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ì档案工作人员应具有公文格式、处理办法方面的知识。首先，对公文的形成、积累和归档进行指导是档案机构的法定职责。第二，公文是文书档案的前身，公文处理是档案工作的基础。第三，档案机构要使工作正常运转，必须办理各种公文。 ì公文和文件的区别：从广义上讲，文件和公文的概念相当，是指机关、单位在公务活动中形成和使用的公文。从狭义上说，文件是指公文中政治性和政策性强的那一部分。从时间上看，文书和公文早在古代就出现，而文件是近代才出现的。 ì ì通用文书有18种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要、命令、公告、议案、通告。 ì事务文书有11种：计划、总结、简报、制度、办法、细则、守则、讲话稿、调查报告、大事记、章程。 ì公文处理的原则：1996.5.3《中国共产党机关公文处理条例》规定“公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密”。2000.8.24《国家行政机关公文处理办法》规定“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全”。 ì公文处理的管理机构是各级党和国家行政机关的办公厅（室），组织形式，分集中式和分散式两种。 ì行文制度，包括行文方式和行文规则。在行文方式上：下行文有逐级行文、多级行文和直达基层组织与群众三种方式；上行文也有逐级行文、多级行文和越级行文；平行文是对无隶属关系的机关行文。行文的规则：上行文一般主送一个机关，平行机关之间互相行文应用函件文种。 ì公文处理程序包括收文处理程序和发文处理程序。收文处理程序包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等。公文经起草、校核和领导审批签发后即转入发文程序。发文程序包括公文的核发、登记、确定范围、份数、印刷和分发等。 ì目前我国归档整理方法有立卷整理和按件整理两种。 ì立卷的基本要求（即基本原则）是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的不同价值，使组成的案卷便于保管和利用。所谓保持文件之间的历史联系，主要是讲文件在来源、形成时间、内容、形式等方面的联系；所谓区分不同价值，主要是因为文件有的需要留存时间长，有的需要留存时间短，立卷时应根据不同价值来组卷；所谓便于保管和利用，主要是为了便于管理和查找利用，因而要使组号的卷与卷之间界限清楚，案卷厚薄也要适当。 ì立卷的方法有：分类组合法、一事一卷立卷法、适当分级立卷法、“四分四注意”立卷法、区分文件类型立卷法 ì四分四注意立卷法的具体做法：分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下文件之间的联系；分问题，注意问题的伸缩性，结合运用作者、名称、时间、地区等特征；分保管期限，注意保持问题的完整。公文四分四注意立卷示意图：
分问题 ***年本级关于 ***年本级关于 ***年本级关于
分期限 ***年本级关于 ***年本级关于 ***年本级关于 **问题永久保管的公文 **问题长期保管的公文 **问题短期保管的公文 ì按件装订的案卷，要在每份文件的首页加盖档号章，编件号。 ì卷内文件目录的项目包括：顺序号、责任者、文件标题、文件日期、文件页号、备注等。 ì备考表是用来记载卷内文件材料有关情况的。备考表的项目包括：立卷情况说明、立卷人、检查人和立卷时间。 ì归档文件的分类，有年度、组织机构、保管期限等方法。 ì分年度时，一般应以文件的落款日期（即签发日期）为准，以此来确定文件所属类目。跨年度的会议文件，一律归到会议结束年类。跨年度的请示和批复，一律归入批复年。件的日期是以装订时排在前面的日期为准来定其日期。如正本与定稿为一件，以正本日期为准；正件与附件为一件，以正件日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发文日期为准；来文和复文为一件，以复文日期为准。 ì2006年12月18日令公布的《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案应按保管期限分为永久、30年和10年三类。 ì采用复式分类法时，年度、保管期限、机构（问题）三者的排列顺序可以不限定，但其中年度、保管期限是必选项。年度-机构-保管期限分类法、保管期限-年度-机构分类法、机构-年度-保管期限分类法、年度-问题-保管期限分类法、保管期限-年度-问题分类法、问题-年度-保管期限分类法。 ì归档文件的排列：①坚持“事由原则”②要运用不同的排列方法 ì档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物。人们创造了“结绳记事”“刻木为契”的记事方法，能起到记录、备忘、凭证和信守的作用。 ì档案形成于国家出现，文字产生之时。我国的档案和档案工作最早产生与夏朝。 ì档案的本质属性是历史的原始记录性。一般属性有社会性、价值性、知识属性、信息属性。 ì国家档案全宗分为国家档案全宗的实质和国家档案全宗的构成。实质是档案的所有权以及档案的管理原则和管理体制问题。实际上是建立国家档案制度和实行社会主义国家档案工作统一领导，分级管理的原则。构成是由中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立以前的档案（革命历史和旧政权）组成。 ì档案的种类：按历史时期分为历史和现行，按内容性质分为文书、科技和专门档案，按载体形态分为甲骨、金石、简牍、纸质和磁介质档案，按信息记录的文种分为汉文、满文、蒙文和藏文。 ì档案工作的性质：本质属性是管理性和服务性，一般属性是科学性、政治性、机要性、整体性、有序性和相关性。 ì1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作的基本原则，是知道全国档案工作的科学准则。 ì统一领导、分级管理的原则要求全国的档案工作统一于党和政府的领导之下，实行党政档案工作的统一管理，这是我国档案工作管理体制区别于世界各国的一个显著特点。 ì维护档案的完整包括收集齐全，整理系统两个方面。维护档案的安全包括维护档案实体安全和档案的机密安全两个方面。 ì档案机构按基本职能分为档案收藏机构（档案馆和档案室）和档案行政管理机构（档案局、档案处、档案科）。 ì按档案的整个流程划分，可分为档案的形成、中转和归宿三个阶段。 ì档案室具有双重性质。其一，机关档案室是管理本机关档案的内部组织机构，主要是为本机关工作服务，是本机关工作的组成部分；其二，档案室又是整个国家档案工作的基层组织，是档案工作的前提和基础。 ì档案室的类型：机关档案室、科技档案室、人事档案室、音像档案室、综合档案室、档案信息中心、联合档案室。 ì档案馆的职能：①收藏、积累和管理国家档案财富②提供档案信息为社会各方面服务③提供原始凭证维护社会历史真实面貌④承担对社会进行宣传教育的职能 ì档案馆网络：指纵横交错、布局合理，既有分工又有协作的档案馆群体结构。①综合档案馆，设置有中央级综合档案馆②专门性档案馆，收管专门领域或某种特殊载体形态的档案③部门性档案馆，中央和地方的某些专业主管部门收管本部门档案的档案馆 ì档案行政管理部门是国家档案事务的行政管理机关，1993年机构改革后，中央和地方的档案馆、档案局实行合并，一个机构两块牌子，履行档案馆和档案行政管理两种职能。 ì档案行政管理机关的职责是：①根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究制定档案工作规章制度和具体方针政策②组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施③对有关法律法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为④对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作实施监督、知道⑤组织指导档案理论与科学技术研究，档案宣传与教育，档案工作人员培训⑥组织开展的哪敢工作的国际交流活动。 ì一个单位的档案室是综合管理机关档案的部门，一般人事档案由人事部门收管外，其他各类档案都由档案室收管。 ì档案收集的方法：①依法接收应归档的档案②通过监督指导立卷归档工作，检查归档文件的齐全完整和整理治理③抓开会时机收集会议文件④通过孩子定规章制度保证收集工作的顺利进行⑤严格交接手续，确保档案的完整、齐全。 ì根据《机关档案工作条例》的规定，机关文书部门或业务部门一般应在文件材料形成的次年上半年内向档案机构移交档案。 ì档案馆接收现行机关档案的要求是：进馆的档案必须是经过鉴定，具有永久和长期保存价值的档案；与立档单位有关的资料，与全宗有关的检索工具，应同档案一起移交；交接时要根据移交目录清点、核对、办理交接签字手续。 方法是：了解有关情况，制定接收方案，做好准备工作。 期限是：属省级以上档案馆接收范围的永久保存的档案，自形成之日起满20年接收；省辖市和县级档案馆接收范围的应当永久和长期保存的档案，自形成之日起满10年接收。 ì整理档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混在一起。 ì无论档案室还是档案馆，凡保存两个以上全宗的全分全宗是档案分类的第一步，只有区分全宗其他整理工作才能进行。 ì立档单位曾称“全宗构成者”，是形成全宗的机关。 ì全宗与立档单位的区别是：全宗是指档案而言，立档单位则指形成档案的机关。 ì对社会有突出贡献或重要影响的个人形成的全部档案，各为一个全宗。 ì立档单位的增设、撤销、合并及名称改变，职权范围和隶属关系的调整等情况是常有的。这些变化中，属于根本性变化的应产生新的立档单位和全宗；属于非根本性变化的，则不能成立新的立档单位和全宗。 属于根本性变化的：①政治性质变化，新旧政权更迭②政权更迭中，一些跨政权的组织，因其属非政权性质的立档单位，其档案一般仍为一个全宗，不宜将不同政权时期形成的档案划作不同全宗，其中政治色彩较强，对政权依附性较大的立档单位，其档案应分别构成全宗③一些机关基本职能发生变化，变化前后的档案应各自成为全宗 属于非根本性变化的：①机关名称变更②机关地址变迁③机关领导关系改变④机关内部机构增减⑤机关短期停止活动，以后又恢复 ì全宗的排列，一般是指档案库房内固定全宗存放位置和排放顺序。全宗的编号是给每一个馆藏档案的全宗编一个固定的代号，即为全宗号。 ì全宗号编制必须遵循唯一性，即一个全宗职能赋以一个代号，不允许有两个或两个以上全宗号。 ì全宗的补充形式：档案中有许多档案无法按全宗管理，为贯彻全宗原则就必须采取灵活的变通的形式来处理，具体有三：①联合全宗，是两个以上全宗的联合体，它主要用于两个以上互有联系机关形成的档案，因其难以区分，可以组成联合全宗②全宗汇集，是一种以若干独立全宗人为地汇集而成的全宗补充形式③档案汇集，是由若干不明其所属全宗的档案汇集而成的一种全宗补充形式。 ì文书档案的分类方法：时间分类法（时期、自然年度、专业年度）；来源分类法（组织机构、作者、通讯者）；内容分类法（问题、实物、地理）；形式分类法（文种、载体、形状） ì案卷排列顺序一经确定，即逐卷进行编号，案卷号职能采用自然整数（阿拉伯数字）序列进行编写，不可用代字代码。档号的编制要求是：档号即档案的编号，是全宗号、目录号、案卷号和卷内文件所在的页号或件号的合称。 ì按我国现行规定：文水档案的保管期限分永久、30年和10年三种。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的，为永久保管；凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的，保管期限为30年；凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的，保管期限为10年。 ì各机关的文书档案保管期限表必须根据国家档案局2006年12月18日颁发的《文书档案保管期限表》。 ì档案销毁清册的封面，由销毁清册名称、档案所属全宗号、目录号、销毁档案数量、鉴定小组负责人、批准人、监销人等项目组成。 ì科技档案的特点：成套性、专业性、可修改性 ì科技文件材料类型：图样科技文件材料（机械产品制造专业技术图样、建筑工程技术图样、其他专业技术图样） 科技文件材料（说明书、设计任务书、技术任务书、计算书、其他科技文字材料） 目录式科技文件材料（明细表、汇总表、文件目录、图样目录） 声像科技文件材料（影片、照片、缩微胶卷、录音带、录像带） ì科技文件材料产生于科研、生产、基建等活动中，是遵循各种科技活动各自的工作阶段和工程程序逐步形成的 ì机械产品科技文件材料的形成，一般分为编制技术任务书、初步设计、技术设计、工作图设计等阶段 ì建筑工程科技文件材料是随着建筑工程设计施工、使用、管理等活动过程而陆续形成的。 ì科学技术研究科技材料，一般是围绕某个专题形成的，大体分为研究准备，调查试验、研究总结三个阶段。 ì科技文件材料组卷方法有8种：按结构（机械产品、建筑工程项目、科研项目）、程序（生产程序、其他科技工作程序）、专业性质、问题、名称、地区、作者、时间组卷。 ì科技文件材料归档制度的内容包括科技文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。 ì科技档案整理的基本原则是：遵循科技档案的形成规律和特点，保持科技档案之间的有机联系，便于保管、保密和提供利用。 ì科技档案鉴定的保管期限一般分为永久、定期（包括长期和短期）两种。 ì科技档案价值鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。 ì确定科技档案保管期限的基本原则是：①凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案都应该永久保存②凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案都可以定期保存③凡是介于两种保管期限之间的科技档案其保管期限一律从长。 ì科技档案保管期限表分为专业系统和基层单位科技档案保管期限表两种。 ì专门档案是专门业务活动的真实记录，专门档案包括会计档案、审计档案、地名档案、教学档案、艺术档案、书稿档案、新闻档案、军事档案、外交档案、诉讼档案、公证档案、统计档案、人事档案、人口普查档案、工商企业登记档案、经济协议合同档案，土地管理档案、农业区划档案等等。 ì会计档案的类型：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计材料。 ì会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的客观依据。会计凭证一般可分为原始凭证（自制凭证和外来凭证）和记账凭证（收款凭证、付款凭证和转账凭证）。（企业中还有汇总凭证） ì会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地记录和反映各项经济业务的薄籍。分为：序时账（日记账）、分类帐和备查账 ì财务报告是根据账簿的记录加以归纳、整理和汇总而编制的。 ì其他会计材料有银行存款、余额调节表、银行对账单以及会计档案移交、销毁清册等。 ì会计文件材料一般由会计人员按会计凭证、会计帐薄、财务报告三大类别整理立卷。 ì《会计档案管理办法》规定：各单位每年形成的会计档案，可暂由财会部门保管一年，期满后移交本单位档案部门统一保管。 ì会计档案的保管期限分为永久和定期两类，其中定期保管期限为：3年、5年、10年、15年、25年五种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 ì人事档案主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。人事档案具有现实性、真实性、动态性和机密性，是各级组织考察、了解和正确使用人员的依据，实行统一领导，分级管理的原则。 ì书稿档案又称出版物档案，是出版部门在工作中书稿档案形成的记述和反映编辑出版工作活动，具有保存价值的档案，是国家全部档案的重要组成部分，是出版工作的依据和参考材料。 ì书稿档案以作品为单位整理。书稿档案依其保存价值，分永久、长期、短期三种保管期限。凡具有重要历史价值、艺术价值、科学价值的书稿档案，列为永久保存。凡比较重要的，具有长期借鉴，利用价值的书稿档案，列为长期保管（保管时期为15—50年）；凡是一般的，在一定时期内有参考利用价值的书稿档案，列为短期保管（保管时间在15年以下）。 ì照片档案主要由原版底片、翻版底片、照片及其文字说明构成。 ì电子文件按文件的功能分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。 ì电子文件的种类：按信息存在形式（文本、数据、图形、图像、影像、声音、命令）、文件的功能（主文件、支持性辅助性工具性文件）、生成方式（直接生成的原始文件和重新录入生成的转换文件）。 ì电子文件的特点：信息的非人口识读性；电子文件对设备及标准的依赖性；信息与特定载体之间的可分离性；信息的易变性；信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性；信息的可操作性 ì物理归档的电子文件一般要求有一式三套脱机文件，其中一套封存保管 ，一套供查阅使用，一套异地保存。 ì电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。 ì电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。 ì归档电子文件利用的特点：共享性、交互性、多样性、开放性。 ì电子档案利用的原则：广泛、便利、安全、经济。 ì库房照明以普通白炽灯为宜，灯与柜架顶端的垂直距离不应少于40cm，照度不超过100勒克斯。 ì库内照明、警报、温湿度传感等供电导线及控制导线应用铜芯导线，一律设暗线，导线穿管一律使用金属管。 ì定期和不定期对档案进行安全检查，定期检查一般一年或两年一次，按档案目录逐卷检查 ì档案损毁的原因主要有两个方面：一是内因，二是外因。内因是档案制成材料本身的耐久性，外因是档案制成材料所处的周围环境。 ì纸张的主要原料是植物纤维。植物纤维里的化学成分主要有三种：纤维素、半纤维素和木质素。 ì光特别是紫外线对纤维素的破坏作用很大，叫做光解作用。 ì字迹耐久不耐久，决定于两个因素：一是字迹材料的色素成分是否耐久；二是字迹材料的色素与纸张的结合是否牢固。 ì档案字迹的耐久性程度分为耐久、比较耐久、不耐久。耐久的字迹材料的色素成分是碳黑，有墨和墨汁、黑色油墨和碳黑墨水等。比较耐久的字迹材料色素成分是颜料，有蓝色和红色油墨、蓝黑墨水、印尼等。不耐久的字迹材料色素成分是染料，有纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印油等。 ì保护磁带的方法是：防外界磁场干扰，避免消磁，控制环境温湿度，做好防光、防尘，加强管理，定期复制、倒带，预防计算机病毒等。 ì档案库房适宜的温度是14℃—24℃，相对湿度是45%—60%，保管胶片的库房温度应控制在13℃-15℃，相对湿度是35%-45%。 ì灰尘对档案的危害主要是其固体物质会对档案纸张磨损，影响自己清晰度，甚至被摩擦掉；其次是灰尘吸附空气中的化学杂质带有酸碱性，落在档案上会使档案的纸张纤维素水解，灰尘还是霉菌的传播者，他可以带霉菌落在档案上。 ì测量温度的仪表比较简单，有水银温度计，酒精温度计，双金属温度计。 ì测量湿度的仪表有HM4型毛发湿度计、WHM1型湿度计、普通干温球湿度计、同东温湿度计、通风干湿表。 ì控制或调解库内温湿度的措施，主要是密闭、通风、吸潮，密闭方式有永久性、补救性、临时性密闭。 ì通风：认真测定库内外的温湿度，取得准确数值，作为判断能否通风的依据；利用自然条件通风，风力5及以下可通风，风沙天天气、夏日中午一般不通风；抓住一切实际，经常进行。 ì档案霉菌的除治：①用甲醛溶液（福尔马林）消毒②用环氧乙烷真空熏蒸消毒③用气相防霉剂消毒 ì揭开的技术方法有干揭法和湿揭法（沸水和蒸汽） ì档案文件字迹的巩固和纸张强度的加固，通过四种化学药品：明胶—甘油溶液；乙基纤维素日哦南方也；有机玻璃溶液；氟塑料溶液。 ì档案文件的修裱有两个方法：修补和托裱 ì照片去污的两个方法：干法和湿法 ì档案信息资源开发利用工作的基本内容是介绍和报道馆藏档案的内容和成分，通过各种形式为利用者提供档案和档案信息。 ì档案信息资源开发利用和利用档案的区别：档案信息资源开发利用是指档案馆为满足利用者的需要，向利用者提供档案，为利用者服务；利用档案是指利用者为了研究和解决各种问题到档案馆使用档案。 ì全引目录，又称案卷文件目录，卷内文件目录汇编，它以每一案卷及其卷内文件为著录单位，既能以案卷为单位检索档案，又能以的单位文件为检索档案，是一种很适用的档案检索工具。 ì全引目录由封面、说明、目次、全引目录和封底构成的。 ì全引目录封面包括全引目录名称、所属全宗号、目录号、年度、起止案卷号，编制单位和编制日期。 ì全引目录一般以案卷目录为单位装订成册。 ì不同的检索工具，有不同的著录项目。经修订后颁布实施的国家标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）规定，档案著录项目有7大项22小项。1.题名与责任说明项（正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件）2.稿本与文种项（稿本、文种）3.密级与保管期限项（密级、保管期限）4.时间项5.载体形态项（载体形态、数量及单位、规格）6.附注与提要项（附注、提要）7.排检与编号项（分类项、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词项） ì档案著录分详细级次和简要级次两种。 ì大事记主要有四种：机关大事记、国家或地区大事记、专题大事记和传记大事记。 ì组织沿革的主要内容包括：机构设置、名称改变、地址变迁、成立及撤销时间、职权任务、隶属关系、内部机构设置、领导人员任免变动、人员编制扩大与缩小等。 ì组织沿革的特点：便于机关领导人员、业务部门及有关方面查考和研究本地区、本系统、本机关的组织机构和人员的发展变化情况，指导现实工作，为编史修志提供参考资料，为档案人员熟悉历史情况，更好地开展档案整理等业务工作提供方便。 ì组织沿革有三种类型：机关单位组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。 ì组织沿革的体例有三种：一是编年法；二是系列法；三是阶段法。 ì编写组织沿革，可采用文字记述和表格示意两种形式。历史沿革概述、主要职能任务用文字记述；机构成立、撤销、合并、领导干部的任免、人员编制等情况，使用表格形式。 ì组织沿革的结构一般由封面、扉页、前（序）言、目录、概述、正文、附录等部分组成。 ì产品介绍的含义：是用文字、图表的形式，简明扼要地介绍企业产品的名称、形式、规格、用途、性能、主要技术参数、工作原理、结构特点、先进性、系列性及其档案排检号等内容的一种档案参考资料。 ì产品介绍的主要作用：一是可以提高企业的知名度，二是可以提高企业的经济效益；三是为企业领导决策提供依据和参考；四是产品介绍是产品档案的“保护神”。 ì产品介绍的种类：按编著对象分为综合性产品介绍和分品种产品介绍；按介绍形式分为段落记述式和表格填充式。 ì综合性产品介绍的内容有：①企业概况②产品特性③产品用途④产品说明⑤产品工艺流程⑥产品检验执行的标准⑦产品分等规定⑧产品计量标准⑨产品质量情况⑩产品价格⑾经销情况⑿产品生产的发展前景。 ì分品种产品介绍的内容有：①产品档案的检索要素，包括产品的名称、型号、序号、档号、图号、设计时间、归档时间等②产品的质量，包括产品的内在质量和外在质量③产品的技术参数④产品的成本⑤产品包装⑥产品安装使用说明⑦产品获奖情况⑧产品的市场占有情况⑨用户对产品的反映。 ì企业档案部门编写的产品的介绍，主要是为企业的生产经营和技术进步服务，是为企业领导决策、工程技术人员指导生产和产品开发提供参考和依据的，所以编写产品介绍，就应侧重于介绍产品在技术上的先进性、通用性和知识性。产品生产的新工艺、新技术、新配方、新措施等，都是介绍的重点。 ì产品介绍的编写程序：①确定所要介绍的产品②选材③编写，就是对产品进行介绍。产品介绍的具体方式有文字叙述式、表格式、图片式、混合式④产品介绍的初稿写出之后，要认真审查修改。⑤最后对产品进行排序，可以按产品开发的时间先后顺序排序，也可以按产品质量的优劣顺序排序。 ì基建项目介绍是以基建项目为单位介绍新建、改建、扩建、恢复的工厂、矿井、铁路、住宅等项目的一种资料，一般都是以工程竣工档案为依据编写的。 ì基建项目介绍的种类：按介绍对象的使用性质划分，有生产性基建项目介绍和非生产性基建项目介绍。从介绍对象的范围划分，有对基建项目整体的综合性介绍和单项介绍。 ì基建项目介绍的内容：①建设依据②建设规模③设备装置④公用设施⑤基建投资⑥环境保护⑦工程设计施工情况⑧工程质量⑨工程技术⑩水文、地质。 ì基建项目介绍的排序：①项目概况②项目决策③水文地质④项目设计⑤项目施工⑥竣工验收⑦工程决策⑧工程质量⑨投产使用⑩管理、维修、改（扩）建。排列前，应将各单项工程按生产性工程和非生产性工程分开，把生产性工程排在前面，非生产性工程排在后面。 ì编写基建建设项目介绍应注意的问题：编写基建建设项目介绍的目的是要为建设项目的使用、管理、维修、改扩建服务。首先必须确保资料的可靠性和各种数据的准确性。其次要注意材料的详略得当。第三要严格把关 ì机关文件材料的归档范围是：①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 ì永久保管的文书档案有：①本机关制定的法规政策性文件材料②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料③本机关只能活动中形成的重要业务文件材料④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告，总结，综合统计报表等⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 ì定期保管的文书档案有：①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料④本机关一般性事务管理文件材料⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料⑦上级机关和本级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 <公文—即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的具有法定效力和规范体式的所有文字材料的通称。简言之，公文就是处理公共事务过程中形成的文书。 <通用文书—是党政军各级机关、团体和企业事业单位等在工作活动中普遍使用的文书。 <事务文书—是指通用公文之外的机关、团体经常使用的一般性公文。 <专用文书—是在一定的工作部门和业务领域内根据特殊需要使用的专门文书。 <立卷的方法—是立卷所采取的方法、程序和手段的总称。 <机构（问题）分类法—是指一个立档单位应归档的文件按立档单位内设机构分类，或可按文件涉及问题分类。 <档案—是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存查看的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。其含义主要有是三个方面：①档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中直接形成的历史记录②档案的形式是多种多样的③档案是历史的原始记录。 <国家档案全宗—又称国家全部档案，是社会主义国家档案工作中的一个专业术语。其含义是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学、文化意义或历史意义的一切档案财富的总和。 <档案工作—是管理档案和提供档案信息为社会服务的一项业务系统。 <档案工作系统—是由若干业务环节组成的具有一定结构与功能的有机整体。从狭义上说，档案工作即通常所说的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索、编研、提供利用等八项工作。 <档案馆—是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。 <档案馆性质—“两个基地和两个中心”，即：永久保管档案的基地和爱国主义教育的基地；各方面工作利用档案史料的中心和现行文件利用中心。 <文书档案—就是具有保存价值的，归档保存的公文及有关文字材料，是档案中的一个门类。 <文书档案的收集—就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他方面的档案，分别集中到各有关档案馆和档案室的工作。 <全宗—就是一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案。 <档案鉴定工作—就是根据国家有关档案保管期限的规定，鉴别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，把不需要保存的档案剔除销毁的工作。 <档案保管期限—档案馆、档案室根据档案鉴定标准，对每一个案卷确定的保存年限。 <档案保管期限表—是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的鉴定指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据，其结构由说明、顺序号、条款、保管期限、附注等部分组成，它有文字排列式和列表式两种。 <科技档案—是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（一下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保管的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。科技档案是科学技术档案的简称。 <科技档案的基本属性—①科技档案记录和反映形成单位科研、生产、基建活动的科技文件材料②科技档案是科研、生产、基建活动的真实记录③科技档案是具有保存价值并归档保存起来的科技文件材料。 <科技文件材料—是指科研、生产、基建等活动中形成的图样、文字材料、图表、照片、影片、录音、录像等科技文件的总称。其基本涵义如下：①它是科研、生产、基建等各项活动的真实记录和反映②它是以特定的目的，通过文字、数字、线条、符号、声像等方式来记述、反映各项科技活动的③它的产生和形成，大部分是以国家的专业技术政策和有关的制度、规定为指导的④它是各种类型的科技文件材料的总称，而不是某一份科技文件的具体名称或专称。 <科技档案的鉴定—就是根据一定的原则和标准，确定科技档案的价值并划定保管期限，把不需要保存的科技档案拣出销毁的工作。 <人事档案—是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的管理、考核活动中形成的，记述和反映个人经历、德才表现等情况，以个人为单位整理，集中保存起来供备查使用的个人材料。 <照片档案—是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。 <档案保管工作—是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案进行科学保管和保护，防止和减少档案的自然或人为损毁的工作。 <档案文件的修复工作—是将已经破损的档案文件修旧复原的工作，它可以把破碎的档案文件修成完好的档案文件，使失去机械强度的档案文件爱你恢复原有的强度，使档案文件褪了字迹再现出来，使档案文件恢复健康、延长寿命，便于利用。 <档案信息资源开发利用—就是以利用者为服务对象，以馆（室）藏档案为服务手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为党和国家各项事项服务。 <档案咨询—是档案馆（室）以档案为根据，通过个人解答问题，向利用者通过口头、电话、信函等形式提供档案信息和档案检索途径服务的一种服务方式。 <档案著录—就是对档案的描述和记述，特指在编制档案检索工具时，对案卷或文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录，以形成档案信息检索条目的过程。 <档案标引—就是对文件或案卷的内容进行分析，将主题要领和类目标识转换成标准的检索语言并加以著录的过程，即对档案信息内容及其所属类目分析结果赋予检索标识的过程。档案标引有主题标引和分类标引两种。 <档案分类标引—是对案卷或文件进行主题分析后，赋予分类标识（分类号）的过程，就是根据案卷或文件的主题，给每个案卷或文件一个分类号，作为排列条目，组织档案分类目录和索引的依据。 <大事记—是按时间顺序，简略地记述一个地区、一个机关、一定专题、一个历史阶段发生的重大事件的参考资料。它是用简要的文字，系统地、扼要地记述一定人物、事件、机构等方面的重要活动和发展变化情况的。 <组织沿革—是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、职权范围及其演变情况的一种档案参考资料。 d公文的特点是什么？①有鲜明的政治性和政策性②有高度的真实性③有很强的针对性④有特定的作者和法定的权威性⑤有规范的格式。 d公文的作用是什么？①法规作用②书面领导与指导作用③公务联系作用④宣传教育作用⑤记载和凭证作用。 d起草公文的步骤和方法是什么？①明确发文的目的和文件的主题②了解有关情况，收集有关材料③拟好写作提纲、安排好文件结构④按照提纲脉络，动笔拟写正文⑤全面检查，认真修改。 d归档公文整理的准备工作有哪些？①要明确立卷责任。首先要明确应当归档和不应当归档的范围，即2006年12月18日国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的范围，制定本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，报当地县级以上人民政府档案行政管理部门审核批准后执行；其次要明确立卷单位任务的范围。②要按照立卷的范围把应当归档的公文收集齐全、完整。③编制归档公文的分类方案。 d如何明确立卷单位任务范围？①机关各部门起草，以机关名义发出的文件，其正本和定稿一般应由机关综合部门立卷，有些完全属于业务事项的，也可由主管业务部门立卷②由机关业务部门承办的上级机关的来文，谁承办由谁立卷；由两个以上部门承办的文件，由主办部门立卷③机关业务部门自己形成的文件材料，由形成部门立卷④兼职领导人形成的文件，按内容分别由有关部门立卷。 d如何进行卷内文件排列？案卷组成后，即对卷内每份文件进行排列，固定位置。具体方法有：?按卷内文件形成的时间先后排?按文件的重要程度排?按文件的作者排，把同一作者的文件排在一起?由几个问题的文件组合成的卷，可将同一问题的文件排放在一起…按文件的来源或内容涉及的地区排?按文件名称排?按通讯者排列。 d档案的价值是什么？档案的具体作用主要表现在：①它是机关单位查考的凭据②它是政治斗争的必要手段③是科学研究的可靠资料④是宣传教育的生动教材，概括为凭证作用和参考作用。 d我国档案工作基本原则的构成？我国档案工作基本原则的内容结构，主要由三个部门组成：①统一领导、分级管理原则。统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制，是档案工作发展的客观要求，也是我国档案工作长期以来行之有效的经验②维护档案的完整与安全。它是档案管理的最基本的要求，也是各级档案部门的首要任务。③便于社会各方面对档案的利用。是档案工作的服务原则，体现着档案工作的服务性质。便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标，是档案工作中各业务环节的基本出发点，支配着档案工作的全过程，表现于档案工作的归宿。 d我国档案工作基本原则三个组成部门之间的关系？三者之间是辩证统一的关系，是相关联系、相互作用的。实行统一领导、分级管理，才能切实地维护档案完整与安全，从而便于党和国家各项工作利用。实行统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于党和国家利用档案。要做到便于利用，必须实行统一领导、分级管理和维护档案的完整与安全。 d档案室的职能有哪些？①对本机关各部门文件资料的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和指导②负责集中统一管理本机关各种门类和载体的档案以及有关资料，对档案实行科学的管理，积极提供利用，为机关各项工作服务③为党和国家积累档案财富，按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交④在统一领导、分级管理的原则下，各机关、团体、企事业单位和其他组织对所属单位的档案工作进行监督和指导⑤贯彻执行档案工作的法律、法规及各项相关的方针政策，建立健全机关档案室的各项规章制度，办理有关领导交办的其他相关的档案业务工作。 d文书档案收集工作的内容有哪些？①机关、企业、事业单位档案室对本单位（部门）需要归档的文件的接收②机关、企业、事业单位档案室对未及时归档文件的补充收集③档案馆对现行机关、撤销机关，具有永久和长期保存价值的档案的接收④档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的征集与接收⑤馆际之间按照各自的保管档案的范围交接有关档案。 d档案收集工作的意义是什么？收集工作是档案工作的起点，没有档案，档案工作便无从谈起，因此收集工作具有重要意义。①收集工作是档案工作存在和发展的条件②收集工作是丰富档案馆（室）藏档案的重要途径③收集工作是开展档案馆（室）各项工作的物质基础④收集工作是衡量档案馆（室）工作的标尺。 d文书档案整理工作的内容是什么？档案的整理就是将零散和需要进一步系统化的档案，进行分类、组卷、排序、编目，使之有序化、条理化的工作。主要内容是：区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。档案馆、档案室的档案整理工作通常有三种情况：一是系统排列，就是将接收的案卷进行系统排列和编制案卷目录工作；二是局部调整，对不完全符合整理要求的进行局部的调整、改动；三是全过程整理，对未曾整理的零散文件进行全过程整理。 d文书档案整理工作应遵循的基本原则是什么？①要尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系，这种联系主要表现在文件的来源、内容、时间和形式等方面。②要尊重和利用原有的整理基础。③要从便于管理和利用进行调整或加工。 d构成立档单位的条件是什么？在实际工作中，不是所有形成档案的单位都能构成立档单位，其主要条件是：①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③没有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。确定一个单位是否是立档单位，主要是以分析认定它是不是一个具有法定权力和义务的独立单位。 d档案鉴定工作的基本内容是什么？①是制造鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表②是具体鉴别、判定档案的价值，根据其不同价值，确定不同的保管期限③是剔除无保存价值的或保管期限满无需继续保存的档案，按规定销毁。 d搞好档案鉴定工作的重要意义是什么？①搞好档案鉴定工作，分清了档案的价值，有利于更好地整理、保护有价值的档案②搞好档案鉴定工作，使留存的档案更精炼，有利于提高档案管理效益③搞好档案鉴定工作，使档案玉石分明，有利于管好重点档案，确保安全。 d鉴定文书档案价值的原则是什么？鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案价值。①从国家和人民的整体利益出发衡量档案价值，是档案鉴定工作总的指导思想和对档案价值的评价标准；②鉴定原则中的全面观点，就是要全面地分析文件各方面的特征，综合判定文件价值；全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系，从整体上看档案的价值；全面地预测社会对档案的需要，多角度、多层次、多方面考虑社会对档案的需要。③鉴定原则中的历史观点，就是要把档案与形成它的历史联系起来④鉴定原则中的发展观点，就是用发展的眼光看待文件的价值⑤鉴定原则中的效益观点，就是鉴定时要考虑收益与付出之比。 d档案鉴定工作的制度和程序是什么？为了确保鉴定工作的质量，使鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作制度。①制发鉴定档案的标准文件②建立鉴定工作的组织③进行剔除档案的销毁工作。 d科技档案的 有哪些？科研档案、工业生产技术档案、农业生产技术档案、基建档案、设备仪器档案、地址档案、测绘档案、水文档案、天文档案、气象档案、地震档案。 d科技档案的作用是什么？科技档案是科学技术资源的一种储备，它具有“工作查考、科学研究、经验总结、技术交流”等方面的作用，主要表现在以下几点：①它是进行生产管理、技术管理和科研管理的重要依据和凭证②它是科技研究和设计工作的必要条件③它是进行科学技术交流的工作 d科技文件材料的积累有几种？科技文件材料的积累，就是按照科技文件工作的程序，通过一定的方法、制度与工具，将科技活动中形成的科技文件材料适当集中，妥善保管的工作。积累的方法有四种：个人积累、专业组积累、科技部门或生产部门积累、科技档案室积累。 d科技档案分类的方法及适用范围是什么？①按工程项目分类，主要适用于基本建设档案，是以一个基本建设工程在设计和施工过程中形成的全部科技档案为单位进行分类；②按产品型号分类，主要适用于产品结构比较复杂，而组成部分通用性不强的机械产品档案；③按品种分类，基本上适用于设备档案；④按专题分类，适用于科研档案；⑤按专业分类，适用于科研档案种类较多的部门；⑥按地区分类，适用于地质、测绘方面的科技档案；⑦按时间分类，适用于水文、气象、天文等方面的科技档案。 d如何在管理中保证电子文件信息安全？电子文件的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要相应的管理措施来保证其得以实施。①加强电子文件制作人员和管理人员的管理②电子文件的制作过程要职责分明③建立电子文件全过程管理的制度④建立电子文件管理的记录系统。 d电子文件的归档要求是什么？电子文件的归档要求分为电子文件归档工作的要求和归档电子文件的质量要求两个方面。（1）电子文件归档工作的要求：①档案部门要从文件生命周期的开始控制其归档活动②电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步。（2）归档电子文件的质量要求，对归档电子文件质量要求主要是真实完整。：①齐全完整②真实有效③格式规范④经过整理。 d档案保管工作有什么重大意义？①档案保管工作是维护历史真实面貌的根本保证②档案保管是档案业务工作的重要环节之一。 d档案保管工作的任务是什么？①防止档案的损毁②延长档案的寿命③维护档案的安全。 d档案保管工作的基本原则是什么？①按全宗和专业类项进行保管②以便于利用为目的③以防为主，防治结合④突出重点，兼顾一般⑤自力更生，勤俭节约。 d档案库房建筑的基本要求是什么？①墙体厚度要以达到保温隔热性能良好为度②窗户宜小不宜大，宜少不宜多③地面单位面积承重应大于其他用房（≥500kg）④开间大小和层高要大，净高≥2.4m⑤自成一体。 d档案库房如何管理？①档案库房的存放，其一般设计原则是：利用率高的档案存放在距离利用者阅览室较近的库房，珍贵的、重要的档案存在条件较好的库房，同一全宗的档案尽量归存一库，不同载体的档案要尽量分库存放，声像档案和档案缩微胶片应另设专库存放；②档案装具的排放。档案装具在库内排放，应成行地垂直于有窗的墙面，与墙壁的距离应不少于8cm③档案柜架的编号和档案的排列次序和方法。柜架编排次序一般是人站在库内主通道上，面对各排行柜架，左起第一排为首排，右起第一排为末排，从左向右依次编号。档案在柜架内的排放次序，应先左后右，先上后下。④档案柜架贴插标签。⑤编制档案存放位置索引⑥库房卫生⑦档案安全检查⑧档案库房的防火⑨档案的防盗。 d档案库房卫生如何管理？①全部地方情节无尘②经常定期进行清扫卫生和维护③管理人员必须按制度进出库，非库房管理人员不得入内④存放有序⑤不能存放杂物。 d档案安全检查的内容和目的是什么？从三个方面检查：一是从政治安全方面出发，检查档案有无被盗、被损毁或泄密等情况，及时发现不安全的因素，以便采取有效措施，确保档案安全；二是从保护技术方面检查，看档案有无发黄变脆，自己褪色，虫害感染，潮湿粘连等自然损毁现象，以便采取相应措施积极防治；三是档案管理方面检查档案是否缺少，案卷是否错位，库房是否进水，门窗是否牢固，消防设备是否齐全、有效， d档案库房的防火措施是什么？①开展消防安全检查，及时发现不安全因素，立即排除和改善②消防通道、安全门、疏散楼梯及走道要保持畅通③安装报警设备④档案库房要严禁吸烟，严禁明火取暖⑤加强安全教育，实行防火责任制 d档案的防盗工作可采取哪些措施？①巩固门窗，有条件的可安装防盗墙②严禁无关人员入库③档案室进出库房要检查登记，双人进出档案室④装置防盗报警器⑤对计算机进行安全检查⑥健全档案管理的各项制度。 d档案防光的措施有哪些？①窗子要少，东西无窗，南北窗小且窄②安装窗帘③做双层窗④玻璃上涂上滤紫外线的涂料⑤用普通白炽灯⑥受潮后通风处晾干。 d预防档案害虫的措施有哪些？①搞好库房温湿度管理，抑制害虫的生长、发育和繁殖②搞好档案及其库房的卫生防疫工作，防止档案受害虫感染③对档案进行定期的防疫检查④在档案库房及箱柜内放置适宜的驱虫剂。 d防治档案害虫的主要方法有哪些？①震落法②涂刷法③熏蒸法④喷雾杀虫法⑤低温冷冻杀虫法和气调杀虫法⑥放置驱、杀虫剂法。 d档案霉菌的预防措施是什么？①控制库房的相对湿度②搞好档案及其库房的卫生防疫工作③在档案库房及箱柜内放置适宜的防霉剂 d档案文件修复工作的原则是什么？①保持档案文件的历史原貌②修复档案文件所使用的纸张、胶粘剂、塑料等材料，不能对档案文件制成材料产生任何副作用③修复前要经过试验，采用的修复方法被证明确有把握时，方能进行档案文件的修复 d档案信息资源开发利用具有什么重要意义？①它是档案工作的根本目的和中心任务②它是社会上衡量档案馆（室）工作做得好坏的主要标志之一③它对整个档案工作有检验和推动作用 d档案信息资源开发利用的要求是什么？①明确服务方向，鉴定服务思想②熟悉档案，了解需要③研究利用工作的特点和规律，改进服务工作，提高服务水平④正确处理利用和保密的关系⑤正确处理利用和保护的关系 d档案信息资源开发利用的方式有哪些？①开设阅览室②档案外借要有严格的制度，经过一定的批准手续，收回时要进行认真细致的清点检查③制发档案复制本。根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种④举办档案陈列展览⑤制发档案证明⑥开展档案咨询服务。接受咨询—咨询分析—查找档案史料—答复咨询问题—建立咨询档案 d怎样举办档案陈列展览？①档案陈列展览可以由一个档案馆（室）单独举办，也可以几个档案馆（室）联合举办，或与有关单位合办，可经常性地长期陈列展出，也可临时展出②明确举办陈列展览的目的，确定题目及展出档案的内容和范围③事先应拟出详细的展出计划和展出档案的提纲，提请有关领导批准 d如何制发档案证明？①档案证明必须根据机关、团体、个人的正式申请才能制发②档案证明一般应根据档案正本或可靠的副本来编写，要注明材料的出处和根据③编写档案证明必须坚持实事求是的原则④编写好的档案证明必须认真校对、审查批准后，加盖档案馆或机关公章发出。 d如何编写全宗指南？全宗指南亦称全宗介绍，是以文章叙述的形式，介绍立档单位和全宗历史概况，揭示全宗内档案内容和成分的一种报道性与检索性兼备的检索工具。全宗指南一般由封面、正文和辅助材料三部分组成：①全宗指南封面由全宗指南的名称、时间和编者组成②全宗指南正文一般由立档单位历史沿革、全宗历史概况、全宗内档案的内容和成分介绍三部分组成③全宗指南的辅助材料主要包括全宗指南中需要解释的名词、事件、问题等，这一部分有则写，无则不写。 d如何编写档案馆指南？①档案馆指南亦称档案馆介绍，它是以文章叙述形式，全面概括地介绍档案馆所存档案情况的一种检索工具。档案馆对于全面了解、掌握馆藏档案的内容和成分，系统地提供利用档案材料、传播档案信息都有着重要的作用②档案馆指南，有简明指南和综合性指南之分③档案馆指南的结构包括目录、前言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、索引和附录。目录是指明档案馆指南各组成部分的名目和其在书中页次。前言是写编写指南的目的、用途和使用方法。档案馆概况是介绍档案馆提供利用档案的条件的，包括档案馆的的历史发展概况、档案材料的来源、数量、起止年度、完整情况、档案馆的各种设施和提供服务的项目等；档案全宗介绍是逐个介绍馆藏每个全宗或综合介绍各个全宗情况的。 d档案主题标引和档案分类标引有什么区别及其关系？主题法和分类法都是根据档案信息检索的需要创造出来的一种人工语言。我国现行的档案主题检索语言是《中国档案主题词表》，档案分类检索语言是《中国档案分类法》，两者虽然同为档案检索语言，但有明显的区别：①标识对象不同。主题法是依据一定的规则，将规范的主题词编制成表，以供档案标引和检索时使用的语言；分类法是以分类号作为标识，来反映档案材料内容所属类目，并将全部标识按分类体系进行排列。主题标引和分类标引揭示事物的角度是不同的。主题标引着眼于揭示事物的内容和本质，它比较适用于按档案材料的主题出发进行检索，要检索全一个主题的所有档案材料比较容易；分类标引主要是从档案材料所属类别以及与其他类别之间的关系进行标引，它比较适合于按类目出发进行检索，要检索全一个类目的档案材料比较容易。②结构体系不同。主题法不受任何体系的限制；分类标引则比较固定。它只能根据分类表中已列出的分类号进行标引。因此分类标引的专指度比主题标引差。③检索适用特性不同。主题法是从事物的整体出发，不论档案材料的名称、种类如何、都按其内容反映的主题进行标引，虽然每个主题词都有明确、固定的位置，字顺排列也有一定的规律性，但这种排列并不反映主题词之间的逻辑关系，而是只用主题词来表达事物的内在涵义。因而主题标引适用于特性检索。分类法则通过对某一事物或专业系统的分类，从类目中可以检索出该事物或学科的全部档案材料，这就使分类法适用于族性检索。主题标引和分类标引虽然有很大的区别，但仍然存在一定的联系。首先，它们都是建立在对档案材料的内容进行主题分析基础上的。没有对档案材料内容的分析和主题概念的提炼，既不能进行主题标引，也不能进行分类标引。其次，主题法和分类法可以共处于一个检索系统之中，就是说，一个档案数据库或一种检索工具，可以同时存在主题法和分类法两种检索语言。第三，主题标引和分类标引可以结合进行。由于主题标引和分类标引的基本程序相同，即都要从分析档案材料，细致地提炼主题入手，只是在提出主题概念之后，主题标引要选取想要的主题词，分类标引是查阅分类表，找到相应的类目及其分类号。正因为如此，人们在对档案材料进行主题标引和分类标引时，可以先标引主题词，接着根据主题从类表中找到相应的类目及其分类号，进行分类标引。在编制一体化表的情况下，分类标引和主题标引则可以同时完成，不必分别查阅分类表和主题词表。 d大事记的编写要求是什么？编写大事记应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重事实，秉笔直书，客观地记述事物的发展变化情况。具体情况是：①观点正确，用材真实②大事突出，要事不漏，小事不记③系统条理，简明扼要 d如何编写大事记？一、制定编写方案。要编写大事记，必须先制定一个编写方案，以便有计划、有步骤地进行这项工作。方案的内容应包括大事记的题名、及时范围、材料来源、组织分工、完成任务的时间等。题名是机关名称加“大事记”。记事范围一般包括空间、时间、内容三个方面。二、搜集、鉴别材料。搜集材料要广征博采，“宁多勿漏”。鉴别材料要用马克思主义的科学态度，采取“去粗取精，去伪存真、由此及彼、由表及里”的方法，对材料进行分析研究。三、进行具体编写。①编写要求：一式要突出时代特征，注意记载反映各个历史时期特点的事；二是要遵循“详今略古、详近略远”的原则，把重点放在记述“今”和“近”的大事上。②编写体例：大事记是史料性工具书，应采用史书体例。大事记应采用编年体，并辅之以纪事本末体体例。③大事记的记载方法：大事记述由大事时间和史事两部分组成，时间在前、史事在后。大事记必须写清历史活动的主体、大事发生的地点及大事的内容三个部分。④大事记编写的程序：第一步将搜集到的史事材料按年月日分开；第二步将各条目的材料进行综合研究、筛选，决定取舍；第三步削笔成书；第四步将最后的修改稿送领导或有关部门审查，并由编辑人员根据审查意见修改或定稿。⑤大事记的结构：由说明、序言、目录、正文、附录等部门组成。 d组织沿革的编写程序是什么？编写组织沿革要有组织有计划地分步进行。第一步是确定题目，收集材料。要确定编什么类型的组织沿革，需要收集哪些方面的材料。第二步是选择体例，制定细目，绘编图表。第三步，精心编写，严格审定。编写中要注意材料的准确性，要用简练的文字或图表说明演变情况，编写完毕要反复核实，严防错漏，最后修改出一份可靠地稿子送领导审定。 d如何选编档案利用效果实例？档案利用效果实例，就是利用者利用档案产生的社会效益和经济效益的典型事例。档案利用效果实例选编，就是由利用档案所产生的社会效益和经济消息的典型事例汇编而成的资料。这种参考资料的用处是，在于向社会显示档案的价值，宣传档案和档案工作的作用，以增强社会档案意识，为档案工作的发展创造良好的外部环境，以进一步开发档案信息资源，发挥档案在各项工作中的作用。一、选编档案利用效果实例的要求：一是要有典型性，二是要具有真实性，三是要具有科学性。二、档案利用效果实例选编的体例大都采用按时间先后或效益大小顺序排列的体例。三、档案利用效果实例选编的编写：一是以类作为档案利用效果实例选编的结构层次。二是编写每个实例要写出七个要素：①能准确揭示实例内容的标题②利用档案的单位名称或个人姓名③利用档案的时间、数量④利用档案的内容和成分⑤提供档案的机构名称⑥利用档案的目的⑦利用档案产生的效益。三是档案利用效果实例多的，应加封面、前言（说明）、目录等部分。 d档案安全的重要性？档案安全事关党和国家的根本利益，加强档案安全体系建设，对于维护党和国家的历史记忆，服务全社会的科学发展具有重要意义。①新形势下档案信息安全特别是新型电子档案信息安全面临严峻挑战②各种自然灾害和人为灾害对档案造成破坏时有发生③建立完善的档案安全体系，堵塞安全漏洞，消除安全隐患，全面提高档案部门的安全保障能力，抵御各种灾害侵袭，是当前乃至今后一段时间档案工作面临的重要而紧迫的任务。 d新时期的档案安全观是什么？一是由关注馆藏档案安全向馆藏档案安全与馆外档案安全并重转变；二是由关注档案实体安全向档案实体安全与档案信息安全并重转变；三是由关注档案库房安全向档案库房安全与档案馆区安全并重转变；四是由关注档案静态安全向静态保管安全与动态保管安全并重转变；五是由关注破损档案保护向破损档案保护与未破损档案保护并重转变。 d档案安全体系建设的主要任务是什么？ 一、提高思想认识，强化责任意识，为档案安全构筑坚固的思想防线。档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设，提高人民的安全意识，把档案安全上升到战略高度来认识，为档案安全构筑起坚固的思想防线。 二、加强安全管理，为档案安全提供健全的制度保障。①完善并执行档案安全法规。②完善并采用档案安全技术标准③积极制定并贯彻执行档案安全业务指南④加强内部管理。 三、加强基础设施建设，为档案安全提供物质保障。①加强馆库建设②加强安全设施建设③采用先进的技术防范手段。 四、大力保护档案原件，确保档案原件安全。①尽快封存档案原件②及时对档案进行抢救修复③加速开展纸质档案数字化工作。 五、认真管好电子文件，确保电子文件安全。①明确归档范围②统一技术应用标准③严格建立本地区电子文件中心④严格对电子文件进行安全备份⑤加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。 六、切实搞好安全备份，确保万一情况下的档案安全。①切实开展档案备份工作②实行异地存放③落实备份制度。 七、建立档案开放利用审批机制，确保档案信息安全。①对拟开放档案进行审核和审批②对拟在网上公开的信息进行审核和审批。 d档案安全体系建设的工作要求是什么？①加强领导，统筹协调②制定预案，做好演练③扩大宣传，加强培训④开展监督，狠抓落实。 |
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