一、文件资料管理责任人
1．各类文件资料均由处务秘书收、发、登记并分类归档管理。
2．各科室的文件资料在学期内，在处务秘书监督、指导下，由具体事项的工作人员负责管理，期末归档。
3．主管内务工作的处长负责文件资料管理的协调、指导和监督工作。
二、文件分类及处理办法
4．凡上级寄送我处的文件资料，由处务秘书负责启封，复印一份，将复印件送主管处长，原件交学校办公室，并做好转交手续。
5．所有校内文件，处务秘书收取后，做好收取时间标识，及时交送主管处长，领导做批阅后，分类做好文件的转办和归档工作。
6．本校各教学单位报送的请示、报告等，主管处长做出批复后，将原件返还请示单位，留存复印件一份归档；若单行批复时，原件与批复一并归档。
7．教务处下发文件均由相关科室草拟文稿，报主管处长审定并签发后，相关科室将连同文件电子版定稿交处务秘书并明确文件下发原则。处务秘书负责按要求印发，并做好底稿和下发稿件（含电子稿）的归档。
8．会议资料由处务秘书将通知、签到、记录、发言稿、纪要及其它相关资料统一收取汇总归档；大型专项活动资料由活动所属科室在活动结束1周内，将全部相关资料按时间顺序汇总后，归档至处务秘书。
9．外出开会、考察和学习带回或来访单位带入的有价值资料，统一交处务秘书归档。
10．教务处的各种工作计划、工作要点、工作总结等重要文件，定稿后须及时交处务秘书归档工。
三、文件处理要求
11．凡需传阅的文件，由处务秘书分类装入文件夹，传阅中不退夹，不随意涂划文件，签阅时不得使用铅笔或圆珠笔。
12．处务秘书对于要传阅的文件要做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅“断线”。
13．归档文件要保证文件的完整、清晰，如原件有破损，应予以修复并复印归档。
14．下发文件时，应在发文登记本上标明文件全称、发文时间、各单位收文人签字等工作。归档的电子文档，名称必须与内容一致。
15．处务秘书要及时收集各类文件，避免造成文件遗漏。
16．除第9条所示文件外，所有文件均按一式两份归档。
四、档案的管理
17．各科长应做好所在科室资料的收集工作，年底造册登记移交学校档案室。
18．对离职离岗人员移交的文件资料，应登记后分类入卷。
19．处内人员借阅文件应及时归还；外单位借阅文件，需报主管处长批准。
20．借阅档案者不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。
21．严格按照学院档案管理办法做好文件的分类归档。
