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做个懂财务的ERP管理员 应付账款流程解决实例(1)
导读：实施完ERP，阿峰总是要离开沃奇公司的，不如培养一个“替补队员”，希望可以在自己结束对沃奇公司的支持后，承担起ERP管理员的角色。丁经理就是阿峰眼中的合适人选，然而由于丁经理出身技术，对财务工作.....
实施完ERP，阿峰总是要离开沃奇公司的，不如培养一个“替补队员”，希望可以在自己结束对沃奇公司的支持后，承担起ERP管理员的角色。丁经理就是阿峰眼中的合适人选，然而由于丁经理出身技术，对财务工作不太熟悉，一些看起来很简单的流程，在他这里却犯了难。看来，要想培养这个“替补队员”，阿峰还要为他补上几课。
ERP的应付账款流程 阿峰先在白板上画了应付账款总流程图：  从图上，我们可以看到，应付账款的流程很简单：应付账款来源-生成应付凭单-审核后转入付款流程。 然而，应付凭单的来源有很多，如进货单、退货单、委外进货单、委外退货单、还有从资产管理模块转入过来的。在做应付凭单前，首要任务就是要保证这类原始凭证的准确性。因为，一旦过帐这些凭证即不可修改，哪怕是出现错误也是一样。 这里的“发票”也有些特别：按照标准流程，一般要求发票必须在结账时，也就是生成应付凭单前到位，并应在应付凭单审核前，在应付凭单里输入发票信息。但是，在实际操作中，发票往往不能及时到达，所以，为了更加符合实际，ERP系统往往做出调整，在应付凭单审核后，发票信息仍然可以修改。 其中，单据间的数据的流转及控制涉及到原始凭证（进货单等）、应付凭证、和付款凭证三种单据。流程如下图所示：  对进货单而言，只有审核后，才能结账。只保存不审核的进货单，是不能结账的。 对于应付凭证而言，控制的内容就比较多。应付凭证审核后，会回写相应的信息。如在进货单处，有结账数量和结账码。若我们按进货单整张单据结账，则结账数量就等于进货数量；若我们是分批结账，则此处的结账数量为实际结账的数量，同时，会更新未结账数量，作为下次结账时的依据。当应付凭单的结账数量大于等于进货数量时，结账码就会显示，表示此项目已经结账完毕。 结账保存后，同时会把应付凭单的号码回写给进货单。若进货单上，结账单号栏位内有结账单好的话，此笔单据表明已经做过结账单，是不能再任何修改动作。
解决应付账款流程的三个难题 再简单的流程也有可能遇到问题。在应付账款流程实施过程中也同样有些难点问题需要解决： 难题一：如何分批结账？ 以进货单为例：若一张进货单有1000只零件，但这个月结账只结600只。此时结账有两种方式：一种是按项目，即根据进货单具体的条目一条条结账；另一种是整张结账，即在应付凭证里不会列出进货单的明细，而是列了一个总的金额。所以，在分批结账时，要选按项目进行结账。剩余的400只，在下个结账期，仍然可以按进货单生成应付凭单。 难题二：已经结账也不付款。 在月底虽然已经结账，但由于某种特殊原因，暂时决定不付款，即使到了付款期，也不付款。如：有批货，本来应该是11月份到货，但供应商10月份就已经到货，按照会计要求，此笔帐在11月份必须做。若付款期为一个月的话，那本应该是12月份的货款在11月份就要付掉，所以，系统只能采用冻结付款进行控制。 难题三：如何实现不同结账日？ 在实际工作中，不同公司对结账日有不同的规定，甚至有些公司对不同供应商的结账日规定也不相同。如有三张进货单，分别为5号，19号，27号。首先，我们在供应商处可以设置供应商结账日。如设置为0月25日结账，则在按供应商结账日自动生成应付凭单时，5号，19号两张进货单就会结账；27号的进货单不会结账。若我们是统一结账日，公司规定，所有供应商的结账周期为1号至3号，则按统一结账日自动生成应付凭单时，三张进货单都会结账。 在解决三个难题的过程中，要特别注意： ① 关于日期的控制。跟应付帐款有两个相关的日期，是非常重要的：一个是应付现行年月，即做应付账款交易实际发生的日子；二是关帐日期由系统控制，不能对关帐日期前的单据进行任何修改。 ② 过帐之后，原始凭证无法修改。若要修改，要先冲帐，再修改。
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