2、用数据有效性的方法设定机构(问题)和保管期限。
(1) 机构(问题)的设定
单击单元格B2,选择“数据”菜单的“有效性”,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入“三合一”制度中“文书文件材料”的类别,每个类别之间用英文逗号隔开,如下图。
(2) 保管期限的设定
单击单元格C2,选择“数据”菜单的“有效性”,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源”框中输入“永久”、“30年”和“10年”,每个期限之间用英文逗号隔开,如下图。
3、选择下拉列表
机构(问题)和保管期限设定后,只要单击单元格,就在右下角显示一个下拉箭头,单击下拉箭头,即可在下拉列表中选择机构(问题)或保管期限,无需每次输入文本,如下图。
三、归档章打印
《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)规定,“在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容”。据此规定,本单位的发文在印发之后就可及时归档并打印归档章。
用电子表格制作归档章,无需用刻制的归档章逐一加盖,只需给档案人员的电脑配置一台打印机即可,这样应归档的文件材料就可以在平时进行装订、分类、打印归档章,做到随办随归,到年终进行排列、编件号和编目,将集中整理归档文件的工作量分散在平时,并且大大减轻了档案人员加盖归档章的劳动强度,提高了工作实效。