Word实用技巧荟萃

 2010-12-14 1

       Office Word在文字的编排上具有强大的功能，在各行各业中文字编排基本上都是运用它，特别是在学校，运用范围更广。一些实用的、常用的小技巧，希望能给你的工作带来一些方便，提高工作效率。

一、给汉字加拼音

在学校打印语文试卷时，经常要给汉字加上拼音。Word2002中的“拼音指南”太方便了！选择要注音的汉字，单击“常用工具栏”上的“拼音指南”按钮，什么都完成了。

二、汉语拼音中的韵母输入方案运用功能：word中的自动更正功能

在word中没有汉语拼音的韵母，我们要输入韵母时，十分麻烦、十分慢，但通过一些简单的设置可以大大提高输入汉语拼音韵母的速度。

设置过程：⑴先新建文档，并输入（在插入-符号）所有带音标的汉语拼音韵母（此工作作为以后的复制粘贴之用）。⑵单击工具菜单，选择自动更正。⑶去掉“英文句首字母大写”的钩。⑷先在替换栏中输入“à1”,再在“替换为”栏中填入ā（复制粘贴），单击添加。这样就完成了替换过程。⑸依此类推，直至全部替换完，点击确定退出。以后要输入的时候就可以直接输入“à1”然后按空格键即可。注：a1前的符号可以是任意的。

三、Word表格计算

在Word2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示。

四、快速改变Word文档的行距

选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。

五、将多页缩放成一页并进行正反打印

如果你有一篇很长的电子文档，比如说是开校时的教学考核意见或期末的学校工作总结，在电脑上看，太不方便，打印出来，又太浪费纸张，这时，可以使用缩放功能将好几页的文章打印在一张纸上。打开文档，选择菜单-文件-打印，在右下角的缩放处选择你希望的每页版数，比如用2版（可以获得清晰的效果）。为获得双面打印的效果，页码则需要进行人工控制。第一次，在页码范围中输入1-2，5-6，9-10等。打印完成后，将纸重新装入打印机，再次进行缩放打印，这次在页码范围中输入3-4，7-8，11-12等。

六、更快速的“全部保存”

有文章介绍过，在Word2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕

　
●word实用小技巧 （二） 

　　 一、快速改变Word文档的行距的方法 

选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“ 

Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成 

1.5倍行距。 

不常用OFFICE的朋友听好了，在对文档进行段落修饰的时候，只需要把光标点在段落的某一位置 

就可以了。不用花那么多时间去先中整个段落的。 

再提示，在一篇有几段以上的文档当中，点右键--选取格式相似的文本。是不是有点惊喜？ 

二、在Word中随意插入独立页码 

大家在使用Word 2000/2002编辑带有目录或者附录的文档时，一定遇到过这样的问题：对正文之 

前的目录或者前言要插入页码，操作并进行设置后发现，正文中的页码是接着前面的页码从n+1 

开始的。要是正文后面还有附录或者编后语的话，页码会接着正文的末页往下排列，真是让人头 

疼啊! 由于笔者经常编辑这种文档，所以经过不断摸索和学习，终于利用Word自带的功能解决了 

这个难题，不敢独享。 

用实例说明：当我们写完目录后，执行“插入”→“页码”操作，假设页码从1开始。为了消除 

正文页码续接目录页码的现象，我们在正文段首执行“插入”→“分隔符”（弹出窗口）→“分 

节符类型”（选项栏）→“下一页（N）” →“确定” ，然后双击正文部分第一页的页码，调 

出“页眉和页脚”设置窗口。然后点击“同前”按钮，将默认的页眉、页脚及页码格式“同前页 

”的属性更改为“不同前页”（大家注意更改前后按钮的不同之处，前者带有蓝色边框，更改过 

后则没有）。然后删除页码（注意：是删除页码位置，不仅仅是删除字符），这时我们可以发现 

正文中原有的页码消失了。接着我们就可以对正文插入新的页码了，不过此时要注意设置正确的 

页码起始页。正文的页码设置完毕以后，可以用同样的步骤重新给附录编写页码。 

通过这种方法，我们不仅可以灵活地对同一篇文章的不同部分分别插入合适的页码，还可以对各 

部分页码的格式进行不同的设置。比如目录采用Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ……及“居中”的格式，而对正 

文采用1、2、3、4……及“右侧”的格式。 

三、word快速输入法 

中文普通输入法例： 

试一试，在word中输入一段 
老辣是个大笨蛋 
然后按F4，按一次就出现一个蛋字。 
变成了老辣是个大笨蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋 

微软拼音输入法例： 

输入我是一个大之后不要回车，按F4 
我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是 

一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个 

大我是一个大我是一个大我是一个大我是一个大 


英文例： 

输入i love you回车再按F4就变成了 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 
i love you 

在Word中F4键可作为快捷键，用来紧接着重复输入已输入过的内容。但重复的内容在输入英文和 

中文时，是有些差别的。对于英文输入，F4重复的是上一次使用F4键后所输入的所有内容(包括 

回车换行符)。输入中文(用微软拼音输入法)时，选择正确的汉字后，只要不按回车键，汉字下 

面会有虚线，整个虚线上的内容作为一个词条。按回车后，再按F4键，重复的将是整个词条。对 

全拼输入法也有类似的重复整个词条的功能。 

顺便介绍一下办法，很多朋友不是用微软拼音的，用F4只能象第一例一样只重复最后一个字。很 

多人习惯用点右键复制的办法，其实如果要快捷键的话就快多了，几个简单的命令记住，以后你 

处理文档的速度会快得多。 

复制 ctrl+c 
粘贴 ctrl+v 
剪切 ctrl+x 
全选 ctrl+a 

四、Word中直接拖拽表格和文件 

计算机办公应用中，我们经常在页面中直接进行拖拽，非常方便。下面我把拖拽边距、表格、文 

件的几个小技巧介绍给大家。 

　　1.轻松拖拽边距我们平时都是通过在“文件”菜单项中选择“页面设置”来设置页边距。实 

际上为了灵活地与页面内容相结合，直接拖拽更直观。比如：你若要在八开纸的页面中做几个居 

中大字，左右居中只需用格式栏中的居中按钮就可以，但要上下居中，就不是很方便了，若再打 

一回车，字就跑到下一页，或者会跑到页面下边距处。假如用“文件→页面设置→页边距”去调 

上边距，说不好要调多少次才能成功。这时候在窗口拖拽，是最佳选择。首先在常用工具栏调整 

显示比例，使之能显示整个页面，把光标指向左标尺处，等出现双向箭头时，按住左键(此时出 

现了一条虚线)向下拖拽，直到目的地。一次成功，轻松居中。左右边距的调法就不再多说了。 

　　2.轻松拖拽表格如图2中的表格不够美观，想让表格饱满一些，要调整行高，若到表格属性 

中去调，可能要几次才能有满意效果，直接拖拽吧！把光标放到表格的右下角外，立即会显示一 

个小方块，瞬间会变成一个双向箭头，按住左键向下(视情况而定，也可以向左右)拖拽，视虚线 

直到满意为止。 

　 小提示： 如果想从大向小处拖拽，需考虑表格字体是有最小值的，不可以无限小。 

　　另外表格的某行和某列也可以直接拖拽，在需要拖拽的表格线上按下左键，当有虚线出现时 

，就可以向需要的方向拖拽了。如果不想改变相邻表格的宽或高，请把光标放在上标尺(或左标 

尺)处，当出现双向箭头时按所需方向拖拽。 

　　3.资源管理器中文件的拖拽激活资源管理器，通过拖拽的方法可以实现文件或文件夹在各盘 

之间轻松走动，想到哪里安家都可以。比如现在我想给文件“111”搬家到D盘，先调出D盘与“ 

111”的同视窗口。然后只需按下右键拖至左窗口，当D盘盘标变成蓝色时放开右键，选择“移动 

到当前位置”即可。如果是复制文件或文件夹可以直接左键拖拽到目的文件夹更简单。 

　　小提示： 后缀为EXE和COM的可执行文件是不能拖过去的。 

五、取消Word的自动超链接 

word的自作聪明和过分殷勤有时会给你添乱。例如当我们在文档中输入web网址或e-mail地址的 

时候，word会自动为我们转换为超级链接，如果在这个网址或邮件地址上按一下鼠标，就会启动 

默认的浏览器或收发邮件的软件。其实很多时候我们并不需要这样的功能，难道我们就不能谢绝 

word的好意吗?下面给大家介绍几种方法。 

　　1.在word文档中输入一个web网址或者e-mail地址，在它自动转换为超级链接后（在默认状 

态下web地址会变成蓝色），立即按下“ctrl+z”或者“alt+back space”组合键，撤消最后一 

个动作，这样就不会显示为超链接了。 

　　2.在输入的web网址或者e-mail地址上点击鼠标右键，然后在弹出的菜单中选择“取消超链 

接”命令即可。 

　　3.彻底取消超级链接。在word中选择“工具→自动更正”，先单击“键入时自动套用格式” 

选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”复选框里的钩取消，再单击“自动套用格 

式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”复选框里的钩取消，最后点击“确定 

”即可。 

六、快速改变word的视图 

在对word进行编辑时，我们经常要变换视图的大小以适应自己的视线。老辣经常使用的一个办法 

是，按住crtl键，拉动3D滑轮，这样是不是快很多啊？？ 

　
●Word实用小技巧（三）


1、修改Word文档的默认保存路径
一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。
2、去掉Word页眉下面的那条横线
去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
4、Word中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。
5、在Word中设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
6、Word中方便快捷选择字体号
为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
7、显示过宽文档
在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。
8、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。
9、给Word文件减肥
我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。
10、巧用“稿纸”格式
在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：
①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；
②左击“视图/页眉和页脚”选单项；
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；
④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；
⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；
⑦将每页行数设置为31后确定；
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
11、抢救Word文件有妙招
你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？唉，这就叫“天有不测风云”。不过，不要担心，我有办法。下面是具体的操作方法：
①首先按菜单“工具”，再按“选项”；
②接着找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。
③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。
注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。
④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。
⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。

●Word2003的几个实用小技巧 （四）
　
1、翻译多国语言 

　　Word2003内置的“信息检索”功能，可以把单词、短句或整篇文章翻译成另一种文字，包括英文、法文、简体中文、繁体中文等等。不过使用前先要安装好字典库，或者也可连线上网，通过网上资源翻译。 

　　（1）首先选择准备翻译的文字，然后点选WORD菜单栏“工具”→“信息检索”。 

　　（2）界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住Alt键不放，然后点选生词。 

2、为图片加上注解文字 

　　文件中有图时，可能需要添加注解（Caption）以作说明。 

　　（1）选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口。 

　　（2）用户可以在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”。然后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。 

　　（3）此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。 

3、一版多页显示 

　　正常情况下一版只能显示一页文件，但有时我们想大致了解所有页文件的外观，操作步骤是用鼠标在WORD菜单栏的“文件”→“打印预览”中选择“多页显示”功能，显得比较麻烦。而现在，Word2003可以将“多页”按钮放到工具栏上，方便用户随时显示多页文件。 

　　（1）先按“预览打印”图标，或点击“文件”→“打印预览”，WORD将处于“预览”模式。 

　　（2）在工具栏上单击鼠标右键，选择“常用”。这时，WORD的菜单栏下一排会出现“常用”工具栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”，进入自定义设置状态。 

　　（3）现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到“常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关闭“预览”模式。 

　　（4）以后，按WORD“常用”工具栏上的“多页”按钮，就可以选择一页显示多少个版面了。 

4、添加书签 

　　我们在阅读篇幅很长的文件时，如果不能一次性读完，往往要加插书签，以便下次接着再读。用WORD2003添加书签时，要注意“书签名称”不能有空格，例如“BookMark”应改为“Book_Mark”。 

　　（1）在要添加书签的地方单击鼠标左键，然后在WORD菜单栏上点击“插入”→“书签”。在“书签”窗口中，先在“书签名”一栏输入名字，再按“添加”按钮。 

　　（2）以后，要找到书签记录，同样先在菜单栏点击“插入”→“书签”，打开“书签”窗口。选择某个书签名称后，按“定位”按钮就会回到上次没有看完的地方。 

5、制作水印 

　　经常在文件上看到“机密文件”这类水印，制作其实很简单。用Word2003做水印，除了使用文字以外还可以采用图片水印，而且能够随意设置大小、位置等等。 

　　（1）在WORD菜单栏点击“格式”→“背景”→“水印”。在水印窗口中，如果想用文字做背景，就选“文字水印”一项，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字。 

（2）最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。

6、设置上下标注 

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次又恢复到原始状态。 

7、取消自动编号 

　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但常常会出现错乱现象。我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

　　(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了； 

　　(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。

8、去除Word页眉横线 
打开设了面眉的Ｗｏｒｄ文档，点击“格式”工具栏，打开“样式和格式”项目。在弹出的“样式和格式”对话框中选择显示为“所有样式”。在“样式”项中选定“页眉”，再点击“修改”按钮。接着点击“格式”按钮，在弹出的菜单中选“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框。 

　　选定“边框”选项卡，如果你要去掉其中的细横线，就在设置项中选定“无”；如果你要改变它，就可在“线型”、“颜色”、“宽度”等项中进行另外的设置，应用于 选段落。对页脚样式的设置，只要转到页脚区域设置即可，同样非常简单。