基本概念 1、档 案 ——档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。 2、档案载体 ——档案载体是档案信息的承载物。 3、全 宗 ——全宗是档案馆内一个档案保管单位,是指一个立档单位形成的,内部有机构成的全部档案。即一个立档单位的全部档案。 4、立档单位 ——立档单位是指符合全宗构成条件,所形成的档案能构成一个全宗的组织或个人,又称为“全宗构成者”。 5、档 号 ——档号是档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。 6、全宗号 ——全宗号是馆藏全宗的代号,包括全宗群代号和全宗顺序号两部分组成。 7、案卷目录号 ——案卷目录号是全宗内案卷所属的目录代号,又简称为目录号。 8、案卷号 ——案卷号是指案卷排列的顺序号。 9、件 号 ——件号是案卷内文件的顺序号。 10、页 号 ——页号是案卷内文件页的排列顺序号。 11、立 卷 ——立卷是指文件处理部门或者人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料,根据其固有的联系及形成的规律,组成案卷的过程。 12、档案接收 ——档案接收是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案与资料。 13、档案征集 ——档案征集是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权,为公共利益的需要,依照法律规定的条件,对集体或个人所有的档案实行'代为保管'、'收购'或者'征购'、'捐赠'。 14、档案整理 ——档案整理是指档案馆(室)对档案进行分类、排列、编目和编号的一项具体档案管理工作,包括档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号。 15、档案鉴定 ——档案鉴定是指档案馆(室)和档案管理人员按照一定的原则、规定和方法,判定档案的价值,审定档案的保管期限,处理剔除而不再保存档案的一项具体档案管理业务工作,是档案管理工作中的一个重要环节。 16、档案统计 ——档案统计就是运用统计学原理,以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。 17、档案保管 ——档案保管是指采用专门的技术手段和科学的管理措施,维护档案的完整与安全,延长档案寿命的一项重要的档案管理业务工作。 18、档案编研 ——档案编研是以馆(室)藏档案为主要依托,以满足社会利用档案为主要目的,在研究档案内容的基础上,编写印发或出版参考资料和文件汇编等档案史料的工作,是主动开发利用档案的一种重要方式。 19、档案著录 ——档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。也就是根据一定的著录规则,将档案文件的内容和形式特征记录下来,构成著录条目的工作。 20、档案检索 ——根据不同特征对著录条目加以编排,可以得出不同的编排结果,从而有不同的检索工具,满足不同的检索需要。具体的检索工具有全引目录、主题目录、分类目录。 21、全引目录 ——全引目录又称档号目录。将案卷目录和卷内目录合二为一。 22、主题目录 ——主题目录是指对著录条目按一定的主题顺序编排而成的检索工具。 23、分类目录 ——分类目录是指将具有共同上位分类号的若干著录条目按一定次序编排而成的。 24、文 件 ——文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。 25、文 书 ——文书是代表作者推动所述实际事务活动的程式化的文字书面记载。 26、 文 献 ——文献是指人们在社会实践活动中形成的记录有知识的一切载体的总称。 27、大事记 ——大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件(事实)的书面材料。 28、电子文件 ——电子文件是指能被电子计算机系统识别、处理,并将文件信息内容按一定格式存储在磁带或者光盘等介质上的文件。是现代的新型文件。 29、电子档案 ——电子档案是经过整理归档保存的电子文件。 30、全宗卷 ——是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的,记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况的文件材料所组成的专门案卷。 31、全宗介绍 ——全宗介绍又称全宗指南,是介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。 32、高等学校档案 ——高等学校档案是指高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保持价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。 基础知识 1、“档案”一词的起源 档案一词起源于明代。《清太宗文皇帝实录》中取材于明代宫中文书的记载。在崇德三年正月甲午日的记载中有三处出现“档案”一词。这是现已发现的最早记载。 2、档案的种类 根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。 3、档案的属性及其本质? 从档案的定义看,“档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体”。可见,档案具有原始记录性、信息属性、知识属性、文化属性和价值属性,其中,原始记录性是档案的根本属性。 4、档案工作的基本原则? 档案工作的基本原则是“集中统一管理” 。 5、机关档案工作含义和特点? 机关档案工作是围绕机关档案的形成、管理和利用等进行各项工作的总和。机关档案工作具有基础性、服务性和专业性的特点。 6、机关档案工作的双重职能? 机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两个方面的双重职能。 7、机关档案收集的范围? 凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于本机关档案的收集范围。此外,还应收集与本机关档案有关的资料和实物。 8、机关档案分类原则和分类方案? 机关档案分类原则应遵循机关文件材料形成的客观规律和特点,保持机关文件材料之间的自然联系,适当照顾文件的保存价值,便于保管和利用。 9、文件处理部门与部门立卷制? 文件处理部门是指机关单位内部设置的具体负责本单位文件处理工作的组织机构。 10、档案立卷的流程? 11、案卷质量要求的总原则? 案卷质量必须符合立卷的基本原则,即遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。 12、归档文件整理的原则? 归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则,即根据文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 13、归档文件整理的质量要求有哪些? 归档文件应齐全完整;整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 14、案卷标题的三要素是什么? 案卷标题一般由作者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称(文种)三部分构成,又称为案卷标题“三要素”。 15、文件的修整包括哪些内容? 对破损文件进行修裱;对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制;去除文件上易腐蚀的金属物;对过大的文件进行折叠等。 16、何为档案用房“三分开”? 指档案馆室拥有专用档案库房、专用档案阅档室和专用档案整理室(兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室)。 17、机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的? 机关档案部门向地、市级以上(含地、市级)档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案,向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案;科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间,也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。 18、档案检索工具与基本功能? 档案检索工具是指按照一定的标准组合制作的,用于快速查找档案文件及其内容的指引性目录和信息工具。 19、档案与文件二者之间的关系? 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。 20、档案与图书、情报、资料的关系? 1、档案与图书 档案来源于人们社会实践的过程中,其所述内容一般为其形成的直接经验,故档案一般表现为一次文献。 2、档案与情报 情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。档案是情报的一种存在形式,是情报的重要来源。 3、档案与资料 资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品,一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物 档案与资料区别: (一)来源不同。资料一般是从外部搜集来的,如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等,而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。 21、档案编研与编研材料的种类? 档案编研是以馆(室)藏档案为主要依托,以满足社会利用档案为主要目的,在研究档案内容的基础上,编写印发或出版参考资料和文件汇编等档案史料的工作,是主动开发利用档案的一种重要方式。 (一)什么是一次加工的编研材料? 一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件),或者原始文件的复制件汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。 (二)什么是二次加工的编研材料? 二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。 (三)什么是三次加工的编研材料? 三次加工的编研材料是依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上,编写形成的一种新的参考材料。三次加工的编研材料属深层次的档案编研,常见的大多为工具书式的,如《手册》、《年鉴》、《志》等。 22、机关档案收集工作的要求? 1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全,就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档,所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。要做到这一点必须采取有效的措施: |
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