[PConline 技巧]刚入职场的小伙伴，很多时候都要面临业务与环境的双重考验。如何在众人间脱颖而出，成为夜空中最亮的那个仔？今天这篇文章，将带您快速一览人事岗必学的几招Excel函数。难度不高，却超级超级实用！ 1. 身份证号提取性别公式： = IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,'男','女') 首先通过MID函数提取身份证号中的第17位，然后通过MOD函数判断奇偶性，其中奇数为男，偶数为女。最终在IF函数的配合下，即可得到性别值。 
身份证号自动生成性别 2. 身份证号提取生日公式： =TEXT(MID(B2,7,8),'0000-00-00') 首先通过MID函数提取身份证号中的第7-14位，然后使用TEXT函数对结果格式化（即转换成“xxxx-xx-xx”的样式），最终便得到了我们平时习惯的生日信息。 
身份证号自动提取生日 注：身份证号码中第7-14位为出生日期。 3. 计算年龄、司龄公式：=YEAR(TODAY)-MID(B2,7,4) 首先通过TODAY函数获得当前日期，然后使用YEAR函数提取日期的年份值。接下来通过MID函数获取员工出生年份，两者之差即为年龄。类似的方法也可用在司龄计算上，只要将生日替换成入职日期即可。 
快速计算年龄、司龄 4. 防止身份证号多输少输做法：通过“数据有效性”限定单元格长度 选中身份证号列，点击“数据”→“数据有效性”，将“文本长度”指定为“18”位。当录入的身份证号码超过或不足18位时，Excel便会自动提醒，以降低前端录入可能导致的错误。 
通过数据有效性限定身份证列位数 注：通过将“数据有效性”→“出错警告”中的样式修改为“警告”，可以实现只提醒不禁止效果。 5. 手机号码自动加“-”做法：通过“单元格格式”，修改显示格式 右击手机号码字段，按下Ctrl+1进入单元格格式面板，点击最下方“自定义”，输入“000-0000-0000”。确定之后，手机号码即以“XXX-XXXX-XXXX”格式显示。 
手机号码自动加“-” 注：这种方法只是修改了字段显示样式，并没有修改实际数据，因此后续仍然可以进行统计，这也是和Replace函数最大一个区别。 6. 合同到期前自动提醒公式：=IF(G7-TODAY<30,'合同应续签','') 首先建立“状态”列，输入公式“=IF(G7-TODAY<30,'合同应续签','')”。当合同到期日低于设定值（本例中为“30”）时，便自动显示“合同应续签”。此外也可将提醒天数单独设成单元格，通过公式调取单元格数值，以方便用户自行修改提醒期限。 
合同到期前自动提醒 7. 避免录入重复值公式：=COUNTIF(B:B,B1)=1 选中数据列，点击“数据”→“数据工具”→“数据验证”，将验证条件改为“自定义”，然后输入公式“=COUNTIF(B:B,B1)=1”。这里COUNTIF函数的作用，是判断B列中是否有重复记录（如果有则值值一定大于1），如果有中止录入，如果没有继续录入。 
如果录入时出现重复数值将禁止录入 8. 自动标亮周末公式：=WEEKDAY(E$6,2)>5 首先建立星期行，选中考勤表里的数值区域，点击“开始”→“样式”→“条件格式”→“新建规则”，然后在选框内输入公式“=WEEKDAY(E6,2)>5”，最后选中E6，按两下F4键锁定行不锁定列（即转换成E$6），再设置一个特别的颜色即可。这里WEEKDAY函数的作用是判断当前列是否大于5，当WEEKDAY结果>5时（即周六、周日），条件成立，表格自动为该列刷上颜色，不成立时不处理，从而最终形成周末自动上色效果。 9. 让表格自动拓展方法：Ctrl+T转成“超级表” 想让表格自动扩展，可以利用Excel里的“超级表”功能。具体方法是：选中数据区域，按下Ctrl+T，然后修改“表格工具”→“表格样式”为“无”（即不使用超级表默认样式）。右击隐藏新弹出的筛选行，即可实现表格的自动扩展。 
Ctrl+T实现表格自动拓展 10. 隔行换色公式：=MOD(ROW,2)=0 隔行换色有两种方法，一是转换成“超级表”（Ctrl+T），二是借助公式与条件格式配合完成。以公式法为例，首先选中数据区域，点击“开始”→“样式”→“条件格式”→“新建规格”→“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在选框内输入公式“=MOD(ROW,2)=0”。这里ROW函数的作用是获取当前行号，和2取余后，便得到了1、0、1、0、1、0……这样的数列。由于公式整体位于条件格式内，因此当行号取余结果=0时，条件成立，表格自动为该行刷上颜色，不成立时不处理，最终形成了隔行换色的效果。 注：与传统的格式刷法相比，超级表和公式法都可以实现周末自动填色。且后期无论如何添删，都不会导致色条出现混乱。 11. 自动标记迟到、早退公式：=IF(B2>TIME(8,0,0),'迟到','') 和 =IF(C2<TIME(18,0,0),'早退','') 首先在表格后建立一个“迟到”列，输入公式“=IF(B2>TIME(8,0,0),'迟到','')”，再建立一个“早退”列，输入公式“=IF(C2<TIME(18,0,0),'早退','')”。这里简单说明一下，TIME函数主要用于约束最终时间，当上班签到时间晚于约束值，或者下班签到时间早于约束值时，便会触发文字提示。 
自动标记迟到、早退 12. 自动打序号公式：=ROW-1 首先点击序号列第一组单元格，输入公式=ROW，此时函数返回的是当前行数，根据实际行数计算（比如本文为“1”），发现两者差值为“1”。接下来对公式进行修改，将计算后的差值减到公式后方，填充后即可实现自动打序号效果。 尽管自动打序号已经实现，但此时仍然不够智能。可以在此基础上再嵌套一个IF函数，只有当右侧有数据时才会显示序号，没有的话直接显示空白。 13. 去除数据有效性列表里的空值公式： =OFFSET($O$6,,,COUNTA($O$6:$O$19)) 如果你经常使用“数据有效性”制作下拉列表，就会发现这样一个尴尬，当我们前期为序列留出大量空白时，下拉列表也会出现大量空白，日常操作很不方便。其实这个问题可以这样解决，首先点击“数据”→“数据验证”→“序列”，在“来源”框中填入公式。这里COUNTA函数的作用，是求出当前数据源中的有效记录数，然后通过OFFSET函数确定取值范围。由于公式限定了下拉列表的取值域，因此我们会得到一个完全没有空值的菜单。同时新记录也将自动添加到列表中，不会影响后续操作。 
清除下拉列表里的空值 14. 分级考核统计公式：=LOOKUP(J6,N6:N9,M6:M9) 传统分级统计是通过COUNT函数与IF函数配合计算，虽然简单，可一旦条件过多，就会导致公式异常复杂。类似情况，其实也能借助LOOKUP函数解决。 首先建立一个分级副表，左侧为等级，右侧为达到该等级的考核线。接下来在评级框内输入公式“=LOOKUP(J6,N6:N9,M6:M9)”，将两组取值域按F4键全部转为绝对地址。这里LOOKUP的作用是通过目标值，直接到副表中查找对应等级，相比IF函数显得精简很多。而且这样处理后的表格，也方便用户随时调整考核线。 注：使用LOOKUP函数时，要注意副表考核值必须由小到大排列，否则将导致结果异常。 |
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