标准所办公流程与项目的知识协作性设计及其管理实现

标准所办公流程与项目的知识协作性设计及其管理实现

（信息产业部电信研究院 通讯标准研究所 ）       1、 背景说明     知识经济将是继农业经济和工业经济以后的又一种新的社会经济形态。知识不仅是与传统生产要素(土地、劳动力、资本)并列的另一种资源，而且是当今唯一有意义的特殊资源，知识首次以一种无形的形式作为经济基础出现在人类发展的进程中。     知识管理是一种有意识采取的战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传递给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息，并进而将之通过不同的方式付诸实施，最终达到提高组织业绩的目的。     通信标准研究所的科技市场处是所内唯一的职能部门，全所的办公流程集中体现在科技市场处。通信标准研究所的一项主要工作就是起草通信标准（国标、通信行业标准、企业标准），而其核心竞争力就体现在起草标准。本文将对科技市场处办公流程以及标准项目两个具代表性的角度入手，进行知识协作性设计和知识管理分析。     2 、标准所科技市场处办公流程及其知识协作性设计      科技市场处一方面与所领导、院属各职能部门、其它单位接口，一方面对口所内各研究部，有以下职能：      科研项目管理，包括纵向项目（如通信行业标准、软科学、所内项目等）、横向项目；      档案管理；      计算机、仪表采购与管理；      其它工作（如内部培训等）。     2．1 科研项目管理及档案管理     科研项目管理及档案管理的基本流程为：立项→进度管理→上报验收→归档。     科技市场处是科研项目的归口管理部门，并与国家各部委、信息产业部、电信研究院接口。其项目管理的主要职责是：      建立和不断完善科研管理制度。     组织项目立项论证会，协调各研究室之间交差项目的划分。     对项目进度检查，并对项目进行进度控制。     负责科研项目对外的立项申报。     负责对外接口联系组织召开项目征求意见会以及结题评审会。     对外项目的评审跟踪调查工作。    合同管理。       负责科研档案管理。     立项：各业务部门根据市场和技术业务发展需要负责提出本部门科研计划设想，由科技市场处汇总，每年初或年底由科技市场处组织召开科研计划工作会，制订科研发展计划意见，由领导组织审定批准，作为科研立项的依据。     其基本流程为：     进度管理：     每月例行检查：每月底由部门负责人对本部门承担项目情况报告给科技市场处，由科技市场处汇总并编制项目检查报告，通报给所领导，对项目检查中出现的问题，科技处要了解情况，提出要求，如需修改项目计划（完成期限、项目内容等），由项目组以书面形式提出理由，经领导批准后，由科技市场处向项目委托单位正式提出计划修改申请。     每半年对项目进展情况检查，并汇总报电信研究院及相关部委。     上报验收：     通信标准项目，项目完成征求意见稿和送审稿后，项目负责人填写《标准草案征求意见稿/送审稿审查表》报科技市场处，再经所领导、总工签批后，上报通信标准技术审查部。项目完成报批稿后，项目负责人填写《标准审批申报单》，所领导签批后，由科技市场处报至院科技市场部。     软科学项目，项目完成一稿后在所内按送审稿程序审查，开会或函审形成报批稿后，技术负责人填写《软科学项目结题表》，由领导审查签批后，科技市场处报院科技市场部。     所内项目，应根据项目合同书的要求，科技市场处负责组织项目的鉴定审查、验收工作。     档案管理：     项目完成报批稿一个月内，做好技术资料归档工作。科技市场处对其进行管理和所内共享。     2．2 计算机、仪表采购与管理      计算机、仪表采购及管理主要有以下流程：     个人或部门申请采购→部门领导审批→所领导审批→计算机仪表室填写意见及确定购买→购买和登记→入库→申请人填写借用登记单、领取设备→归还→入库。     2．3 知识协作性设计     以上办公流程均以科技市场处为纽带实现全所协作。如以科技市场处为中心建立知识协作性平台，即可大幅提高工作效率并可进行有效的知识沉淀。      该部分的知识协作性平台包括以下几块内容：      文档资料分类管理 >    其目的是让员工能以最快方式找到他要的知识。       分类为：单位规章（包括各类管理办法及工作流程等资料）、工作计划（包括本部门工作计划、科技市场处工作计划、科研项目计划等）、各类文件模板、工作情报、技术资料（包括归档项目资料等）、政府政策、工作工具、培训资料（包括内部培训资料、对外交流资料）等。      信息发布     内容包括：工作通知、制度规范、工作动态、工作报告、计划变动、领导与专家行程、活动消息。     信息发布方式包括邮件发布、手机短信息发布在线动态发布等。      流程审批     科研项目管理和计算机仪表管理含很多审批流程，现在采用的签字方式往往因一个环节的负责人出差或不在单位而延缓该流程、降低效率。如采用知识协作平台来实现流程，则通过信息发布方式可以尽快完成一个环节的审批（或转移该审批至同级的其它负责人），这样可提高效率。      上图是知识协作性设计图。         该平台还包含两个数据库：文档资料数据库、计算机仪表库。     该设计可实现办公流程的完全透明化、高效化，并能有效地实现单位内的知识沉淀和更新、也有利于新员工的快速适应。     3 、办公流程知识化协作管理实现      再高效的平台如果没有人用，都是无用的。可从所内最急需的方面入手，使员工逐渐使用该系统，然后逐步推广扩充其它功能。     由于目前所内员工急需的是知识成果的共享，可首先建立文档资料数据库，将单位规章（包括各类管理办法及工作流程等资料）、工作计划（包括部门工作计划、科技市场处工作计划、科研项目计划等）、各类文件模板、工作情报、技术资料（包括归档项目资料等）、政府政策、工作工具、培训资料（包括内部培训资料、对外交流资料）等信息分类共享在网上。档案管理人员可要求通过该平台来归档。     所领导可通过该平台来发布通知，并逐步取消其它发布通知的渠道。此后由科技市场处主导，来实现工作通知、制度规范、工作动态、工作报告、计划变动、领导与专家行程、活动消息等消息发布功能。     至此，员工应该已经接受这个“知识共享、信息发布”平台了。随后科技市场处项目管理人员来主导使用该流程审批功能，由于项目管理人员是整个项目流程中的关键纽带，故整个项目管理即可通过知识管理平台来实现。     计算机仪表管理的电子化、自动化可使管理人员大量节省时间，故应尽早建立并  完善基于知识管理平台的计算机仪表数据库。随后计算机仪表采购和管理人员主导实现基于知识管理平台设备采购申请、入库、借出、归还等流程。       整个管理实现过程中，须在平台上设置一个意见簿，将员工对系统的操作、功能划分、流程控制等各个方面的意见收集起来，以对系统进行修正和升级。     4 、标准项目的知识协作性设计及管理实现      通信标准研究所的最具竞争力的方面就是起草通信标准。      如果关于起草通信标准方面能形成知识沉淀和共享，则对提升标准所整体竞争力、加速培养新的起草通信标准的专家等方面有极大的促进。      整个标准起草过程有三个阶段：征求意见稿、送审稿、报批稿。对一个标准项目，可在知识管理平台上设立一个单独的讨论区。在起草标准的三个阶段，项目组及其邀请的专家可在此讨论区随时随地进行留言、讨论，那么起草过程中出现的各类问题都会在此讨论区中体现出来。项目完成之后，该讨论区包括其中所有的内容随同报批稿一同归档并共享。      整个标准起草的过程（及其经验或者教训）都被记录下来，所内的员工可充分利用此资源。这样就可形成一套起草标准的知识沉淀机制。      所内相关领域的研究人员（包括项目组成员本身）通过这个机制了解（或复习）他们所需要的知识，而新员工也能通过此机制学到很多关于怎样起草标准、可能会碰到哪种问题、遇到问题如何解决、如何避免不必要的问题等知识。      关于标准项目的知识协作性平台，一定制定保密制度。一旦泄漏，会极大削弱标准所独有的优势和竞争力。      5 与研究院KOA系统的结合      办公流程大部分可结合院KOA系统，使用其中的部门协作区来实现。由于部分的审批功能需要与院科技市场部等职能部门合作实现，所以需要院KOA系统对其整体流程做定义。      计算机仪表数据库由管理人员来实现本地管理，为安全性考虑，KOA系统仅可实现领导的远程查阅。      标准项目的知识协作管理，如结合到院KOA系统，要注意其可阅级别。