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Excel表格中的序号操作技巧(2)(excel表格总汇)共五页

 阿彪书库 2010-10-26
Excel表格中的序号操作技巧(2)时间:2010-09-16 08:09来源:未知 作者: 恰同学少年 点击:90次温馨提示:发现不能正常浏览,请点击这里:http://taobao./ask/ 留言,我们会尽快处理,谢谢!!!
核心提示:图4 本文图片来自网络 以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时,就会主动变成设置的复杂序号了。 ·主动调剂序号 有时候我们需要把部分行暗藏起来进行打印,成果却会创造序号不持续了,甘样时就需要让序号
 
 
图4
本文图片来自网络
  以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时,就会主动变成设置的复杂序号了。
  ·主动调剂序号
  有时候我们需要把部分行暗藏起来进行打印,成果却会创造序号不持续了,甘样时就需要让序号主动调剂。
  在A2单元格输入公式:=SU
(本教程由菜鸟天堂提供,引用请注明:http://jc.)
OTAL(103,$B$2:B2),
Excel的操作技巧(四) 第二页
科讯网信息中心  Fuersen 编写
2007年09月27日

  Microsoft Excel在我们日常工作中是一个常用的办公软件,所以能够掌握Excel的一些技巧对我们的工作是非常有用的,下面就来介绍一些Excel中的小技巧。

  十六、使用快捷菜单

  快捷菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它可以大为提高效率。首先选定一个区域,然后单击鼠标右键即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令即可。

  十七、快速创建工具栏

  通过工具栏你可以快速地访问常用的命令或自定义的宏,你可以根据需要快速创建自己的工具栏。方法为:单击“工具”菜单中的“自定义”命令,选择“工具栏”选项卡,单击“新建”按钮,输入“新建工具栏”名称,并单击“确定”。这时新建工具栏出现在窗口,你就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中,该按钮就会在此“落户”。若在拖动时按着Ctrl键,则会将按钮复制过来。注意:不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中,否则该按钮将会被删除。

  十八、快速切换工作表

  按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表,按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。你还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字,然后单击工作表进行切换。

  十九、快速打印工作表

  若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印,会出现“打印”对话框让你选择,程序繁锁。若要跳过该对话框,你可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮,Excel将使用“选定工作表”选项打印。

  二十、快速插入Word表格

  Excel可以处理Word表格中列出的数据,你可用以下方法快速插入Word表格:

  1. 打开Word表格所在的文件;

  2. 打开要处理Word表格的Excel文件,并调整好两窗口的位置,以便能看见表格和要插入表格的区域;

  3. 选中Word中的表格;

  4. 按住鼠标左键,将表格拖到Excel窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

  二十一、巧用IF函数

  1. 设有一工作表,C1单元格的计算公式为:=A1/B1,当A1、B1单元格没有输入数据时,C1单元格会出现“#DIV/0!”的错误信息。这不仅破坏了屏幕显示的美观,特别是在报表打印时出现“#DIV/0!”的信息更不是用户所希望的。此时,可用IF函数将C1单元格的计算公式更改为:=IF(B1=0,″″,A1/B1)。这样,只有当B1单元格的值是非零时,C1单元格的值才按A1/B1进行计算更新,从而有效地避免了上述情况的出现;

  2. 设有C2单元格的计算公式为:=A2+B2,当A2、B2没有输入数值时,C2出现的结果是“0”,同样,利用IF函数把C2单元格的计算公式更改如下:=IF(AND(A2=″″,B2=″″),″″,A2+B2)。这样,如果A2与B2单元格均没有输入数值时,C2单元格就不进行A2 +B2的计算更新,也就不会出现“0”值的提示;

  3. 设C3单元格存放学生成绩的数据,D3单元格根据C3(学员成绩)情况给出相应的“及格”、“不及格”的信息。可用IF条件函数实现D3单元格的自动填充,D3的计算公式为:=IF(C3<60,″不及格″,″及格″)。

PD:2007年09月25日 │ MD:2007年09月27日


然后用上班面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格,甘样样就会主动调剂序号了。
(责任编辑: 恰同学少年)本文仅代表作者观点,与菜鸟天 堂立场无关!
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本文章转自菜鸟天堂(http://jc.),详细出处参考:http://jc./a/bangongyingyong/MS_Exceljiaocheng/2010/0916/14180_2.html



  十七、控制特定单元格输入文本的长度   

  你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。   

  例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。   

  很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。   

  十八、成组填充多张表格的固定单元格   

  我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。 

  那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。   

  但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 

  十九、改变文本的大小写   

  在Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。   

  在Excel 2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。 
  

 

  ·自动输入序号

  Word中有个自动输入序号的功能,其实在Excel中也有这个功能,可以使用函数来实现。点击A2单元格输入公式:=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2)),然后把鼠标移到A2单元格的右下方,鼠标就会变成十字形状,按住拖拽填充到A列下面的单元格中,这样我们在B列输入内容时,A列中就会自动输入序号了(如图3)。

图3

  ·快速输入复杂序号

  有时候我们需要输入一些比较长的产品序号,如493948830001、493948830002、493948830003……,前面的数字都是一样的,只是后面的按照序号进行变化。对于这样的序号我们也可以进行快速输入。

  选中要输入这些复杂序号的单元格,接着点击菜单“格式” “单元格”,在弹出的对话框中点击“数字”标签,在分类下选择“自定义(如图4)”,然后输入“"49394883"0000”完成后点击“确定”按钮。

图4

本文图片来自网络

  以后只要在选中的单元格中输入1、2、3……序号时,就会自动变成设置的复杂序号了。

  ·自动调整序号

Excel表格中的序号操作技巧(2)   

      有时候我们需要把部分行隐藏起来进行打印,结果却会发现序号不连续了,这时就需要让序号自动调整。

  在A2单元格输入公式:=SUBTOTAL(103,$B$2:B2),然后用上面介绍的方法拖拽到A列下面的单元格,这样就会自动调整序号了。



一、用Excel进行表格处理时,经常需要在表格的某个单元格中进行文本换行操作,使用常规的方法按下Enter键,标点就会转移到下一个单元格中,现在介绍两种方法供大家参考:

 1.依次选择“格式”“单元格”,切换到“对齐”标签分页,将“文本控制”下的“自动换行”前的复选框勾选。

 2.按下Alt+Enter组合键即可。

 二、把数据彻底隐藏起来 在日常工作中,如果你不想让别人看到你工作表部分单元格中的内容,那就将它隐藏起来了,具体分三个步骤进行。

 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),打开“格式→单元格”命令,再打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(一定要在英文状态下)。

 2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。

 3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来。在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。

 三、让“自动更正”输入统一的文本我们经常会在同一张工作表中大量输入一些固定的,字符比较多的文本,那么怎样才能使用更好的方法输入这些文本呢?

 1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。

 2.在“替换”下面的方框中输入你认为最简单的比如输入“1”,在“替换为”下面的方框中输入你所需要的固定文本,再单击“添加”和“确定”按钮即可。

 四、输入分数 分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“0 1/2”。

 五、输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”,可以在单元格中输入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上的Ctrl+;组合键。

 六、输入时间 在单元格中插入当前时间,按Ctrl+Shift+; 

 七、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢?您可以使用下面的操作方法来进行删除:首先打开要删除空行的工作表,在最后一列的后面一列把前面所有列的数据相加,再选中这一列,打开“数据”“筛选”“自动筛选”把所有的空行筛选出来,然后删去。按照这样的删除方法,无论工作表中包含多少空行,您就可以很快地删除了。

 八、删除文本后面的空格 在我们日常工作经常会遇到这样的情况,有些文本前面或后面有许多空格,如果一个一个的去删除需要浪费大量的时间,那么如何快捷的解决这个问题,减轻工作量呢?您可以使用TRIM函数来移除公式中之文字的前置及后尾空格。

 

 九、作为一名财务工作者会经常输入大量的数据,会在同一单元格里将许多数据进行相加,如果输入量大了,每次都要输入“=”号比较麻烦,耽误时间,现在教大家一招,可以不用每次都输“=”号:打开 “工具”“选项”菜单, 选中“1-2-3的帮助”标签,在“转换LOTUS 1-2-3公式”前打上勾即可。

 十、我们会经常输入文本,比如“005”等,当你输入到单元格里时,系统会自动判断005为数据5,解决方法有两种:

 打开“格式”“单元格”,在分类里选择“文本”,再确定,返回单元格重新输入005就可以了。

 在单元格首先输入“′”, 然后输入“005”。

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