Office模板大动员 大大提高工作效率 - 中关村 - 四川在线天府论坛

有一种资源，就在我们身边，我们却不懂得珍惜。直到发现之后才后悔莫及…… 　　巧妙利用Office模板可以大大方便我们的操作。众多模板资源在何方？如何使用？怎样才能有效利用？一起来，加入Office模板总动员！ 　　 　　一、“广谱”模板技巧 　　1．Office模板成员秀 　　Office中的模板分为两类： 　　（1）系统向导和模板。默认安装在Crogram FilesMicrosoft OfficeTemplates…2文件夹中，其扩展名是WIZ（向导）和DOT（模板）。 　　（2）用户自定义模板。存放位置由于Windows版本的不同而异。Windows 2000/NT/XP用户，在Cocuments and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，如果使用Windows 9x/Me，模板会被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下。 　　2．现成模板列队待命 　　Office本身准备了很多精美模板，进入“文件→新建”，窗口右侧会出现“新建文件”窗口任务格，单击“模板”下的“本机上的模板”，丰富的模板已经分门别类放置好了。 　　比如在Word中，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等几类（见图1、图2），单击相应标签打开，旁边还有一些描述信息，能方便地预览。选中需要的模板，确定，即可打开已经套用该模板的新文件。有的模板还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。 小提示：这些模板不尽如人意？自己动手修改，使它更符合要求！比如选择“信函和传真”类别中的“典雅型信函”，依次在相应位置填入“公司名称”、“职务”、“姓名”等信息，最后另存为 “文件模板”类型，并默认保存在模板文件夹下，以后这个模板库中就多了这块自己修改的模板了。 3．美丽的客人请你留下来 　　见到的好模板，赶紧保存。选择“文件→另存为”，在“保存类型”下拉框中选择“文档模板”，输入文件名保存到默认的模板文件夹下吧。以后只要选择“文件→新建”，就可以在“常规”模板标签中看到刚才收藏的这个模板，双击后即可使用。 　　小提示：Word中和Excel中是另存为“文档模板”，PPT中可将演示文稿另存为 “演示文稿设计模板”，新模板就会在下次打开PPT时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下供使用。 　　4．右击快速建立个性Word模板 　　进入Cocuments and Settings用户名Templates文件夹，在空白处右击，选择“新建→Microsoft Word 文档”新建一个Word文件winword8.doc。双击winword.doc，然后对其中的字体、字形、页面大小等作一些个性设置，并保存该文件。以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新建→Microsoft Word 文档”，再双击新建的文档，你就会发现，它已经套用了我们在winword8.doc中的设置了，从而可以使用自己的个性Word了。如果不需要太多模板，或觉得安装了太多模板，可打开“资源管理器”，进入用户自定义模板文件夹，再把相应的模板文件删除掉即可。 　　小提示：Excel和PPT的方法相似，前者 命名为excel9.xls，后者命名为pwrpnt10.pot。 　　5.外来文档直接当模板 　　刚才的方法需要把文档打开，怎么能够更快地进驻模板基地呢？ 　　如果从网上或光盘上找到一些Office模板，可以直接把它们拷贝到Cocuments and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下（Windows 2000/XP用户）或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下（Windows 9x/Me用户）。 　　小提示：如果手头上有DOC文件，拷贝到用户自定义模板文件夹中，或者直接把扩展名改为DOT，再拷贝到自定义模板文件夹中都行。 　　6.更多模板资源网上来 　　选择任一组件的“文件→新建”，注意到“新建文档”任务窗格最下面的“Microsoft.com上的模板”链接了吗？单击后，一个类别丰富的中文模板库尽现眼前（见图3）。只要单击网页上的模板类型链接，就可以在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。按下“预览”按钮即可进行预览，在接受协议后下载到硬盘后再用“另存为”将它保存为模板，就可以像普通模板那样调用了。还有各种搜索引擎，可以帮助你打捞无尽的模板宝藏。 7．默认模板快速启动 　　模板有好几个，但一定有最常用、次常用的，难道每次都要进行选择吗？ 　　不必，把使用频率最高的设置为默认模板：另存为“文档模板”后，单击设置对话框最左下角的“默认”按钮，并在弹出的提示窗口中单击“是”按钮。以后每次新建文件文件，与我们直接见面的就是这个模板。此外直接右击最常用的模板，发送快捷方式到桌面也非常方便。 　　8．好东西大家一起分享 　　别忘了自己身处局域网，也许你的同事也很需要这个模板。将自定义模板放入某个共享文件夹中，并为该共享文件夹建立一个快捷方式。网络上的其他用户可以把这个快捷方式放入自己的Crogram FilesMicrosoft OfficeTemplates…2文件夹中，然后就可以像本地安装的模板那样方便调用了！一个苹果分成10份变小了，1个模板10个人用却发挥了10次作用！ 一、Word篇 　　1．Word加密重要模板不许动 　　有时候，自己精心创作的一个模板或者有保密需要的模板不希望别人使用怎么办呢？这时你可以对该模板进行加密：打开通用模板文件（文件名是Narmal.dot，通常可以在CrogramFilesMicrosoftTempletas文件夹中找到），然后对其设置密码，再按下工具栏上的“保存”按钮。以后每次启动Word时，就会提示你输入密码，没有密码就无法使用此模板。 　　火速链接：具体方法详见第15期《“超级机密”杯Office安全保护大赛实录》。 　　2.寻找病源—Normal.dot 　　有时你点击Word图标，它却没有启动，却告诉你，出错啦！重装都无济于事，严重时，甚至不能卸载和重装Word，你急得像热锅上的蚂蚁…… 　　没关系。一般情况下，这只是区区Normal.dot模板文件损坏所为，通过系统的查找工具找到它删除即可。这时Word会自动重建一个新的Normal.dot文件自动治愈。 　　二、Excel篇 　　1．插入的工作表轻松改 　　执行“插入→工作表”，默认工作表模板就插入了新工作表。每次新插入的表都需要重新设置，麻烦，索性把这个要插入的表先设置了！先建立一个只有一张工作表的工作簿，并将其保存为名称Sheet的模板，接着再把它复制到Crogram FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹下。以后在Excel中新建一个文件时，将会以此文件作为模板来插入新工作表。 　　 　　2．让默认工作簿换张脸 　　有人说，我不光对单张表不满意，因为一张工作簿有好几张表呢，那么就来个大换脸吧。格式修改完毕保存为Book的模板。好了，进入Crogram FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹，替换掉名为Book的模板文件。Excel再次启动时，这个新的默认工作簿模板就派上用场了。 　　小提示：用“格式刷”单击Sheet2左上角（即“1”和“A”交界处），可以把Sheet1的格式“克隆”到Sheet2。 　　 　　三、PPT篇 　　1．丰富模板灵活调用 　　PPT拥有众多靓丽模板，可以根据需要灵活选用。进入“文件→新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“根据设计模板”、“根据内容提示向导“”、根据现有演示文稿新建”3种调用模板的方式。 　　单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件；“根据模板新建”下有“通用模板”和“Microsoft.com上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。 　　小提示：一件衣服太单调，模板也能穿套装。首先选中“视图”菜单下的“任务窗格”，在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片(如果有多个幻灯片要应用于同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择)，最后再将鼠标指向任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。 　　2．多种颜色随心配 　　PPT的“配色方案”其实是一种特殊的模板，如果想将某个配色方案应用于多个幻灯片，可以按住Ctrl键选中“幻灯片”窗口中的多个幻灯片，然后单击“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方案”，最后选中自己喜欢的“配色方案”，所选幻灯片就穿上了这件花衣。这个技巧适用于设计模板、动画方案、文字版式快速应用于多个幻灯片的情况。 　　3．向导引路由需建稿 　　这是根据需求定制的一系列模板的集合，也是一种特殊的模板，单击“文件”菜单下的“新建”，单击“新建演示文稿”任务窗格中的“根据内容提示向导”，打开“内容提示向导”对话框（见图4）。经过选择演示文稿类型、确定输出类型(屏幕输出、Web演示文稿等)和输入演示文稿选项几个步骤，就可以在“幻灯片”选项卡中看到符合特定任务要求的一系列模板了。只要逐个选中模板中的幻灯片，根据需要插入文字和图片，演示文稿的制作便迅速完成。 　4．更改默认设计更合意 　　对了，给默认模板设置一些常用元素，就不需要每次创建演示文稿都去更改了。单击“常用→新建”，然后进入“视图→母版→幻灯片母版”，就能在幻灯片母版上进行更改了。最后另存为 “演示文稿设计模板”，“文件名”框中键入“blank”，再单击“保存”即可。小提示：如果要将 blank.pot 作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下。