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在进行汇报时，有关的当事人需要礼敬对方，彼此之间以礼相待，这就是所谓汇报的“礼尚往来”，汇报者与汇报对象双方的互动。 汇报的有关当事人在汇报进行之中，彼此之间要讲究“礼尚往来”，这既是汇报礼仪的基本规定，也是使汇报得以顺利进行的主要保证。对这一点，不管是汇报者，还是汇报对象，都应给予高度重视。绝不能只以礼仪要求他人，而自己却对礼仪规范不管不顾，屡屡失礼于人。 （一）汇报人员的礼仪规范对汇报者而言，在进行汇报时以礼待人，主要是要遵守约定，谦虚谨慎，表现大方，尊重汇报对象。 汇报者主要从以下几个方面注意自己的言行举止： 1．要遵守约定 （1）下级向上级汇报工作，务必按约定时间到达。过早到达，会让上级因准备不充分而显得难堪：姗姗来迟，则又会让上级等候过久。 （2）进行临时约定的特殊汇报，也不能爽约。 （3）若汇报对象工作较忙，则汇报者的口头汇报或电话汇报还须越短越好。 （4）在汇报时，若汇报对象限定了时间，则汇报者无论如何都不可超过。 （5）万一因故不能赴约，要尽可能有礼貌地及早告知上级，并以适当方式表示歉意。就是因故迟到，也要向领导致歉，并说明原因，以争取上级的谅解。 2．要谦虚谨慎 （1）汇报者在汇报时应当处处表现得谦虚谨慎，不骄不躁。 （2）在汇报时，进入上级的办公室之前，应当听从秘书的安排。 （3）进入房间前要轻轻敲门，经允许后才能进门。不可大大咧咧，破门穿堂，即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整体态、心理。 （4）汇报的时间最好限定在半小时内，若15分钟就更好。 （5）多人一起汇报时，要自觉服从预先排定的发言次序。 （6）呈送书面汇报时，不可乱送、滥送。 （7）利用打电话的方式进行汇报时，要有意识地保守秘密。 （8）汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可有不耐烦的体态语产生，应等到由上级表示结束时才可以告辞。 （9）告辞时，要整理好自己的材料、衣着与茶具、座椅，当领导送别时要主动说“谢谢”或“请留步”。 3．要自然大方 （1）汇报时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。 （2）汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、腼腆木油、面红耳赤、撇嘴皱眉、手舞足蹈、语无伦次。走调失声。否则都有可能使汇报对象感觉不佳。 （3）注意上级办公室是否允许吸烟，如果可以敬烟时应打开烟盒弹出几支，递向上级由他自取。 4．要尊重对方 汇报者在汇报之中，不论汇报对象态度怎样，职级如何，平时与本人的私人关系如何，都应把尊重对方放在第一位。不要在汇报时喜怒无常，感情上大起大落，好似做戏。 （1）在汇报中不宜有意逞强，大模大样。 （2）有外人在场时，一般不宜进行口头汇报或电话汇报。 （3）不要有意在外人面前故作神秘之状，对汇报对象附耳而语，低声交谈或使用暗语。 （4）态度应当严肃而认真。 （5）对自己所汇报的一切负责。不要歪曲事实，编造谎言，给自己评功摆好，打对立面的“小报告”，指望借此机会抬高自己，打击别人。 （6）向上级反映问题时，口气不要太“冲”，更不能非难、责怪、侮辱对方。 （7）在上级发表意见时，不要插嘴打断，或是当即予以否定。 （8）不要显得自己对上级不屑一顾。 （9）汇报时，要尽量使对方对报告听得懂，听得清楚，听得饶有兴趣。 （10）向下级报告工作时，应较之于向上级汇报工作更全面、更认真。不要傲慢、矜持，明显地表露出失敬之意。 （11）向下级报告工作时，不要为了验证汇报对象理解的程度如何，而直言相问：“您听懂了吗？”“您是不是在想别的事？”“你能重复一下刚才我说了什么吗？”即便听者的确不够专心，也不要面露愠色、恼羞成怒，或是戏弄对方，使其难堪。 （二）听取汇报的礼仪要求对汇报对象而言，在听取汇报时以礼待人，则主要是要洗耳恭听，有问必答，尊重汇报者。在汇报者进行汇报时，汇报对象应当专心致志地洗耳恭听。 在听取汇报者进行汇报时，我们应该注意以下几个方面： 1．要与汇报者进行交流 要不时地与对方交流理解、鼓励、友好、热情的眼神，并通过态度、表情、动作、语气等等易为对方觉察之处，表现出自己不只是在认真倾听，而且对于对方所讲述的—切都抱有极大的兴趣。在有些时候，甚至可以直接以语言来表达此意。 2．要给汇报者及时回应 （1）对汇报者待之以礼的一个重要做法，就是要及时地对其所作的汇报予以回应。听取口头汇报或电话汇报时，应有问必答，自己既要提问，也要回答，从而采取一种积极的参与态度。 （2）在当场回答问题时，应先思而后言，并且要对自己所作的回答负责。不宜只问不答，甚至不问不答。 （3）当下级汇报时，可与之目光交流，配之以点头等表示自己认真倾听的体态动作。 （4）接到书面汇报后，要尽早阅读。对其中所提的意见或建议，要认真研究、办理，并将有关情况及时通报给汇报者。 （5）对汇报中不甚清楚的问题可及时提出来，要求汇报者重复、解释，也可以适当提问，但要注意所提的问题不至于打消对方汇报的兴致。 3．要对汇报者表示尊重 在听汇报时，务必要对汇报者表示真诚的尊重，上级在听取下级汇报时，特别要注意这一点。 （1）听取汇报时，不要兼做他事或闭目养神，让对方感到被冷落、被轻视。 （2）对汇报者的发言，不要随便打断。 （3）当对方无意之中汇报跑题时，可巧妙地以提问的方式使其回归正途。 （4）对汇报者所提出的问题，不要提问与汇报无关的问题，更不能意在问住或刁难汇报者，叫其难以下台。 （5）不要随意批评、拍板，要先思而后言。听取汇报时不要有频繁看表或打哈欠、做其他事情等不礼貌的行为。 4．其他应注意事项 （1）应守时。如果已约定时间，应准时等候，如有可能可稍提前一点时间，并做好记载要点的准备以及其他准备。 （2）应及时招呼汇报者进门入座。不可居高临下，盛气凌人，大摆官架子。 （3）如果已到了吃饭时候，可挽留下级吃便饭。 （4）当下级告辞时，应站起来相送。 （5）如果联系不多的下级来汇报时，还应送至门口，并亲切道别。 |
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