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=”，即鼠标经过链接时就会显出提示语句，默认的语句就是文件名，你可以将它改成你需要的说明；当然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，设立“文件名”、“备注”等提示项目，便于经常修改和添加。
用上面的方法为常用的其他文件添加链接，完成后保存该索引文件。打开索引文件，点击上面的某一个链接，相应的文章就会被打开。 二、让Word自动打开索引文件 先为Word的执行文件Winword.exe建立一个快捷方式，然后用鼠标右键点击该快捷方式，选择“属性”，在属性页面中选择“快捷方式”选项卡，出现如(图2)所示的对话框。 在“目标”框中，移动光标到Winword.exe后，先加入一个空格，然后输入/mFile "d:\doc\index.doc"(注意：/mFile后还有一个空格，另外引号请使用英文状态的双撇号。此处假设index.doc的保存路径为d:\doc，你可根据具体的保存路径修改)。 以后点击该快捷方式时，会自动打开所建立的索引文件。 30 在Word中调用外部程序两法 你有没有想过，在编辑Word文档的时候，直接从Word中调用外部程序呢？其实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。 一、利用宏命令 1.点击“工具→宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。 2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell "C:\Windows\CALC.EXE"(假设计算器的路径为C:\Windows)，然后点击“文件→保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。 3.点击“工具→自定义”命令，选择“命令→宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。 二、利用分配超链接 1.点击“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。 2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:\Windows\CALC.EXE，按“确定”按钮退出。 以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。 注意： ①在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。 比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。 ②如果想要撤消分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。 ③分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。 以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。 31 在Office组件中快速切换 一、从Word切换到其他Office程序 1.点击菜单“工具→自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。 2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。 二、其他Office组件之间的切换 由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。 1.先新建一个工具栏，并给它命名。打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别→窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。 2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接→打开”命令。在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。 3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。 4.最后给按钮指定一个漂亮的图标。由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。 32 用一个文档保存多个版本 因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。 其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。 1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。 2.执行“文件→版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。 3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。 4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键词(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。 5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。 特别提醒：①如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。②如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。③如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件→保存”命令)，像保存正常文档一样操作就行了。④如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。⑤经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文档之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。 33 用好Word的状态栏 在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(图) 1.打开“查找和替换”对话框 在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。 2.快速打开“宏录制”对话框 双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具→宏→录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。 3.快速执行修订功能 对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。 在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便我们操作。 4.选取连续的文本 大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。 5.切换“插入/改写”状态 一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。 6.快速修改拼写和语法错误 在编辑文档时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“×”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。 7.取消后台打印任务 当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印你的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。 以上在Word 2000/XP中测试通过。 34 用好Word的目录提取功能 在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文档的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。 1.作为插入目录的前提，就是将文档中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。 2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入→分隔符...”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。 3.将插入点移至分节符的后面(即文档部分的第一页)，执行“插入→页码...”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。 4.将插入点移至分节符前面，执行“插入→索引和目录”命令，完成目录的插入。 至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。 35 用好Word XP中的样式和文本框 一、用好样式 所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文档格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文档的格式进行快速设置。 1.使用样式 (1)选中需要使用某个样式的文本(或者将光标定在该文本所在行)。 (2)用“格式→样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。 (3)在“请选择要应用的格式”下面的列表中，用鼠标左键单击所需要的样式(如“标题1”)，则该样式即应用于所选的文本上。 友情提醒：①直接按“格式”工具栏上的“样式”(位于“字体”设置框的左边)框旁的下拉按钮，选中一种样式，也可快速给选定的文本设置样式。②如果觉得格式太少，可以按“格式和样式”任务窗格最下端的“显示”右边的下拉按钮，选中“所有样式”选项后，样式就多了。 2.修改样式 (1)打开“格式和格式”任务窗格，选中需要修改的样式。 (2)按右边的下拉按钮，选中“修改”选项，打开“修改样式”对话框。 (3)对选定样式的格式进行重新设置后，按“确定”按钮完成对样式的修改。 友情提醒：①如果希望更改的样式能永久使用，可以选中上述对话框中的“添至模板”选项。②修改Word内建的样式时(如“标题2”)，不能更改其样式名称，但可以在其名称后面加一个逗号后，添加一个别名。 3.新建样式 (1)在Word XP文档中，对一段文本进行格式化(设置好格式)，并选中它。 (2)打开“样式和格式”任务窗格。 (3)按上部的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 (4)在“名称”栏中输入一个名称后，按“确定”按钮即可。 4.删除样式 打开“样式和格式”任务窗格，选中需要删除的样式，按其右边的下拉按钮，选中“删除”选项，即可删除该样式(Word内建的样式不能被删除，此时“删除”选项是灰色的)。 二、用好文本框 我在单位负责一个内部刊物的编辑工作，常常想把一些报刊的排版样式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地达到这一目的。 1.插入文本框 (1)选择“插入→文本框→横排(竖排)”选项，系统在文档中插入一个图形框。将鼠标移至该图形框内，光标变成一个细十字形，按住左键在图形框中拖拉，即可将文本框插入文档中。 (2)如果插入的文本框大小不合适，用鼠标在文本框中单击选定文本框，再将鼠标移到文本框边缘或四角成双箭头时(←→)拖拉，以改变文本框的大小。 (3)如果插入的文本框位置不合适，将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，按住左键拖移到合适位置后，松开左键即可。 (4)将文本输入文本框中。 2.设置文本框格式 (1)可以将鼠标移到文本框边缘成梅花状时，双击(或右击并选“设置文本框格式”选项)，打开“设置文本框格式”对话框。 (2)单击相应的卡片，对相应的格式进行设置。如单击“颜色和线条”卡片，将“颜色”设置为白色，则文本框外框将不“显示”，看起来像普通文本一样。 (3)如果要设置文本框中文字的格式，可以单击文本框成选中状态，再选中文字，设置其格式。 3.让文本框中的文本流动起来 将鼠标移到第一个文本框边缘成梅花状时，右击并选“创建文本框链接”选项，此时鼠标变成茶杯状，将它移到第二个文框内单击左键(就像将茶杯中的茶水倒入第二个文本框一样)。仿此操作可以将多个文本框链接起来。 文本框被链接起来后，当向第一个文本框中输入文字时，如果该文本框容纳不下，则文字会自动流动到第二个、第三个…文本框，若删除前面文本框中的部分文字时，后面文本框中的文字会自动倒流回来(这对报刊的编辑非常有用)。 友情提醒：横排和竖排文本框之间不能链接。 三、文本的选择 我们用Word XP来处理文档时，在编辑的过程中，当然少不了要选择文本，下面的选择功能你可一定要掌握。 1.单(多)个文字的选择 (1)将光标移到要选择的文字左(右)边，按住左键拖到该文字的右(左)边即可； (2)将光标移到要选择的文字左(右)边，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键选择。 2.词的选择 将鼠标放在要选择的词的任一字上双击。 3.一行文字的选择 (1)将鼠标移到要选择的行左边成空心箭头时，单击左键； (2)将光标移到行首，按“Shift+End”键； (3)将光标移到行尾，按“Shift+Home”键； (4)光标移到行首(尾)，在按住“Shift”键的同时，按右(左)方向键至行尾(首)。 4.多行文字的选择 将鼠标移到要选择的第一行左边成空心箭头时，单击左键并拖动至要选择的最后一行。 5.一句话的选择 将鼠标放在该句中(句号与句号之间)任一位置，按住“Ctrl”键后单击鼠标左键。 6.一段文字的选择 将鼠标移到要选择的段左边成空心箭头时，双击左键。 7.多段文字的选择 将鼠标移到要选择的第一段左边成空心箭头时，双击左键并拖动至要选择的最后一段。 8.任意文本的选择 将光标移到要选择的文本起始处，再将鼠标移到要选择文本的结束处，按住“Shift”键后单击鼠标左键。 9.整个文档的选择 (1)将鼠标移到文档左边成空心箭头时，三击左键； (2)用“编辑→全选”命令； (3)直接按“Ctrl+A”组合键； (4)将光标移到文档开头，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Down”键至文档结尾； (5)将光标移到文档结尾，在按住“Shift”键的同时，多次按“Page Up”键至文档开头。 10.特定字(词、短语)的选择 用“编辑→查找”命令(或按“Ctrl+F”键)打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要选择的字(词、短语)后，点击“查找下一处”按钮后，再点击“取消”按钮即可。 11.竖块文本的选择 将鼠标移到起始列左上角，在按住“Alt”键的同时，按住鼠标左键拖至结束列右下。 友情提醒：F8的使用：按一下F8功能键，激活“扩展”功能，按二(三、四、五)下F8功能键，选中一个词(一句话、一段文本、全文)。按“Esc”键，关闭“扩展”功能。 36 用好Word XP中的模板 模板是一类特殊的文档，是某种文档的样式和模型。利用模板可以快速新建一个含有特定格式的具体文档。 1.模板的使用 我们以加载“稿纸模板”为例，看看如何使用模板。 ①启动Word XP，在其右边出现“任务窗格”(如图1，如果没有，可以执行“视图→任务窗格”命令打开它)，点击“根据模板新建”栏目下面的“通用模板”选项，打开“模板”对话框。 ②单击对话框中的“报告”卡片，选中“稿纸向导”模板，按“确定”按钮。 ③在随后弹出的“稿纸向导”中，一步一步对稿纸样式进行适当的设置后，即可产生一个空白的稿纸文档。 ④将文本内容输入空白稿纸中，即可打印出带稿纸格式的文稿(如图2)。 提示： ●不能直接用工具栏上的“新建”命令，否则打开的是默认模板(Normal.dot)。 ●Word XP为了节省空间，一部分模板在用默认方式安装时没有加载，第一次使用某个模板时，在上述第②步的操作中，系统要求你插入Word(或Office)XP安装光盘，用于加载该模板。 ●以后再使用该(稿纸)模板时，只要点击“任务窗格”中相应模板(稿纸向导)即可。 ●你还可以通过登录微软网站，下载一些特殊的模板。 2.模板的修改 如果你对某一个模板的样式不满意，可以对它进行修改。 ①用“文件→打开”命令，打开“打开”对话框。 ②从“文件类型”下拉列表中选择“文档模板(.dot)”。 ③在文件名列表中选中需要修改的模板文件(通常位于C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052文件夹中)，单击“打开”按钮，打开该模板。 ④修改普通的Word文档一样，修改模板的样式，直到你满意为止。 ⑤保存你所做的修改即可。 3.模板的新建 如果你经常须要处理一种特定格式的文档(如单位下发的文件)，你可以自己新建一个模板。方法如下： ①新建一个空白文档。 ②输入一些固定的文本，设置好相应的字体、字型号、颜色、页面等格式。 ③用“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。 ④从“文件类型”下列列表中选择“文档模板(*.dot)”。 ⑤在“文件名”后面的方框中输入一个便于记忆的名称(如“常用文档.dot”)，按“确定”按钮。 ⑥以后要使用该模板时，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下选择到该模板(常用文档)即可。 提示：如果你经常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以将它设置成“默认模板”：进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹，将其中的Normal.dot模板改名备用，再将“常用模板.dot”改名为“Normal.dot”，以后再次启动Word XP时，系统自动按你上述新建模板的格式要求建立一个空文档供你使用。 37 用好Office的协作功能 利用Office各个组件之间的协作功能，可以大大简化信息的处理过程，提高工作效率。让我们来看看如何用协作功能来实现Word与Powerpoint两种文档的迅速转换(以Office XP为例)。 一、用Word文档创建演示文稿 当用Word文档创建Powerpoint演示文稿的幻灯片时，Powerpoint将使用Word中的标题样式来决定每一张幻灯片的标题和正文。通常在Word中设置为“标题1”格式的那些段落将成为即将创建的Powerpoint演示文稿中每一张幻灯片的标题，而设置为“标题2”格式的文本将成为相应标题下的幻灯片中的第一级文本，依此类推。 此外，设置为“标题”样式的段落和设置为“标题1”的效果是一样的，均用于幻灯片的标题。在Word文档中，设置为“正文”样式的段落将不作为创建的幻灯片的内容。 要转换成功，首先要在Word中将这篇文稿的一些段落按照在幻灯片中出现的角色(标题、一级正文、二级正文等)进行格式的设置。 1.在Word中设置文档格式 ①通过“格式”工具栏设置 在“页面”视图方式下，选择要设置标题样式的段落(可以将光标定位在段落的任意位置，或选中整个段落)。然后单击“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择相应级别的标题样式即可。 提示：选择“样式”下拉列表中的“其他”项，在右侧的“样式和格式”任务窗格中，单击“显示”下拉列表并选择“所有样式”，可以选择更多的标题样式。 ②通过“大纲”工具栏设置 在大纲视图方式下，选择要设置标题样式的段落，然后在“大纲”工具栏中，单击“大纲级别”下拉列表并为该段落选择一个级别。可选级别为1到9，和标题样式的9种形式是一一对应的。 设置级别的段落会按照级别的高低构成一个树形结构，级别为1的段落作为树结构的主干，其他级别的段落则分别作为相应主干的子分支出现，非常直观。 提示：这种方式适用于设置一个文档的大纲，对于级别为“正文文本“的段落最好全部删去，否则，转换为演示文稿时，会创建一些以这些段落为标题的垃圾幻灯片，影响转换的效果。 2.转换和插入 设置好格式后，在当前的Word文档窗口中，点击“文件→发送→Microsoft Powerpoint”。这时会自动启动Powerpoint程序，并以“普通”视图方式显示创建的第一张幻灯片。至此，就完成了Word文档向Powerpoint演示文档的转换。 如果在现有的Powerpoint演示文稿中，插入由Word大纲文档创建的幻灯片，可以进行如下的操作： 在Powerpoint中，打开想插入幻灯片的演示文稿，并将要在其后插入新幻灯片的幻灯片设置为当前显示，然后选择“插入”菜单中的“幻灯片(从大纲)”项，在弹出的“插入大纲”对话框中选择所需的设置为大纲的Word文档。点击“插入”按钮后，Powerpoint就会自动地将由Word大纲文档创建的幻灯片插入到演示文稿中。 二、将演示文稿转换为Word文档 在当前的演示文稿窗口中，点击“文件→Microsoft Word”，在弹出的“发送到Microsoft Word”对话框中，选择你希望的Word文档的版式，如图所示。 各选项含义如下： ①备注在幻灯片旁和空行在幻灯片旁：转换时，Word会自动创建一个包含3列隐藏表格的文档，表格行数为演示文稿所包含的幻灯片的数量。第一列为幻灯片的名字，第二列为幻灯片的实际样式。如果选择的是“备注在幻灯片旁”，则第三列为幻灯片的备注说明；如果选择“空行在幻灯片旁”，第三列则出现几行空行，可以手动为幻灯片添加一些说明。 ②备注在幻灯片下和空行在幻灯片下：与前两种版式图不同的是，Word将按照幻灯片名、幻灯片实际样式、备注或空行从上到下依次将幻灯片进行排列。初始状态下，一张幻灯片将占用一页文档的空间，可以通过手动调整，将几张幻灯片排列在一页文档中。 ③只使用大纲：在生成Word文档时，Word将按照幻灯片的主题、一级正文、二级正文等构成一个大纲，没有幻灯片的实际样式和备注。对于只想了解整个演示文稿的大纲结构，使用这个选项还是很有用的。 ④粘贴：只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将每一张幻灯片都粘贴到Word文档中。在生成的Word文档中，双击文档包含的幻灯片对象可以激活Powerpoint对幻灯片进行修改。 ⑤粘贴链接：同样只适用于前四个选项。该选项和前四个选项配合使用，可以将幻灯片插入到Word文档中，并建立到演示文稿源文件的链接，每次打开生成的该Word文档或当演示文稿修改时，文档中包含的幻灯片会自动更新。 选择好合适的选项后，点击“确定”，会自动运行Word程序，并将演示文稿按照要求的格式进行转换。至此，完成了Powerpoint向Word文档的转换过程。 38 用Word制作复杂的表格 专业的表格如果用统计、财务类专业软件制作，不仅操作复杂，而且软件难寻，人们往往只能望而却步。其实，用Word 2000同样可以制作出精美、复杂的表格。 表格的框架可以用两个方法来形成，一是“手工法”：通过“绘制表格”用鼠标一行一列地绘制，这个方法有点儿原始，不仅太慢，而且行与行、列与列的距离不容易协调。二是“自动法”：通过菜单栏上“表格”下的“插入”选择“表格”(图1)，在弹出的“插入表格”选项中修改列数、行数，点击“确定”之后，一个粗略、简单的表格就形成了。这个方法的优点是快捷、简明，表格中行与行、列与列的距离自动等距。 如果表头有斜线，就在菜单栏“表格”项下选“插入斜线表头”，在“表头样式”下选出自己所需的表头就行了，如图2所示。在出现的表头中插入所需的文字并调整好位置，轻轻松松就可得到图3所示的表格。 表格内的文字(不含表头)排列方式可以通过“表格和边框”工具栏上“单元格对齐方式”按钮，然后在出现的九种格式中选择所需的格式。也可以将鼠标移至表格内空白处，单击右键，在弹出的菜单中点击“单元格对齐方式”，在展开的子菜单中，也会出现九种备选的格式。图3的表格选取的是“中部居中”的格式。 如果我们在“插入表格”选项框，点击“自动套用格式”按钮，就会看到在“表格自动套用格式”选项中有很多的格式任你选用。可按你的需要选择一种而制作出如图4“预览”框中所示的立体表格了。 39 驯服“捣乱”的输入法 Windows XP或Office XP的用户，在使用智能ABC输入汉字的时候，会发现要输入汉字的地方没有出现汉字提示框，打了几个字符也毫无反应，真让人上火。不过，细心的用户就会发现：在屏幕的底下，有一条字符提示框，但是很小，不容易被发现，而且，只有在输入某个汉字的全拼时，才会出现汉字，你若用鼠标把它移到你方便看到的地方，当你再输入字符时，它又会回到底下，真是拿它没办法，这是为什么呢？ 想想以前使用智能ABC时，每输入一个字符，在要输入汉字的附近，就会出现一个字符提示框，让你随时选择所需要的汉字，就像你的影子一样，总是跟着你。会不会是你的影子没有了？当然不会，只不过它隐藏起来了。为了找到它，我试着单击输入法工具栏的小三角，点击“设置”，出现了“文字服务与输入语言”对话框，单击选中“中文(简体)→智能ABC”，激活“属性”按钮，单击“属性”，出现“智能ABC输入法设置”对话框。“风格”中有两个选项，一个是“光标跟随”，一个是“固定格式”(默认为“固定格式”)，我想都没想，就单击选中“光标跟随”，然后一路“确定”退出，打开记事本一试，奇迹出现了，熟悉的字符提示框又回到我身边了！ 40 修复Word文档一法 近日，朋友在打开软盘中的DOC文档时，出现如图所示的错误，按“确定”后文档无法打开，于是向笔者请教。 笔者首先观察该文档属性，但没发现任何问题，确认软盘并没有问题后，将该文档复制到硬盘上，双击后仍出现上述提示，无法打开。将文档扩展名修改为TXT(文本格式)，双击后，文档竟然打开了，但美中不足的是，TXT文本只支持文字，文字排版格式以及表格都没有了。 笔者又将该文档扩展名修改为WPS(WPS文档)，然后用WPS Office打开修改后的文档，发现表格、格式都找回来了。但朋友又提出排版页数(页面)跟原来不同，重新排版很困难。抱着试一试的态度，笔者在WPS Office中将打开的文档另存为RTF文件(另存文档与改扩展名有本质的差别)，然后用Word打开，发现格式好多了，页数(页面)跟原来的基本吻合。至此，问题已经解决。 值得一提的是，我们在存盘时可能会出现这样的情况：明明已将Word文档存进软盘，但在另一台电脑上却找不到。这可能是保存时出了意外，原文档变成了“~WRL0002.tmp”之类的挽救文档(文件名常为~WRL000X.tmp，TMP为临时文件扩展名)，文件属性为“隐藏”。只要在“文件夹选项”中去掉“显示所有文件和文件夹”前面的钩，就可以找到这个临时文件。为安全起见，可用Word打开该文档后将它另存 41 文稿自动签名五法 辛辛苦苦写好文稿，别忘了签上自己的大名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……为了偷懒和不忘记签名，我想了几个办法，签名非常快捷，今天教给大家，以后可不要忘记签名了。 一、自动图文集法 先在Word中输入自己的“姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……”，再将这段文字选定，然后点击“工具”菜单下的“自动更正”项，在弹出的“自动更正”对话框中选择“自动图文集”选项卡，在“请在此键入自动图文集词条(U)：”下面的文本框里输入该自动图文集的名字，如你自己的姓名(图1)。下面的“预览”框里有你所选定的签名内容，确认无误后，点击“添加”按钮再点“确定”退出。以后当你写完稿要签名时，只要在签名处输入刚才设定的自动图文集名，然后按下F3键即可出现你的姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……等全部你设定的信息，方便吧！ 二、文档碎片法 先在Word里制作好自己的签名内容(姓名、地址、邮编、联系电话、电子信箱……)。然后让Word以还原的方式显示，最后用鼠标选定签名内容，将它拖到桌面或某个文件夹下。放开鼠标后，桌面上或某文件夹内会出现一个“Document碎片……”的图标(图2)。下次写完稿后，把该图标直接拖入文档签名处即可。 三、手工造词法 手工造词这个功能相信大多用户都用到过。以王码五笔4.5为例，先用鼠标右击输入法状态栏中间部分，在弹出的菜单中选择“手工造词”项，弹出“手工造词”对话框，在这个框里输入你的“签名”，然后在“外码”中为“签名”定义一个好记且方便输入的外码，当你写完稿时只要在五笔输入状态下输入刚才“签名”的外码即可。(注：这个方法只能定义一个20字的词语) 四、录制“宏”法 运行Word后执行“工具/宏/录制新宏”命令，会弹出“录制宏”对话框，在“宏名”框里输入“宏”名字，如自己的名字或签名等(图3)，再点击“键盘”按钮，弹出“自定义键盘”对话框，在“请按新快捷键”框内定义此宏的快捷键，如“Alt+1”，按下该快捷键，即可执行宏命令，然后单击“指定”按钮。接着在文档中输入自己的签名内容，完成后按下“工具/宏/停止录制”命令或点击“宏”工具栏里的“停止录制”按钮，大功告成！当你写完稿后，按下刚才的快捷键“Alt+1”即可出现你的“签名”了。（注：定义“宏”的快捷键时不要与Windows和Word中已有的快捷键相同，否则将不起作用。） 五、保存模板法 先运行Word，输入你的“签名”后点击“文件/保存”，弹出保存对话框，在“保存类型”下拉选框里选择“文档模板”(图4)，然后为模板文档起一个名，保存到某文件夹下。当你下次写稿时只要双击这个模板写稿即可，不需要再录入签名了。 此五法中，数第一法与第四法较为方便。若签名内容较少则第二法为好；若你经常忘记签名则建议使用第五法，一打开就已经输好了，不用你再手工输入。大家可以根据自己的喜好进行选择。 42 文稿校对轻轻松松 作为文字工作者，遇到最头痛的工作之一莫过于校稿。笔者这里为大家介绍一款用电脑帮助文稿校对的工具──即时语音提示&校对软件。 一、软件的下载和安装 该软件可以从http://www.处下载，文件名为instalk271sp2.exe，软件大小8.34MB，本软件是共享软件，免费试用期为30天。它的安装非常简单，只要一路点击“Next”就可以完成。完成安装后会自动在开始菜单建立一项名为“即时语音提示&校对软件”的文件夹，运行其中的“InsTalk”即可启动程序，软件启动后界面如图1所示。 二、软件的设置 该软件的界面非常简单，仅由三个按钮组成。在使用前需要进行一番设置，首先用鼠标右键单击程序运行界面，在弹出的菜单中选择“设置...”选项，这时会出现设置窗口图2，这里共有四个标签可以进行设置。 1.窗口：在这里可以设置软件运行时的窗口模式。选中“自动定位窗口”可以根据当前的活动窗口自动确定位置，使用起来非常方便。 2.提示：这里设置的是键盘提示速度和提示方式等相关信息。如果希望电脑朗读语速慢一些可以将“提示速度”的滑块向左拖动，反之则向右拖动。“提示方式”中可以设置是否让程序读出英文字符，以及使用相关的输入方法在汉字上屏后是否朗读等。选中“无读音字报警”还可以使程序对不能识别的字发出声音。 3.朗读：“朗读速度”和刚才提到的“提示速度”的功能差不多，只不过它是设置机器连续朗读文本的速度。“朗读对象”设定程序识别的不同区域，在这里我们可以指定剪贴板、文件或编辑窗口。 4.语音库：这是一个非常重要的选项，单击“设置”按钮弹出“语音库设置”对话框。我们可以选择是否让程序读出标点以及特殊的符号。如果是通常校稿，则建议将所有复选框选中。如果想用它来读电子书，就将复选标志去掉。 三、软件的使用 完成设置以后就可以使用它进行文稿校对了。首先打开需要校对的文档，右键单击本程序的界面，选择“朗读→编辑窗口”，然后使需要校对的文档作为当前窗口，单击软件上带有“停”字的按钮，程序就会自动朗读。如果中途需要暂停，只要单击右边的播放按钮即可，再次单击则继续朗读。 我们还可以让程序“念”出剪贴板上的内容，先将需要校对的内容复制到剪贴板中，然后在程序右键菜单中选择“朗读→剪贴板”，再单击“停”字按钮即可。 这款软件操作方便，功能非常实用，对于经常要校稿以及喜欢看电子书的朋友帮助很大，你不妨下载一试。 43 为你的文稿“化妆”──页眉、页脚及图表的典型应用 前提：文稿的内容已输完，字体、字号、段落等都已排好。 目的：突出版式风格，扮靓文稿。 一、添加页眉和页脚 我们把页眉的内容设为文稿的标题，页眉的右上角加上企业的标志；由于文稿首页就有标题，因此首页页眉最好与次页不同。 1.在Word XP中打开文稿，执行“视图/页眉和页脚”。 2.弹开页眉和页脚工具栏上的“页面设置”对话框(图1)，在“页面设置/版式”对话框中，选中“首页不同”复选框。然后根据所设定的“页边距”大小设定页眉和页脚的“距边界”。 3.借助工具栏的“显示上(下)一项”按钮分别在首页页眉和次页页眉中输入内容，并插入企业标志。 4.在页脚区域，输入页脚内容，并将“页码”置于页面的右下角。 为使页面美观，我们可以在页脚和页眉区域分别画一条直线来修饰(图2)。如果不想在首页使用页眉或页脚，可将页眉或页脚区保留为空白。 当光标在页眉、页脚区域时，可在该区域内任意插入文本或图形，其编辑与普通文本相同。如果文稿要双面打印，可选择图1中的“奇偶页不同”来实现奇、偶页页眉的变化。如果要为文稿的某部分创建不同的页眉或页脚，文件必须首先分节，如果未进行分节，可在希望开始包含不同页眉或页脚的新节位置插入分节符后再添加。 二、添加图表 Excel XP的图表功能可以方便地制作像电视、报纸上类似的柱形图、折线图等图表。图表的最大优点是：能使表格中的数据更直观的显现出来。在Word XP中，执行“插入\图片\图表”也可调出Excel XP的图表，为了方便对图表的编辑，在Word XP中把欲用图表表示的表格复制到Excel XP工作区中(图3)，把该图中各园区的“起步价”、“最高价”、“平均价”用柱形图表示出来，便于直观比较。 1.在Excel XP中选中欲用图表表示的内容，点击工具栏“图表向导”按钮。 2.在图表向导“步骤之一 ──图表类型”中选用“柱形图”，“步骤之二──图表源数据”中选择“系列产生在行”，其他选默认值，确定后即可生成如(图4)所示的图表。 图4生成的柱形图显然不完全符合我们的使用及视图习惯。 调整柱形图的“系列”柱颜色。大多数公文都用黑白打印，图4柱形系列为彩色，若用单色不加修饰打印将影响识图。单击一个柱形系列，在右键“数据系列格式”中选择“内部”，用适当的灰度颜色填充，然后在“填充效果”中选择适当的图案来填充。依次格式其他“系列”柱。 由向导生成的图表(图4)“数据轴”(y轴)刻度单位较大，各“系列”生成的“柱”不太容易比较。由于柱形图只需表示不同部分，相同部分可以截掉，以免影响识图。单击图4“数据轴”(y轴)弹开右键“坐标轴格式”。按(图5)设定值即可调整为(图6)所示的明晰、易比较的柱形图。 此外，还可对“图例区”、“绘图区”等进行格式化。图表格式化完毕，选中“图表区”，将它复制到Word XP文稿中即可。 Word XP的页眉和页脚将会使你文稿版面的视觉效果提升一个档次，而Excel XP的图表运用更会使你的文稿更形象直观。 44 让文档图片编号自动化 图片是增强文档说服力的重要手段，给它们编号是文档编辑必不可少的工作。多数用户采用手工方法给图片编号，其缺点是显而易见的。一旦文档中增加或删除了图片，你必须从头对编号进行修改。这对含有大量图片的文档来说工作量很大，操作枯燥、极易发生错误。为此，图片编号的自动化显得非常重要。本文以Word XP为例，介绍图片编号自动化的实现方法。 一、定制图片编号 实现图片编号自动化的工具是“题注”。假设我们要在图片下方插入“图1”、“图2”这样的编号，由于Word XP没有提供这种标签(即编号前缀)样式，必须通过手工定制满足上述要求。 1.新建标签 单击Word XP“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，即可打开图1所示对话框，其中内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击图1中的“新建标签”按钮，在对话框(图2)中输入“图”，确定以后即可在图1的“标签”下拉列表中看到它。 提示：如果你不再需要“标签”下拉列表中的某一项，只需让它在“标签”框中显示，单击“删除标签”就可以将它删除。 假如你的图片编号(后缀)需要采用其他格式，如一、二、三等类型。可以单击图1中的“编号”按钮。打开图3所示对话框，在“格式”下拉列表中选择你需要的编号样式。如果你的图片编号需要包含章节号，只需将图3中的“章节号”选中，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式。 2.自动插入题注 为了提高工作效率，Word XP提供了自动插入功能。当你在文档中插入图片(或其他对象)以后，它就会根据设置自动将题注(图片编号)放到指定位置。 启用这种功能的方法是：单击图1中的“自动插入题注”功能，打开图4所示对话框，根据需要复选其中列出的若干对象(例如“Microsoft Word图片”)。然后打开“使用标签”和“位置”下拉列表，选择自动插入题注时使用的标签和题注所在位置。完成后单击“确定”按钮退出。 二、插入图片编号 1.自动插入 假如你选中了图4中的“Microsoft Word图片”，只要在Word文档中插入图片。Word XP就会按照图4的设置自动将编号放入特定位置。当你再次执行图片插入操作以后，图片编号的前缀不变、后缀顺序增加，并按原来的设置自动插入文档。一般来说，此法适用于直接插入图片的文档。 2.手动插入 如果你没有设置“自动插入题注”(即图4中什么也没有选)，可以在文档中找到插入图片编号的位置。然后单击“插入”、“引用”子菜单下的“题注”命令，打开图1所示对话框，选择好“标签”样式后单击“确定”按钮，图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作，编号同样按前缀不变、后缀顺序增加的原则插入。此法比较适用于图片没有插入文档，但是需要在文档中标注图片编号的场合。 三、调整图片编号 文档插入图片以后，增加或删除图片是“家常便饭”。这种情况下可以按以下原则操作： 1.插入编号 如果你在原来的编号之间插入了新的图片编号，Word XP会自动进行调整，使编号符合顺序排列的原则。假如你的“图16”后面插入了一幅新图片，则Word XP自动将它命名为“图17”，并将原来的“图17”修改为“图18”，以此类推自动完成编号的整体调整。 2.删除编号 假如你删除了文档中的某幅图片，只需将对应的编号删除。然后按以下方法调整后续编号：首先选中已删除编号前后的某个编号，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“更新域”命令图5，所有图片编号就会自动顺序调整。 提示：使用上述方法时，图片应该直接插入文档。而不要放入文本框，否则不能采用“选择格式相似文本”的方法选中图片编号。 3.修改编号的字体和字号 如果你要调整所有图片编号的字体和字号，可以按上面介绍的方法将它们全部选中。然后使用“格式”工具栏中的“字体”和“字号”工具进行修改。如果你想单独修改编号的某个部分，可以将需要修改的部分选中，然后使用相同方法进行修改。 45 让Word自动去掉文档最后一页 你编辑了一篇较短的Word文档，在第2页也就是最后一页上，仅有一两行文本。这样的文档打印出来后，看上去一定比较别扭。以下的方法可以让Word自动减少文档页数，以防止将文档的一小部分单独排在一页上。 一、预览法 1.在“文件”菜单上，单击“打印预览”命令。 2.在预览状态下，在工具栏中，单击“缩小字体填充”按钮。 此时，Word将自动缩小文档中所用的每种字体的字号，以使文档少去最后一页，而且恰好能够容纳文档的所有内容。 二、快捷法 如果你觉得上述方法需要切换视图模式，稍嫌不便，那么可以把这个“缩小字体填充”按钮添加到Word常用工具栏中，方法是： 1.在“工具”菜单上，单击“自定义”命令。 2.单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击“工具”，然后在“命令”框中，找到并单击“减少一页”，并左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。 此时，“缩小字体填充”按钮就出现在常用工具栏中了。以后，要让Word自动去掉最后一页，你就只须单击常用工具栏中的“缩小字体填充”按钮就万事大吉了。 46 让Word正确显示英文音标 当你把“金山词霸”为英文单词标注的音标复制到Word文档后，却发现Word并没有正确显示出音标来。这是为怎么呢？ 一、探源 原来英文音标被定义为一种特殊的字体即“Kingsoft Phonetic Plain”字体，要让Word正确显示音标，你只需要选中音标，然后在格式工具栏“字体”列表框中选择“Kingsoft Phonetic Plain”即可。 二、替换 如果你的文档中有许多未被正确显示的音标，可以用下述的方法快速地将它们修改为正常显示。 1.在“编辑”菜单中，单击“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。 2.英文音标都被半角的“[]”括起来，我们首先将这个半角的“[]”更改为全角的“[]”，方法是：单击“查找内容”框，并输入一个半角的“[”；单击“替换为”框，并输入一个全角的“[”；单击“全部替换”按钮。同样，也把半角的“]”替换为全角的“]”。 3.单击“查找内容”框，并输入“ ”。需要注意的是：在此输入的“[”和“]”为全角，“*”为半角；选中“使用通配符”复选框(如果看不到该框，请先单击“高级”按钮)，实际上，我们之所以把半角的“[]”替换为全角的“[]”，就是因为半角的“[”、“]”和“*”全部为通配符；单击“替换为”框，然后单击“格式”按钮，再单击“字体”，打开“替换字体”对话框，在“西文字体”下拉列表框中，单击“Kingsoft Phonetic Plain”，单击“确定”按钮；单击“全部替换”按钮。 怎么样，文档中所有的音标都正确显示出来了吧！当然，如有必要，你可以再把全角的“[]”替换回半角的“[]”。 47 巧用Word修改图片 平时工作时我经常要对图片进行一些加工处理，所以在我的计算机里有好几种图片处理工具。但是在公用机房里，因为很少安装有这些软件，使用起来就不那么得心应手了。有什么解决的办法吗？ 其实图片处理最常用的不外乎是更改图片格式(将BMP格式改成JPG格式使图片个头变小)、更改图片的分辨率、改变亮度、改变对比度、剪裁多余部分等等，而这一切我们常用的Word绝对可以胜任，甚至还会给你带来意想不到的惊喜。 运行Word XP，执行“插入→图片→来自文件”，在弹出的对话框中选择你希望加工的图片。我在这里插入了一张动物的壁纸“animal.bmp”。 然后单击插入的图片，将会弹出一个“图片工具”浮动面板(图1)。如果没出现，可执行“视图→工具栏→图片”，即可出现。 图片工具从左到右依次是：“插入图片”、“颜色”(可将图片改成“灰度”、“黑白”、“水印”效果)、“增加对比度”、“降低对比度”、“增加亮度”、“降低亮度”、“剪裁”、“向左旋转”、“线型”(为图片添加边框)、“压缩图片”、“文字环绕”、“设置图片格式”、“设置透明色”、“重设图片”。 1.改变图片的大小(分辨率) 将光标放在图片的四个顶角之一，在出现双向箭头后，移动鼠标，便可更改图片的大小。 2.更改图片的亮度、对比度 如果要想增加图片的亮度，只须在图片选中的情况下点击“增加亮度”即可。 3.旋转图片 执行“向左旋转”，每次点击，图片都要逆时针转动90°。如想旋转任意角度，先点击“文字环绕”，任意选择其中的一种方式(比如四周型环绕)，再将光标放在绿色的圆圈上，拖动鼠标，图片就跟着旋转。 4.为图片添加艺术字 (1)点击“插入→图片→艺术字”，在弹出的艺术字库中，选择适合的样式。确定后进入艺术字编辑窗口，输入文字，调整字体和字号，确定退出。 (2)选中艺术字，设置为“文字环绕”方式(比如四周型环绕)，将艺术字移动到图片上的适当位置。 在执行这一步骤前，必须确认图片也已进行了“文字环绕”方式的设置。如果发现图片将艺术字覆盖，则选择图片，单击右键，在弹出的菜单中执行“叠放次序→置于底层”，这样艺术字就显露出来。 (4)选定艺术字，在按下“Shift”键的同时选中图片，击右键，在弹出的菜单中执行“组合→组合”。艺术字就和图片形成一个整体(图2)。 5.裁剪图片 选中图片，点击图片工具栏中的“裁剪”，图片四周会出现几条黑线，将光标放在黑线上向图片里拖动，这时将有一条虚线跟着移动，释放鼠标后，光标经过区域的图片即被裁剪掉。 当然使用其他选项还能将图片设置成水印效果和设置透明色等等。刚才所进行的设置也可以在点击“设置图片格式”出现的窗口中进行操作。这些大家动手试试就知道了。 6.导出图片 执行“文件→另存为Web页”，在弹出的“另存为”窗口中选择文件夹，填入文件名，如“巧用Word修改图片.htm”，确定后打开对应的文件夹，发现除了刚才这个htm文件外，还有一个名为“巧用Word修改图片.files”的文件夹，打开这个文件夹你会看到还有两个图片文件image001和image002(如果你只插入一张图片)，当你插入的文件是bmp文件时，会生成一个保持原分辨率和原图像品质的png图像，不过个头却小多了，像我插入的这个BMP图片现在只有区区145KB的容量。这还不是最神奇的，它还会生成一个image002.jpg文件，其分辨率就是调整后的分辨率，文件竟只有7.84KB。当然由于调整时图片缩放程度不同，大小也有差别，这个图片现在的分辨率为544×435，原图片为1280×1024。另外，如果你执行了旋转操作，生成的会是一个gif文件。 如果插入的是jpg文件，则会生成一个同样大小的image001.jpg和压缩后的image002.jp2。另外你所添加的文字、做的修改都在新图片中实现了。怎么样，Word在处理图片时的功能是不是也非常强大呢！ 48 巧用Word文档打印Excel数据 在我们实际应用中，为了方便数据的管理(如数据查询、排序、分类、汇总等)，常常将一些数据源放在Excel工作表中(图1)，而有些时候需要将这些数据源逐一用Word文档(图2)打印出来以便于实际工作的需要。下面笔者以实例来介绍这一问题的解决方案。 1.创建打印文档 在一张A4纸上创建图2所示的文档，必须通过调整页边距等方法将文档刚好排版成一页后保存。 2.邮件合并 ①点击“工具”菜单栏→“邮件合并”→在弹出“邮件合并帮助器”对话框内单击“创建”下拉箭头，选定“套用信函”，在弹出对话框内单击“活动窗口”。 ②单击“获取数据”下拉箭头，选定“打开数据源”，弹出对话框，在“查找范围”下拉框内选定Excel数据源所在的位置，在“文件类型”下拉框内选定“所有文件”。单击“打开”按钮，在弹出对话框中选定“整张电子表格”后确定。此时窗口内多了一个“邮件合并”工具栏(图3)。 ③ 单击工具栏上“插入合并域”下拉箭头，便可出现文档内各项目对应的域名，然后将这些域名逐一添加到文档中相应的位置上。 ④ 单击工具栏上“ABC”命令按钮，数据源的第一个记录所有信息将出现在文档中相应的位置上。单击 “合并到文档”命令按钮，就可以将数据源中所有记录信息合并到新文档中。浏览无误后可将它一次性打印出来(“邮件合并”工具栏上其他命令按钮读者不妨自己试试)。 注意：如果文档中项目有多个数据(如图2中有多个签单人姓名)，则在数据源中，将该项目设置为相同字段名的多个字段，因为一篇文档只能打印一个记录。 49 巧用Word输入生僻字 大家在使用计算机输入时，常会遇到一些生僻字吧。这些字用普通输入法，常常无法输入。用造字程序造字，麻烦不说造出来的字也比例失调。于是，就干脆让生僻字空着或用一个类似的字替代，或者打印出来后手写上去。这样既影响了美观而且很不规范，其实我们可以用Word来输入这些生僻字。 因为在Word“CJK统一汉字”字库里就有我们需要的生僻字，所以只要找到并插入它们便能轻松解决。如何在浩瀚的汉字库中，迅速找到需要的字呢？其实方法很简单，因为字库中字的排列，就是按字典常用的部首检字法来排列的。例如我们要输入“翀”字，只要先在Word中输入与该生僻字偏旁相同、笔画相近的“翁”字，然后选定“翁”字，再点击“插入”菜单选“符号”栏，在跳出的对话框“字体”选项中选择“标准字体”，在旁边的“子集”选项中找到“CJK统一汉字”集，一下子就定位到了“翁”字，再稍加查找就能找到我们需要的生僻字“翀”字，选中插入即可，就这么简单。也许你会问，在Word里面可以这样做，但在另外的一些软件里面，并没有“CJK统一汉字”字库，那该怎么办呢？方法就是一句话：先在Word中输入，然后复制过去就可以了。 50 巧调Word字符间距 1.调整汉字与英文字母间的距离 Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个空格大小，但我们却无法删除掉。例如：我们输入“中文Word 2000技巧”，在“中文”和“Word”之间以及“2000”与“技巧”之间都有这段间隔。如果我们不需要这段间隔，可按如下方法消除：按“Ctrl+A”选定全部文档，选择“格式→段落→其他”，在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项。 2.任意修改字间距 在Word中修改字间距很不直观，有的用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种，其中“标准”字距即默认字间距，它的实际距离不是一成不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，字号变化时，间距也会自动调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。 调整字间距的方法如下：选定文本，点击“格式→字体”，选择“字符间距”选项卡，在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值，最后点击确定即可。 3.任意修改行距 Word中提供了多种标准的行距供选择，在“格式→段落”的“缩进和间距”选项页中，“行距”框里提供了行距的选择列表，包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如，当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小，可以将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可做出相应的调整。 51 奇妙的自动图文集 我们使用Word编辑文档时，常常要在文档中多次输入同样的一些内容，例如工作单位、联系地址等，十分繁琐。插入域、录制宏、制作自动图文集就可以使录入更方便。这三种方法各有特点，但利用Word提供的自动图文集功能却是最便捷的方法。 一、制作自动图文集词条 1.选择你想制成自动图文集的文字(或图形)，进行必要的格式设置后，选定以上内容。 2.从“插入”菜单中选取“自动图文集”选项，然后从子菜单中选择“新建”命令。 3.在弹出的“创建自动图文集”对话框中，接受Word默认的名称或者键入自己定义的名称。 4.单击“确定”按钮即完成制作。 二、使用自动图文集 创建了自己的自动图文集词条之后，在文档中只须键入自动图文集词条名称的前几个字符，Word将在未输入完的文字上放置一个黄色方框，其中显示了完整的自动图文集词条，此时按下Enter键或F3键即可接受该词条。当然要拒绝该词条，只需继续键入。 向文档中添加自动图文集，也可以使用“插入”菜单中的“自动图文集”命令，但只有上述方法才可充分显示自动图文集的“自动性”，但必须是开启了“记忆式键入提示”功能，其步骤如下： 1.在“工具”菜单中选择“自动更正”命令，随后弹出“自动更正”对话框。 2.单击“自动图文集”选项，选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆性键入’提示”复选框。 3.单击“确定”按钮。 一旦开启这项功能，同时也就可以快速插入当前日期，只需键入当前日期的前四个字符(比如2002)，然后按下回车键或F3键，即可快速插入当前日期了。 52 妙用Word的“插入文件”功能 1.合并文档。可以将若干Word文档、Web页、Rtf文档、Word模板或文本文件合并成一个文件。 打开第一个要合并的文档，然后点击“插入→文件”，选择要插入的文档，可以一次选中多个文档(注意插入后的顺序和选中的顺序相反)，单击“插入”按钮即可。 2.打开有问题的文档。有时在Word中打开某一个文档后，Word停止响应，点击菜单、按钮或按快捷键都没有反应，而Windows系统却无异常，此时按下“Ctrl+Alt+Del”后，可以结束Word任务，如果再打开其他Word文档却没有这种情况发生。重启计算机后问题依旧。这时可以新建一个Word文件，然后插入有问题的文档，会发现该文档中的内容并没有损坏丢失，再修改、保存即可。 3.插入Excel电子表格工作簿、工作表。点击“插入→文件”，选择要插入的Excel文件，单击“插入”按钮，Word会弹出“Open WorkSheet”对话框，从中可以选择是插入整个工作簿还是插入某张工作表或该工作表中的某些单元格，输入的选择单元格的格式与Excel中的一致，如“A1:D9”，再单击“OK”即可。 也可以一次选中多个Excel文件，单击“插入”按钮后，在弹出的“Open WorkSheet“对话框中，会按照与选中Excel文件相反的顺序，要求你确定要插入的范围。插入后的表格可按Word表格的格式进行编辑，原Excel中所设置的公式或其他功能会丢失。 4.打开设有密码的文档。如果忘记了某Word文档已设置的修改权限密码，则可以通过“新建文件→插入文件”，选择该Word文档，插入时，Word并不要求输入修改权限密码，然后进行编辑修改，保存时覆盖原文档即可。但是如果忘记了打开权限密码，那么插入时，Word会要求输入打开权限密码，否则不能插入，因此千万不要忘记打开权限密码。 注：以上功能在Word 2000/XP中均能实现。 53 冷僻字输入不用愁 大家在进行文字输入的时候可能会碰到一些冷僻字，不过不用担心，以下方法可以助你渡过难关。 一、更换输入法 由于某些输入法支持的字库不全，所以当大家用一种输入法找不到某些冷僻字时，可以换用其他输入法来试试(推荐使用微软的全拼输入法)。 要输入某个字时忘记了读音，而你也不会五笔，此时可以将输入法切换至智能输入法，将属性设成笔形输入，按照智能帮助文件中提供的笔形代码表输入。 点评：操作最简单，全拼的字库很全，智能的笔形输入不需读音。但缺点显见，全拼输入法需知读音，智能的笔形输入不需拼音但稍嫌繁琐。 二、借用Word插入符号 Windows自带全拼字库尽管很全，但仍有不少汉字无法输入，譬如“﨧”就找不着。这个字的输入可以借助Word完成。打开Word（以Word2000为例，下同），点击“插入→符号”，字体选择“（标准字体）”，子集选择“CJK统一汉字/兼容汉字”，其中偏旁的排列顺序以及同一偏旁汉字的排列顺序是按照笔画数进行的。大概在兼容汉字的倒数第二行可以找到“﨧”。 点评：方法简单，最大的优点是不知读音也能输入，而且字库较全，但寻找费时。 三、自造汉字 DIY自己的汉字，要用到Windows自带的造字程序，关于这方面的内容，《电脑报》2001年4月16日第15期《使用Windows 98 的造字程序》一文已经详细介绍过，此处不再赘述。 点评：方法复杂，难度最高，但不需知道读音， 而且所有冷僻字一网打尽。 四、Word中的字符缩放或合并 “字符缩放”适用于左右结构的冷僻字。如“炟” (音dá)，可由“火”+“旦”组成，但简单的输入这两个字符当然不行，最好能够将两个字符变成一个方块字，Word中的缩放字符正好排上用场，只改变字符的宽度，不改变字符的高度。再调整一下大小、字体即可。 对于上下结构的冷僻字，“字符缩放”显然无效，可用“合并字符”来解决。如“盝”(音lù)，先输入“录皿”，选中，打开Word，输入“录皿”，选中“格式→中文版式→双行合一”，再调整字符间距及字体大小，使其他相邻的文字匹配。结构稍复杂一点的冷僻字，有时也可通过类似的办法输入，如“燚”，先输入“火火火火”，选中“格式→中文版式→合并字符”即可。 点评：不需知道读音，但方法稍复杂，功能有限，只能输入数量有限的冷僻字。 五、手写输入 微软拼音输入法3.0附带的手写输入功能十分强大，既可手写识别，又可将鼠标所写的字以原形插入。如果碰到冷僻字，首先可以利用手写查找；如果没有，就选择原形输入，插入一个手写体。 点评：方法最简单，也不需要知道读音，尤其是手写识别功能，可以输入上文提到的不知读音但字库中存在的汉字。缺点就是原形插入时总觉得不太好看，不过要是你的美术功底和耐心足够，这的确是一个最简单、最有效的方法。 54 快速返回上一个编辑位置 用Word编辑文档时，需要不时地转换到文档的其他位置，你可能会为此浪费很多的时间，下面介绍的方法可以大大提高你的工作效率。 1.如果只是查看文档的其他位置，也就是说，插入点仍然处于原来的位置。那么当查看结束后，按任意箭头键便可返回原来的编辑位置。 2.如果在查看的同时又进行了新的编辑，若想再返回上一个编辑位置，可以利用组合键“Shift+F5”，依次返回最近四次编辑文档的编辑位置。 3.如果我们同时打开了多个文档，无论上一次的编辑位置是在哪一个文档中，按下组合键“Shift+F5”，都会返回该位置。 55 解决Word文档显示混乱三部曲 如果在你打开一个Word文档后，内容显示混乱，而且其中包含一些乱码，那么原因是该文档可能已损坏。此时，你可以试试以下的三种方法，或许可以帮助你从Word文档中恢复文本。 一、文档格式法 所谓“文档格式法”就是你可以将Word文档转换为另一种格式，然后再将它转换回Word文档格式。这是最简单和最彻底的文档恢复方法，请务必先尝试这种方法，操作步骤如下： 1.在Word中打开损坏的文档。 2.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。 3.在“保存类型”列表中，单击“RTF 格式 (*.rtf)”，然后单击“保存”按钮。 4.关闭文档，然后重新打开RTF格式文件。 5.在“文件”菜单中，单击“另存为”命令。 6.在“保存类型”中，单击“Word 文档 (*.d |
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