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企业标准HJ/QP－01-2006
文件控制程序 1 1 范围 本程序规定了文件控制过程的活动、控制的内容和要求。适用于工厂与质量 体系有关的文件（包括外来文件）的控制。 2 引用标准 GB/T 19000-2000 《质量管理体系基础和术语》 GJB9001A-2001 《质量管理体系 要求》 3 术语和定义 本程序文件采用下列标准中的术语和和定义 GB/T 19000-2000 《质量管理体系要求》 GB/T 19001-2001 《质量管理体系要求》 4 目的 通过对质量管理体系所要求的文件实施控制，以确保在文件的使用现场得到 文件的有效版本，防止误用作废文件。 5 职责 5.1 总经理负责质量方针与年度质量目标的批准，负责质量手册的批准。 5.2 管理者代表负责产品质量目标的批准，负责质量手册的编制、程序性文件 批准及文件发放范围的批准。 5.3 品管部负责组织质量文件的编写与评审，负责外来文件的登记与管理。 5.4 工程部负责技术文件的编制、使用和管理，经理负责技术文件的审核或批 准。 6 工作程序 6.1 文件分类与编号 6.1.1 质量管理体系文件包括以下几类： a 形成文件的质量方针和质量目标。 b 质量手册。 c 标准要求的和为确保过程的有效策划、运行和控制所需的形成文件的程序、 作业文件、管理制度等。 d 技术文件:产品图样、工艺规程、检验规程等。 e 外来文件：顾客提供的图样、标准、技术规范等。 f 标准要求和体系运行的记录。 文件可采用多各形式或类型的媒体：如纸、照片、软盘、光盘等。 6.1.2 各类文件编号如下： a．质量手册编号为：QM-01-2004 b．程序文件编号为：QP-□□-2004 C．技术文件编号： QT-□□ PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 试用版本创建 2
D．管理文件编号： QB-□□ E. 作业指导书编号：QS-□□ F. 检验文件编号： QA-产品编号 G．外来文件编号为：外来文件编号：QW -□□□，法律法规、标准类文件直 接采用原文编号。 6.2 文件的编写与审批 6.2.1 质量方针、质量目标由总经理制定并批准发布。 6.2.2 质量手册由管理者代表组织编写,办公室审核,总经理批准。 6.2.3 程序文件由相关部门编写,部门主管审核,管理者代表批准。 6.2.4 工程部负责组织技术文件的编写,包括产品标准、技术图纸、工艺文件、 检验试验规范、作业指导书等，技术文件由工程部组织进行工艺质量会签及标准 化检查，并报经理批准。 6.3 文件的发放 a. 质量手册、程序文件严格发放数量，控制发放范围，各单位专门保管，工 作变动时要办理移交手续。质量体系文件发放时由发放部门加盖“受控”章， 并予以编号，领用人签名领取。质量体系文件不得复印扩散，如有遗失承担遗 失责任。 b. 生产现场使用的技术文件,由生产部根据生产需要向品管部领并办理领用 登记手续。技术图样使用后要及时收回。 C. 技术文件根据试制、生产的不同阶段，予以标识。 d. 各类受控文件和现场的技术文件要确保协调一致,现行不得有使用作废文 件。 e. 因工作需要向外单位提供的文件为非受控文件,出现变动不予更改,不作为 执行的依据。向外单位提供质量体系文件须经管理者代表批准,技术文件须经 工程部主管批准,用文件单位须办理领用手续。 6.4 文件和资料的更改 a 文件和资料更改时，应由文件更改提出部门或提出人填写“文件更改申请 单”，并经原批准部门审批，若指定其它部门审批时，应提供审批所依据的背景 资料。重要的更改（含技术、工艺更改）应有充分的证据； b 文件更改批准后，由责任部门实施更改，质量文件由品管部根据文件分发 回收记录，分发更改后的文件，并收回作废文件； c.技术文件的更改由工程部按“技术文件的更改办法”执行。 6.5 文件的资料档案 a 各单位建立文件清单,定期清理检查； 产品质量形成过程中的质量原始记录与资料各部门要及时分类整理归档。 PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 试用版本创建 3
b 临时借阅文件，经文件管理人员登记可借阅，借阅文件应及时归还，管理 人员要负责收回，借阅文件不得复印、丢失、损坏； c 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易 于识别和检索。 6.6 文件的保管与销毁 6.6.1 所有文件的原稿由主管部门统一保管。各部门负责保管的文件应保存在 通风、安全的地方，不得污损，文件应该有标识以方便存取和查阅。 6.6.2 作废或失效文件由发放单位及时收回并作记录,加盖“作废”章，防止 作废文件的非预期使用。需作为资料保留的旧文件由发放单位加盖“作废保留” 印章，保存于主管部门。 作废文件要销毁时，由相关部门填写《文件销毁申请》，质量文件经管理者 代表批准。技术文件由工程部主管审批。文件销毁时由质量或技术部门监督。 6.7 文件的评审 每年5 月份，品管部组织有关部门对现有质量管理体系文件的持续适宜性进 行定期评审，必要时对文件按照规定的程序进行修订对体系文件定期评审的结果 应作为管理评审的输入之一。 7 记录与表格 7.1 文件总览表 7.2 文件分发回收记录 7.3 外来文件登记表 7.4 文件更改记录 7.5 文件销毁申请单 附加说明： 本标准由品管部提出、归口并起草。 PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 试用版本创建www. |
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