会议操作流程

会议的操作流程大致分为以下几个步骤：

１、立项。

对预想的主题进行论证，首先要考虑这个主题是否违背国家的政策法令，在不违背的情况下，就要通过各种途径包括查找书籍、报刊资料、通过网络检索、听主题报告会及参加有关的研讨会等，来对这个主题进行论证。目的要全面掌握这个主题所在行业的发展以及学术发展情况，还要了解自己竞争对手的情况。对主题的论证最终要以“可行性研究报告”的形式体现。

２、审批。

将可行性分析报告提交到与主题相对应的国家主管部门进行审批。实际上是要与主

管部门进行合作，该部门在会议中充当“主办单位”的角色。审批下来后，可继续邀请相关主管部门以支持单位的身份出现。审批成功后，会议的组织机构便以构成，完成会议的基本框架。

３、策划

主要以文案形式体现。文案主要由：会议名称、大会主题、组织机构、时间地点、

会议背景、日程安排、会议议题、技术专题、展览展示范围、参展参会人员、赞助费用、大会特色等构成。

Ａ、大会主题：需要多方论证，要切实迎合行业用户、厂商、专家的切实需求。

Ｂ、组织机构：主要由主办单位、支持单位、承办单位、支持媒体构成。

Ｃ、时间地点：首先，要考虑到同期是否有竞争对手出现；其次，需要同场馆进行协调后进行确定。

Ｄ、会议背景：简单地说就是为什么要举办此次会议？大会主题的理论依据是什么？就要分析行业现状、市场需求以及发展空间等。

Ｅ、会议议题：主要以主题报告的形式体现，以探讨宏观为主导方向。

Ｆ、技术专题：主要以专题报告的形式体现，以探讨技术为主导方向。

Ｇ、展览展示范围：以相关硬件、软件、解决方案为展示内容。

Ｈ、参展参会人员：受众群体范围，主要以行业用户，厂商的目标及潜在用户为主。

４、组织 (依次)

Ａ、拟订合作媒体范围、确定宣传计划、拟订合作方式及协议；

Ｂ、联络相关媒体（纸面、网站、电视等）洽谈合作并签订协议；

Ｃ、制定媒体宣传计划，并监督媒体进行广告发布；

Ｄ、落实支持单位，拿到支持确认函。并联络大会合作单位，洽谈合作方式及内容；

Ｅ、整理更新数据库。向厂商发送会议通知，并找到正确的人，删除错误的数据；搜集新厂商资料，扩大名录；

Ｆ、汇总厂商反馈信息，了解行业动态，对大会议题、组织形式做出相应的调整；

Ｇ、拟定专家名单，进行联络，邀请。安排演讲时间，制定演讲时间表；

Ｈ、撰写会议进展通报，每月一期，向企业发送；

Ｉ、赞助商邀请，重点厂商深入沟通，促进销售；

Ｊ、回访客户，最终确认参与意向，完成最后销售；

Ｋ、企业资料收集，核实单位名称、演讲人姓名；

Ｌ、制定用户邀请计划，撰写用户邀请函，选择合作伙伴，进行用户邀请工作；

Ｍ、大会现场背板、门票、会刊、资料袋等设计、定稿、印刷；

Ｎ、会议场地落实，搭建、摄像、投影等服务提供商选择、确定；

(个人总结, 尚不完善, 有待补充)

 

 

会议接待操作流程

★会议场所的选择：

　　选择合适的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

 

一、酒店按类型划分：

1、商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天侯办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

2、度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

 

二、酒店按地点划分：

1、位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

2、位于市郊：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是的大受欢迎的。

 

三、会议类型与场所的搭配：

1、举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训员）。

2、研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。

3、重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的可是对杰出表现予以奖励。

4、对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市的交通必须便利。

 

★会议筹划注意事项：
　　

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。最终效果，是使会议顺利完成。
　　

     作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。能够管理会议财务事宜、安排恰到好处的菜单、妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断执着。

 

会议筹划者的任务：

1、确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

2、制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各关方面进行接洽（旅行社等）、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

3、预计召开会议的日期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有那些？会议需要什么样视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

4、亲临现场实地考察。

 

参考资料：

1、会议室常见的摆台：戏院式、课桌式、U型、回型、椭圆型、长方型、会见型、圆桌型、鸡尾酒式、舞台式、T型台。

2、会议常见的设施及工具：屏幕、投影仪[胶片投影仪几多媒体投影仪]、录象机、VCD、音响、话筒[有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风]、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、铅笔、信签、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、灯光照明、同声翻译系统。

3、会议常见的用餐形式：圆桌型、自助型、鸡尾酒会、零点、外卖。

4、常见的会议：董事会、股东会、销售订货会、新产品发布会、高级职员培训会等。

 

★会议过程接待：

1、会场预约：
　　

      我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划；我们将根据会议的级别，为您选择会议举办地；我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点；我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

2、负责会场的布局，设备安装调试：

　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3、印刷材料的设计制作：

　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务；我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷；我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

4、参会者的接送：

　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻的酒店。

5、参会者的餐饮：

　　我们将根据参会人员的喜好，为您预订各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会餐等等。我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。

6、参会者业余时间的安排：

　　我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式；我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您出行；我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

7、会议票务：

　　我公司利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延伸网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内民航联网协作的销售国内特价机票。公司曾多次成功地接待了各类大型会议的现场出票服务，而且可根据一个会议的不同组织形式与规模，为客户提供最快捷高效的票务服务。

8、会议旅游：

　　会议旅游分会前旅游和会后旅游；会议报到时向代表提供旅游线路和报价，提前统计旅游人数和选择的旅游线路，收取旅游团款，向会议代表告知旅游车号和出发时间及地点，落实好旅游计划，提前安排好旅游车辆和导游，并在指定的地方提前迎接客人。