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采购管理制度1

2010-11-19  菩提树8680

采购管理制度

4.1 采购质量管理

4.1.1.制订采购质量依据:

a) 有关法律法规的规定;b) 本公司质量目标要求。 

4.1.2 采购质量政策的原则:

a) “择优、择廉、先优后廉”原则。选择合格供方,做到“货比三家”,择优、择廉购买;

b) “防范”原则。

c) “就近”原则。在质量、价格相同的情况下,就近采购,先市内后市外,先省内后省外,先国内后国外;

d) “诚信、共荣”原则。坚持信守合同,建立平等互利、共存共荣的供方关系;

e) 采购货品必须在合格供方中采购。除经批准,任何人无权决定在非合格供方中进行采购(低值易耗品除外)。

4.3 采购文件和资料

4.3.1 采购文件和资料的范围:

a)  国家、行业、企业技术标准;

d) 图样和技术条件;

e)  采购计划、采购订单和供方质量档案;

f)  采购手册;

g) 经认可的供方产品规格书;

h) 特殊合同要求的质量保证标准。

4.3.2 采购文件和资料的作用

a)       明确外购件货品质量要求,质量要求有书面文件和资料可依;

b)      为供方通过工艺设计转化货品技术要求提供书面明确的依据;

c)      交货验收和检验时,有明确的判定基准;

d)      处理外购货品质量问题和质量争端有文件依据。

4.3.4采购文件的接收

4.3.4.1采购部负责接收设计部下发的各类采购文件, 并做好文件接收登记。

4.3.4.2采购部负责将需换版的产品图样及设计文件, 及时收回并移交产品开发部处理。

 

4.4采购货品的订货或招标、签订合同和/或质量保证协议、采购实施(有关“材料定价”内容详见《物资采购定价管理办法》(经营ZD-004))

4.4.1 当采购货品采用谈判议价的方式,必需经过以下步骤:

● 对供方质量保证能力、技术能力、生产能力、服务水平、合作年限及前景等的综合评价;

●  应提供完整的采购文件;

● 与供方谈判,达成质量(质量要求、验收方法、检验手段等)、交货期、价格、质量保证能力要求、技术服务要求、质量责任处理、环保、安全等方面的协议;

●  达成协议后,签定合同和各种协议。

4.4.2当采购货品采用招标定价的方式,必须包含以下内容(详见《竞价招标管理制度》(经营ZD-001)执行):

● 提供采购文件和采购货品的数量;

●  拟定招标标书,标书应包括货品的质量要求、质量保证能力(QMS)、供方对企业的贡献、价格等因素;坚决防止单纯以价格作为中标的条件;

●  与中标单位签订供货合同、质量保证协议等各种协议。

4.4.3采购合同的签订

采购部负责外购货品价格谈判、会审。

● 设计部起草外购货品技术协议书(必要时),采购部拟定外单位送货安全协议书作为附件与供方签订采购合同。

采购部负责组织和供方签订采购合同,合同范本按公司合同管理规定定稿。签订合同前必须收集以下合同附件资料:

*公司原材料价格审批表;

* 质量保证协议;

* 技术协议或产品规格书(必要时);

* 保证供货协议;

*外单位送货安全协议;

* 其它必要时的协议。

4.4.4公司各部门在与供方签订合同前必须填写“合同签约申请表”由经办人签名,本部门部长、财务部部长、总经理批准后实施。

4.4.5采购部在相应的手续和合同、协议签定后按采购计划及采购合同实施采购。

4.5 采购的实施

4.5.1采购部负责下达《采购订单)给供应商,并要求供应商确认供货日期。

4.5.2《采购订单》必须注明生产订单号、数量(含预损量)、送货数量及时间分配等情况,并送一联《采购订单》到相关仓管员,以便仓管员按计划数量(日期)安排收货和仓储布置。

4.5.3 《采购订单》发出后,业务员密切与供方联系跟踪,出现异常情况及时协调处理。

 4.5.4 货品到仓后,仓管员应在1个小时内通知进货检验进行检验,检验结果及时传递相关部门的人员。

4.5.6 仓管员根据进货检验报告结果对合格货品进行入库,不合格品通知相关采购员协厂家退货或办理回用手续(填写回用申请单),经相关部门确认签名后交仓管员对物料办理入库。

4.6货款支付

4.6.1供方5号前把上月对帐单交事业物控部和财务部对账,确认上月的送货数量、金额无误后,25号前根据确认金额的对帐单开具“增值税专用发票”或“普通发票”。

4.6.2采购部成本核算主办,每月的5号和15号根据已确认的对帐单、供方发票和入库单,按采购合同规定办理“用款申请单”:

a) 附仓库仓管员确认的入仓单和财务部成本会计主办确认的对帐单;

b) 送财务部成本会计主办审核(辅料部份送材料会计主办审核)。

c) 部门领导审签;

d) 生产总监审签;

e) 财务部部长审签;

4.6.3 采购部把经审批后的用款单送交财务部资金计划主管支付货款给供应商。

4.7 供方管理

 物控部对供方采购合同、采购订单执行情况进行有效管理,对违反采购合同、采购订单的供应商按相关合同、协议进行考核,考核结果填入《供方考核通知单》经物控部部长批准,相关方确认后,交财务部执行考核。

 

提问人的追问   2010-07-02 09:56

能说明下物资仓储管理这块吗?

团队的补充   2010-07-02 10:52

仓库管理制度 

1.目的及适用范围

为了规范公司物料流转程序,实行订单式生产,限额收发物料,使所有物料收发存管理做到有据可依,有章可循,配合公司做好物流成本控制。

本程序适用于******有限公司。

2.术语和定义

3.管理职责

3.1 生产部:订单的评审接单,生产计划的拟定和实施、生产物料的领退补及产成品交库。

3.2 采购部:负责供应商的开发与评审、价格的核定、物料采购下单及跟催;原材料和产成品的收、发、存管理,安全库存量缺料报警。

3.3 设计部:产品结构(BOM)清单制作。

3.4 品管部:

负责进料(IQC)、退料、退货及成品进仓时物品的品质状态和责任的判定。

负责对本控制程序的执行情况进行督导管理与考核。

4.管理程序

4.1采购原材料进仓程序

4.1.1采购员根据销售订单及供应商的供货周期,合理安排采购计划并下单,采购员下《采购订单》时必须注明生产订单号、数量、预损量、批量送货数量及时间分配等情况,并送一联审批后的《采购订单》到相关仓管员,以便仓管员安排收货时间和库容。

4.1.2供应商送货到公司后,仓管员根据《采购订单》对照供应商的《送货单》和实物,包括物料名称、编码、规格型号、数量等,经核对无误,暂收于品质待检区,并送IQC进料检验(送货单有报检单栏)。

4.1.3仓管员接到IQC进货检验结果后,根据检验结果,合格品堆放于定置管理区,并建立物料标识卡《存卡》标识清楚,办理进仓手续。

4.1.4不合格品仓管员应在第一时间通知采购员或厂家进行退货处理。不合格品不得在仓库呆滞超过48小时。

4.1.6为了降低公司的仓储成本,到货提前期不得超过48小时,做到适时、适物、适质、适量。

4.1.7材料进仓后,相应仓管员进行物料入库登记、建卡、做账,随时保持账、卡、物一致。

4.2退货处理程序

4.2.1仓库办理过暂收或进仓手续的物料,经品管部IQC检验属来料不合格品,仓管员要及时通知采购员使其与厂家协商退货事宜。

4.2.2仓管员填写红色《原材料进仓单》(返冲退货。

4.3原材料及成品仓管理

4.3.1材料发放原则

4.3.1.1各类材料的发出,专用件严格按订单、按生产计划发放;专用件/通用件仓管员必须按包装上粘贴的进仓月份的颜色标签遵循先进先出的原则组织发放。

4.3.1.2对有期限的物料按有效期的先后为准的发料原则。

4.3.1.3返包拆下可回用的物料,仓库必须优先发放原则。

4.3.1.4对IQC判定回用或挑选使用的物料要优先发放原则。

4.3.1.5按订单批量不易分解物料的数量依最少量发放原则。

4.3.1.6未检验的物料严禁发放原则。

4.3.2原材料发放依据

4.3.2.1各仓管员严格按照生产车间《领料单》内容发放物料。

4.3.2.2因特殊原因,需领代用材料,《领料单》(必须附有设计部、品管部确认签字的相关文件。

4.3.2.3若订单有环保等特殊要求的,必须按要求收发料,分区放置,并认真做好记录。

4.3.3原材料发放程序          

4.3.3.1各车间由统计员开出《领料单》,必须完整填写领料部门、订单号、物料名称、物料编码、规格/

型号、数量,经车间主任审核签字。

4.3.3.2仓管员核对《领料单》与《订单生产评审单》并严格按照《领料单》限额发料。

4.3.3.3凡是超订单批量领料或退料后补领材料,领料员必须在《领料单》上增加注明领料原因,并经车

间主任审核后方可办理补领手续。

4.3.3.4 同一份《领料单》填写的物料必须当天下班前领发完毕。

4.3.3.5 同一份《领料单》只能领用仓库同一货位的物料。

4.3.3.7领料完毕,仓管员填卡记录、做帐,并搞好6S管理工作。

4.3.3.8结束订单时,仓管员要及时对已发放的专用物料进行标注,以免车间重复领料。

4.3.4委外加工收发料程序

4.3.4.1需要委外加工的物料各采购员根据生产部主生产计划和供应商供货周期用《委外发货通知单》(经采购主管签字审核有效,发一份给材料仓负责发货的仓管员作为发货依据。

4.3.4.3仓管员和车间统计员共同点数、确认签字,严格按照《委外发货通知单》办理委外加工手续。

4.3.4.5供应商送货到厂后仓管员通知品管部IQC验货,并办理相关手续。

4.3.9盘点

  为了及时掌握物料变动情况,避免物料的短缺、丢失和超储积压,保持帐、卡、物相符,必须进行盘点。

4.3.9.1盘点原则:

a)静态盘点,车间领料员盘点前必须将车间不能按订单配套生产的材料退回仓库,以便盘点对账。

b)实盘实报,盘点的物、表、帐必须真实。

4.3.9.2盘点方法

a)分区盘点:将仓库管理区内所有物料进行分区域放置不定期盘点。

b)经常性盘点:仓管员每天通过收发料及时检查库存物料的账、卡、物是否相符,对有动态的物料进行巡回抽盘。

c)定期盘点

1)由财务部组织,各车间、仓库按规定时间(月底)对物料进行全面盘点。

2)盘点时必须在标识卡上注明物料名称、规格型号、数量、品质状态、盘点人等,并做好盘点记录。

3)盘点表经部门主管确认签字,一式两份,一份留底,一份交财务抽盘人。

4)财务部组织月初定期盘点抽查:抽盘时要求由仓管员陪同一起,对各仓管员所管货物抽盘数量5项以上, 若抽盘到货物数量与仓管员所报数量不准:A类物资有一项、B类有两项、C类有三项,抽盘人判本仓库重盘并上报财务部。若二次抽盘仍不合格或拒绝重盘,财务部将进行全公司通报并给予考核。

4.3.9.3 盘盈盘亏处理要求

a)当仓管员对仓库货物盘点时出现盘亏或盘盈时,要求仓管员重盘所有亏盈货物,检查有无盘错;

b)当重盘确定物与帐卡不符时,查明所有盘亏或盘盈的全部原因,进行分析处理;

c)盘亏或盘盈原因分析后,对外协厂少送缺数的要求外协补数,对车间、检验员或其它部门领用或耗用未开领料单的要求补回领料单,对自己入错数的应当对单查清改正过来,可纠正的一切纠正后,用V8系统打印出《仓库物料收发存报表》(送财务部。

d) 盘亏或盘盈原因分析后, 仓库编制《盘盈盘亏报表》(交部门领导审核(对超出盈亏允许范围的出具考核方案),品管部、财务部会签,进行统一调帐处理。

e) 盘盈盘亏允许范围:

  A类物资(单价≥5元):允许范围金额、种类都为0,即不能有一种货物盘盈盘亏;

B类物资(单价≥3元<5元):允许范围金额为100元,种类为2%,即100种物料中允许2种。

C类物资(单价<3元):允许范围金额为100元,种类为3%,即100种物料中允许3种。

f)盘盈盘亏对仓管员及主管领导的考核标准:

  A 货物盘盈盘亏种类超过允许范围,总金额未超过100元,给予仓管员通报批评;

B货物盘盈盘亏金额超过100元仓管员进行经济扣罚并通报批评,对仓管员的经济扣罚公式为:

货物盘盈盘亏扣罚金额 =(货物盘盈盘亏金额—100)×0.2

C货物盘盈盘亏金额数≥10000元的除进行扣罚外,调离仓管员岗位,并对其主管领导进行相应扣罚。

6         库房管理要求

6.1为了确保本管理流程严格有效的实行,特配制相应表格,所有表格均由相关部门及领导签字确认、审

批,归口为财务部。

6.2为了确保帐、卡、物的一致性,要求各仓管员每天不定时巡回盘点仓库物料,并每天9点钟前完成前一天的物料数据录入工作。

6.3仓库所有进仓单据必须在四个工作日内打印制单,并上交财务部。

6.4采购员每天对仓库的帐、卡、物进行检查,发现问题后跟相应仓管员进行核对,并上报采购部部长,并对相关人员给予考核。

6.5要求各仓管员严格按照《采购订单》收发物料。

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