【档案学习】文件整理与归档

01

立卷

（一）立卷基础

文书处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材 料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为 立卷。 立卷的含义；立卷特征及其运用。

（二）立卷环节的选择

部门立卷是由文书处理部门或人员承担文件材料立卷工作的 一种立卷环节模式，主要包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等 具体模式。 文件处理部门与机关档案室结合立卷是以机关文书处理部门 或人员为主，由文书处理部门和机关档案室共同承担机关文件材 料立卷工作的一种立卷环节模式。从机关档案室介入立卷工作的 深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。 

（三）立卷的准备工作

立卷工作会议；立卷业务培训；文件材料的收集和清理；机关 档案室在立卷工作中的作用。

（四）拟定（或修订）立卷类目 

立卷类目是机关文书处理部门根据机关工作活动和文件材料 形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的 要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称 为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。 立卷类目的拟制（修订）；立卷类目的结构和内容。

（五）平时归卷

平时归卷是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或 组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。 平时归卷的目的；平时归卷的主要措施。

（六）卷内文件的排列与编目排列卷内文件

• 编页（件）号;

• 填写卷内文件目录;

• 填写卷内备 考表；

• 拟写案卷题名；

• 填写案卷封面；

• 装订案卷。 

（七）案卷的排列与编目

• 排列案卷；

• 编制案卷号；

• 编制案卷目录。 

02

组件

组件，即归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 

（一）组件的意义

• 有利于提高和控制档案的质量；

• 有利于降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率；

• 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理；

• 更适合现代化的计算机管理。

（二）组件的方法步骤组件的六个步骤；

• “件”的理解；

• 归档文件的修整内容；

• 装订、 分类、排列、编号、编目、装盒的内容与方法。 

03

归档

归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。

（一）归档范围

• 归档范围包括哪些方面；

• 不归档范围包括哪些方面。

（二）归档时间

• 文书档案的归档时间；

• 专门档案的归档时间；

• 特殊载体档案的 归档时间。 

（三）归档要求

• 归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；

• 归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；

• 按时归档；

• 严格办理归档交接手 续等。

（四）归档工作内容和步骤

• 编制移交案卷目录或归档文件目录；

• 立卷或组件说明的内容和撰写方法；

• 移交与归档手续。 

转载于：浙江省档案初中级专业技术职务任职资格考试大纲

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