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酒店财务部各部管理制度

2010-05-26  千里草A
酒店财务部各部管理制度
   

 
内部牵制制度
    编号:04
    一、为了减损失、浪费,提高经济效益,制定期本制度。
    二、任何一项经济业务,必须有两人以上参与,不应有脱离监督的经济行为。
    三、会计管帐、管票,不管钱、不管物;出纳管钱,不管帐(除现金、银行存款日记帐外)不管物,不管已做帐的记帐凭证。
    四、仓库保管人员管好财产、物资,包括生产材料、维修用品零配件、五金材料等。
    五、办公用品指定专人购买,专人保管并发出登记。
    六、发出收款业务时,由会计开具发票,由出纳收款。付款时由会计审核发票后,经总经理批准后付款。多种收付款单据发票,必须经总经理签名后,才能进帐。
    七、固定资产和大宗的材料物资的采购要有批准的预算。购回后要通过仓库保管员验收入库,根据领料单出库。报帐时要同时附上批准的预算单、发票、入库验收单方能付款。仓库保管员对进出物资要及时记帐、对帐,如有不符,应查明原因,及时处理。
    八、会计、出纳每月月终应对现金和银行存款对一次帐,并盘点库存现金。
    九、仓库物资年终必须盘点一次,据予调整帐务和年终成本核算。年中根据需要可以不定期盘点。
 
稽 核 制 度
    编号:05
    一、根据《会计法》27条和《会计基础工作规范化》规定,结合本公司制定本制度。
    二、会计稽核制定工作指定专人完成,直接由老板和总经理负责。
    三、按月对原凭证和记帐凭证审核一次,对会计帐簿、会计报表复核一次。
    四、按月盘点现金一次,并由出纳的现金、银行存款日记与会计现金、银行存款总帐进行核对,如有不符应查明原因及时处理。
    五、对库存原材料,每年年底盘存一次,据以调整帐务(成本与库存)。
    六、稽核人员对记帐凭证、会计帐簿、会计报表、纳税申报表和会计核算的其它资料以及出纳的现金、银行存款日记帐等有关财务资料,除按月进行稽核外,还可根据需要对上列资料进抽查、会计、出纳人员应予支持和配合。
    七、稽核人员因工作需,可向本厂员工开展稽核调查或询问,有关人员应予以支持和配合,不得借故推诿、阻挠。
    八、原始凭证和记帐凭证审核内容和方法:
    1.查原始凭证的合法性、合理性。大宗物品必须取得税务发票,对方如是一般纳税人,应取得专用发票,是小规模纳税人应取得普通发票或税务部门代开的专用发票(6%)。发票上的物品经本公司需要的东西,有无批准的购量预算。
    2.查原始凭证的真实性。发票上的物品是否销售商所经营的产品,购进价与预算、现实是否相当,货物是否验收入库等。
    3.核原始凭证的完整性,有无购货单位名称、购货时间、品名、规格、大小写、复写、公私章;是否发票联,有无涂改(金额涂改要退回重开)涂改处有盖公章,审批人是否签名等。
    4.核记帐凭证的正确性。时间、编号是否正确,使用的科目、方向、金额是否正确,大小写是否相符,摘要记载是否清楚等。
    九、复核会计帐簿和会计报表是否正确无误: 
  1.帐与明细帐是否相符,摘要栏是否记载得简要明了。
    2.对资产负债表数字与总帐数字是否一致,核对损益表中的数字是否与总帐和有关明细帐相符,有无更改报表数字,有无对不同对象使用不同的数字报出。
    3.对报表之间的数字是否衔接,前后期之间是否衔接。
    十、稽核人员应兢业、执法,发现问题应及时处理,并为老板、总经理汇报,取得支持。

现金管理制度
    编号:06
    一、为加强对现金的管理和监督,保证现金安全和出纳人员做到有章可循,制定本制度。
    二、为保证公司生产、工作的正常进行,必须保持适量的库存现金。
    三、现金的使用,要能保证下面的项目能及时支付:
    1.产品销售的运输费、报关费、转厂费、广告费。
    2.本公司员工工资、奖金、津贴、福利费、医药费和其他劳务报酬。
    3.员工差旅费、学习费、客户的业务招待费。
    4.驾车人员的车油费、过路费、过桥费、行车费。
    5.员工工伤事故、生活困难和突发事件和临时借款。
    6.设备的小型维修的人工费,所需的零配件及其他五金材料费。
    7.公司负责人安排的其他小额开支。
    四、除保证上项两天的开支外,多余的现金必须及时存入银行。
    五、公司现金必须存放在财务室的保险柜内。工资发放的现金袋应争取当天发放完毕,避免在保险柜外放。
    六、不准以收抵支,收支必须分开。
    七、不准代其他单位收、付现金。
    八、不准将公司存帐户借给他人使用。
    九、不准以白条或不符合帐务制度的凭证顶替库存现金。
    十、不准私设小钱柜。不得将长款存放一边,脱离帐务监督。
    十一、出纳人员要认真、逐笔、顺序登记好现金日记帐和银行存款日记帐,做到日清月结,每天业终了,应核对帐、款是否相符,月终应与会计核对帐帐、帐实是否相符,如有问题应及时查明原因调帐。
    十二、财务人员应定期或不定期对出纳人员的库存现金进行清查、盘点,如有长短款,应查明原因及时处理。

财产清查制度
    编号:07
    为了加强公司财产的管理,确保公司财产的安全,使会计核算真实,根据会计有关法规的规定,特制定如下制度:
    一、公司必须每年对材料、抵值易耗品、包装物、固定资产进行全面清查一次。
    二、仓库保管人员必须做好盘点前的准备工作,登记好材料、低值易耗品、包装物帐簿并结好余额,以便核对,整理好财产物资,分门别类。
    三、由办公室人员牵头,财务人员、物料保管人员参加,对财产物资逐笔登记,并与帐面进行核对。如发现财产盈亏,应及时向公司领导及董事会报告,经批准后进行相应帐务处理。
    四、对盘亏的材料、包装物、低值易耗品造成的盘亏,根据不同的原因进行处理,属人为管理因素,由责任人赔偿,属自然损耗的,完善报批手续。
    五、固定资产必须由办公室指定专人管理,负责固定资产的购置、使用、闲置、报废的管理,登记工作。
    六、由办公室牵头,会计、使用部门参加,每年全面清点一次,并对报废、未使用的进行处理。在清查中将报废、损坏的固定资产填写“固定资产报废表”,并注明原因,办理有关报批手续,经公司董事会批准后进行帐务处理。

票据管理制度
    编号:08
    为了加强有力会计核算工作,完善财务管理制度,确保票据妥善保管,特制定本制度:
    一、支票由出纳员专人保管。领用支票进领用人需填写领用支票审批单,由总经理审批并由财务总监认证后向出纳员领用,领用人负责收回相关单据并及时到财务部办理有关报销手续。
    二、原则上不准签发空白抬头或金额的支票,如确实需要,应由总经理、财务总监同意,并在支票上填上最高限额,由领用人员负责收回相关的报销凭证,由财务人员核对是否准确。
    三、建立支票领用备查簿,依序登记领用人,领用支票日期及注销日期等。
    四、对已作废支票,与支票存根放在一起,并加盖“作废”印章后妥善保管。
    五、发票由主管会计专人保管和负责核对,建立发票领用登记簿,定期对空白发票及领用的发票进行检查。
    六、仓库验收单、领用单每月必须定期核对后,交会计部门入帐,并装订保管。
    七、出纳的支出单据,由出纳登记现金日记帐、银行存款日记帐后,经会计核对后,交会计入帐。

会计档案管理制度
    编号:09
    一、为了加强档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》,结合本公司实际及内部管理需要,制定本办法。
    二、会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。
    三、公司每年形成的会计档案。应由财务部按归档的要求,负责整理、立卷或装订成册,当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务保管,任何人不得自行封包工保存。
    四、财务部指专人以会计档案进行妥善保管,存放有序,查找方便,同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
    五、保存的会计档案,应为本单位的财会人员提供利用,非财会人员不得借阅和查看。向外单位提供利用时,须经本单位主管领导及财务总监签字批准,会计档案原则上不得借出。
    六、撤消、合并时,会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位,并按规定办理交接手续。
    七、各种会计档案的保管基础,根据其特点,分阶段永久,定期二类。
    八、会计档案保管期满,需要销毁时,由财务部门提出销毁意见。严格审查鉴定,编造会计档案销毁清册,并报公司董事会审查,经批准后销毁。
    九、本办法自公布之日起执行。

附会计档案保管期限表:
    序号档案名称保管年限备   注
    一、会计凭证类
    1原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年
    2银行余额调节表15年
    二、会计帐簿类
    3日记帐15年
    其中:现金和银行日记帐
    4明细帐25年
    5总帐15年包括日记总帐
    6辅助帐簿15年
    7固定资产卡片15年固定资产报废清理后保存5年
    三、会计报表类5年
    8主要财务指标快报3年包括方字分析
    9月、季度会计报表5年包括方字分析
    10年度会计报表(决算)永久包括方字分析
    四、其他类
    11会计移交清册15年
    12会计档案保管清册25年
    13会计档案销毁清册25年

会计主管岗位责任制
    编号:10
    一、根据会计法和公司的实际情况负责公司的全面会计核算工作,并直接对老板负责。
    二、参与制定公司的会计核算制度和财务管理制度工作,制定公司的收支计划,并认真执行和实施。
    三、负责审核票据的合法性、合理性、正确性,并以此填制凭证,登记帐簿。
    四、负责填制科目汇总表,据以登记总帐,并与各明细帐核对相符。
    五、负责编制会计报表,做到帐表相符,并检查预算和财务收支计划的执行情况。
    六、负责并参与财产清查工作,定期限或不定期对仓库进行盘点,检查帐实是否相符,财务部门的财产帐目与仓库帐是否一致,做到帐实相符、帐帐相符。
    七、对出纳工作及其他会计工作进行督促和监督,并协调会计内部工作。
    八、办理有关税款的计算、申报,并纳工作和有关财政、工商的财务事宜。
    九、负责会计档案的装订和保管工作。

出纳人员岗位责任制
    编号:11
    本公司出纳人员在总经理直接领导下工作,并以其负责、其职责如下:
    一、认真做好货币资金的收、付和结算工作,圆满完成出纳工作任务。
    二、负责保管库存现金和有价证券,严格按《现金管理条例》的具规定收支使用现金。
    三、负责管理银行存款和其他货币资金,严格遵守结算纪律,按银行规定办理转帐结算业务。
    四、设置现金日记帐,按照经济业务发货的顺序,逐日逐笔登记入帐,做到日清月结,帐款相符,不以白条抵库,不得保存帐外资金。发现帐款不符时,要查明原因,长款不得私自取走,短款要如实赔偿。
    五、设置银行存款日记帐,按照经济业务发生的顺序逐日逐笔登记入帐,做到日清月结,掌握存款情况,杜绝空头支票发生,月终与银行逐笔对帐,如有不符,应查明是否有未达帐项,并编制余额调节表。
    六、认真审核收付款原始凭证,据实办理收付款业务,负责到银行办理电费、电话费、税款、汇票等结算业务。对上面三个代扣户存款,应按月核对,发现长短款,应及时正确处理。
    七、妥善保管和按规定使用有关印章,保证货币资金的安全。
    八、加强对空白支票的管理,凡领取空白支票,必须经领导批准,并做好领用和注销登记手续,支票作废,应加盖作废戳记。如发生支票、发票遗失,应立即向领导汇报,并负责按银行规定办理挂失。如果未及时申报,产生的后果应由本人负责。
    九、所有收支凭证都必须经总经理审查签字后,方能交会计做帐。
    十、积极做好领导交办的其他出纳工作。

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