷贝到其他计算机上使用，能够有效地节省时间和减少工作量。
要创建自定义模板，可采用如下步骤：
（1）打开作为样本的文档，删除非通用正文信息。
（2）单击菜单栏“文件”|“另存为”，打开“另存为”对话框。
（3）在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板(*.dot)”，当前路径会自动转到Templates文件夹。
（4）在“文件名”框中为模板文件命名，单击“保存”按钮。
以后单击菜单栏“文件”|“新建”创建新文件时，自定义模板将出现在“常用”选项卡中供用户选择。也可以把用户最常用的模板保存为Normal.dot，覆盖原有的默认模板。
如果要给原先创建的文档应用新创建的自定义模板，可以单击菜单栏“工具”|“模板和加载项”，在弹出的对话框中点击“选用”按钮，选择自定义模板文件，单击确定即可。
点击菜单栏“工具”|“自定义”或“选项”，将打开“自定义”或“选项”对话框。自定义对话框包括“工具栏”、“命令”、“选项”等3个选项卡；选项对话框包括“视图”、“常规”、“编辑”、“打印”、“保存”、“拼写和语法”、“修订”、“用户信息”、“兼容性”、“中文版式”、“文件位置”等11个选项卡，如图3-37所示。通过自定义和选项，用户可以更改Word程序的许多默认设置，以符合个人的要求。
图3-37 “选项”对话框
邮件合并是Word一个非常有特色的高级功能，用于批量生成相同格式的文档，例如客户联系信函、成绩通知单、商品标签等。以下将通过一个成绩通知单的实例来讲解邮件合并的操作方法。
首先准备好一个学生成绩表文档，其中包含一个表格，内容如下表：
|
姓名 |
语文 |
英语 |
计算机 |
|
王辉 |
80 |
78 |
75 |
|
许庆龙 |
79 |
85 |
80 |
|
孙晓红 |
82 |
79 |
77 |
注意：在实际工作中，更加复杂的电子表格文档通常是使用另一个Office成员——Excel来创建的。
接下来就可以生成成绩通知单的邮件合并文档了，具体步骤如下：
（1）创建一个新文档，输入成绩通知单，设置格式，如图3-38所示。注意，需要变化的内容即学生姓名及分数不必填写。
图3-38 成绩通知单样张
（2）选择菜单栏“工具”|“邮件合并”，打开“邮件合并帮助器”对话框。单击“创建”按钮，从下拉菜单中选择“套用信函”，在弹出的消息框中单击“活动窗口”。
（3）点击“获取数据”，从下拉菜单中选择“打开数据源”，从打开文件对话框中选择事先准备好的学生成绩表文档，单击“打开”，在弹出的消息框中单击“编辑主文档”返回“邮件合并帮助器”对话框，单击“关闭”按钮返回文档窗口。
（4）这时“邮件合并”工具栏将自动出现，点击其中的“插入合并域”按钮，将弹出一个下拉列表框，列表中的域名称就是学生成绩单的表头项目：姓名、语文、英语、计算机，如图3-39所示。
图3-39 “邮件合并”工具栏
（5）将4项合并域分别插入文档中的相应位置，点击“邮件合并”工具栏的“查看合并数据”按钮，域名称将显示为第一个学生的姓名和成绩数据，如图3-40所示。点击“常用”工具栏上的打印按钮将打印第一个学生的成绩通知单。
图3-40 显示合并数据
图3-41 “录制宏”对话框
宏是附在Word文档中的一段Visual Basic代码，简单地说也就是一系列的Word命令。可以把若干个Word操作组合在一起形成一个宏，作为一个单独的Word命令使用。使用宏能简化复杂的操作，本小节将简述宏的创建与使用方法。
可以用手工输入Visual Basic代码的方法创建宏，但这是比较复杂的。对于非专业人士来说，使用宏录制器记录操作可以方便地创建宏。宏录制器几乎可以记录用户的任何操作；但对于插入点的移动和文本的选取，宏录制器不能录制鼠标操作，只能录制键盘操作。录制宏的步骤如下：
（1）选择菜单栏“工具”|“宏”|“录制新宏”，打开“录制宏”对话框，如图3-41所示。
（2）在“宏名”框中输入命名宏，宏名不能有空格、逗号或句号，例如：我的标题。
（3）为方便用户操作，可将宏添加到工具栏、菜单栏或指定快捷键，只需点击相应按钮并按提示操作即可。
（4）单击“确定”按钮，弹出“停止录制”对话框，开始录制宏。执行一系列的操作，例如：设样式为标题1，红色、加粗、下划线、居中。
（5）单击“停止录制”对话框上的“停止”按钮，结束录制。
要运行所创建的宏，步骤如下：
（1）选取要执行宏的对象，例如：选定一行文本。
（2）选择菜单栏“工具”|“宏”|“宏”，打开“宏”对话框。
（3）在“宏名”列表中选择要运行的宏，例如：我的标题。
（4）单击“运行”按钮，执行宏，例如：运行了“我的标题”宏后的文本，将变成标题1，红色、加粗、下划线、居中。
如果需要查看所创建的宏的Visual Basic代码，选择菜单栏“工具”|“宏”|“宏”，在打开的“宏”对话框中选择一个宏名，再点击“编辑”按钮，将打开“Microsoft Visual Basic”窗口，显示宏的代码并可以对代码进行修改。
视图是指工作区中文档的显示方式。Word 2000提供了4种视图，用户可根据需要点击工作区左下方的4个视图按钮，切换不同的视图，以适应操作和查看文档的需要。
普通视图简化了页面布局，只显示文本、表格和嵌入文本的图片，但不显示页眉页脚和设置了环绕的浮动图片等特殊对象，页与页之间以虚线显示分隔符。在普通视图中，可以方便地编辑文字信息。
Web版式视图中可以显示页面背景，每行文本的宽度会自动适应文档窗口的大小。Web版式视图与文档保存为Web页并在浏览器中打开看到的效果一致，是最适合在屏幕上查看文档的视图。
页面视图是Word最常用的视图，可以显示文档所有的内容。在页面视图中看到的效果与文档打印出来的效果一致。
大纲视图中，除了显示文本、表格和嵌入文本的图片外，还能显示文档的结构，还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档用于将若干个小文档组织成一个长文档，有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。
图3-42 大纲视图与大纲工具栏
在大纲视图中可以使用“大纲”工具栏，如图3-42所示，各按钮功能如下：
（1）升级：将段落提升一级。例如，正文提升为文档使用的最低标题，标题4提升为标题3等。
（2）降低：将段落降一级。
（3）降为“正文文字”：将标题降为正文文字。
（4）上移：将光标所在段落移到上一段落前面。
（5）下移：将光标所在段落移动下一段落后面。
（6）展开：显示选定标题的正文文字和子标题。
（7）折叠：隐藏选定标题的正文文字和子标题。
（8）显示至标题1—7：显示指定标题级别以上的标题。
（9）全部：显示所有标题。
（10）只显示首行：只显示正文各段落的首行。
（11）显示格式：显示或隐藏字符格式。
大纲视图最后的8个按钮用于编辑主控文档，提供了“创建子文档”、“插入子文档”等功能。由于具体用法比较简单，这里不再赘述，读者可自行操作体会。
可以使用窗口拆分的方法在同一窗口内查在同一文档的不同部分。具体操作为：选择菜单栏“窗口”|“拆分”，在窗口中拖动鼠标确定位置并单击，窗口将拆分成为上下两部分，分别拥有独立的滚动条。选择菜单栏“窗口”|“取消拆分”可以还原为普通窗口模式。窗口拆分的功能适用于较长文档不同部分的对照查看。
注意：在页面视图中，无法进行窗口的拆分，必须首先切换到其他视图。
单击菜单栏“文件”|“页面设置”，可打开“页面设置”对话框，如图3-43所示。页面设置的内容包括纸型、页边距和行号显示等等，下面将择要说明。
图3-43 “页面设置”对话框
在“页边距”选项卡中，可指定页面文本距纸张上下左右边缘的距离、装订线的位置和距纸张边缘的距离、页眉和页脚距边界的距离等。
在“纸型”选项卡中，可指定纸张的规格和打印方向，默认为A4（21×
在“版式”选项卡中，可设置行号、页面边框等，还可以设置奇偶页的页眉和页脚是否相同。
打印预览能使用户在打印文档前真实地看到打印后的效果，在Word 2000中，即使尚未安装打印机也可以进行打印预览。单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮即可进入打印预览模式，默认显示当前页的打印效果，如图3-44所示。当鼠标指针移到页面上时会变成一个带加号的放大镜，单击将页面放大到100%的实际大小，再次单击将恢复整页显示。
可以按翻页键查看其他页面，点击打印预览工具栏的“多页”按钮可在窗口中同时显示多页的内容。
图3-44 打印预览模式
图3-45 “打印”对话框
要将当前文档打印输出，只需单击常用工具栏的“打印”按钮，即可按默认设置将整个文档打印一份。如果有特殊打印要求，选择菜单栏“文件”|“打印”或按快捷键<Ctrl>+P将可以打开“打印对话框”自行设置打印方式。用户可以选择要使用的打印机、打印页面范围、打印份数和打印的内容等等，单击“确定”按钮即可开始打印，如图3-45所示。
如果只需要打印文档中的几页文本，可在打印对话框中的“页面范围”选项组中选择“页码范围”单选按钮，然后在其后的文本框中输入页码。若页码不连续，可用逗号分隔，如要打印3、5、35这3页，输入“3,5,
Word可以一次打印多个文档，其方法是：
（1）单击常用工具栏的“打开”按钮，弹出“打开”对话框。
（2）在文件列表中结合<Ctrl>键和<Shift>键同时选取多个文件。
（3）单击对话框中的“工具”按钮，将出现一个下拉菜单，选择其中的“打印”命令，将开始打印所有被选取的文档。如图3-46所示。
图3-46 打印多个文档
可以将Word文档输出为网页格式的文件并发布到Internet上，通过Web浏览器进行查看，具体步骤如下：
（1）单击“文件”|“另存为Web页”，打开“另存为”对话框。
（2）单击“更改标题”按钮，然后键入一个合适的标题。标题将显示在Web浏览器的标题栏内。
（3）在“文件名”文本框中输入文件名。通常Web页面文件名应由英文、数字和下划线组成，不宜使用汉字和空格，否则可能产生问题。
（4）单击“保存”按钮将文档保存为Web页面。包括HTML文件（文件名后缀为.htm）及与HTML文件同名的文件夹，文件夹保存其他页面文件以及图片文件等。可使用Internet Explorer浏览器进行查看。
本案例是饭店菜单设计与制作，是Word知识的综合应用实例，其设计内容包括：艺术字，表格，图文混排等重要知识点。图3-47是本实例的效果图。
图 3-47 实例效果图
设计制作步骤：
（1） 新建文档，插入图片作为该文档的背景，并调整图片的大小，设置图片文字环绕方式为衬于文字下方，如图3－48；
（2） 在页面顶部插入艺术字－彬彬餐厅欢迎您，如图3-49，内容如效果图所示。
图3－48 图 3-49
在页面底部插入艺术字－订座电话：5387765，设计过程同上。
（3） 插入表格8行4列表格，在前面三列的第一行输入列名称分别是：菜名、主要配料、价格。
（4） 合并表格第4列的1，2行的两个单元格，在合并后的表格第4列的单元格插入相应的菜名模拟图片，调整图片和表格单元格的位置的大小。
（5） 修改字体格式，统一页面风格。
至此，完成了饭店菜单实例的制作。Word2000功能丰富，操作简单，是一种非常优秀的桌面办公软件，利用Word2000，我们还能制作请柬，个人简历，统一格式的信封、信函
等等，有兴趣的读者可以自行设计制作。
1．在Word 2000中，脚注是对个别术语的注释，其脚注内容位于整个文档的末尾。
2．在Word 2000中，“自动图文集”具有在录入过程中对某些缩写文字进行扩展的功能。
3．在Word 2000中，“格式刷”可以复制艺术字式样。
4．Word 2000的“自动更正”功能只可以替换文字，不可以替换图像。
5．Word 2000中的样式是由多个格式排版命令组合而成的集合。Word 200097允许用户创建自己的样式。
1．在Word 2000中，保存、另存为、关闭、退出命令都可以将正在编辑的某个老文件存盘保存，但处理方法有所不同，“另存为”是指________。
A．退出编辑，但不退出Word 2000，并只能以老文件名保存在原来位置
B．退出编辑，退出Word 2000，并只能以老文件名保存在原来位置
C．不退出编辑，只能以老文件名保存在原来位置
D．不退出编辑，可以以老文件名保存在原来位置，也可以改变文件名或保存在其它位置
2．Word 2000中，如果用户选中了大段文字，不小心按了空格键，则大段文字将被一个空格所代替。此时可用________操作还原到原先的状态。
A．替换 B．粘贴 C．撤消 D．恢复
3．在Word 2000编辑过程中，使用________键盘命令可将插入点直接移到文章末尾。
A．<Shift>+<End> B．<Ctrl>+<End>
C．<Alt>+<End> D．<End>
4．在Word 2000中，有关表格的叙述，以下说法正确的是________。
A．文本和表可以互相转化
B．可以将文本转化为表，但表不能转成文本
C．文本和表不能互相转化
D．可以将表转化为文本，但文本不能转成表
5．在使用Word 2000编辑文本时，可以插入图片。以下方法中，________是不正确的。
A．直接利用绘图工具绘制图形
B．使用[文件]菜单[打开]命令，选择某图形文件名
C．使用[插入]菜单[图片]命令，选择某图形文件名
D．利用剪贴板，将其它图形复制、粘贴到所需文档中
6．在打印Word 2000文档时，下列内容中，________不能在“打印”对话框中设置。
A．页码位置 B．打印机选择
C．打印份数 D．打印页面的范围
7．在Word 2000预览窗口中，由于比例关系，看不清页中的内容，利用工具栏上的________按钮，可以看清页中的细节。
A．打印机 B．标尺 C．全屏显示 D．放大镜
8．Word 2000中显示有页号、节号、页数、总页数等信息的是________。
A．常用工具栏 B．菜单栏 C．格式工具栏 D．状态栏
9．在Word 2000编辑文本时，为了使文字绕着插入的图片排列，可以进行的操作是________。
A．插入图片，设置环绕方式
B．插入图片，调整图形比例
C．建立文本框，插入图片，设置文本框位置
D．插入图片，设置叠放次序
10．在Word 2000编辑文本时，可以在标尺上直接进行________操作。
A．对文章分栏 B．建立表格 C．嵌入图片 D．段落首行缩进
11．在Word 2000文档中，每一个段落都有自己的段落标记，段落标记位于________。
A．段落的首部 B．段落的结尾处
C．段落的中间位置 D．段落中，但用户找不到的位置
12．关闭正在编辑的Word2000文档时，文档从屏幕上予以清除，同时也从________中清除。
A．内存 B．外存 C．磁盘 D．CD-ROM
13．在使用Word2000文本编辑软件时，要把文章中所有出现的“学生”两字都改成以粗体显示，可以选择________功能。
A．样式 B．改写 C．替换 D．粘贴
14.在Word2000中，文档不能打印的原因不可能是没有________。
A．连接打印机 B．设置打印机
C．经过打印预览查看 D．安装打印驱动程序
15．在Word2000中，下列有关文档分页的叙述，错误的是________。
A．分页符也能打印出来
B．可以自动分页，也可以人工分页
C．将插入点置于人工分页符上，按DEL可以删除该分页符
D．分页符标志着前一页的结束，新一页的开始
16．在Word2000中，使用[文件]菜单的[另存为]命令保存文件时，不可以________。
A．将新保存的文件覆盖原有的文件 B．修改文件原来的扩展名DOC
C．将文件保存为无格式的文本文件 D．将文件存放到非当前驱动器中
17．在Word2000中，图像可以以多种环绕形式与文本混排，________不是它提供的环绕形式。
A．四周型 B．穿越型 C．上下型 D．左右型
1．下列有关Word2000的叙述中，正确的是________。
A．在文档输入时，凡是已经显示在屏幕上的内容，都已保存在磁盘上
B．用粘贴操作将剪贴板中的内容粘贴到文档中后，剪贴板中的内容将不再存在
C．用剪切、复制和粘贴操作，可以在多个文档中对选定对象进行移动或复制
D．剪贴板可以保存多个剪切或复制操作的内容
2．在Word2000中的表格处理，具有________的功能。
A．自动计算 B．排序 C．记录筛选 D．与文本互相转换
3．在Word2000中，当选中了文本后，使用 命令可以使剪贴板的最新内容与选中的内容一致。
A．粘贴 B．剪切 C．复制 D．删除
4．Word2000的标尺上可以进行 操作。
A．首行缩进 B．设置左边距 C．分栏 D．改变字间距
1．在Word2000编辑软件中，若仅删除文本中所有出现的空格，则最简单的方法是使用________操作。
2．Word2000文档中的段落标记是在输入________键之后产生的。
3．在Word2000中，可将常用的文本或图形定义为一词条名。需要时，利用词条名及F3功能键可以达到快速简便输入的目的，这种方法是采用了________。
4．在Word2000中，用户设定的页眉和页脚必须在________方式或打印预览中才能看到。
5．在Word2000编辑文档时，该文档中多次使用“参见编号
6．在Word2000编辑状态，要把某一段落分成两个段落，应进行的操作是________。
7．在Word2000中，若对选定栏进行鼠标三击左键，则表示________。
8．在Word2000中，已插入一张多行多列的表格，现插入点位于表格中的某个单元格内，使用[表格]菜单中的[选定行]命令后，再使用[表格]菜单中的[选定列]命令，则表格中被选中的部分是________。
9．在Word2000中，段落缩进后，文本相对于打印纸边界的距离为________。
10．Word2000中的默认字体是________。
11．在Word2000中，________视图方式可以显示页眉和页脚。
12．Word2000中的两个或两个以上文本框，可以通过________建立关联，即前一文本框中装不下的内容，可以装到后面文本框
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