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库房及配送ERP业务流程 物流部工作分为库房管理、配送调度管理两部分，库房管理涉及到的工作岗位为库房文员、库管员、理货工、值班员，配送调度涉及到的工作岗位为调度员、配送文员、司机、储运工。涉及到的工作内容主要为采购入库业务、总公司库房发货到分公司各门店库房（包括分公司总库房及卖场库房）、库房商品退货给供应商的出库业务、各分公司库房退货到总公司库房、同一分公司库房之间发生调货业务、零售自提出库（我方管库存）业务、零售物流配送业务、库房库存类型变更业务等八大工作环节。 一、采购入库业务： 流程： 1、库房文员：每天查询系统中【进货管理】里面单据日期为前一天的【定单执行情况清单（库管）】， 【查看】选项选择【未执行定单】，【库房】栏内输入“，”然后回车，在跳出的对话框内选择所在的库房，在下面点确认。 然后点击【查看（R）】， 双击单据号栏“单据号”排序，再根据定单号栏双击相应的定单号，点开采购定单， 将【采购定单】打印后交给库管员。 2、库管员：供应商货物到库房后，凭库房文员打印出的【采购定单】，核对供应商到货的随货同行单，并点验货入库。 3、库管员：收货时在【采购定单】到货数量栏填写实际收货数量后签字确认，连同供应商随货同行单，一起交单给库房文员在ERP系统中做“入库确认” ———要求库管和库房文员必须对每单及时处理，不允许压单，否则，会造成系统库存数据与实物数量不相符。对于分批到货的商品，也要按此操作。 4、库管员：对于供应商到货数量和型号如与采购定单不一致，必须先和品类采购经理联系，如果品类采购经理同意收货，就由品类采购经理负责通知品类核算会计在系统中补做【采购定单】后方可收货。否则，予以拒收货物。 5、库房文员：入库确认时，要打印出《入库确认单》一式四份（存根联、财务联、柜组联、对方收货凭据），柜组联交库管员进行核对留存，对方收货凭据由库管员签字盖章后交对方送货人员（含物流）。存根联由库房文员留存，月末按照单据号排序装订。每周将【入库确认单】（财务联）以及对方的《随货同行》单捏对交财务入账。 单据来源：【采购定单】 系统待入库查询：【采购定单执行情况清单】（未执行定单） 单据操作：【入库确认】：单据类型：采购定单 使用范围：所有公司库房 操作人员：各库房文员、库管 票据打印：四联（存根联、财务联、柜组联、对方收货凭据） 二、总公司库房发货到分公司库房或卖场库房（内销出库）
流程： 1、 调度文员：定时查询ERP系统中【库存管理】下的【待出、已出库商品明细表】， 【出库状态】选择“待出库”，【单据类型】选择“分销”， 点击【查看（R）】，双击出库单号栏下面的单据号后,出现【分销出库单】， 打印四联单出来交调度员（有时是由品类采购经理拿过来已经有其签字的），由调度员进行安排发货。 2、 库管员：凭调度员送来的《分销出库单》白联备货，备好货后再还给调度员。 3、 调度员：将“司机送货联”、“收货方库管联”和“发货方库管联”一起交给司机（或物流公司），其中“发货方库管联”在装货后，由司机（或物流公司）签字确认，然后给库管保存，另外两联随货物一同带到收货方。 4、 库管员：发货后，在“分销出库单”上填写发货的实际数量，并签字后立即交给库房文员在ERP系统中做“出库确认”（发车），并打印一联单给库管. 5、 收货方库管员：收货方收到货后，核对随货过来的“收货方库管联”，点货入库，在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量，并在系统中做“入库确认”。 6、 送货人员（司机或物流）：凭收货方签字的“司机送货联”结算，如果收货方数量和发货方发货数量不一致的，送货人员必须及时将未收商品返回发货库房。 7、 库管员：发货方库管员，点货入库，在原来“司机送货联”签字，表示货已收到，在原“发货方库管联”修改最终发货数量，并请司机签字，然后交库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认”， 8、 调度员要填好《分销记录表》
9、 分销商品因特殊原因送货后退回库房: （1）、库管员：收到司机的货物，清点验收，并收回司机手中的“司机送货联”、“收货方库管联”，同时找到“发货方库管联”，在单据上注明“货未送出，退回库房”后一并交库房文员。 （2）、库房文员：根据库管员交来的注明“货未送出，退回库房”字样的单据， 通知公司分销开单员做原票冲回后，重新开具单据。 （3）、分销开票员做完单据后，立即通知库房文员。 （4）、库房文员接到分销开票员通知，做原单据的负【出库确认】，并将原单据注明“作废”字样。 10、分销到分公司的货物因故退回总部库房，货物发出后，分公司库管要及时通知总部库管员。 11、库房文员：每天下班前刷新一次“待回库”商品，发现待回库商品，及时解决处理。 出库方单据来源：【内销出库单】 系统待出库查询：【待出库商品明细表】（分销待出库） 出库方单据操作：【出库确认】：单据类型：分销 出库方使用范围：总公司库房 出库方操作人员：总公司库房文员 票据打印：三联（发货方库管联、司机送货联、收货方库管联） 分公司各库房收到总部来货。 收货方单据来源：总部【分销出库单】“收货方库管联” 系统待入库查询：【待入库商品明细表】（入库待出库） 收货方单据操作：【入库确认】：单据类型：入库单入库 收货方使用范围：分公司各门店库 收货方操作人员：分公司各库管 三、 各库房商品退供应商出库业务
流程： 1、 库房文员：查询【库存管理】下的【待出、已出库商品明细表】，出库状态选择“待出库”，单据类型选择“退厂”（退厂待出库）， 双击出库单号打开“退厂单”， 然后打印交给库管员发货。 2、 库管员：根据“退厂单”发货，并在“退厂单”上填写实际发货数量，及时交库房文员在系统中做【出库确认】一式四联（库管存根联、财务联、柜组联、对方库管联）。 3、 产品退厂发出后,库管员要及时通知品类采购经理和品类核算会计,以跟踪产品到厂家并得到确认. 单据来源：【退厂单】 系统待出库查询：【待出库商品明细表】（退厂待出库） 单据操作：【出库确认】：单据类型：退厂 使用范围：所有库房 操作人员：各库房责任人 票据打印：四联（库管存根联、财务联、柜组联、对方库管联） 四、 各分公司退货到总公司库房
流程： 1、 分公司库房文员：退货方库房文员查询ERP系统【库存管理】的【待出、已出库商品明细表】，出库状态选择“待出库”，单据类型选择“退厂”（退厂待出库），并双击出库单号打开“退厂单”，然后打印一份交给库管员发货。 2、 分公司库管员：根据库房文员打印的“退厂单”发货，发货时在“退厂单”上填写计划退货的实际备货数量，立即交库房文员在系统中做【出库确认】，并打印三联（出货库管联、司机送货联、收货方库管联） 3、 分公司库管员：将“出货库管联”交司机签字确认，库管保存此联。另将“司机送货联”和“收货方库管联”一起交给司机（或物流），随同货物带到对方。 4、 公司总库库管员：收货方收到货物后，核对随货过来的“收货方库管联”，点货入库，在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量，在系统中做分销负数“出库确认”。打印“出库确认”单据，并与“收货方库管联”捏对保管。 5、 送货人员（司机或物流）：凭收货方签字的“司机送货联”结算，如果收货方数量和发货方发货数量不一致的，送货人员必须及时将未收商品返回发货库房（或物流）。 6、 分公司库管员:：发货方库管员，收到收货方返回的货物，点货入库，在原来“司机送货联”签字，表示货已收到，在原“发货方库管联”修改最终发货数量并请司机签字确认，然后交库房文员。 7、 库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认” 8、 收货方库房文员要及时刷新跟踪“待回库”状态商品。 出库方单据来源：【退厂单】 系统待出库查询：【待出库商品明细表】（退厂待出库） 出库方单据操作：【出库确认】：单据类型：退厂 出库方使用范围：分公司各库房 出库方操作人员：分公司各库房库房文员 票据打印：三联（出货库管联、司机送货联、收货方库管联） 总公司库房收分公司库房退货，总公司库房收货业务 收货方单据来源：分公司公司【出库确认】单“收货方库管联” 系统待出库查询：【待出库商品明细表】（分销待出库） 收货方单据操作：负数【出库确认】：单据类型：分销 收货方使用范围：总公司各库房 收货方操作人员：总公司各库房库房文员。 五、 同一公司库房之间调货
流程： 1、 调货人员：申请在系统中做【需出入库确认库房调拨单】， 调拔单做好后,打印此单据，交提货人员到相应出库库房提货。 2、 库管员：凭【需出入库确认库房调拨单】备货，填写计划出库实际备货数量，交库房文员在系统中做调拨【出库确认】，打印单据（出货库管联、司机送货联、收货方库管联） 3、 库管员：“出货库管联”请司机签字确认，库管员保存此单，另将“司机送货联”、“收货方库管联”和货物一起交给提货人员。 4、 库房文员：收货方收到货后，核对随货过来的“收货方库管联”，点货入库，在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量，在系统中做调拨【入库确认】 5、 送货人员：凭收货方签字的“司机送货联”结算，如果收货方数量和发货方发货数量不一致的，送货人员必须及时将未收商品返回发货库房。 6、 库房文员：发货方库管员，点货入库，在原来“司机送货联”签字，表示货已收到，在原“发货方库管联”修改最终发货数量并请司机签字确认，交库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认” 出库方单据来源：【调拨单（需出入库确认）】 出库方单据操作：【出库确认】单据类型：调拨 出库方使用范围：调出库房 出库方操作人员：调出库房责任人 票据打印：三联（出货方存根、司机送货联、收货方存根联） 收货方库房收到调出方来货 收货方单据来源：调拨【出入库确认）】单“收货方存根联” 收货方单据操作：【入库确认】单据类型：调拨 收货方使用范围：收货库房 收货方操作人员：收货库房责任人 六、 零售自提出库（我方管库存）
流程： 1、 客户在收银台交款后，销售员或者客户凭收银台机打出的“提货联”，总公司自提的单据前缀为“安收”，分公司自提的单据前缀为“零售”到相应库房提货。 2、 库房文员首先在系统中做零售【出库确认】，确认此单有效性，同时减库存数量帐后，在此“提货单”上签字。 3、 库管员凭有库房文员确认签字的“提货联”发货。发货后留存此联。 注意：必须先确认，再提货，防止单据伪造，或者单据已经退货 出库方单据来源：【零售收款单】或者【安装收款单】 出库方单据操作：【出库确认】单据类型：零售 七、 零售物流配送
1、 配送文员：每天定时在系统中做【配送派车单】，打印三联（司机送货联、库房出库联、司机结算联）。 2、 配送文员：将“司机送货联”交库管员到库房理货，“库房出库联”和“司机结算联”交调度员。 3、 库管员：理好货后，将“司机送货联”还给调度员。 4、 调度员：确定送货路线和送货人员后，在“库房出库联”和“司机送货联”、“司机结算联”上填写好司机和储运工的姓名，其中“库房出库联”和“司机送货联”交给司机， “司机结算联”交配送文员在系统【配送派车单】中补充相关信息：录入司机姓名和电话号码。 5、 司机：凭“库房出库联”到库房提货后，库管根据【库房出库联】发货给司机，并请司机在【库房出库联】上签字确认，同时库管也要在【库房出库联】上面签字，然后交库房文员。 6、 库房文员：凭库管签字的“库房出库联”在系统中做【出库确认】，并签字留存。 7、 司机：凭“司机送货联”送货，到顾客家核对顾客手里的销售小票---“提货联”是否与送货信息一致，确认一致的，双方签字确认，并收回顾客手中的“提货联”，如果有尾款金额，司机收取后，需在“客户联”上填写“尾款已收”字样，同时请顾客在“司机送货联”上签字确认。 8、 司机：对于有尾款的送货单，要求返回库房后必须立即将“司机送货联”和尾款交到收款员手中。 9、 收款员：应当面点清尾款，并在系统中做配送尾款收取后，打印出“配送尾款收取单”一式三联，并交司机一联作为收款凭据。第二联交给财务做账，第三联自己留存保管。同时将“司机送货联”还给司机。 10、 配送文员：收到司机带回的“顾客提货联”和“司机送货联”，及时在系统中做配送完成单。 11、 调度员（配送文员）；定时查询未完成的派车单，对已派车超过一天的，需及时追查未完成的原因，对于司机完成交单的时候，尾款未收回的，需及时查找原因，有异常情况的要及时通报财务。 12、 司机：因特殊原因未能将货物送到顾客家中，而将货物拉回库房时，立即将货物及“司机送货联”交给库管，库管核对验收后并在“司机送货联签字”，将未完成送货的“司机送货联”交调度员（配送文员）。 13、 调度员（配送文员）立即根据司机交回的“司机送货联”在系统中做“配送失败”，后，并注明“配送失败”字样，并签字后交库房文员。 14、 库房文员：收到调度员（调度文员）交回的注有“配送失败”并签字的“司机送货联”，找到该单的“库房提货联”，两联捏对后，立即在系统中找到【库房管理】中的【出库确认】，单据类型选择【配送失败】，做出库确认。 15、 因特殊原因，卖场库和小仓库货物配送失败，库管收货后要单独存放，并做好标记，将司机交回的单据转交调度员（调度文员）等待下一次配送。 16、 如果再次配送，应循环操作1-9条。 库房文员：出库方单据来源：【配送派车单】 出库方单据操作：【出库确认】单据类型：配送、配送失败 调度：【配送派车单】（司机送货联、库房出库联、司机结算联） 【配送完成单】 八、 库存类型变更
流程： 1、 库管员：凭售后开具的“售后鉴定单”，收残次机，并通知库房文员。 2、 库房文员：在系统中做【库存类型变更】由相应库存类型变更为“残次” 3、 库房文员：对于某些库存需要返厂维修或者出库到售后部维修的，库房文员必须做【库存类型变更】将相应库存类型变更为“返厂维修机”或者“售后”维修机。打印一联单据。 4、 库管员：凭变更单发货。 5、 库房文员：“返厂维修机”或者“售后维修机”返回库房，需操作【库存类型变更】将此类型变更为“正品”，打印单据 6、 库管员：凭变更单收货 |
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