EndNote使用简介
文献管理和论文写作的利器!虽然讲的是7.0的使用,对8.0的变化也不大 EndNote 简 介 Endnote 由Thomson Corporation下属的Thomson ResearchSoft 开发。 Thomson Researc hSoft是以学术信息市场化和开发学术软件为宗旨的子公司。Thomson Corporation总部位 于美国康涅狄格州的Stamford。 Endnote的功能 一、在线搜索文献:直接从网络搜索相关文献并导入到Endnote的文献库内 二、建立文献库和图片库:收藏,管理和搜索个人文献和图片、表格 三、定制文稿:直接在Word中格式化引文和图形,利用文稿模板直接书写合乎杂志社要求 的文章 功能一 在线搜索文献 Endnote利用Z39.50信息获取协议可以方便进入全世界绝大多数的文献数据库,并将连接和 搜索这些数据库的信息用“Connection Files”的形式储存起来直接提供给使用者。 Con nection Files的设置可以自己创建或修改 搜索过程: 1.进入Endnote7.0,从“Tools”菜单下点击“Connect” 2.出现“Choose A Connection File”对话框,选定数据库,点击“Connect” 3.按照布尔逻辑设定搜索词,点击“Search” 4.出现搜索结果,存入指定的文献库 提示: 1.通过点击“Find” 进行查找设置可以提高对某一类型数据库的查找效率 2.很多数据库需要输入账号和密码 3.“ Save Search”可以保存搜索设置;“Load Search”可以导入已保存的搜索设置;“ Add Field” 和“Delete Field”分别添加和删除设置栏 功能二 管理库内文献 一、导出文献 EndNote库内的文献可以以4种格式导出:Rich Text Format (RTF), HTML, XML, 和 plai n text documents(TXT)。从而创建独立的文献集或者创建可以导入到其他数据库的参考 文献。导出的文献样式由当前样式决定,当前样式可以从“Edit”菜单下的“Output Sty les”或者工具栏上的样式下拉框选定。 导出步骤: 1.选定要导出的文献库 2.按照自己的要求排列文献的顺序 3.选择合适的文献样式 4.从 “File”菜单下点选“Export”. 6.出现导出对话框,选择要保存的文件格式.rtf; .html; .XML; .txt 和文件名 7. 保存 注意: 如果文献库内有图像的话,图像将不会随之导出。只能另外粘贴。 二、导入文献 EndNote可以将不同来源的文献导入到已存在的库内或新建的库中: A. Online searching: 即通过EndNote直接进入网上数据库查找和获得文献 B. Direct Export:很多网络数据库如MEDLINE、Pubmed、CSA等都支持将自己选择的文献 以EndNote可识别的格式下载 C. CD-ROM:将CD内的文献转换为文本格式以后通过滤镜导入 滤镜:滤镜用于导入网络数据库、CD-ROM和任何含有能够说明文件内信息的标签的文本文 档。实际上“Connection files”里也含有滤镜。滤镜的功能是在导入时使EndNote能够解 读常规的数据资料,相当于一个解读器。它将文献资料内的信息投射到EndNote 相应的信 息域。由于每个特定的数据库都是由供应商以各自的数据组织方式提供的,因此即使供应 商相同,每个数据库都需要一个特定的滤镜,不能混用。EndNote自带的滤镜已经经过设定 ,可以导入相应数据库的资料。使用者也可以编辑滤镜或新建以适应新的数据库或者自用 。 文本文献的导入过程: 1. 创建EndNote可以导入的文本文件:文件必须是“标注格式(Tagged Format)”的.tx t文档,即不同的信息必须以特定的标注(如Tab键、//等记号)分隔归类,每一个标注及 其后面的信息都另起一行。自己创建相当麻烦。多数数据库支持将其数据资料转换为Tagg ed格式。如何转换见滤镜选择对话框下面的“Comments”内容或者“帮助”里的“Import Format”。如Pubmed的文献转换为: PMID- 15492285 OWN - NLM STAT- In-Process DA - 20041019 IS - 0008-5472 VI - 64 IP - 20 DP - 2004 Oct 15 TI - CC chemokine ligand 25 enhances resistance to apoptosis in CD4+ T cells from patients with T-cell lineage acute and chronic lymphocytic leukemia by means of livin activation. PG - 7579-87 AB - We investigated CD4 and CD8 double-positive thymocytes, CD4(+) T cells from typical patients with T-cell lineage acute lymphocytic leukemia (T-ALL) and T cell lineage chronic lymphocytic leukemia (T-CLL), and MOLT4 T cells in terms of CC chemokine ligand 25 (CCL25) functions of induction of resistance to tumor necrosis factor alpha (TNF-alpha)-mediated apoptosis. AD - Department of Immunology, and Laboratory of Allergy and Clinical Immunology, Institute of Allergy and Immune-related Diseases and Center for Medical Research, Wuhan University School of Medicine, Wuhan, Republic of China. FAU - Qiuping, Zhang AU - Qiuping Z FAU - Jei, Xiong AU - Jei X FAU - Youxin, Jin AU - Youxin J LA - eng PT - Journal Article PL - United States TA - Cancer Res JID - 2984705R SB - IM EDAT- 2004/10/20 09:00 MHDA- 2004/10/20 09:00 AID - 64/20/7579 [pii] AID - 10.1158/0008-5472.CAN-04-0641 [doi] PST - ppublish SO - Cancer Res 2004 Oct 15;64(20):7579-87. 2. 点选“File”菜单里的“Import”,出现Import对话框 1) 点击“Choose File”选择要导入的文献数据 2) 选择“Import Options”下拉菜单里各项: EndNote Library: 将EndNote的一个文献库导入到另一个文献库。映像不会随之转移,导 入完成过后需要将该映像文件拷贝到新文献库内。 EndNote Import: 将从网络数据库下载或从EndNote导出并转换成EndNote格式的文本导入 到新的EndNote文献库。 Refer/BibIX: 将从Refer 或 BibIX程序导出的文本导入到EndNote ProCite: 将从ProCite 导出的文本导入到EndNote Tab Delimited: 用于导入信息域已经被跳格键(Tab)分隔的文本 Reference Manager (RIS): 可导入从Reference Manager, Reference Update, Referenc e Web Poster 和其他任何RIS 格式资源导出的文档。用EndNote 也可以打开Reference M anager 的文献库。 ISI-CE: 导入来自于ISI数据资源的文本文档 Multi-filter (Special): 用于导入含有不同来源文献的文档 EndNote generated XML: 用于从EndNote导出的XML 格式的文件 Other Filters: 进入“Choose A Filter”对话框看到EndNote自带的大量滤镜,对应于不 同的网络数据库。记住每个数据库都需要一个特定的滤镜,即使供应商相同也不可混用。 Use Connection File:可以将一个connection file作为滤镜。当用EndNote的Connect命令 搜索某一数据库时会生成Connect.log文件,将此文件导入成文献库数据。该Connect.log 应该包含all references from your previous session。 3) 选择“Duplicates”下拉菜单: Import All:导入所有文献,包括与目的库内有重复的文献 Discard Duplicates: 导入文献时剔除与目的库内有重复的文献 Import into Duplicates Library: 导入文献到目的库,但将所有重复文献放入一个名为 “File-Dupl.enl”的库中,“File”是目的库的库名。使用者可以在稍后浏览这些文献或 者合并两个库。 4) 选择“Text Translation”菜单:通常选择“No Translation”,只有机读目录(美国 国会图书馆发行的磁带版图书目录,即MARC格式)的文档选择“ANSEL” 5) 点击“Import”导入文献。 只有最新导入的文献会显示在当前库内,要查看新旧所有文献,单击滑鼠右键的后点击“ Show All References”。 三、编辑库内文献 大多数EndNote的文献管理指令只针对当前显示在库内的文献,对隐藏的文献无效。首先选 取库内感兴趣的文献,EndNote支持使用Ctrl和Shift键选取多个文献。接下来的操作与Wo rd相似。 1 显示和隐藏文献:在“References”菜单或滑鼠右键菜单内点击“Show Selected Refe rences”、“Hide selected References”或“Show All References”,可以仅显示所选 文献或隐藏所选文献,或者显示所有文献。 2 在库内查找文献:在“References”菜单或滑鼠右键菜单内点击“Search References” ,出现检索栏,选择检索项,输入检索词,点击“Search”获得结果。 3 添加删除文献:copy、cut、paste、输入新文献 4 编辑修改文献 5 对文献排序 6 改变文献显示的样式 7 在库内文献中加入图片、表格和其他映像文件 8 查找重复文献 四、合并文献库 1 将一个文献库内的文献导入到另一个库:按照文献导入步骤,只是要在“Import Optio ns”下拉菜单中选择“EndNote Library”。在导入之前最好将源库和目的库都做好备份, 以防数据的改变带来不利后果。映像不会随文献导入到新库中,必须将保存在源库的.DAT A文件夹内的映像文件拷贝到目的库的.DATA文件夹里。 注意:如果从当前文献库内导入文献到目的库,被导入的文献将只会是当前库内显示出来 的文献,隐藏的文献不会被导入。 2 拖拽:在源库中选定要转移的文献,直接用滑鼠左键托拽文献到目的库。同样,操作前 应备份。 3 拷贝和粘贴:在源库内用“Copy”命令拷贝文献,在目的库中用“Paste”粘贴。同样, 操作前应备份。 注意:备份是又必要的,尤其是当你在用EndNote书写文章时,插入引文的记录号直接与库 内文献关联。一旦库内文献改变了,文献记录号也会改变,很有可能影响到文章里插入文 献的正确性。 功能三 利用EndNote7.0写文章 EndNote在安装时可以自动整合到Word 97、2000、XP中,使用者可以简单轻松地将EndNot e7.0的库内文献加入到Word文档里,进而格式化引文形成合乎杂志要求的引文样式。另外 EndNote7.0提供各种文稿的模板,写文章实现了流水线模块化。 注意:最好先安装Word后再安装EndNote7.0,反之有可能不整合。解决办法是重装EndNot e7.0。 文稿模板:EndNote 提供了大量合乎各种杂志要求的稿件模板,收集在“Templates fold er”里,写文章时选择合适的模板可大大简化写作过程。文稿模板经过了格式化,对页边 距、标题、行距、首页、摘要、图形位置、字型字号等都做了规范。 用模板书写文章的流程: 1. 打开模板:从EndNote里打开:点击“Tools”下拉菜单里的“Manuscript Templates” 后选择模板; 或者从Word里打开:“新建” “通用模板” “EndNote” 选择模板。 2.模板在Word里打开后,出现“Template Wizard” 3. 依次填写“Template Wizard”所要求的信息,Template Wizard会将其转入到文章合适 的位置。 4.填写完后点击“Finish”,进入Word里的模板。 5.按照版式填写。 “Cite While You Write”是EndNote7.0里与Word整合的元件,可以直接从Word的“工具 ”菜单里找到和使用。 “Cite While You Write”里的选项: 1.Find Citation(s): 用于打开“EndNote Find Citations”对话框搜索和插入库内文献 ,其搜索方式是“任何字段”式的。 2. Go To EndNote: 打开EndNote 3. Format Bibliography: 对引文样式进行格式化。格式化就是将当前临时的引文转化成 一定格式的引文,同时在文章结尾处自动生成引文列表。在缺省设置时即时格式化(“In stant Formatting”)是启动的,随时对插入的引文进行格式转换。引文的输出样式设置 可以自己修改。 4. Insert Selected Citations: 插入在已经打开的EndNote 文献库内所选定的文献。一 次最多插入50篇。 5. Edit Citations: 打开“Edit Citation”对话框编辑引文。例如省略作者和年代、添 加前缀后缀等。 6. Insert Note: 添加注释(自己定义的引文) 7. Edit Library Reference(s): 在Word 里选定引文所在位置后利用本命令进入EndNote 自动打开相应文献和编辑。 8. Unformat Citation(s): 对一个引文或所有引文去格式化,即恢复到系统缺省的临时引 文格式(只含有作者的last name、年代和文献记录号)。 9. Remove Field Codes: 去掉文章里所有的EndNote域代码后生成一个新的文件,此时已 经格式化的引文和引文列表都以文本的形式存在(之前是域)。这利于投稿。 10. Export Traveling Library: 将文章里引用的文献导入到EndNote建立成一个新库。 11. Find Figure(s): 在EndNote库内寻找带有映像(即图表或附件)的文献,将该映像插 入到文章里光标所在位置,形成文内图表。 12. Generate Figure List: 对文内映像重新计次序。当前输出样式决定了映像是紧跟在 文中段落后还是位于文章结尾。 13. Cite While You Write Preferences: “Cite While You Write”参数设置。 一、怎样加入引文 1.在Word里将光标移到想加入文献的位置 2.找到和插入想加入的文献: (1) 方法一:从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Find Citation(s)” ,出现“EndNote Find Citations”对话框。输入要查找的文献字段,点击“Search”。 出现检索结果后点选要引用的文献,点击“Insert”,引文即插入到Word文件里。 (2) 方法二:从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Go To EndNote”, 进入EndNote7.0,打开文献库,点选要加入的文献,回到Word,进入“EndNote 7.0”子菜 单选择“Insert Selected Citation(s)”。也可以把选定的文献直接拖到Word里或者在E ndNote里Copy,在Word里粘贴。 注意:在缺省设置状态下“Instant Formatting”即“立即格式化”是启动的,每次加入 的引文会立刻转换成相应格式,同时在文章结尾自动加上文献列表。 如果“立即格式化” 未启动,引文则保持临时引用格式即{第一作者,年代#记录号},文章结尾也没有文献列 表产生。 3.所有引文加入完成以后,从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography”,进入“Format Bibliography”对话框。点击“Browse”选择合适的杂志 类型,点击“确定”,EndNote会扫描整个文章将引文转换成该杂志要求的格式。 4.编辑引文(基本不用,没事不要瞎改):对引文的编辑只能在引文格式化之后进行,否 则系统会提示找不到可编辑的引文。在引文格式化以后,从Word的工具栏里进入“EndNot e 7.0”子菜单选择“Edit Citation(s)”,出现“Edit Citation”对话框,进行编辑。 编辑后要重新格式化才会保存所作更改。 Exclude Author: 省略所选引文的作者 Exclude Year: 省略所选引文的年代 Prefix: 给引文加上前缀 Suffix: 给引文加上后缀 Pages: 给引文加上页码,在文章内以“@页码”的形式出现在临时格式里 上下箭头: 改变引文的顺序 5.在已经格式化的文章里可以继续加入引文,加入以后重新格式化,EndNote会对引文重新 排序和整合。如果该处原有多个旧引文,EndNote只能在旧有引文之前或之后加入新引文, 而不能在旧引文中间加入新引文。 注意:对已经格式化的引文,Word里会保持其域代码,此时即使在EndNote的文献库里删除 了相应文献,也不会影响到文章。但未格式化的引文只是占位符,不含域代码,如果文献 在库里删除了相应文献,EndNote就会找不到文献信息。 二、怎样加入注释 一些杂志(如Science) 要求在文章结尾加上注释,加入的注释会和引文一样被编号,进而 按照出现的顺序出现在文献列表里,也就是成为文献列表的一部分。 注意: 只有在以“编号样式(numbered style)”格式化过的文章里加入注释才是有意义 的,否则注释只能以全文本形式出现在文章里。 加入步骤: 1. 在Word里将光标移到想加注释的位置 2.从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Insert Note”,出现“EndNote Insert Note”对话框 3. 写入注释,字数不限 4. 点击OK。注释以临时引文的格式出现在相应位置 5. 再次格式化文章,你会看到在文章加入注释的位置出现数字标号,在文献列表里会出现 注释的内容 注释同样可以用“Edit Citation”编辑,方法同前。 注意:加入的注释只能是文本,而且注释里不能出现临时引文格式所用的定界符。 三、怎样修改引文格式和参考文献的输出样式 一般不作修改,如果确有必要修改: 从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography”,进入“Fo rmat Bibliography”对话框。对话框包括以下内容: 1. Format Bibliography”键下的内容: 1) Format document: 显示当前要进行修改的文章 2) With output: 选择合适的格式,点击 “Browse”可呈现更多种类格式 3) Temporary citation delimiters: 临时引文格式的定界符,缺省为大括号 2. “Layout tab” 键下的内容: 1) Font and size: 参考文献的字型字号 2) Bibliography title: 参考文献列表的标题,一般是“REFERENCES”或“参考文献” 3) Text Format: 参考文献列表标题的字型字号 4) Start with bibliography number:第一个文献的编号 5) First line indent and Hanging indent: 首行缩进和悬挂缩进,同Word 6) Line spacing and Space after: 文献内行距和文献间行距Set the line spacing fo r within a reference and the space after for spacing between references. 7) “Instant Formatting”键:启动和停止“立即格式化(Instant Formatting)”,使 EndNote在插入引文的同时能/不能对引文进行格式化 8) “Libraries Used”键: 显示文章引文的来源库 对以上各项进行修改后点击“确定”,EndNote会依据上述参数重新格式化文章,修改引文 格式和参考文献的输出样式。 注意:自己也可以在文献列表里手动修改文献,但重新格式化的时候这些手动修改不会被 保存下来。自己也可以在文献列表后手动填写新文献,但新文献必须位于文献列表域之外 ,否则也不会被保存。 四、怎样加入和格式化图表 存储在EndNote库里的映像文件都可以插入到文稿里。除了表格以外,文献里的映像文件在 Word里都会被当作图形。表格类型文献里的映像在插入Word时还是被当作表格处理,与图 片的编号各自独立。文稿中插入的图片以“(Figure X)”的形式存在,表格以“(Tabl e X)”的形式出现。依据所选择的输出样式,图表可以在插入段落之后出现,或者在文稿 结尾的图表列表里出现。 加入步骤: 1. 进入EndNote打开含有映像文件的库 2. 在Word里移动光标至插入位置 3. 从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Find Figure(s)”,出现“EndN ote Find Figures”对话框 4. 写入搜索词,搜索词之间可以用“and”连接。 5. 点击“Search”出现搜索结果,选中要加入的文献,点击“Insert”。文章内出现“( Figure X)”,EndNote自动对其进行编号。 注意: 1. “Instant Format”的设置只对引文有效,对映像文件无效,每次加入的映像文件都会 自动格式化。但如果加入之后你又对映像文件作了修改(如剪切、粘贴、删除、移动), 你必须从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Generate Figure List”重新 对映像进行格式化。 2.映像出现的位置由你所选择的输出样式(output style也就是杂志的样式)决定,如果 没有事先设置输出样式,系统缺省设置为出现在所加入的段落之后。要选择输出样式,和 引文一样,从Word的工具栏里进入“EndNote 7.0”子菜单选择“Format Bibliography” ,进入“Format Bibliography”对话框选择“With output”。 3.可以手动调整映像的位置(如剪切、粘贴、删除、移动),但“Generate Figure List ”重新格式化时会将映像放回到原先的位置,要使系统保留手动调整结果,进入“Cite W hile You Write Preferences”的“Figures and Tables”键,选择下面一个选项也就是 “记住映像的当前位置”。这样即使重新格式化,映像仍在你想要的位置。 4.手动调节映像引用处的位置:选择引用点,包括括号,如(Figure 1),拷贝、剪切或 拖拽到新位置。 5.和处理引文一样,对映像改动之后都要重新“Generate Figure List”。 五、去掉域代码生成纯文本文件 现在很多杂志都要求作者提供电子文稿。格式化后的文稿含有大量域代码,有可能与杂志 社的软件不兼容,因此提交前需要去掉文稿里的域代码。方法是从Word的工具栏里进入“ EndNote 7.0”子菜单选择点击“Remove Field Codes”,出现一个提示框告诉你“该操作 将创建一个新的去掉了所有域代码的Word文档,原文件仍然打开且无改动”,点击“确定 ”将新文件存到指定地点。新文件内容和原文件完全相同,只是无域代码,因此不能再对 引文进行格式化。 附:域代码的由来和作用:当对文稿进行格式化时,EndNote会自动生成一个随行库(Tra veling Library)以隐藏方式植入到文稿,库里含有当前文稿里所有的文献信息(除了注 释、摘要、映像和图解外),域代码可以认为就是这个随行库的触角,存在于格式化后的 引文周围和内部,含有该引文的信息。因此即使换一台没有EndNote文献库的电脑上,格式 化后的文稿也能靠随行库和域代码继续对引文进行修改,而一旦去掉了域代码也就去掉了 文献信息。要查看域代码,选中引文所在处(区域呈灰色)点击滑鼠右键选定“切换域代 码”,切忌胡乱修改。 六、“RTF Document Scan”的使用 “RTF Document Scan”可以扫描Word文稿里的参考文献和生成文献列表,好处是在格式化 引文之前可以检查引文插入是否有差错。 过程: 1.按照常规在Word或者模板里写文章和插入引文,但“Instant Format”功能一定要关掉 ,以使引文都以临时格式(如{Morehouse, 1993 #125})出现。 2.将文件另存为.RTF格式。 3.关掉Word。 4.进入EndNote,从“Tools”菜单进入“RTF Document Scan”子菜单,在弹出的对话框内 选定.RTF格式的文件后打开 5.出现Citations in“X.RTF”窗口,引用的文献会按照在文章里出现的先后来显示,如果 一个文献被引用了多次,也会在该窗口里显示多次。 6.如果引文加入正确,窗口里所有的文献之前的“Matches”栏都应该显示为“1”,意思 是EndNote 在库内找到了有且只有一个文献与该引文相合,这时就可以格式化文稿了;如 果数字不为1,说明有问题,要检查文稿。 7.选择输出样式进行格式化,会生成一个新文件,文件名里会自动带上所选的样式名称, |
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