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编 号：（2003）华润万佳华南财规字第1号 华南区城市公司费用报销规定 第一条 目的 为了加强城市公司财务管理，严格控制各项费用，依据《区域总部费用报销规定》，并结合华南区城市公司的实际情况，特制定本规定。 第二条 适用范围 本规定适用于华南区所属城市公司及下属各分店。 第三条 费用的定义及内容 本规定所称的费用，是指城市公司及下属各分店经营管理活动中日常发生的需要当即付现的各项耗费，包括差旅费、市内交通费、通讯费、交际应酬费、员工培训费、办公费、行政后勤费用和其他费用。 第四条 费用报销审批权限 部门经理(包括城市群公司各部门经理、独立核算的大店及综超经理)审批分管部门或分店300元（含300元）以下的单项费用（包括超出该限额的已签有合同的商场租金、商场清洁费用、商场物业管理费和每月需固定支付的商场水电、煤气、除四害费、垃圾费、防蚁消杀费、通讯费用）。 事业部总经理审批分管部门1000元（含1000元）以下的单项费用（包括超出该限额的已签有合同的商场租金、商场清洁费用、物业管理费和每月需固定支付的商场水电、煤气、除四害费、垃圾费、防蚁消杀费、通讯费用），超过以上限额的单项费用，由城市公司总经理审批。但对城市公司总经理外出期间费用，可由城市公司总经理书面授权城市公司副总审批。 城市公司总经理的费用，需上报区域公司进行审批，由城市公司财务部门审核报销凭证，编制费用报销审核表，每月定期一次上报区域公司总经理审批。 大店和综超分店经理的所有费用，需每月定期汇总一次上传城市公司财务部审核后报城市公司领导审批。 第五条 费用报销审批程序 城市公司费用报销及付款程序如下： 1、填单：经办人整理原始单据，到财务部领取所需报销单，将原始单据粘贴在报销单后，填写费用报销单。 2、经办部门审核：经办人将费用报销单交所在部门负责人，部门负责人对经办人所报销内容的真实性、必要性进行部门审核。 3、财务部门审核：经部门负责人审核后，经办人将费用报销单交财务部，财务审核人员对经办人报销内容及其所附单据的合法性、合理性及准确性进行财务审核，审核无误后，将报销单传财务部负责人审核。 4、总经理审批：财务审核人员将财务部负责人审核后的报销单报城市公司总经理（300元以内的报各部门经理、独立核算的大店及综超经理；事业部1000元以内的报事业部总经理）审批。 5、付款：财务审核人员将审批完毕的报销单传出纳处，出纳通知经办人领款。经办人接到通知后到出纳处办理领款手续，出纳人员根据已经审批的单据进行付款。 操作流程： （1） 部门经理(包括城市公司各部门经理、独立核算的大店及综超经理)审批（限费用300元以下） 经办人整理票据，填制费用报销单 申报部门经理审批 部门主管审核 ③ 财务部负责人审批 ⑤ 财务部审核人员审核 出纳付款 （2）事业部总经理审批（限分管部门1000元以下费用） 经办人整理票据，填制费用报销单 财务部审核人员审核 大店经理、综超经理、小区经理审核 ③ 财务部负责人审核 出纳付款 事业部总经理审批 （3）城市公司总经理审批 部门负责人审核 经办人整理票据，填制费用报销单 财务审核人员审核 出纳付款 财务部负责人审核 城市公司总经理审批 第六条 差旅费 差旅费是指城市公司及所属门店员工因公出差从离开城市公司或所属门店到返回城市公司或所属门店所发生的各项费用，包括住宿费、交通费、出差补助及出差期间发生的其他相关费用。报销差旅费时，由出差人或经办人填写差旅费报销单。 （一）出差审批 1、 员工因公出差（包括参加工作会议、学习、培训等），应事先填写“出差审批单”。 事业部总经理和部门助理经理级以上（含部门助理经理）员工的出差由城市公司总经理审批，小区经理和分店经理的出差由事业部总经理审批，其余员工出差由部门经理审批。 对于由各地下属分店承担的费用，应事先在“出差审批单”中注明。 2、员工凭审批后的“出差审批单”到财务部办理差旅费借款及差旅费报销手续。 （二）出差交通工具 1、员工出差的交通工具标准： 城市公司总经理级（含副总、助总）、事业部总经理（含副总） 可乘飞机经济舱、火车软卧、轮船一等舱 事业部助总、部门经理（含品类经理、小区经理） 可乘飞机经济舱、火车硬卧、轮船二等舱 其余员工（包括分店经理等） 可乘火车硬卧、轮船二等舱 对于乘坐长途汽车、豪华巴士所发生的往返交通费，凭票实报实销；对于跨省往返交通费，参照以上标准，凭票实报实销；乘坐公司车辆前往出差目的地的，不予报销交通费。 2、员工与上级领导同行时，可参照上级领导的交通工具标准执行。 3、其余员工（包括分店经理等）如乘坐火车时间超过六小时、飞机票打折后价格与火车票相差在人民币200元以内的，经城市公司总经理事先批准后，可乘坐飞机经济舱，报销时出差审批单上须具有城市公司总经理签署的“可乘坐飞机”字样。 4、其余员工（包括分店经理等）如有特殊情况，经总经理批准后，可乘坐飞机经济舱，报销时出差审批单上须具有城市公司总经理签名及签署“可乘坐飞机”字样。 （三）住宿费 1、住宿费报销标准
2、普通员工如单人出差，其住宿标准可适当增加，出差地属于经济特区或直辖市的不得超过200元/天，其他城市不得超过150元/天。 3、出差到下属单位，如当地公司统一安排住宿而由城市公司负担的，参照上述住宿费报销标准报销；如当地公司统一安排住宿而不用城市公司负担的，不再报销住宿费，但当地公司统一安排住宿的费用不得超过以上标准。如当地公司不安排住宿而由出差人员自行解决的，参照上述住宿费报销标准报销。 4、因参加工作会议、培训、学习等，所交会务（培训）费含食宿费的，不再报销住宿费。 5、员工自行解决住宿，不报销住宿费用的，按每人50元/天计发住宿补助，出差人报销差旅费时将此项补助在差旅费报销单中填写。 6、员工与上级领导同行时，在无法分开住宿而酒店最低价格又超过他享有的标准情况下，给予普通员工报销其在住酒店的最低房价费用（报销时应注明原因，上级领导签字确认），如其住宿的费用超过酒店的最低房价标准，差额部分由其自行承担。 （四）出差补助 1、出差补助：城市公司助理总经理以上级别人员（含城市公司助理总经理）和事业部助理总经理以上级别人员（含事业部助总）出差不计付出差补助。其余员工因公出差不论职务级别，每人按25元/天计付，出差期间不得再报销餐费及其他相关费用。”。 2、补助天数：计算补助的天数按出差期间的工作日计算。出差期间天数，以乘交通工具所取得的有关凭据上注明的离开区域所在地、抵达区域所在地的时间为准。对首日和尾日以中午12：00为界线进行折算，中午12：00前出发的按一天计算，12：00以后出发的按半天计算；回区域所在地时计算方法一样，中午12：00前抵达区域所在地的按半天计算，12：00以后抵达的按一天计算。计算出出差期间的天数后减去其中的休息日即为应付出差补助的天数。出差时间最短不得少于6个小时。 3、参加公司外部会议、培训、学习等，所交会务（培训）费含食宿费的，不给予出差补助，如不含食宿费的，每人按25元/天计付出差补助，住宿费按以上标准报销。参加公司内部的会议、培训、学习, 不给予出差补助。 4、赴公司内部出差，由当地公司统一负责伙食的，不发放补助，其他按以上第1条规定计付出差补助，但参加公司内部的会议、培训、学习不再计付出差补助。 5、已享受岗位津贴的员工到异地分店出差不再享受出差补助。 6、将城市群公司如中山和珠海，深圳和惠州，视为同一区域，两地之间的工作往来不享受出差补助费，同一地级市行政区域内不属于出差。 7、协助异地开店的工作人员出差期间不计发补助，是指开店前临时前往该店协助的员工，具体时间为开业前七天内及开业之日起三天内。 8、公司安排员工到异地挂职锻炼、实习或临时借调，不属于出差范畴。 9、员工在报销出差补助时应注明出发和返回的具体时间。 (五)出差地市内交通费 出差期间因工作需要而在出差地发生的市内交通费，费用实报实销，但应乘坐地铁、公共汽车、中巴车等交通工具。如情况紧急或携带大量公物，可乘坐出租车，报销时须在车票后或另附说明注明事由、时间、起始地点、金额等，报城市公司总经理或副总经理特批后方可报销出租车费。 （六）赴港出差 员工因公临时赴香港出差，住宿费、伙食费由集团或华润超市（香港）公司负责安排的，费用实报实销，如只安排住宿、不安排伙食的，住宿费实报实销，另每人每天给予出差补助60元港币。 （七）异地前期拓展、招商、开发、筹备小组 1、出差交通费用：在省内的公交车、豪华巴士、火车（软座除外）交通费实报实销，在省外的按上述“出差交通工具”的标准执行。搭乘公司车辆前往目的地不再报销交通费。 2、住宿费用：按每人100元/天的标准限额报销，出差地公司有安排住房的，不再报销住宿费用。 3、出差补助：前期调研、招商、开发、筹备人员按实际天数以每人10元/天的标准计付。已享受岗位津贴的调研、招商、开发、筹备员工不再享受每人10元/天的出差补助。 4、市内交通费：应以公共交通工具为主，费用实报实销。如情况紧急乘坐出租车，报销时应注明事由、时间、地点、金额等，经项目小组负责人审核、总经理审批后报销出租车费。公司配备车辆的不再报销市内交通费。 第七条 市内交通费 市内交通费是指城市公司和所属分店员工乘坐地铁、公共汽车、中巴车等交通工具在城市公司或分店所在地市行政区域内发生的交通费用。 除限额报销的交通费用每月在标准额内凭票据实报销外，其余需报销交通费用的（包括车辆过路费）需附上“交通费用明细表”，在表中列明时间、起始地点、金额、事由等明细内容（见附表）。 1、城市群公司副总经理以上级人员 按《区域公务用车暂行规定》的标准执行，无须另外提出申请，每月月末凭票在标准额内据实报销。公司配有交通工具的，不再报销出租车费。 2、其他级别员工 其他员工在休息时间加班或因公外出所发生的市内交通费，原则上予以报销（其他情况不给予报销交通费），但应乘坐地铁、公共汽车、中巴车等交通工具。 第八条 通讯费 （一）通讯费报销标准（移动电话、住宅电话） 城市公司总经理 1000元/月 城市公司副总经理、助理总经理、事业部总经理（含副总） 600元/月 事业部助总、部门经理（含品类经理、小区经理） 500元/月 部门副经理（含品类副经理、助理品类经理、大店经理） 300元/月 综超店经理、大店副经理 200元/月 综超店副经理、标超店经理 100元/月 1、员工的移动电话费和住宅电话费每月在限额内合并报销一次，报销时须凭抬头为本人姓名的发票填制费用报销单，实报实销。 2、因工作需要，经理级以下员工由所在部门提出申请，财务部核定其报销标准，经城市公司总经理审批后，报区域公司批准后在批准的报销标准内凭发票实报实销。 （二）传呼机台费报销标准 助理经理、部门主管助理以上级别 30元/月 各部室特定岗位 25元/月 1、每人每次仅限交纳6个月的传呼机台费，传呼机台费凭发票填制“费用报销单”，传财务部在标准额内给予报销。员工已报销移动电话、家庭电话费的则不再报销传呼机台费。 2、普通员工因工作需要需报销传呼机费用的，由部门提出申请，经财务部审核，报城市公司总经理审批后，在批准的标准限额内凭票据报销。 3、如以上人员未配备传呼机而配备了移动电话的，可在以上限额内凭移动电话发票每月报销费用。 （三）其它规定 1、员工岗位如有变动，各部门需及时知会财务部，据以调整台费报销资格，不符合台费报销资格或员工离职，自变动当月起已报销的台费余额通知人资部从工资中扣除。 2、移动电话、住宅电话和传呼机由员工自行配备，公司不负责提供电话等设备和办理开户。 3、报销通讯费用的人员应按公司相关规定保持通讯工具畅通并及时回应，不得影响工作联系。如经核实，一个月内有累计三次未开机或未复机情况，本月通讯费用不予报销。 第九条 交际应酬费 交际应酬费支出应本着合理、节约的原则，由经办人在事前请示城市公司副总经理（含城市公司副总经理）以上批准后，方可在允许的范围内开支。报销时，经办人须填写交际费用报销明细表，详细注明日期、地点、事由、宴请对象、公司参加人员、总人数、金额等内容。 第十条 员工培训费 员工培训费用归口人力资源部管理。员工培训和业余进修所发生的费用按照公司的有关规定执行。 第十一条 办公费 办公费包括办公用品、特快专递费、邮寄费、印章费、复印费、晒图费、办证费、发票收据费等，其中办公用品归口营运支持部管理。办公用品管理参照物料用品的规定。其他办公费用由相关部门提供报销凭证，填写费用报销单，报财务部审核。 第十二条 行政后勤费用 房租、水电费、通讯费、修理费、环境美化及其他政府性行为收费等费用归口营运支持部管理。营运支持部每月收集整理各项行政后勤费用，填写费用报销单，报财务部审核。 第十三条 租车费用 1、如果属于长期、固定的租用车辆，应与运输公司或车主签订合同，根据合同条款进行费用报销。 2、如属于临时性的租用车辆，租车部门或分店应事先向公司提出申请，经营运支持部、财务部审批、城市公司总经理（含副总）同意后才允许租用。 3、如对方只提供车辆，日常使用由我方负责，车辆的过路费、油费等费用参照自有车辆费用进行报销。如果不属于该情况，需对租用车辆的使用进行登记，填制《租车登记表》和发票进行报销。 4、《租车登记表》证明人栏应有两人签名，如属于分店售后服务租车，应有服务台人员和跟车人员签名；如属于分店采购进货租车，应有收货区人员和采购进货人员签名、如属于配送中心配货租车，应有配送中心和送达分店人员签名；如属于其它事项租车，应有租车部门和营运支持部人员签名。 5、《租车登记表》的租用起止时间栏只有在所租车辆是按时间计费时才需填写，行驶里程栏只有在所租车辆是按表计程时才需填写，往返地点和租用次数只有在所租车辆是按次计费时才需填写。 第十四条 其他费用 广告费、公司活动费等分别归口相关部门管理。承办部门均应事先列示预算，报城市公司总经理审批。 个人医药费不予报销，由公司统一购买社保。 公司预订报刊、杂志由营运支持部统一办理，各部门因业务、工作需要购置的专业书籍，经公司副总以上领导批准，到营运支持部办理登记和借阅手续后方可报销。 第十五条 借款规定 员工因公出差或交际应酬等工作需要，可申请借款，借款由经办人填写借款申请单，审批程序参照费用报销程序。 员工每次借款原则上不得超过人民币5000元，借款须在工作完毕后五个工作日内办理报销，结清借款。对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。 独立核算的大店及综超分店借款金额在五百元（含五百元）以下由财务审核店经理审批后借支，超过五百元的上报城市公司审批。超过五百元但已有城市公司审批批文的，大店和综超分店可以在审批开支范围内借支。如该店未设财务，则需全部上传城市公司财务部处理。以上借款应从日常费用备用金中开支。 大店和综超分店生鲜自采人员借支额度由城市公司核定并报区域总部审批。 第十六条 费用报销的要求 （一）对报销凭证附表的要求： 1、报销凭证的原始附表必须是完整、合理、合法的发票、财政收据或其他原始凭证，否则财务部应不予报销。 2、车辆使用人须于每周一将上周发生的各项差旅费进行分类汇总，利用司机出差费用报销明细表的形式分别列示差旅费发生的日期、车牌号、各类费用金额等，并具有随车出差人员的签字证明，如无随车人员时发生的费用则需车队队长或其上级领导的签字证明。 3、经办人必须使用胶水粘贴，不得使用订书机进行装订，将费用报销单或差旅费报销单置于最前面，如有费用报销明细表，则紧贴其后，所有的原始附表均不得超出费用报销单或差旅费报销单所能覆盖的范围。不同类别的费用单据应分开整理，单据的折叠应整齐而美观。对于众多的零散小票，应将其用胶水分排从右向左粘贴在一面空白的纸上。 （二）对报销时间的要求： 1、通讯费和市内交通费每人每月只报销一次，报销时间为下月报销上月费用，逾期不予报销，如属特殊情况，需另外说明原因。 2、差旅费、借款及其他费用应在出差回来后或相关工作结束后五个工作日内报销。 （三）对报销凭证的填写要求： 1、每一报销事项必须分开填写。 2、报销凭证必须准确而完整地填写费用报销单和差旅费报销单所列示的相关栏次。如姓名栏内有多人不便填列，可只填写主要负责人，加注“等”字样。如有附属分店负担的部分，应注明公司和附属分店各自负担的比例；如有员工个人负担的部分，还应注明单位和个人分别负担的比例。经办人如有借款，应对笔冲账，多退少补，即须在费用报销单上注明原借款日期及金额、公司应补付的具体金额或应补交公司的具体金额。 3、报销单据必须填写大小写金额，且大小写金额必须一致。 4、付款方式必须正确填写，如现金、支票、转账、冲现金、冲支票等。如付款方式是支票或转账，必须注明收款单位全称，且与发票或收据上的单位名称一致；转账方式还需注明收款银行及其账户。 5、报销凭证必须有报销人的签字。如报销人与原借款人不为同一人，应在姓名栏填写原借款人，在经办人栏加注“代”或“代办”等字样。 第十七条 附则 对兼职员工，按其最高职务级别的报销标准执行。 本规定报华南区域总部及总部财务管理本部批准后，自批准之日起执行，其他规定与本规定如有不相符的，以本规定为准。 本规定由华南区财务部负责解释。 华南区财务部 二○○三年一月一日 附件：《费用报销单》、《差旅费报销单》、《付款申请单》、《出差审批单》、《借款单》、《交际费用报销明细表》、《司机出差费用报销明细表》、《市内交通费用明细表》 费用报销单 部门： 填报日期： 年 月 日
差旅费报销单 部门： 年 月 日
付款申请单 部 门： 年 月 日
出差审批单 部 门： 年 月 日
借 款 单 部门： 年 月 日
交际费用报销明细表
司机出差费用报销明细表
市内交通费用明细表
填报人： 租车登记表 分店/部门： 用途：
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