会计入门讲座

 

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会计入门知识讲座（连载）

会计基础工作是会计工作十分关键的内容之一。为了加强会计基础工作，普及会计基础知识，我们将在本论坛连载有关会计基础方面的知识，每天一章，希望对那些刚刚加入会计行业的网友来说，能有点帮助！
第一章 会计岗位设置及职责 
  
 
    
  1． 企业应设置哪些会计岗位？
    企业应根据自身规模大小、业务量多少等具体情况设置会计岗位，一般大中型企业应设置会计主管，出纳，固定资产核算，材料物资核算，工资核算，成本核算，收入、利润核算，资金核算，总账报表和稽核等会计岗位。
    小型企业因业务量较少，应适当合并减少岗位设置，例如，可设置出纳、总账报表和明细分类核算等会计岗位。

 

2． 会计主管岗位的职责是什么？
    会计主管岗位的职责一般包括：
    （1）具体领导单位财务会计工作；
    （2）组织制定、贯彻执行本单位的财务会计制度；
    （3）组织编制本单位的各项财务、成本计划；
    （4）组织开展财务成本分析；
    （5）审查或参与拟定经济合同、协议及其他经济文件；
    （6）参加生产经营管理会议，参与经营决策；
    （7）负责向本单位领导、职工代表大会报告财务状况和经营成果；
    （8）审查对外报送的财务会计报告；
    （9）负责组织会计人员的政治理论、业务技术的学习和考核，参与会计人员的任免和调动。

3． 出纳岗位的职责是什么？
    出纳岗位的职责一般包括：
    （1）办理现金收付和结算业务；
    （2）登记现金和银行存款日记账；
    （3）保管库存现金和各种有价证券；
    （4）保管有关印章、空白收据和空白支票。

4． 固定资产核算岗位的职责是什么？
    固定资产核算岗位的职责一般包括：
    （1）会同有关部门拟定固定资产的核算与管理办法；
    （2）参与编制固定资产更新改造和大修理计划；
    （3）负责固定资产的明细核算和有关报表的编制；
    （4）计算提取固定资产折旧和大修理资金；
    （5）参与固定资产的清查盘点。

5． 材料物资核算岗位的职责是什么？
    材料物资核算岗位职责一般包括：
    （1）会同有关部门拟定材料物资的核算与管理办法；
    （2）审查汇编材料物资的采购资金计划；
    （3）负责材料物资的明细核算；
    （4）会同有关部门编制材料物资计划成本目录；
    （5）配合有关部门制定材料物资消耗定额；
    （6）参与材料物资的清查盘点。

6． 库存商品核算岗位的职责是什么？
    库存商品核算岗位的职责一般包括：
    （l）负责库存商品的明细分类核算；
    （2）会同有关部门编制库存商品计划成本目录；
    （3）配合有关部门制定库存商品的最低、最高限额；
    （4）参与库存商品的清查盘点。

7． 工资核算岗位的职责是什么？
    工资核算岗位的职责一般包括：
    （1）监督工资基金的使用；
    （2）审核发放工资、奖金；
    （3）负责工资的明细核算；
    （4）负责工资分配的核算；
    （5）计提应付福利费和工会经费等费用。

8． 成本核算岗位的职责是什么？
    成本核算岗位的职责一般包括：
    （1）拟定成本核算办法；
    （2）制定成本费用计划；
    （3）负责成本管理基础工作；
    （4）核算产品成本和期间费用；
    （5）编制成本费用报表并进行分析；
    （6）协助管理在产品和自制半成品。

9． 收入、利润及利润分配核算岗位的职责是什么？
    收入、利润核算岗位的职责一般包括：
    （1）负责编制收入、利润计划；
    （2）办理销售款项结算业务；
    （3）负责收入和利润的明细核算；
    （4）负责利润分配的明细核算；
    （5）编制收入和利润报表；
    （6）协助有关部门对产成品进行清查盘点。

10．资金核算岗位的职责是什么？
    资金核算岗位的职责一般包括：
    （1）拟定资金管理和核算办法；
    （2）编制资金收支计划；
    （3）负责资金调度；
    （4）负责资金筹集的明细分类核算；
    （5）负责企业各项投资的明细分类核算。

11．往来结算岗位的职责是什么？
    往来结算岗位的职责一般包括：
    （l）建立往来款项结算手续制度；
    （2）办理往来款项的结算业务；
    （3）负责往来款项结算的明细核算。

12．总账报表岗位的职责是什么？
    总账报表岗位的职责一般包括：
    （l）负责登记总账；
    （2）负责编制资产负债表、利润表、现金流量表等有关财务会计报表；
    （3）负责管理会计凭证和财务会计报表。

13．稽核岗位的职责是什么？
    稽核岗位的职责一般包括：
    （l）审查财务成本计划；
    （2）审查各项财务收支；
    （3）复核会计凭证和财务会计报表。

2007-10-7 18:49:07

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会计入门知识讲座（连载二）
第二章 建账原则 
  
  本章提要：本章简要说明建账的基本原则，并从账户名称、账页格式、账簿外表形式等方面说明了总账、明细账、日记账、备查账等账簿建账的原则。 
    
  1． 什么是建账？
    建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定，以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法。

 

2． 建账的基本原则是什么？
    建账必须遵循以下基本原则：
    （1）依法原则。各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账、不允许在法定的会计账簿之外另外建账。
    （2）全面系统原则。设置的账簿要能全面、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。
    （3）组织控制原则。设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保证企业各项财产物资的安全完整和有效使用。
    （4）科学合理原则。建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保证账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。

3． 总账建账的原则是什么？
    总账是根据一级会计科目（亦称总账科目）开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、收入和利润等总括的核算资料。
总账的建账原则主要有以下几项：
    （l）总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。
    （2）依据企业账务处理程序的需要选择总账格式。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。
    （3）总账的外表形式一般应采用订本式账簿。为保护总账记录的安全完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。

4． 明细账建账的原则是什么？
    明细账通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基本环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步的加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解信息的形成提供具体情况和有关线索。
    明细账的建账原则主要有：
    （1）明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则，对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称，对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。
    （2）根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，企业应根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。
    （3）明细账的外表形式一般采用活页式。明细账采用活页式账簿，主要是使用方便，便于账页的重新排列和记账人员的分工，但是活页账的账页容易散失和被随意抽换。因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。

5． 日记账建账的原则是什么？
    日记账又称序时账，是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，各单位应设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算和监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。
    现金日记账和银行存款日记账的建账原则是：
    （1）账页的格式一般采用三栏式。现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。如果收付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式账页。采用多栏式账页后如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。
    （2）账簿的外表形式必须采用订本式。现金和银行存款是企业流动性最强的资产，为保证账簿资料的安全、完整，财政部《会计基础工作规范》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账”。

6． 备查账建账的原则是什么？
    备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。
备查账建账的原则包括：
    （1）备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来确定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。
    （2）备查账的格式由企业自行确定。备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。
    （3）备查账的外表形式一般采用活页式。为使用方便备查账一般采用活页式账簿，与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。

2007-10-7 18:49:42

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第三章 建账方法 
  
  本章提要：本章简要说明建账的基本原则，并从账户名称、账页格式、账簿外表形式等方面说明了总账、明细账、日记账、备查账等账簿建账的原则。 
    
  1． 货币资金核算应设置哪些总账？
    货币资金是指企业拥有的现金、银行存款和其他货币资金。其中：现金是指企业库存的现金，包括库存的人民币和外币。银行存款是指企业存入银行和其他金融机构的各种款项；其他货币资金是指企业的外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款、信用保证金存款、存出投资款等各种货币资金。
为进行货币资金的核算，企业应设置“现金”、“银行存款”和“其他货币资金”等总账。

 

2． 如何设置现金日记账？
    现金日记账是用来登记库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。企业应按币种设置现金日记账进行明细分类核算。现金日记账的格式一般有“三栏式”、“多栏式”和“收付分页式”三种。在实际工作中大多采用的是“三栏式”账页格式。

3． 如何设置银行存款日记账？
    银行存款日记账是用来反映银行存款增加、减少和结存情况的账簿。企业应按币种设置银行存款日记账进行明细分类核算，其格式也有“三栏式”、“多栏式”和“收付分页式”三种。

4． 固定资产核算应设置哪些总账？
    固定资产核算包括固定资产取得、折旧、改扩建、维修、处置，以及期末计价等。为进行固定资产的核算需设置“固定资产”、“累计折旧”、“固定资产减值准备”、“工程物资”、“在建工程”、“在建工程减值准备”、“固定资产清理”等总账。

5． 如何设置固定资产明细账？
    “固定资产”科目核算固定资产的原价，并按固定资产项目进行明细分类核算。固定资产明细账一般采用卡片的形式，也叫固定资产卡片。固定资产卡片的格式一般如表3-1所示。

 

表3-1 固定资产卡片（正面）   
类别：     
名称：   
 

固定资产卡片一般一式两份，一份由使用部门登记保管，另一份由财会部门保管。
    为防止固定资产卡片丢失，固定资产管理部门还应设立“固定资产卡片登记簿”，逐一登记卡片的开设和注销情况。固定资产卡片的格式如表3-2所示。

表3-2 固定资产卡片登记簿 

 财会部门为了分类反映固定资产的使用、保管和增减变动情况，并控制固定资产卡片，还应设置“固定资产登记簿”，即固定资产的二级账。“固定资产二级账”应按固定资产类别开设账页。其格式如表3-3所示。 

表3-3 固定资产登记簿 类别 

6． 如何设置工程物资明细账？
    “工程物资”科目核算企业为基建工程、更改工程、大修理工程准备的各种物资的实际成本，包括为工程准备的材料、尚未交付安装的需要安装设备的实际成本，以及预付大型设备款和基本建设期间根据项目概算购入为生产准备的工具及器具等的实际成本。该科目应设置“专用材料”、“专用设备”、“预付大型设备款”和“为生产准备的工具及器具”等明细科目。

7． 如何设置在建工程明细账？，
    “在建工程”科目核算企业进行基建工程、安装工程、技术改造工程、大修理工程等发生的实际支出，包括需要安装设备的价款。该科目应按照工程项目设置“建筑工程”、“安装工程”。“在安装设备”、“技术改造工程”、“大修理工程”和“其他支出”等明细科目。

8． 如何设置固定资产清理明细账？
    “固定资产清理”科目核算企业因出售、报废和毁损等原因转入清理的固定资产价值，以及在清理过程中发生的清理费用和清理收入等。该科目应按照被清理的固定资产设置明细账，进行明细分类核算。

9． 材料物资核算应设置哪些总账？
    材料物资是企业在日常生产经营过程中持有的以备消耗的各类材料、包装物、低值易耗品、委托加工物资等。为进行材料物资的核算，企业应设置“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”、“委托加工物资”和“存货跌价准备”等总账科目。其中原材料按计划成本计价的企业应设置“物资采购”、“材料成本差异”科目，原材料按实际成本核算的企业应设置“在途材料”科目。

10．如何设置物资采购明细账？
    “物资采购”科目是为原材料按计划成本核算的企业设置的，用以核算企业购入材料、包装物、低值易耗品等的实际采购成本。其明细账一般按“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等大类设置。如果企业原材料储备量较大，也可按材料类别或品种设置明细账进行明细分类核算。其明细账格式如表3-4所示。

表3-4 物资采购明细帐   
明细科目：   

11．如何设置原材料明细账？
    “原材料”科目核算企业库存的各种材料，包括原料及主要材料、辅助材料、外购半成品、修理用备件、包装材料、燃料等的计划成本和实际成本。原材料明细账应按材料品种规格设置数量金额式明细账，若材料品种规格较多，为防止出现差错还应按仓库和类别设置原材料二级账，二级账只记收入、发出和结存的金额，不记数量。其格式如表3-5所示。

表3-5 原材料二级帐 单位：元 
 
12．如何设置包装物明细账？
    包装物是指为包装本企业商品而储备的各种包装容器，例如，桶、箱、瓶、袋等。“包装物”科目核算企业库存的各种包装物的实际成本和计划成本。其明细账应按包装物的种类设置。
    出租、出借包装物频繁、数量多、金额大的企业，如果出租、出借包装物采用五五摊销法、净值摊销法计算摊销价值，则应设置“库存未用包装物”、“库存已用包装物”、“出租包装物”。“出借包装物”、“包装物摊销”五个明细科目进行明细分类核算。

13．如何设置低值易耗品明细账？
    低值易耗品是指不能作为固定资产的各种物品，例如，工具、管理用具、玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装容器等。“低值易耗品”科目核算企业库存的低值易耗品的实际成本或计划成本。
    企业应按低值易耗品的品种、规格设置数量金额式明细账进行明细分类核算。若在用低值易耗品采用“五五摊销法”，则应设置“在库低值易耗品”、“在用低值易耗品”和“低值易耗品摊销’三个明细科目。

14．如何设置材料成本差异明细账？
    “材料成本差异”账户核算企业各种材料的实际成本与计划成本的差异。其明细账的设置口径应与“物资采购”明细账的设置口径相一致。其格式如表3-6所示。

表3-6 材料成本差异明细帐 

   

15．如何设置委托加工物资明细账？
    “委托加工物资”核算企业委托外单位加工的各种物资的实际成本。该科目应按加工合同和委托加工单位设置明细科目，反映加工单位名称、加工合同号数、发出加工物资的名称、数量、发生的加工费用和运杂费，退回剩余物资的数量、实际成本，以及加工完成物资的实际成本等资料。其明细账格式如表3-7所示。

表3-7 委托加工物资明细帐 计量单位： 
   
   

16．库存商品核算应设置哪些总账？
    库存商品是指企业库存的各种外购商品、自制商品产品、存放在门市部准备出售的商品、发出展览的商品，以及存放在外库或存放在仓库的商品等。为进行库存商品的核算主要应设置“库存商品”科目，实行售价金额核算的商品流通企业还应设置“商品进销差价”科目。

17．如何设置库存商品明细账？
    库存商品明细账应按企业库存商品的种类、品种和规格设置明细账。如有存放在本企业所属门市部准备出售的商品、送交展览会展出的商品，以及已发出尚未办理托收手续的商品，都应单独设置明细账进行核算。库存商品明细账一般采用数量金额式。
    实行售价金额核算的商品零售企业，库存商品明细账按实物负责人设置。其格式一般要用三栏式，只记售价金额不记数量。由于库存商品按售价记账，为随时了解库存商品的实际价值，同时也便于月末各实物负责人已销商品进销差价，也可采用“库存商品”和“商品进销差价”明细分类账户相结合的方法，设置“库存商品及进销差价”明细账。其格式如表3-8所示。

表3-8 委托加工物资明细帐   
实物负责人：     

18．工资核算应设置哪些总账？
    工资核算主要包括工资发放、工资费用分配，以及应付福利费、工会经费等费用的提取。为进行工资的核算应设置“应付工资”、“应付福利费”、“其他应付款”等总账科目。

19．如何设置应付工资明细账？。
    “应付工资”科目核算企业应付给职工的工资总额。包括在工资总额内的各种工资、奖金、津贴等。应付工资明细账可按职工所属部门设置。其格式如表3-9所示。

表3-9 应付工资明细帐   
部门：   

20．成本核算应设置哪些总账？
    成本核算是按照国家有关成本费用开支范围的规定，核算企业在生产经营过程中支出的物资消耗、劳动报酬，以及有关费用的支出数额、构成和水平。为正确进行成本核算，企业应设置“生产成本”、“制造费用”、“废品损失”、“停工损失”、“待摊费用”、“预提费用”、“营业费用”、‘管理费用”、“财务费用”等总分类科目。

2007-10-7 18:56:18

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21．如何设置生产成本明细账？
    生产成本科目核算企业进行工业性生产，包括生产各种产品（包括产成品、自制半成品、提供劳务等）、自制材料、自制工具、自制设备等发生的各项生产费用。
    本科目应设置“基本生产成本”和“辅助生产成本”两个明细科目。“基本生产成本”科目用以核算生产产品的基本生产车间发生的费用，“辅助生产成本”科目用以核算动力、修理、运输等为生产服务的辅助生产车间发生的费用。
    “基本生产成本”明细科目应按照基本生产车间和成本核算对象（例如:产品的品种、类别、定单、批别、生产阶段等）设置多栏式明细账，并按规定的成本项目设置专栏。“辅助生产成本”明细科目应按辅助生产提供的劳务和产品(例如:动力、修理、运输、自制工具、自制材料等)为成本计算对象，设置多栏式明细账，并按规定的成本项目设置专栏进行明细分类核算。
    企业根据需要也可将“生产成本”科目分设为“基本生产成本”和“辅助生产成本”两个总分类科目，分别核算基本生产成本和辅助生产成本。

22．如何设置制造费用明细账？
    制造费用科目核算企业为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用。包括工资和福利费、折旧费、修理费、办公费、水电费、机物料消耗、劳动保护费、季节性和修理期间的停工损失等。该科目应按车间、部门设置多栏式明细账；按费用项目设置专栏进行明细分类核算。
    若企业规模较小，辅助生产车间的制造费用也可不通过本科目核算，而在发生时直接将其记入“辅助生产成本”科目。

23．如何设置废品损失明细账？
    “废品损失”科目核算企业在生产过程中及入库后发现的各种废品的报废损失和修复费用。废品的报废损失，是指不可修复废品的实际成本减去回收残料和废料价值的净损失。废品的修复费用，是指可以修复的废品在返修过程中发生的修理费用。应由造成废品的过失人负担的赔款应从废品损失中减去。
    该科目应按基本生产车间分别产品品种设置多栏式明细账，按成本项目设置专栏进行明细分类核算。

24．如何设置停工损失明细账？
    “停工损失”科目核算基本生产车间因停工而发生的各种费用。停工损失包括停工期间所支付的生产工人工资和提取的应付福利费、所耗用的燃料和动力费，以及应负担的制造费用。
    该科目按基本生产车间设置多栏式明细账，并按成本项目设置专栏进行明细分类核算。

25．如何设置待摊费用明细账？
    “待摊费用”科目核算企业已经支出，但应由本期和以后各期分别负担的分摊期限在1年以内（含1年）的各项费用，例如低值易耗品摊销、预付保险费、固定资产修理费用以及一次购买印花税票和一次交纳印花税税额较大需分摊的数额等。
    该科目应按费用种类设置三栏式明细账进行明细分类核算。

26．如何设置预提费用明细账？
    “预提费用”科目核算企业按照规定从成本费用中预先提取但尚未支付的费用，例如预提的租金、保险费、借款利息、固定资产修理费等。
    该科目应按费用种类设置三栏式明细账进行明细分类核算。

27．如何设置营业费用明细账？
    “营业费用”科目核算企业销售商品过程中发生的费用，包括运输费、装卸费、包装费、保险费、展览费和广告费，以及为销售本企业商品而专设的销售机构的职工工资及福利费、类似工资性质的费用、业务费等经营费用。商品流通企业在购买商品过程中发生的运输费、装卸费、包装费、保险费、运输途中的合理损耗和入库前的挑选整理费等也在本科目核算。
    该科目应按费用项目设置三栏式明细分类账，若费用项目不多也可设置多栏式明细账，并按费用项目设置专栏进行明细分类核算。

28．如何设置管理费用明细账？
    “管理费用”科目核算企业为组织和管理企业生产经营所发生的管理费用。包括企业的董事会和行政管理部门在企业的经营管理中发生的或者应由企业统一负担的公司经费、工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会费、聘请中介机构费、咨询费、诉讼费、业务招待费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、技术转让费、矿产资源补偿费、无形资产摊销、职工教育经费、研究与开发费、排污费、存货盘亏或盘盈、计提的坏账准备和存货跌价准备等。
    该科目应按费用项目设置三栏式明细账，若费用项目不多的企业也可设置多栏式明细账，并按费用项目设置专栏进行明细分类核算。

29．如何设置财务费用明细账？
    “财务费用”科目核算企业为筹集生产经营所需资金而发生的费用，包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）以及相关的手续费等。
    该科目应按费用项目设置三栏式明细账，若费用项目不多的企业也可设置多栏式明细账，并按费用项目设置专栏进行明细分类核算。

30．收入、利润及利润分配核算应设置哪些总账？
    收入是指企业在销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动中形成的经济利益的总流入，包括销售商品收入、劳务收入、利息收入、使用费收入、租金收入、股利收入等。利润是指企业在一定会计期间的经营成果，包括营业利润、利润总额和净利润。
    利润分配是按有关规定对企业的净利润进行分配（或对净亏损进行弥补），包括提取盈余公积、向投资者分配利润等。
    为进行收入、利润及利润分配的核算，企业应设置“主营业务收入”、“其他业务收入”、“补贴收入”、“营业外收入”、“主营业务成本”、“主营业务税金及附加”、“其他业务支出”、“营业外支出”、“所得税”、“本年利润”、“利润分配”、“应付股利”等总账。

31．如何设置主营业务收入明细账？
    “主营业务收入”科目核算企业在销售商品、提供劳务及让渡资产使用权等日常活动中所产生的收入。
    该科目应按主营业务的种类设置三栏式明细账，若企业主营业务种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行明细分类核算。 

32．如何设置其他业务收入明细账？
    “其他业务收入”科目核算企业除主营业务收入以外的其他销售或其他业务的收入，例如材料销售、代购代销、包装物出租等收入。
    该科目应按其他业务的种类设置三栏式明细账，若企业其他业务收入种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行分类核算。

33．如何设置补贴收入明细账？
    “补贴收入”科目核算企业按规定实际收到的补贴收入，或按销量或工作量等和国家规定的补助定额计算并按期给予的定额补助。
    该科目应按补贴收入的种类设置三栏式明细账，若企业补贴收入种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行明细分类核算。

34．如何设置营业外收入明细账？
    “营业外收入”科目核算企业发生的与其生产经营无直接关系的各项收入，包括固定资产盘盈、处置固定资产净收益、非货币性交易收益、出售无形资产收益、罚款净收入等。
    该科目应按收入种类设置三栏式明细账，若企业营业外收入种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行明细分类核算。

35．如何设置主营业务成本明细账？
    “主营业务成本”科目核算企业因销售商品、提供劳务或让渡资产使用权等日常活动而发生的实际成本。
    该科目应按主营业务的种类设置三栏式明细账，若企业主营业务种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行明细分类核算。

36．如何设置主营业务税金及附加明细账？
    “主营业务税金及附加”科目核算企业日常活动应负担的税金及附加，包括营业税、城市建设维护税、资源税、土地增值税和教育费附加等。
    该科目应按主营业务税金及附加的种类设置三栏式明细账，若企业主营业务税金及附加种类不多也可设置多栏式明细账，并按主营业务税金及附加的种类设置专栏进行明细分类核算。

37．如何设置其他业务支出明细账？
    “其他业务支出”科目核算企业除主营业务成本以外的其他销售或其他业务所发生的支出，包括销售材料、提供劳务等而发生的相关成本费用，以及相关税金及附加等。
    该科目应按其他业务的种类设置三栏式明细账，若企业其他业务种类不多也可设置多栏式明细账，并按业务种类设置专栏进行明细分类核算。

38．如何设置营业外支出明细账？
    “营业外支出”科目核算企业发生的与其生产经营无直接关系的各项支出，例如固定资产盘亏、处置固定资产净损失、出售无形资产损失、债务重组损失、计提的固定资产减值准备、计提的无形资产减值准备、计提的在建工程减值准备、罚款支出、捐赠支出、非常损失等。
    该科目应按支出项目设置三栏式明细账，若企业营业外支出项目不多也可设置多栏式明细账，并按支出项目设置专栏进行明细分类核算。

39．如何设置利润分配明细账？
    “利润分配”科目核算企业利润的分配（或亏损的弥补）和历年分配（或弥补）后的积存余额。
    该科目应按利润分配项目设置三栏式明细账进行明细分类核算。

40．如何设置应付股利明细账？
    “应付股利”科目核算企业经董事会或股东大会或类似机构决议确定分配的现金股利或利润。
    该科目应按投资入设置三栏式明细账进行明细分类核算。

41．资金核算应设置哪些总账？
    资金核算主要是指对企业资金筹集和各项投资及留存收益的核算。目前我国企业的筹资方式主要有银行借款、发行股票和债券。投资是指企业为通过分配来增加财富，或为谋求其他利益，而将资产让渡给其他单位所获得的另一项资产。按照投资目的，可将投资分为短期投资和长期投资两类。留存收益是指企业以其所得的净收益形成的资本，主要包括盈余公积和未分配利润。
    为进行资金的核算企业应设置“短期借款”、“长期借款”。
“应付债券”、“长期应付款”、“短期投资”、“短期投资跌价准备”、“长期股权投资”、“长期债权投资”、“长期投资减值准备”、“实收资本”、“资本公积”、“盈余公积”等总账。

42．如何设置短期借款明细账？
    “短期借款”科目核算企业向银行或其他金融机构等借入的期限在1年以下（含1年）的各种借款。
    该科目应按债权人设置三栏式明细账，并按借款种类进行明细分类核算。

43．如何设置长期借款明细账？
    “长期借款”科目核算企业向银行或其他金融机构借入的期限在1年以上（不含1年）的各种款项。
    该科目应按贷款单位设置三栏式明细账，并按贷款种类设置明细科目进行明细分类核算。

44．如何设置应付债券明细账？
    “应付债券”科目核算企业为筹集长期资金而实际发行的债券及应付的利息。
    该科目应按债券种类设置“有担保债券”、“无担保债券”；“普通债券”、“收益债券”；“记名债券”、“无记名债券”；“一次还本债券”、“分期还本债券”；以及“可赎回债券”和“可转换债券”等明细科目。并在每一明细科目下设置“债券面值”、“债券溢价”、“债券折价”、“应计利息”等明细科目进行明细分类核算。

45．如何设置长期应付款明细账？
    “长期应付款”科目核算企业除长期借款和应付债券以外的其他各种长期应付款。包括采用补偿贸易方式下引进国外设备价款、应付融资租入固定资产的租赁费等。
    该科目应按长期应付款的种类设置三栏式明细账进行明细分类核算。

46．如何设置短期投资明细账？
    “短期投资”科目核算企业购入的，能随时变现并且持有时间不准备超过1年（含1年）的投资。包括各种股票、债券、基金等。
    该科目应按照短期投资的种类设置“股票”、“债券”、“基金”、“其他”等三栏式明细账进行明细分类核算。

47．如何设置长期股权投资明细账？
    “长期股权投资”科目核算企业投出的期限在1年以上（不含1年）各种股权性质的投资，包括购入的股票和其他股权投资等。
    该科目应设置“股票投资”和“其他股权投资”两个明细科目，并按投资单位设置三栏式明细账进行明细核算。采用权益法核算的企业还应设置“投资成本”、“损益调整”、“股权投资差额”、“股权投资准备”等明细科目，对因权益法核算所产生的影响长期股权投资账面金额增减变动的因素分别核算和反映。

48．如何设置长期债权投资明细账？
    “长期债权投资”科目核算企业购入的在1年内（不含1年）不能变现或不准备变现的债券和其他债权投资。
    该科目应设置“债券投资”和“其他债权投资”两个明细科目。在“债券投资”明细科目下应设置“面值”、“溢折价”、“应计利息”三个三栏式明细账进行明细分类核算。在“其他债权投资”明细科目下应设置“本金”和“应计利息”两个三栏式明细科目进行明细分类核算。

49．如何设置实收资本（股本）明细账？
    “实收资本”（股本）科目核算企业按照企业章程的规定，投资者投入企业的资本。
该科目应按普通股和优先股并按投资人设置三栏式明细账进行明细分类核算。

50．如何设置资本公积明细账？
    “资本公积”科目核算企业取得的资本公积。
    该科目应按资本公积的种类设置“资本（或股本）溢价”、“接受捐赠非现金资产准备”、“接受现金捐赠”、“股权投资准备”、“拨款转入’、“外币资本折算差额”、“关联交易差价”、“其他资本公积”等三栏式明细账进行明细分类核算。

51．如何设置盈余公积明细账？
    “盈余公积”科目核算企业从净利润中提取的盈余公积。
    该科目应按盈余公积的种类设置“法定盈余公积”、“任意盈余公积”、“法定公益金”、“储备基金”、“企业发展基金”、“补充流动资金”和“购建固定资产”等明细科目设置三栏式明细账进行明细分类核算。

52．往来结算核算应设置哪些总账？
    往来款项是指企业在生产经营过程中发生的各种应收、应付款项及预收、预付款项。为进行往来款项的结算，企业应设置“应收票据”、“应收账款”、“其他应收款”、“坏账准备”、“预付账款”、“应收补贴款”、“应付票据”、“应付账款”、“预收账款”、“应交税金”、“其他应交款”、“其他应付款”等总账。

53．如何设置应收票据明细账？
    “应收票据”科目核算企业因销售商品、产品、提供劳务等而收到的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。
    该科目应按债务人设置三栏式明细账进行明细分类核算。
    为加强应收票据的管理，企业应设置“应收票据备查簿”，逐笔登记每一应收票据的种类、号码和出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率和贴现净额、未计提的利息，以及收款日期和收回金额、退票情况等资料，应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销。

54．如何设置应收账款明细账？
    “应收账款”科目核算企业因销售商品、产品、提供劳务等，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。
    该科目应按不同的购货单位或接受劳务的单位设置三栏式明细账进行明细分类核算。

55．如何设置其他应收款明细账？
    “其他应收款”科目核算企业除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收、暂付款项，包括不设置“备用金”科目的企业拨出的备用金、应收的各种赔款、罚款、应向职工收取的各种垫付款项，以及已不符合预付账款性质而按规定转入的预付账款等。
    该科目应按其他应收款的项目及债务人设置三栏式明细账进行明细分类核算。

56．如何设置预付账款明细账？
    “预付账款”科目核算企业按购货合同规定预付给供应单位的款项。
    该科目应按供应单位设置三栏式明细账进行明细分类核算。

57．如何设置应付票据明细账？
    “应付票据”科目核算企业购买材料、商品和接受劳务供应等而开出、承兑的商业汇票，包括银行承兑汇票和商业承兑汇汇票。
    该科目应按债权人设置三栏式明细账进行明细分类核算。
    为加强应付票据的管理，企业应设置“应付票据备查簿”，详细登记每一应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、交易合同号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等资料，应付票据到期结清票款时，应当在备查簿内逐笔注销。

58．如何设置应付账款明细账？
    “应付账款”科目核算企业因购买材料、商品和接受劳务供应等而应付给供应单位的款项。
    该科目应按购货单位设置三栏式明细账进行明细分类核算。

59．如何设置应交税金明细账？
    “应交税金”科目核算企业应交纳的各种税金，例如增值税、消费税、营业税、所得税、资源税、土地增值税、城市维护建设税、房产税、土地使用税、车船使用税、个人所得税等。
    该科目应按税种设置明细账进行明细分类核算。
    一般纳税企业“应交增值税”明细账采用多栏式，借方设置“进项税额”、“已交税金”、“转出未交增值税”；贷方设置“销项税额”、“出口退税”。“进项税额转出”、“出口抵减内销产品应纳税额”、“转出多交增值税”等专栏。小规模纳税人只需设置三栏式明细账，不需设置上述专栏。
    一般纳税企业还应设置“未交增值税”三栏式明细账，用以核算月末未交（或多交）的增值税。
    “应交税金”其他明细科目应采用三栏式明细账进行明细分类核算。

60．如何设置其他应交款明细账？
    “其他应交款”科目核算企业除应交税金、应付股利等以外的其他应交款项，包括应交的教育费附加、矿产资源补偿费、应交住房公积金等。
    该科目应按其他应交款的种类设置三栏式明细账进行明细分类核算。

2007-10-7 18:56:59

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61．如何设置其他应付款明细账？
    “其他应付款”科目核算企业应付、暂收其他单位或个人的款项，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等。
    该科目应按应付和暂收款项的类别和单位或个人设置三栏式明细账进行明细分类核算。

62．实现会计电算化为什么要对科目编码？
    会计科目是对会计要素的具体内容进行分类的标志，设置会计科目是进行会计核算的有效方法。通过设置会计科目可将各种复杂经济业务转变为有规律、易识别的会计核算信息。
    手工会计业务处理时，会计科目均以文字形式表示，除一级科目由财政部统一编制颁发会计科目代码外，二级以下明细科目均无代码。这种文字形式的科目宽度不确定，不利于计算机进行数据处理。此外，文字形式会计科目对计算机来说，不具有惟一性，计算机难以进行分类处理。
    对会计科目编码，是会计核算软件实现自动化数据处理的基础，由于计算机账务处理系统主要是依据会计科目代码对会计信息进行分类核算与管理的，因此，会计科目代码是系统中最为重要的。

63．设置科目代码应遵循哪些愿则？
    设置会计科目代码，必须满足本单位全部会计核算与管理的实际需求，代码的结构必须与会计数据分类核算，以及逐级汇总的处理方法相一致。
设置会计科目代码时，应遵循以下几项原则：
    （l）科目代码必须具有惟一性；
    （2）科目代码应具有可扩充性；
    （3）科目代码应数字化，且具有逻辑性；
    （4）科目代码应力求短小精悍。

64．怎样设置一级科目代码？
    一级会计科目，科目代码长度固定为4位。在财政部颁发布的《企业会计制度》（2001年）一级会计科目名称和编号方案中，首位码是用于标识科目的性质，后三位按照顺序编码。如表3-10所示。

表3-10 应付工资明细帐 

65．怎样设置明细科目代码？
    会计明细科目代码是组织企事业单位进行会计明细分类核算的依据，需要在一级会计科目代码的基础上根据本单位会计核算与管理的实际需求自行设计。国内企事业单位常用的编码设计方案为 4级 10位码，其中，一级码 4位，二级、三级、四级码都为2位。
按4级10位编码结构编制的“生产成本”科目代码，如表3-11所示。

表3-11 明细科目代码设计方法 

66．会计电算化系统中主要包含哪些代码？
    在会计软件系统中，除会计科目代码外，主要的代码有部门代码、往来客户代码、职工代码、项目代码及现金流量代码等，这些代码都是计算机识别和分类处理的标志。代码设计在计算机会计核算软件中是一项十分重要的基础工作，科学合理的编码系统是计算机会计核算软件系统实现自动化数据处理的关键环节。其具体编码方法举例如下：
    （1）部门代码。部门代码设计应体现出部门的类别和职能，以区分不同性质的费用支出，为编制各项费用结转的自动分录做好准备工作。部门代码设置可采用2－2结构。如表3-12所示。

表3-12 部门代码表 

 （2）往来客户代码。往来客户代码的设计要充分考虑业务的范围、业务量的大小及往来客户的数量，以确定代码的层次和宽度。往来客户代码可采用2－3结构，前两位代表客户所在地区，后三位为顺序号。如表3-13所示。

表3-13 客户代码表 

（3）现金流量代码。现金流量表是《企业会计准则——现金流量表》（1998年）要求编制的一张报表。我国企业会计核算以权责发生制为基础；而现金流量表——主表的编制基础是收付实现制。因此，在计算机会计核算软件中要求引入现金流量辅助账管理子系统，现金流量代码也相对独立于会计科目代码体系。现金流量代码的设计方法，一般由用户根据具体使用的会计核算软件进行设置。
    例如，现金流量代码结构可以采用3－2－2结构；3级7位编码。其中，一级代码3位，二级、三级代码为2位。如表3-14所示。

表3-14 现金流量代码表（简化） 

67．什么是系统初始化，系统初始化的内容有哪些？
    通用会计软件是通过改变系统参数来适应不同用户需求的，单位在具体使用时，应根据本单位的工作需要具体限定，这种准备工作叫作系统初始化。
    系统初始化设置工作主要包括：
核算单位设置→系统参数设置→*作员权限设置→建立会计科目→装入初始余额→建立部门代码→装入部门余额→凭证类型设置→自动转账分录设置→辅助账设置→摘要库的建立→电算化核算环境。
    账务处理系统初始化，要求用户在使用账务处理系统进行正式输入会计凭证之前必须完成，它是初始建账的基础工作。

68.系统初始化应注意哪些问题？
    （1）系统参数设置。系统参数的设置，决定系统内数据处理的方式及数据输入、输出的形式。它是保证通用财务软件正常运行所必须的环境设置。财务软件的通用性越强，需要设置的参数越具体。系统参数设置一般包括：确定单位代码、系统启用日期、选择记账方法、设置凭证类型、设置科目级别及宽度设置、辅助账代码体系结构等。系统正常工作以后，以上系统参数均不能修改。
    （2）辅助账参数设置。辅助账初始设置，一般包括往来业务初始设置、银行存款基础调节表的录入，以及现金流量代码设置等*作。辅助账的初始设置，要求在记账凭证正式开始使用前完成设置工作，并做初始化的数据备份。在系统试运行期间，若发现工作有误，可通过还原初始化的数据重新调试，以节省大量的初始数据录入工作。在通常情况下，初始设置工作都需要进行调试才能趋于完善。
    （3）核算单位设置。通用财务软件系统在开始启用前必须首先设置核算单位，即由用户建立一个新的账套。一个核算单位应有一套独立的账簿体系，用户在一个账套内可以完成一个完整的账务核算。若会计核算的单位还包括下属独立核算部门，则用户还可以分别建立各自独立核算部门的账套。

69.怎样建立会计科目？
    建立会计科目通常按以下步骤进行*作：
    （l）设置科目代码的结构。科目代码的结构，指科目共分几级、每级代码宽度占几位。例如4－2－2－2结构，代码的结构的定义在初始化参数时完成设置。
    （2）设置科目代码和名称。账务处理系统初始建账的方式与手工建账有所不同，由于计算机对会计信息分类核算主要的依据是会计科目代码，在计算机初始建账的工作中，一级及部分明细要使用会计制度规定的科目代码和名称，其中科目代码分级要与科目结构初始设置相一致。
    （3）设置科目属性。通用财务软件均提供科目属性设置功能，用户根据本单位的会计核算要求进行设置，在输入会计科目代码和名称时，直接定义科目属性。会计科目要建立的属性主要包括科目代码、科目名称、助记码、科目性质、账户格式、账户类别等。
    （4）设置科目性质。会计制度已经将科目性质的分类标准化：一级科目代码首位用来描述科目性质。它们是：l—资产类、2—负债类、3—所有者权益类、4—成本类、5—损益类。
    （5）设置账户类别。账户分类用于账务系统记账时应分别处理。由于科目代码和名称、科目性质、账户格式等属性均已经趋向标准化，不同的财务软件在科目管理方法上的区别主要是账户类别设置。一般来说，账户分为“普通”、“银行”、“往来”等三类。

70．建立会计科目时应注意哪些事项？
    （1）增加科目。增加科目代码要从一级科目开始，逐级向下顺序输入，输入明细科目时，其上级科目必须已输入过。
    （2）科目级数。新增科目的级数和各级科目代码的长度必须符合初始定义的科目结构。
    （3）分段代码。分段代码仅用于会计科目的建立过程中，科目的分段代码可以重复，但科目代码全码不能重复。如表3-15所示。

表3-15 分段代码示意 

 （4）使用科目。在输入凭证等日常*作中，必须使用科目代码全码。
    （5）修改科目。当会计科目输入有误需要修改时，可采用删除后重新输入的方法；但有余额及发生额的科目不能修改与删除。修改已存在科目，主要针对初始设置中设置错了的科目，以及由于核算要求变化需修改的科目。在进行日常账务处理之前，各科目本期尚未有发生额，此时可对各科目的属性及初始余额进行修改。当初始化结束，系统开始日常账务处理后，只能修改没有发生额和余额的科目，从而避免造成会计数据的丢失或失真。

71．怎样输入初始余额？
    为使计算机账务处理与原手工账保持连续性和一致性，当准备启用计算机账务处理系统时，必须进行手工账初始余额结转。初始余额装入功能是将手工会计系统各科目的余额装入电算化系统中，以保证会计核算的连续性。初始余额装入是根据已建立的会计科目表逐行进行的年初余额的输入，并确定余额方向等；若为一年之中某月份开始使用，还需输入借方累计发生额及贷方累计发生额。
    账务处理辅助账子系统具有银行对账和往来核销等功能，若在启用日期前含有未达账项，还应输入辅助账初始未达账项。在进行初始化余额设置时，只需输入最低一级明细科目的余额，总账科目及中间明细科目的余额由计算机自动汇总产生。初始余额输入完成后，必须进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。

72．凭证类型的设置方法有哪些？
    （1）凭证分类。对记账凭证进行分类是为了满足会计信息分类核算的要求。电算化与手工记账凭证分类的方法基本一致，计算机记账凭证允许用户自行定义凭证类型，凭证的类型应根据会计核算与管理的需要进行设置。若用户不设置凭证类型，计算机将记账凭证按通用记账凭证处理。通常业务量较少的单位设置的凭证类型也少，甚至可以不进行凭证分类而使用统一记账凭证；一般企事业单位都按收款凭证、付款凭证和转账凭证进行分类；业务量多的单位，凭证类型可以进一步划分为现收、现付、银收、银付、转账等类型。
    计算机记账凭证的类型中，还允许定义机制转账凭证，这是手工记账凭证中所没有的，此类凭证用于计算机根据系统提供的会计数据自动编制转账凭证。
    （2）凭证类型设置。设记账凭证分为三类：现金、银行和转账凭证，分类*作如表3-16所示。

 

（4）注意事项。在凭证类型设置时应注意以下事项：①凭证类型的代码，可使用数字或英文；记账凭证的简称和名称应该标准；②凭证类型的设置应在计算机记账凭证使用前完成，凭证类型一旦使用，不能修改；③对同一类型的凭证，系统按月从1开始连续编号；④凭证类型也可以只设置“记账凭证”一种类型，系统对全部凭证按月连续编号。

73．什么是自动转账分录？
    实施电算化后，日常账务处理的主要工作是输入记账凭证。自动转账的运用可以避免输入过程出现差错、减少凭证输入工作量、提高软件的运行效率，这也是与手工*作的主要区别之处。
    自动转账分录用于处理每月有规律重复发生的业务。凡借贷方科目、摘要和金额计算方法固定的凭证，系统可根据用户在初始设置中定义的自动转账分录自动生成机制转账凭证，而无需人工输入记账凭证。在定义自动转账分录时，系统规定使用时间为：日常使用或结账使用，以确定该自动转账分录何时用来编制机制凭证。对于定义为日常使用的自动转账分录，应在凭证输入与修改功能下完成机制凭证的编制。

74．如何定义自动转账分录？
    （1）定义分录号。分录号是自动转账分录的惟一标识，不同的自动转账分录应有不同的分录号。分录号可用数字或字母表示。自动转账分录号是在编制转账公式设置的分录代码；在输入记账凭证时，通过分录代码调用自动转账分录凭证。
    （2）定义凭证类型。若用户已经进行了凭证类型设置，在此可指定该自动分录编制的凭证属于何种已定义的凭证类型。自动转账分录的凭证类型可以单独设置，例如，机制l、机制2等，也可以与其他类型混合编号。
    （3）设定使用时间。使用时间用来标识该自动分录何时可以用来编制凭证。自动转账分录可以在输入凭证或结账时用来编制凭证。在凭证输入时编制机制凭证的自动转账分录应标识为“日常使用”，“日常使用”的编制机制凭证需审核后才能记账；用于结账时编制凭证的自动分录转账应标识为“结账使用”，金额产生方法与本月发生的经济业务直接相关。因此，必须按账户结转的顺序编号，注意各分录之间的关系和结账顺序。一般自动转账分录可定义为“日常使用”类，也可定义为“结账使用”类。“结账使用”类自动分录多用于账户结转类转账凭证的定义，结账时软件将自动根据这些分录编制机制凭证并登记账簿。
    （4）设置自动转账科目代码。自动转账分录中会计科目的输入分两步进行，首先应输入会计科目的记账方向；其次输入应借或应贷会计科目的代码。会计科目代码可使用系统提供的会计科目选择功能进行输入，也可以直接按会计科目表的编号输入（另有一些通用会计软件可按会计科目的汉字名称进行输入）。输入科目代码后，系统会自动显示所输入会计科目的汉字名称。
    （5）定义金额来源表达式。金额来源表达式用于定义自动转账分录中记账凭证的金额来源计算公式。
    ①金额来源。自动转账分录中的金额来源一般从“会计科目表”中取数，可选定科目的余额、发生额或累计发生额；也可以来源于常数。即：用户可以自行定义某些常数作为金额来源或计算表达式的一部分。通常税率、折旧率、分配系数都用此方法定义。自动转账分录中的金额数据还可以来源于部门表、项目表等，我们可以根据所使用的软件*作提示与说明进行金额来源的定义。
    ②运算因子。自动转账分录中金额来源的计算公式由“运算因子”与算术运算符组成，通过运算符连接起来的运算因子称为金额来源表达式。
一般形式：TYPE（C／S，科目代码）
    ③科目表取数函数“TYPE”的含义如表3-18所示。 

表3-18 科目表取数函数表 

 ④借贷平衡函数“GC（）”的含义为：借方和贷方的差额挤入该行，使借贷平衡。
    ⑤取数内容代码“C／S”的含义为：C—表示本位币，S一表示数量。
    ⑥金额来源表达式定义的方法。金额来源表达式定义的方法可以分为两种，一种是直接在系统提示的“金额来源”栏目中定义运算因子和运算符，完成金额来源表达式的定义。这种方法适用于对运算因子和计算公式很熟悉的用户。另一种方法是利用软件提供的记账金额来源表达式的引导功能来完成表达式的定义。在利用软件提供的金额来源表达式引导功能来进行表达式的定义时，首先应定义金额的数据来源，例如，从科目表中取数、从部门表中取数、取常数等。若从科目表中取数还需选择会计科目和该科目的余额、发生额或累计发生额。若金额的数据来源由多项运算因子构成，要定义运算因子之间的算术运算符，然后继续利用引导功能定义下一个运算因子，直至金额来源表达式全部定义完成。记账金额数据来源的表达式可以由多种不同的运算因子组成。
    例如，在账务处理系统中，输入凭证类型时可以调用自动转账分录编制的机制凭证。如表3-19、表3-20所示。从而使结转当期损益的转账凭证，实现自动化处理。

表3-19 自动转帐公式-1   
分录号1 凭证类型： 机制   [日常使用]   
 

 主管： 审核： 录入：     

表3-20 自动转帐公式-2   
分录号2 凭证类型： 机制   [日常使用]   

主管： 审核： 录入：     

    在这里我们应该注意，定义为结账使用的自动转账分录不能在此编制机制凭证，而在结账时由系统自动编制。

75.如何进行*作权限管理？
    *作管理是系统初始设置中的首要环节，要明确每个工作岗位的职责范围，才能建立有效的内部工作岗位控制和管理制度。电算主管具有*作人员注册登记权限，*作人员根据个人的*作权限进行相应的*作。*作人员注册登记功能本身的*作权限仅授予电算主管，其他*作人员不具有此项权限。
    （l）*作员权限设置。*作员权限设置包括三项工作内容：注册*作人员姓名、设置*作员密码、设置*作员权限。
    （2）*作员密码设置。电算系统的*作人员必须设置*作密码，*作员密码一般由6－8位数字组成，密码由*作人员本人设置，*作人员应保护好自己的密码，并应定期或不定期地通过系统提供的修改密码功能进行更换，以确保密码的安全性。
    （3）系统*作权限。系统*作权限主要包括：建立会计科目、初始余额装入、凭证类型设置、自动转账分录定义、凭证输入修改、凭证审核、记账、结账、银行对账和往来管理等。

2007-10-7 18:57:26

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第四章 会计电算化基本要求 
  
  本章提要：本章主要介绍会计电算化基本要求、岗位设置，以及实现会计电算化的有关规定。 
    
  1． 《会计法》对会计电算化的基本要求是什么？
    《中华人民共和国会计法》规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定。”这是对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关的会计资料的基本要求。
会计科目和账户的设置、凭证的填制与审核、账簿的登记与更正，以及报表的编制等必须符合国家统一的会计制度的规定。

 

2． 实现会计电算化的单位应设置哪些岗位？
    会计电算化后，由于会计业务处理方式的改变，引起了会计岗位的重新设置。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等，与手工会计的各会计岗位相对应。电算化会计岗位是指直接管理、*作、维护计算机，以及会计软件系统的工作岗位。电算化会计岗位可设立如下：
    （1）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。
    （2）软件*作：负责输人记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。
    （3）审核记账：负责对输人计算机的记账凭证和原始凭证等数据进行审核。
    （4）系统维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。
    （5）电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
    （6）数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。
    （7）会计档案资料保管员：负责存档数据盘、程序软盘，输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。
    基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。

3． 实现会计电算化的单位如何选择计算机运行环境？
    计算机运行环境包括硬件环境、软件环境及工作方式。硬件环境指计算机的硬件设备；软件环境指系统软件和应用软件；工作方式是指计算机工作的方式，主要有单用户方式、多用户方式和网络方式。
    计算机运行环境的选择应根据单位的规模、会计业务的多少及会计工作的分工等方面综合考虑。一般情况下，如果单位规模较小、业务量较少并且会计人员较少的单位，多采用单用户方式 （即一台或几台微机单独工作的方式）；如果单位规模较大、业务量较多并且会计人员分工较细的单位，多采用多用户方式（即一台主机连接多个终端）或网络方式（即使用一台服务器连接若干台微机）。
    不同的工作方式决定了硬件设备的选择和软件的选择。单用 户方式：普通微机，运行的*作系统一般为 WIN95、WIN98、 WIN2000等。多用户方式：小型机，运行的*作系统一般为 UNIX等。网络方式，一台服务器和若干台普通微机，运行的*作系统分别为WIN Server和Workstation等。但具体参数或配置要求应参考所选择的会计软件。

4． 实现会计电算化的单位如何选择舍计软件？
    实现会计电算化的单位既可以选择商品化的软件，也可自行 开发或委托外单位开发会计软件，无论采用哪种方式，所选择的 会计软件必须符合财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》 的要求，同时要符合本单位的实际工作需要。
    选用商品化会计软件是企事业单位实现会计电算化的一条主要途径。由于商品化会计软件比较多，分别适用于不同的行业和运行环境，其功能和性能也各具特色，在选择商品化会计软件时应进行全面的考察，主要包括以下几个方面：
    （l）满足会计制度的要求。会计软件一般按行业分为不同的版本，如工业版、商品流通版、行政事业版等，应选择适合本行业特点的会计软件。同时，应充分考虑软件是否满足会计制度的 要求。
    （2）满足会计核算与会计管理的需要。企事业单位的规模、 管理模式和业务处理的程序不同，对会计软件的要求也不相同。 会计软件所提供的功能必须满足本单位具体会计业务和管理的需要，特别是一些特殊的业务要求，例如，外币核算、自动汇兑损益、部门管理、项目管理、预算管理等。
    （3）满足会计业务变化和发展的需要。单位经济业务的发展可能引起会计业务的变化，例如，业务量的增加、业务处理流程的调整等。会计软件应当能够根据经济业务的变化进行灵活的设置和扩充，适应经济发展的需要。
    （4）会计软件的易用性、稳定性和安全、可靠性。会计软件的易用性是指软件是否*作方便，界面是否友好，是否符合会计人员的习惯等，直接影响会计软件的使用。会计软件的安全、可靠性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力，以及会计软件防错、查错和纠错的能力。稳定性也是评价会计软件的一项重要指标，指软件运行过程中是否意外中断等。
    （5）会计软件需要的计算机硬件和软件环境。包括计算机硬件、网络体系结构以及*作系统和数据库等，不同的软件有不同的要求，应在保证软件要求的基础上充分利用现有的条件，减少投资。
    （6）会计软件售后服务。会计软件售后服务对用户来说至关重要，会计信息系统是一个连续运行的系统，不能间断，一旦系统中断正常运行，会给用户带来重大的损失。因此，应认真考察会计软件售后服务情况，包括技术力量、反应时间等。

5． 会计软件投入使用前，应做好哪些准备工作？
    在会计软件开始投人使用前，主要做好以下几个方面的准备工作：
    （1）建立会计科目体系并确定编码。
    （2）规范各类凭证、账簿、报表的格式和内容，使其更符合会计电算化的工作特点，满足会计软件处理的需要。
    （3）规范有关会计核算方法和各种凭证、账簿、报表的生成、传递和处理程序。
    （4）重新核对账目，整理手工会计数据等。
    相关准备工作做好后，即可进行会计软件的初始化。会计软件的初始化是确定会计软件的核算方法与输人基础数据的过程，即在会计软件应用前，应根据本单位的业务性质、规模以及管理要求等因素，选择核算方法，输人基础数据。例如，账务处理系统初始化工作的主要内容包括：系统总体参数设置，如核算单位、启用日期、编码规则等，设置凭证类别、会计科目，输入期初余额，定义自动转账分录等；工资核算系统设置部门编码、职工类型，以及工资项目、运算关系定义等；会计报表中的报表注册，设置技表格式，设置计算公式和审核公开；成本核算中的设置产品目录代码，输入期初在产品成本，输入定额资料等。

6． 采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备哪些基本条件？
    （1）使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
    （2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职*作人员。
    （3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果。
    （4）有严格的*作管理制度。主要内容包括：
    ·*作人员的工作职责和工作权限；
    ·预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输人计算机的措施；
    ·预防已输人计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；
    ·必要的上机*作记录制度。
    （5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
    ·保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；
    ·会计数据和会计核算软件安全保密的措施；
    ·修改会计核算软件的审批和监督制度。
    （6）有严格的会计档案管理制度。

7． 实现会计电算化对试运行有哪些规定？
    试运行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程。会计软件在正式运行前，必须经过试运行。其主要目的如下：
    （1）检验核算结果的正确性，试运行阶段手工处理和计算机处理同时进行，以检验手工运算结果与计算机运算结果的一致性。
    （2）检验核算方法的正确性，试运行阶段通过查询、打印、会计报表等来检查会计核算方法能否满足会计核算要求和管理的要求。
    （3）检验人员分工的合理性。
    （4）提高软件*作的熟练性。
    （5）逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。
    试运行的时间，可以在年初、年末、季初、季末等特殊会计期间，这样才能取得全面的人机比较数据。在试运行阶段，前期应以人工为主计算机为辅，后期逐渐以计算机处理为主。并行一个阶段后，应开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。试运行的时间一般为3－6个月，最好能跨越一个会计年度。

8． 实现会计电算化的单位对会计软件的*作权限有何要求？
    在会计软件中，为保证系统的安全性，防止非法*作，明确职责范围，根据会计电算化后岗位的划分，对所有*作员分配一定的权限。
    *作权限的设置通过软件提供的“*作权限设置”功能实现。通过*作权限设置，一方面可以防止无关人员进行*作；另一方面可以防止*作员越权*作。
    *作权限应根据岗位分工进行设置，并遵循会计内部牵制制度。*作员工应使用真实姓名，严禁设置不存在的*作员。设置完毕后，应将系统默认*作员删除或取消其所有的权限，防止使用默认的*作员进行实际业务*作。

9． 实现会计电算化的单位在使用会计软件时*作日志有哪些规定？
    *作日志有手工*作日志和机内*作日志两种形式。手工*作日志是由*作员使用软件时手工登记的，而机内*作日志在会计软件运行时由计算机自动登记。
    会计软件的*作日志是系统对软件*作情况以及运行情况的自动记录。其主要内容包括：*作员姓名、使用功能、进人日期、时间、退出日期、时间，以及系统运行状况等。
    *作日志是进行系统管理、维护的主要依据，也是对会计业务处理情况进行监督的重要手段，同时为审计提供线索。因而应认真登记，严格管理。会计期间结束后，机内*作日志应打印输出，同手工*作日志一起随其他会计档案装订、保存、打印前不能删除。

10．实现会计电算化后，舍计档案的管理有哪些要来？
    会计电算化会计档案主要包括三个方面的内容：
    （1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表，以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度的规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
    （2）以磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
    （3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，也应当视同会计档案保管。

    会计电算化会计档案除必须执行一般的档案管理制度外，还应当强调各种电算化会计档案的安全与保密。单位一般应建立以下安全和保密措施：
    ·对电算化会计档案管理要做到防磁、防火、防潮、防尘等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点。
    ·采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性    介质损坏而使会计档案丢失。
    ·严格执行安全和保密制度，不得随意堆放会计档案，严防毁损、散失和泄密。
    ·各种会计资料包括打印出来的会计资料，以及存储会计 资料的软盘、光盘、微缩胶片等，未经单位负责人同意，不得外 借和拿出单位。
    ·借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁性介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

2007-10-7 18:57:49

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第五章 出纳基本业务 
  
  本章提要：本章主要介绍出纳人员的基本条件、素质、职责，出纳人员在日常工作中常见的问题及其处理方法。 
    
  1． 出纳人员的基本条件和素质有哪些要求？
    从事会计工作的人员，必须取得会计从业资格证书。出纳人员要有较高的政策水平，随时学习、了解、掌握财经法规和制度，提高政策水平；作为专职出纳人员，不但要具备处理一般会计事项的财会专业基本知识，还要具备较高的处理出纳事项的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力，不断提高业务技能；出纳人员要有严谨细致的工作作风；要增强自身的保安意识，把保护自身分管的公共财产物资的安全作为自己的首要任务来完成；出纳人员应具备良好的职业道德修养，财政部《会计基础工作规范》中规定，会计人员的职业道德主要包括：敬业爱岗、熟悉法规、依法办事、客观公正、搞好服务、保守秘密六个方面。

 

2． 出纳人员的职责有哪些？主要负责哪些工作？
    根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计基础工作规范》等财会法规，出纳人员具有以下职责：按照国家有关现金管 理和银行结算制度的规定，办理现金收付和银行结算业务；严格 审核有关原始凭证，据以编制收、付款凭证，然后根据收、付款 凭证逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额； 随时查询银行存款余额，不准签发空头支票，不准出租出借银行账户；保证库存现金和各种有价证券的安全与完整；按照国家外汇管理和结汇、购汇制度的规定及有关批件，办理外汇出纳业务；但出纳人员不得负责登记除现金日记账和银行存款日记账以外的任何账簿。
    出纳的日常工作主要包括货币资金核算、往来结算、工资核算等三方面的内容。货币资金核算包括：办理现金收付；办理银行结算，规范使用支票；登记日记账，保证日清月结；保管库存现金和有价证券；复核收人凭证，办理销售核算；保管有关印章。往来结算包括：建立往来款项的结算业务，建立清算制度；核算其他往来款项，防止坏账损失。工资核算包括：执行工资计划，监督工资使用；核算工资单据，发放工资奖金。

3． 出纳人员与会计人员在工作中有哪些联系？如何协作？
    会计与出纳之间是分工与协作的关系，主要表现为：作为记账凭据的会计凭证必须在出纳、明细账会计、总账会计之间按照一定的顺序传递。它们相互利用对方的核算资料，共同完成会计核算任务，缺一不可。同时，他们之间互相牵制。出纳的现金和银行存款日记账与总账会计的现金和银行存款总分类账，总分类账与其所属的明细分类账，明细分类账中的有价证券账与出纳账中相应的有价证券账，均有金额上的等量关系。这样出纳、明细账会计、总账会计之间必须相互核对账目以保持一致。会计工作必须实行钱账分管，出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管，不得负责收人、费用、债权债务等账目的登记工作。总账会计和明细账会计则不得管钱管物。

4． 现金日记账的设置、登记要求和依据是什么？
    企业应当设置“现金日记账”，现金日记账必须采用订本式账簿，一般为三栏式账页格式（如果收、付款凭证数量较多时，也可以采用多栏式），由出纳人员根据现金收付款凭证，按照业务发生顺序逐笔登记。每日终了，应当计算当日的现金收人合计数、现金支出合计数和结余数，并将结余数与实际库存数核对，做到随时发生随时登记，日清月结，账款相符。
    有外币现金的企业，应当分别人民币和各种外币设置“现金日记账”进行明细核算。

5． 银行存款日记账的设置、登记要求和依据是什么？
    企业应按开户银行和其他金融机构、存款种类等，分别设置“银行存款日记账”。银行存款日记账必须采用订本式账簿，一般为三栏式账页格式（如果收、付款凭证数量较多时，也可以采用多栏式），由出纳人员根据银行存款收付款凭证，按照业务的发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。“银行存款日记账”应定期与“银行对账单”核对，至少每月核对一次。月度终了，企业账面余额与银行对账单余额之间如有差额，则必须逐笔查明原因进行处理，并按月编制“银行存款余额调节表”。
    有外币现金的企业，应当分别人民币和各种外币设置“银行存款日记账”进行明细核算。

6． 现金日记账和银行存款日记账如何结账？
    现金日记账和银行存款日记账必须每日结出余额。
    结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记人账。
    结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发额的，应当在摘要栏内注明“本月余额”字样，并在下面通栏划单红线。
    需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。
    年度终了结账时，结出全年发生额和年末余额。年度终了，要把余额结转到下一个会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一个会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。

7． 国家对现金的使用和管理有哪些规定？
    根据国务院颁发的《现金管理暂行规定》的规定，现金的使用范围主要有以下几个方面：
    （1）职工工资、各种工资性津贴。
    （2）个人的劳务报酬。包括如设计费、装潢费、安装费、制图费、化验费、测试费、法律服务费、技术服务费、代办服务费及其他劳务费用等。
    （3）支付给个人的各种奖金。包括根据国家规定颁发给个人的各种科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。
    （4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出。如退休金、抚恤金、学生助学金、职工生活困难补助费等。
    （5）收购单位向个人收购农副产品和其他物资的价款。例
如，金银、工艺品、废旧物资等的价款。
    （6）单位预借给出差人员必须随身携带的差旅费。
    （7）结算起点以下的零星支出。按规定结算起点为1000元，超过结算起点的，应实行银行转账结算。
    （8）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。例如，因采购地点不确定、交通不便、抢险救灾以及其他特殊情况，办理转账结算不够方便，必须使用现金的支出。对于这类支出，开户单位应向银行提出书面申请，由本单位财会部门负责人签字盖章，开户银行审查批准后，予以支付现金。
    凡不属于国家现金结算范围的支出，一律不准使用现金结算，而必须通过银行办理转账结算。

8． 在银行可以开设哪些存款账户？如何开设？各有哪些规定？
    根据《银行账户管理办法》的规定，银行存款账户分为：基本存款账户、一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户。
    基本存款账户是存款人办理日常转账结算和现金收付的账户。存款人的工资奖金等现金的支付，只能通过本账户办理。下列存款人可申请开立基本存款账户：企业法人；法人内部单独核算的单位；管理财政预算资金和预算外资金的财政部门；实行财政管理的行政机关、事业单位；县级（含）以上军队、武警单位；外国驻华机构；社会团体；单位附设的食堂、招待所、幼儿园；外国常设机构；私营企业、个体经济户、承包户和个人。存款人应持下列文件之一，申请开立基本存款账户：当地工商行政管理机关核发的《企业法人营业执照》或《营业执照》；中央或地方编制委员会、人事、民政等部门的批文；军队军以上、武警总队财会部门的开户证明；驻地有关部门对外的常设机构的批文；承包双方签订的承包协议；个人居民身份证和户口簿。开户程序为：填制开户申请书，提供本办法规定的证件，送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意，并凭中国人民银行当地分支机构核发的开户许可证开立账户。
    一般存款账户是存款人在基本存款账户以外的银行借款转存、与基本存款账户的存款人不在同一地点的附属非独立核算单位开立的账户。存款人可以通过此账户办理转账结算和现金缴 存，但不能办理现金支付。在基本存款账户以外的银行取得借款 的单位和个人可以申请开立一般存款账户，必须向开户行出具借 款合同或借款借据；与基本存款账户的存款人不在同一地点的附属非独立核算单位开立一般存款账户，必须向开户行出具基本存款账户的存款人同意开户的证明。
    临时存款账户是存款人因临时经营活动需要开立的账户。存款人可以通过此账户办理转账结算和根据国家现金管理的规定办理现金收付。外地临时机构申请开立临时存款账户时，应当出具当地工商行政管理机关核发的临时执照或者出具当地有关部门同意设立外来临时机构的批件。
    专用存款账户是存款人因特定用途需要开立的账户。特定用途的资金包括：基本建设资金；更新改造资金；其他特定用途、需要专户管理的资金。存款人申请开立时应出具经有关部门批准立项的文件或国家有关文件的规定。
    根据《银行账户管理办法》第二十一条的规定：存款人申请开立一般存款账户、临时存款账户和专用存款账户，应填制开户申请书，提供本办法规定的证明文件，送交盖有存款人印章的印鉴卡片，经银行审核同意后开立账户。

9． 单位的库存现金的限额最多少？日常工作中有哪些业务可以支付现金？
    库存现金限额，是指为保证企业日常零星支付，按规定允许留存的现金的最高数额。核定限额的依据一般是企业3－5天的正常零星开支量。远离银行机构或交通不便的企业可以根据情况适当放宽，但最高不超过15天。对开户单位超出核定的库存限额留存现金的，开户银行可根据情节的轻重处以罚款。
    根据国务院颁发的《现金管理暂行规定》的规定，日常工作中，可支付现金的业务主要有：
    （1）支付职工工资、各种工资性津贴；支付个人的劳务报酬；支付给个人的各种奖金；支付各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出。
    （2）收购单位向个人收购农副产品和其他物资时支付的现金。
    （3）单位预借给出差人员必须随身携带的差旅费。
    （4）结算起点以下的零星支出。
    （5）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

10．什么用途可以到银行提取现金？如何提现？
    各单位需要用现金发放工资或其库存现金小于库存限额时，除了按规定可用非业务性现金收人补充以及国家规定可以坐支外，均可以按规定从银行提取现金。
    提取现金的程序为：出纳员先认真填写好现金支票，由各单位取款人持现金支票到银行取款。银行经办出纳人员对支票进行审核，办理规定的付款手续。手续齐备后呼叫领取单位名称，并询问取款数量，核对无误后银行经办人员即照支票付款。各单位用现金支票提取现金，应根据支票存根编制银行存款付款凭证，借记“现金”科目，贷记“银行存款”科目。

11．现金长款和短款如何处理？
    根据《企业会计制度》的规定，每日终了结算现金收支、财产清查等发现的有待查明原因的现金短缺或溢余，应通过“待处理财产损溢”科目核算：属于现金短缺的金额，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“现金”科目；属于现金溢余，按实际溢余的金额，借记“现金”科目，贷记“待理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。待查明原因后做如下处理：
    如为现金短缺，属于应由责任人赔偿的部分，借记“其他应收款——应收现金短缺款（XX个人）”或“现金”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于应由保险公司赔偿的部分，借记“其他应收款——应收保险赔款”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于无法查明的其他原因，根据管理权限，经批准后处理，借记“管理费用——现金短缺”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。
    如为现金溢余，属于应支付给有关人员或单位的，应借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“其他应付款——应付现金溢余”（XX个人或单位）科目；属于无法查明原因的现金溢余，经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“营业外收人——现金溢余”科目。

12．什么时间进行银行对账？对账单如何取得？如何对账？对账出现不符如何处理？
    企业应定期（至少每月一次）将银行存款日记账与银行对账单进行核对。
    银行对账单是银行记录企业在银行存取款的明细账的复写联，由银行定期送交企业进行账目核对。一张银行对账单，经管人应在三日内核对完毕，每月编制一次银行存款余额调节表，会计主管人员每月至少检查一次，并写出书面检查意见。
    在同银行核对账目之前，应先详细检查本单位银行存款日记账的正确性和完整性，再根据银行送来的对账单逐笔核对。
    但是，即使银行对账单上的存款余额与本单位银行存款日记账上的存款余额都没有错误，也可能会出现不一致的情况，这是由于发生未达账项造成的。所谓“未达账项”是指由于双方记账时间不一致而发生的一方已人账，另一方尚未人账的会计事项。    如发现有未达账项，应据以编制未达账项调节表，以便检查双方的账面余额。调节以后的账面余额如果相等，表示双方所记账目正确，否则，说明记账有错误，应及时查明原因予以更正。此外，还应注意的是，调节账面余额并不是要更改账簿记录。

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第六章 银行结算方式 
  
  本章提要：本章主要介绍银行结算方式在使用过程中常见的问题、处理方法，以及在办理日常结算时要注意的事项。 
    
  1． 国家规定了哪些支付结算方式？
    国家规定的支付结算方式包括票据结算和非票据结算两类。票据结算包括：支票、银行汇票、商业汇票、银行本票结算方式；非票据结算包括信用卡、委托收款、异地托收承付、汇兑和信用证结算方式。

 

2． 支票如何购买？购买支票款如何处理？
    在银行开户的存款人领购支票时，必须填写“票据和结算凭证领用单”并签章，签章应与预留银行的签章相符，持支票购领证（购领证上有指定办理银行业务的人员姓名）及指定人员身份证，由指定人员到银行办理购买手续。银行对上述单证审核无误后，即可将支票售给存款人。
    购买支票款由银行从存款人账户中划转，存款人根据实际购买金额，编制付款凭证，借记“财务费用”科目，贷记“银行存款’科目。

3． 填写票据和结算凭证时应注意什么问题？
    银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要素齐全、数字正确、字迹清晰，不错漏、不潦草，防止涂改。
    具体应注意：
    （1）中文大写金额数字应用正楷或行书填写，不得自造简化字，如金额数字书写中使用繁体字，也应受理。
    （2）中文大写数字到“元”位置的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在“角”之后可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）
字。
    （3）中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三个字。在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的“仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分”字样。
    （4）阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。
    （5）阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“Y”。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。
    （6）票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖 和壹抬、贰拾和参拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的应在其前加“壹”。如 2月 12日，应写成零贰月壹拾贰日； 10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。
    （7）票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的，银行可以受理，但由此造成损失的，由出票人自行承担。
    除上述要求外，还应注意：签发支票应使用墨汁或碳素墨水填写，未按规定填写，被涂改冒领的，由出票人负责。支票大小写金额和收款人不得更改。其他记载事项，原记载人可以更改，更改时应由原记载人在更改处签章证明。单位签章应为该单位的签章加其法定代表人或授权代理人的签章。

4． 什么情况下使用现金支票和转账支票？
    按规定，凡是在银行开立账户的企业、事业单位和机关、团体、部队、学校、个体经济户以及单位的附属食堂、幼儿园等，其在同一城市和票据交换地区的商品交易、劳务供应、债务清偿和其他款项结算等均可使用支票。

5． 现金支票和转账支票是否可以背书转让？如何背书转让？
    用于支取现金的支票不能背书转让。转账支票在同一票据交换区内可以背书转让，即由收款人在支票背面签章并记载背书日期，将支票款项转让给另一个收款人，即被被背书人。背书未记载日期的，视为在支票到期日前背书。背书不得附有条件。支票的金额、收款人名称，可以由出票人授权补记，未补记前不得背书转让。

6． 哪些票据可以挂失止付？如何办理挂失业止付手续？
    已承兑的商业汇票、支票、填明“现金”字样和代理付款人的银行汇票，以及填明“现金”字样的银行本票丧失，可以由失票人通知付款人或者代理付款人挂失止付。未填明“现金”字样和代理付款人的银行汇票，以及未填明“现金”字样的银行本票丧失，不得挂失止付。
    可以挂失止付的票据因遗失、被盗等原因而丧失的，失票人应出具公函或有关证明，填写三联挂失止付通知书。挂失止付通知书应记载以下事项：票据丧失的时间、地点、原因；票据的种类、号码、金额、出票日期、付款日期、付款人名称、收款人名称；挂失止付人的姓名、营业场所或者住所以及联系方式，并加盖预留银行签章，向银行申请挂失止付。欠缺上述记载事项的，银行不予受理。根据《中华人民共和国票据法》的规定，失票人应在挂失止付后三日内，也可在票据丧失后，依法向人民法院申请公示催告，或向人民法院提出诉讼。失票人在向付款人挂失止付前和失票人在申请公示催告前，票据已经由付款人善意付款的，失票人不得再提出公示催告的申请，付款银行也不再承担付款的责任，由此给票据权利人造成的损失，应由失票人自行负责。

7． 国家对单位签发空头、与银行印鉴不符的支票及在使用支票密码地区签发未填密码或密码错误的支票有哪些处罚规定？
    出票人签发空头支票、签章与预留银行签章不符的支票，使用支付密码地区、支付密码错误的支票，银行应予以退票，并按票面金额处以5％但不低于l000元的罚款；持票人有权要求出票人赔偿支票金额2％的赔偿金。对屡次签发的，银行应停止其签发支票。根据《中华人民共和国票据法》的规定，签发空头支票或者故意签发与其预留的本名签名式样或者印鉴不符的支票，骗取财物的，依法追究刑事责任。

8． 哪些业务可以通过电汇和信汇办理结算？如何办理？手续费如何收取？电、信汇回单的作用是什么？怎样确认已收到款项？
    汇兑是汇款人委托银行将其款项支付给收款人的结算方式。单位和个人的各种款项的结算，均可使用汇兑结算方式。汇兑分为信汇和电汇两种，由汇款人选择使用。
    汇款人委托银行办理汇兑，应向汇出银行填写信、电汇凭证，并在信、电汇凭证第二联上加盖预留银行印鉴。汇兑凭证上必须记载下列事项：表明“信汇”和“电汇”的字样；无条件支付的委托；确定的金额；收款人名称；汇入地点与汇入行名称；汇出地点与汇出行名称；委托日期；汇款人签章。汇兑凭证上缺少上述任何一项记载，银行不予受理。如汇款人在银行开立存款账户的，必须记载其账号，否则银行不予受理。汇出行受理汇款人的信、电汇凭证后，按规定进行审核；审核无误后即可办理汇款手续，在第一联上加盖“转讫”章退给汇款单位，并按规定收取手续费；汇款单位根据银行退回的信、电汇凭证第一联，根据不同情况编制记账凭证。
    办理电、信汇，每笔业务银行收取0．5元的手续费。通过电子汇划系统的，每笔业务金额在l0000元以下，按每笔5元收取汇划费；每笔业务金额在l0000元至l00000元之间，按每笔10元收取汇划费；每笔业务金额在l00000元至500000元之间，按每笔15元收取汇划费；每笔业务金额在500000元至l000000元之间，按每笔20元收取汇划费；每笔业务金额在l000000元以上的按万分之0.2元但最高不超过200元收取汇划费。汇划财政金库、救灾、抚恤金不收取汇划费，只收取手续费。汇划职工工资、退休金。养老金，按每笔2元收取汇划费。如收取上述汇划费，则不再收取邮费、电报费。如需加急计时业务，则在上述收费标准基数基础上加收30％的汇划费。 
    银行按规定从账户中扣收手续费。财务部门根据银行盖章退回的汇款凭证第一联编制银行存款付款凭证，借记“财务费用”，贷记“银行存款”。
    信、电汇回单只能用作汇出银行受理汇兑业务的依据，而不是收款单位的入账通知，即不能作为该笔汇款已转人收款人账户的证明。由收款人开户银行交给收款人的加盖转讫章的信汇凭证第四联作为款项已汇到收款单位账上的收账通知。由收款人开户银行加盖转讫章的电划贷方补充报单是收款单位电汇入账通知。

9． 哪些业务可以通过银行汇票办理结算？如何办理？手续费如何收取？有哪些现定？
    银行汇票是目前广泛采用的一种结算方式。单位、个体经济户和个人需要在进行商品交易、劳务供应和其他经济活动及债权、债务等各种款项的结算，均可以使用银行汇票。银行汇票可以用于转账，填明“现金”字样的银行汇票也可以支取现金。
    单位内部供应部门或其他业务部门因业务需要使用银行汇票时，应填写银行汇票请领单，经单位领导审批同意后，由财务部门按规定向签发银行提交“银行汇票委托书”，并在“银行汇票委托书”上加盖汇款人预留银行印鉴，由银行审查后签发银行汇票；汇款单位财务部门收到签发银行签发的“银行汇票联”和“解讫通知联”后，根据银行盖章退回的“银行汇票委托书”第一联存款联编制银行存款付款凭证。
    办理银行汇票业务，每笔业务银行收取1元手续费，邮电费接邮电部门标准收取。
    银行收取的手续费和邮电费，汇款单位可用现金支付，也可从其账户中扣收，编制付款凭证，借记“财务费用”科目，贷记“现金”或“银行存款’科目。
银行汇票的基本规定：
    （l）银行汇票可以用于转账，标明现金字样的“银行汇票”也可以提现。
    （2）银行汇票的出票银行为银行汇票的付款人，银行汇票的付款地点为代理付款人或出票人所在地。
    （3）银行汇票的出票人在票据上的签章，应为经中国人民银行批准使用的该银行汇票专用章加其法定代表人或其授权经办人的签名或盖章。
    （4）签发银行汇票需记载下列事项：表明“银行汇票”的字样；无条件支付的承诺；出票金额；付款人名称；收款人名称；出票日期；出票人签章。缺少上述任何一项记载的，银行汇票无效。
    （5）银行汇票的提示付款期限自出票日起1个月。持票人超过付款期限提示付款的，代理付款人（银行）不予受理。
    （6）银行汇票的债务可以依法由保证人承担保证责任。
    （7）银行汇票可以背书转让，但填明“现金”字样的银行汇票不得背书转让。
    （8）填明“现金”字样和代理付款人的银行汇票丧失，可以由失票人通知付款人或代理付款人挂失支付。
    （9）银行汇票丧失，失票人可以凭人民法院出具的其享有票据权利的证明，向出票银行请求付款或退款。

10．单位持银行汇票如何向开户银行办程提示付款？
    单位收到银行汇票，应在银行汇票背面下方“持票人向银行提示付款签章”处加盖单位预留银行印签，送交开户银行办理银行汇票款项的收取。

11．单位收取银行承兑汇票时应注意审查哪些事项？
    单位收取银行承兑汇票时应注意审查：表明“银行承兑汇票”的字样；无条件支付的委托；确定的金额；付款人名称；收款人名称；出票日期；出票人签章等必要记载事项是否齐全；出票人签章、承兑人签章是否符合规定；出票日期、收款人名称是否更改；其他记载事项的更改是否由原记载人签章证明；是否注明“不得转让”字样；背书转让的汇票其背书是否连续，签章是否符合规定，背书使用粘单是否按规定在粘接处签章。

12．单位如何办理银行承兑汇票款项的收取？
    单位收到银行承兑汇票按规定审查无误后，应做成委托收款背书，并在汇票到期前10日，将银行承兑汇票连同填制好的“委托收款”凭证送交开户银行，由开户银行负责办理款项的托收。

13．哪些业务可以通过委托收款办理结算？如何办理？手续费如何收取？有哪些规定？
    委托收款是收款人委托银行向付款人收取款项的结算方式。单位和个人可凭已承兑商业汇票、债券、存单等付款人债务证明委托银行办理款项结算。在同城范围内，收款人收取公用事业费或根据国务院的规定，可以使用同城特约委托收款。例如，公用企事业单位向用户收取的水费、电费、电话费、邮费、煤气费等，可以采用委托收款结算方式。
    收款人办理委托收款，应向开户银行填写委托收款凭证。结算凭证分为“委邮”、“委电”两种，均为一式五联；收款单位出纳员应按规定逐项填明委托收款凭证的各项内容，并在委托收款凭证第二联上加盖收款单位印章后，将委托收款凭证和委托收款依据一并送交开户银行；收款单位开户银行收到收款单位送交的委托收款凭证和有关单证后，按照委托收款的有关规定和填写凭证的有关要求进行认真审查，审查无误后办理委托收款手续，在委托收款凭证第一联（回单）上加盖业务用公章后退给收款单位，同时按规定收取一定量的手续费和邮电费。收款单位财务部门根据银行回单和发票等有关原始凭证，按有关业务性质编制记账凭证。
    办理委托收款业务，银行将按照每笔业务收取1元的手续费。如果资金划回，采用电子汇划方式的汇划费同第8题中信、电汇汇划费一致；采用邮寄、电报划回，则按邮电部门标准收取邮电费。
    采用委托收款方式结算，银行按规定收取现金手续费。收款单位应根据收费收据编制现金付款凭证，借记“财务费用”科目，贷记“现金”科目。
委托收款的基本规定：
    （1）委托收款结算款项的划回方式分为邮寄和电报划回两种，由收款人选用。
    （2）签发委托收款凭证必须记载下列事项：表明“委托收款”的字样；确定的金额；付款人名称；收款人名称；委托收款凭据名称及附寄单证张数；委托日期；收款人签章。缺少上述任何一项记载的，银行不予受理。
    （3）委托收款以银行以外的单位为付款人的，委托收款凭证必须记载付款人开户银行名称；以银行以外的单位或在银行开立存款账户的个人为收款人的，委托收款凭证必须记载收款人开户银行名称；未在银行开立存款账户的个人为收款人的，委托收款凭证必须记载被委托银行名称。欠缺记载上列事项之一的，银行不予受理。
    （4）在同城范围内，收款人收取公用事业费可以使用同城特约委托收款。

14．哪些银行可以开立信用证？如何办理？手续费如何收取？有哪些规定？
    信用证结算方式是国际结算的一种主要方式。经中国人民银行批准经营结算业务的商业银行总行以及经商业银行总行批准开办信用证结算业务的分支机构，也可以办理国内企业之间商品交易的信用证结算业务。
    采用信用证结算业务，付款人应向开户银行填写开证申请书、信用证申请人承诺书及购销合同，送交开户银行；付款单位开户银行收到后，按照信用证办理的有关规定进行认真审查，审查无误后如受理，则应向申请人收取不低于开证金额20％的保证金，并可根据申请人资信情况要求其提供抵押、质押或者由其他金融机构出具保函。开证行应按规定收取一定量的手续费和邮电费。付款单位财务部门根据有关原始凭证编制记账凭证，借记“其他货币资金——信用证存款”科目，贷记“银行存款”科目。
    办理信用证业务，银行将按照邮电部门标准收取邮电费，同时银行将按照开证金额的 0.15％但不低于100元收取开证手续费。修改信用证按每笔100元收取修改手续费；如果属于增额修改，则对增额部分按开证金额的0.15％但不低于100元收取修改手续费。通知手续费按每笔50元收取；修改通知手续费按每笔50元收取；议付手续费按议付单据金额的0.1％收取。
    信用证的基本规定：
    （l）信用证结算的当事人应遵守法律，诚实守信，认真履行义务，不得损害社会公共利益，不得利用信用证进行欺诈等违法犯罪活动。
    （2）信用证只限于转账结算，不能支取现金。
    （3）信用证应包括以下基本条款：开证银行名称与地址；开证日期；信用证编号；不可撤销或不可转让信用证；开证申请人名称与地址；受益人名称与地址；通知银行名称；信用证有效期与有效地点；交单期；信用证金额；付款方式；运输条款；货物名称和数量及价格；据以付款或议付的单据；开证银行保证文句和其他条款。
    （4）信用证与作为其依据的购销合同相互独立，银行在处理信用证业务时，不受购货合同的约束。
    （5）在信用证结算中，各有关当事人处理的只是单据，一切以单据为准，而不是与单据有关的货物及劳务。

15．如何开立信用卡存款账户？有哪些规定？
    信用卡是银行、金融机构向信誉良好的单位、个人提供的，能在指定的银行提取现金和在指定的饭店、商店、宾馆等购物和享受劳务时进行记账结算的一种信用凭证。
    申请办理信用卡的单位和个人，应向发行信用卡的银行填交信用卡申请书。发卡行经审查符合条件批准发卡的，向申请人发出信用卡通知书，通知申请人到发卡行办理开户手续。申请人办理开户手续时应先交存信用卡存款，再交纳年费，有时还交存一定的保证金。对于信用卡的年费，各发卡银行有不同的规定，由10元至100无不等。
根据《信用卡业务管理办法》及各银行的规定：
    （1）持卡人可持信用卡在特约单位购物、消费。发卡银行对于约定商店拒绝接受信用卡不负责任。
    （2）信用卡若丢失或被窃，持卡人应立即持本人身份证或其他有效证明，并按规定提供有关情况，向发卡银行或代办银行申请挂失，在挂失生效前被非法使用的款项仍由本人负责。
    （3）信用卡只限于合法持卡人本人使用，不得出租或转借。
    （4）单位卡在使用过程中，需要向其账户续存资金的，一律从其基本存款账户转存入。
    （5）银行信用卡备用金按中国人民银行规定的活期存款利率计付利息。
    （6）信用卡允许小额善意透支，透支额度：金卡最高不超过10000元，普通卡最高为5000元。透支期限最长为60天。持卡人不得发生恶意透支。
    （7）透支利息自签单日或银行记账日起15日内按日息0．05％计算，超过15日按日息0．10％计算，超过30日或透支超过规定限额的，按日息0．20％计算。透支计息不分段，按最后期限或最高透支额的最高利率档次计息。

2007-10-7 18:58:33

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第七章 原始凭证 
  
  本章提要：本章介绍原始凭证的种类、必须具备的内容、原始凭证的审核方法和各种特殊原始凭证的处理方法。 
    
  1． 原始凭证怎样分类？
    原始凭证是在经济业务发生或完成时取得的，用以证明经济业务已经发生或完成的最初书面证明文件，是会计核算的原始资料，编制记账凭证的依据。根据不同的管理目的，可对原始凭证进行如下分类：
    （l）按取得来源分类。原始凭证按取得的来源可分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证是本单位内部发生经济业务时，由本单位内部经办业务的单位或个人填制的凭证。例如：仓库保管人员填制的人库单、领料部门填制的领料单、出差人员填制的差旅费报销单等等。外来原始凭证是与外单位发生经济业务时，从外单位取得的凭证。例如：购货时取得的发票，出差人员报销的车票、飞机票、住宿费收据等等。
    （2）按填制手续分类。原始凭证按填制手续可分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证。一次凭证是指填制手续一次完成，一次记录一项或若干项经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证，已填列的凭证不能重复使用。外来的原始凭证都是一次凭证，自制原始凭证中的收料单、发货票、银行结算凭证等等都是一次凭证。累计凭证是在一定时期内，在一张凭证上，连续多次记录不断重复发生的同类经济业务的原始凭证，随时计算累计数及结余数，以便按计划或限额进行控制。制造业的限额领料单是典型的累计凭证。汇总凭证是将一定时期内记录同类经济业务的若干张原始凭证汇总起来编制的原始凭证。例如：工资结算汇
总表、收货汇总表、发出材料汇总表等等。
    （3）按所起作用分类。原始凭证按所起作用可分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。通知凭证是对某项经济业务起通知或指示作用的凭证，对这类凭证的管理，不能完全等同于其他原始凭证，因为其不能证明经济业务已经完成。例如：物资订货单、扣款通知等等。执行凭证是对某项经济业务执行后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。例如：入库单、出库单、各种收据等等。计算凭证也是某项经济业务完成后填制的原始凭证，可以证明经济业务已经完成。但是，该凭证上的数字是按照一定的方法计算后形成的。例如：工资结算汇总表、辅助生产费用分配表、制造费用分配表等等。

 

2． 外来原始凭证必须具备哪些内容？
    根据财政部《会计基础工作规范》第四十八条的规定，外来原始凭证必须具备如下内容：
    （l）凭证的名称：外来原始凭证必须有明确的名称，以便于凭证的管理和业务处理。
    （2）填制凭证的日期：凭证填制的日期就是经济业务发生的日期，便于对经济业务的审查。
    （3）填制凭证单位名称或者填制人姓名：填制凭证的单位或个人是经济业务发生的证明人，有利于了解经济业务的来龙去脉。
    （4）经办人员的签名或者盖章：凭证上的签名、盖章人，是经济业务的直接经办人，签名、盖章可以明确经济责任。
    （5）接受凭证单位名称：证明经济业务是否确实是本单位发生的，以便于记账和查账。值得注意的是，单位的名称必须是全称，不得省略。例如，“北京市XX五金商贸有限公司”，不得写为“五商公司”。
    （6）经济业务内容：完整的填写经济业务的内容，便于了解经济业务的具体情况，检查其真实性、合理性和合法性。
    （7）数量、单价和金额：这是经济业务发生的量化证明，是保证会计资料真实性的基础。特别是大、小写金额必须按规定完整填写，防止出现舞弊行为。

3． 受理外来原始凭证时应审核哪些方面？
    外来原始凭证种类繁多，格式各异，但在审核时都要重点注意以下几个方面：
    （l）凭证真实性的审核。凭证是否真实，例如，是否为税务局的统一发票，防止虚假发票；凭证所记载的经济业务是否真实发生；开出发票的单位是否存在等等。
    （2）凭证完整性的审核。即审核外来原始凭证所应填写的内容是否全部具备，不得有遗漏。
    （3）凭证合规性的审核。凭证所记载的经济业务是否符合有关财经法规和会计制度的规定；是否符合开支标准；凭证所填写的文字和金额是否字迹清楚、规范，使用的笔和颜色是否符合要求等等。

4． 什么样的外来原始凭证不能接受？
    失真、违规或不完整的外来原始凭证均不能接受，具体如下：
    （1）应盖有税务局发票监制章、填制凭证单位公章的，而未加盖。
    （2）未填写填制凭证单位名称或者填制人姓名，没有经办人员的签名或者盖章。
    （3）填制单位的名称与所盖的公章不符。
    （4）未填写接受凭证单位名称或者填写的名称与本单位不符。
    （5）凭证的联次不符。
    （6）凭证有涂改。
    （7）凭证所列的经济业务不符合开支范围、开支标准。
    （8）凭证所列的金额、数量计算不正确。

5． 有问题的外来原始凭证怎样处理？
    根据《中华人民共和国会计法》第十四条的规定精神，有问题的外来原始凭证应作如下处理：
    （l）不真实、不合法的，会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告。
    （2）记载不准确、不完整的，会计人员有权予以退回，要求其按照国家统一的会计制度的规定，进行更正、补充。

6． 外来原始凭证的差错谁来修改？
    根据《中华人民共和国会计法》第十四条的规定精神，外来原始凭证如果出现差错应做如下处理：
    （l）有错误的，退回出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。
    （2）金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

7． 外来的原始凭证遗失怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条的规定，外来的原始凭证遗失，应当由原开出单位出具证明，证明经济业务的内容、原始凭证的号码、金额，证明必须加盖原开出凭证单位的公章。然后由接受凭证单位的会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人办理批准手续，手续齐全后，才能代作原始凭证。
    有些外来原始凭证遗失无法取得证明的，例如，飞机票、火车票等可以由当事人写出详细情况说明，然后由接受凭证单位的会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人办理批准手续，手续齐全后，才能代作原始凭证。

8． 发生销货退回时，凭证怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第四十八条的规定精神，发生销货退回时，首先要取得退货验收证明，然后填制退货发票；退款时，首先要取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，然后才能填制退款凭证。特别要注意的是，不能以退货发票代替收据开具退款凭证。

9． 上级有关部门批准的业务，怎样确认原始凭证？
    根据财政部《会计基础工作规范》第四十八条的规定精神，上级有关部门批准的业务，应当将批准文件作为原始凭证的附件，证明经济业务已经发生或者完成，据此填制原始凭证。如果该批准文件必须单独归档，不能作为附件，应当在原始凭证上注明批准机关的名称、批准日期和文件的字号，以备查找。

10．自制原始凭证必须具备哪些内容？
    自制原始凭证是为了适应会计主体内部发生的经济业务的需要而填制的，种类、格式比较繁多，其必须具备的内容可概括如下：
    （1）凭证的名称。
    （2）填制凭证的日期。
    （3）经办人员的签名或者盖章。
    （4）经济业务内容。
    （5）数量、单价和金额。

11．受理自制原始凭证时应审核哪些方面？
    自制原始凭证绝大部分涉及的是物资出入库、费用分配和结转等转账业务，为此，应审核凭证所列的经济业务是否存在如下情况：
    （1）未按国家规定和有关计划使用资金。
    （2）多计或少计了成本费用，形成了虚假利润。
    （3）未按规定的渠道、标准、比例提取费用或摊销费用。
    （4）物资核算不实，虚报冒领。
    （5）费用的发生不合理。

12．什么样的自制原始凭证不能接受？
    不符合要求的自制原始凭证均不能接受，具体如下：
    （l）没有经办人员的签名或者盖章。
    （2）凭证摘要填写不清楚。
    （3）凭证的联次不符。
    （4）凭证有涂改。
    （5）凭证所列的经济业务不符合开支范围、开支标准。
    （6）凭证所列的金额、数量计算不正确。

13．有问题的自制原始凭证怎样处理？
    （l）不真实、不合法、不合理的，会计人员有权拒绝接受，不办理会计核算手续；问题严重的，应及时向单位负责人报告。
    （2）属于填写不符合要求的，如手续不完整、项目有遗漏、数字计算不准确、文字说明不完整的，应当退回，要求其按照规定进行更正、补充。

14．自制原始凭证的差错谁来修改？
    自制原始凭证如果出现差错也要退回出具部门或经手人，重开或者更正，如果是更正，要在更正处加盖更正者的印章，以明确责任；金额有错误的，应当由出具或者经手人重开，不得在原始凭证上更正。

15．职工报销凭证的签字有什么要求？
    （1）按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不得只签姓。
    （2）签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期。
    （3）领导签字应当明确表明是否同意报销。
    （4）为便于原始凭证的装订，签字是签在凭证的正面，应签在右上方。签字如果是签在凭证的反面，应签在左上方。
    （5）有多张凭证都需要签字时，要一张一张分别的签，不能用复写纸同时签。

16．职工公出借款的凭证怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第四十八条的规定精神，职工公出借款的凭证，必须附在记账凭证之后。借款收回时，不得退回原借款收据，应当另行开出借款收回的收据或者退回原借据的副本给借款人。

2007-10-7 18:58:54

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第八章 记账凭证 
  
  本章提要：本章介绍记帐凭证的种类、必须具备的内容、记帐凭证的填制方法和审核方法。 
    
  1． 记帐凭证怎样分类？
    记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容进行归类，编制会计分录的凭证，是登记账簿的依据。记账凭证可进行如下分类：
    （1）按所反映的经济业务内容分类。记账凭证按所反映的经济业务内容可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。收款凭证是记录货币资金收入业务的凭证，一般按现金和银行存款分别编制，例如：现金收款凭证、银行存款收款凭证；付款凭证是记录货币资金支出业务的凭证，一般也要按现金和银行存款分别编制，例如：现金付款凭证、银行存款付款凭证；转账凭证是记录与货币资金收付无关的业务的凭证，例如：分配工资费用、计提固定资产折旧、产成品完工入库等业务编制的记账凭证。
    （2）按填制的方式分类。记账凭证按所反映的经济业务内容可分为单式记账凭证和复式记账凭证。单式记账凭证是将一项经济业务所涉及的每个会计科目分别单独填制的记账凭证，每张记账凭证只登记一个会计科目，一项经济业务涉及几个会计科目就要填制几张记账凭证。其中，填列借方科目的称为借项凭证，填列贷方科目的称为贷项凭证。单式记账凭证便于分工记账，但是不能反映某项经济业务的全貌和所涉及的会计科目之间的对应关系。复式记账凭证是将一项经济业务所涉及的全部会计科目都填制在一张记账凭证上，收款凭证、付款凭证和转账凭证都是复式记账凭证。复式记账凭证能全面反映某项经济业务的全貌和所涉及的会计科目之间的对应关系，便于检查会计分录的正确性，但是不便于分工记账。工作中应用最广泛的是复式记账凭证。

 

2． 记账凭证必须具备哪些内容？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条的规定精神，记账凭证必须具备如下内容：
    （l）填制凭证的日期：收款凭证和付款凭证的填制日期要按货币资金的实际收入日期、实际付出日期填写；转账凭证的填制日期可以按收到原始凭证的日期填写，也可以按编制记账凭证的日期填写。
    （2）凭证编号：记账凭证必须编号，有利于查找。
    （3）经济业务摘要：摘要是对经济业务的简要说明。
    （4）会计科目：会计科目是账户的名称，正确使用会计科目是进行账务处理的基础环节。
    （5）金额：记账凭证所列金额是会计核算的基础，关系到会计账簿、会计报表的正确与否。为此，计算必须准确，书写清楚、符合要求。
    （6）所附原始凭证的张数：原始凭证是编制记账凭证的依据，必须在记账凭证上填写所附原始凭证的张数，两者必须相符。
    （7）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签名或盖章：以便于明确经济责任。

3． 以自制原始凭证代替记账凭证的，怎样处理？
    以自制原始凭证代替记账凭证的，自制原始凭证也必须具备记账凭证所应具备的各个项目。即填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、有关人员签名或盖章。

4． 记账凭证的填制有哪些要求？
    填制记账凭证是会计核算的重要环节，填制正确与否，关系到记账的真实性。填制时，必须满足下列要求：
    （1）必须以审核无误的原始凭证为依据。
    （2）摘要的填写简明扼要，既能概括经济业务的要点，又便于登记账簿和账证核对。
    （3）准确地使用会计科目，不得简化或用代号。
    （4）记账凭证中要求填写的内容必须填写齐全，不得简化。
    （5）按规定对凭证编号，附件完整。

5． 记账凭证的摘要栏怎样填写？
    摘要是对经济业务的简要说明。不论是手工填制凭证还是计算机填制凭证，都要在记账凭证上填写摘要。摘要要符合两个要求：一是能准确地表述经济业务的基本内容；二是简明扼要，容易理解。为此，要清楚表述如下内容：
    （1）发生经济业务的单位或个人。例如，编制购入物资的记账凭证，应在摘要中写出从“XXX公司”购入；编制材料费用分配的记账凭证，应在摘要中写出“生产车间”、“厂部”……领用；编制费用报销记账凭证时，应在摘要中写出“xxX”报销。
    （2）经济业务的主要内容。例如，“计提8月份固定资产折旧”、“XXX报销出差天津差旅费”。
    （3）其他关键内容。例如，重要收据的号码等。
    总之，通过摘要能够清楚地了解经济业务的来龙去脉。

6． 记账凭证中的会计科目怎样书写？
    记账凭证的基本功能是根据借贷记账法的记账规则，编制会计分录。编制会计分录时，必须填写会计科目。要符合如下要求：
    （1）必须使用统一会计制度规定的会计科目，不得自创，以保证核算口径一致，便于前后期的比较；也便于进行逐级汇总，为宏观经济管理服务。
    （2）一级科目、二级科目或明细科目填写齐全，对应关系清楚，金额正确无误。
    （3）在书写时，文字不要占满格，一般应占格距高度的1/2，上面留有一定的空格，便于更正差错。
    （4）字迹必须清晰、工整。

7． 记账凭证的附件有什么要求？
    记账凭证的附件就是所附的原始凭证，填制记账凭证所依据的原始凭证必须附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上标明所附原始凭证的张数。根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条规定的精神，对附件应当区别不同情况进行处理：
    （1）可以不附原始凭证的是：结账的记账凭证；更正错误的记账凭证。
    （2）一张原始凭证只对应一张记账凭证的：将原始凭证直接附在记账凭证后面。
    （3）一张原始凭证涉及几张记账凭证的，有两种方法可以使用：①将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，然后在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号，便于查找；②将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，然后在其他记账凭证后面附该原始凭证的复印件。
    （4）一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的：该原始凭证由本单位保留，附在本单位的有关记账凭证后面，给应负担费用的其他单位开出原始凭证分割单，供其结算使用。原始凭证分割单必须具备原始凭证所要求的基本内容，包括：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人的姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务的内容、数量、单价、金额和费用分摊情况。

8． 记账凭证怎样编号？
    为了便于查找和与账簿核对，记账凭证必须编号。编号时，可以根据记账凭证的数量，采用不同的方法。一般有三种方法：
    （l）记账凭证数量比较少，采用通用凭证的，将全部记账凭证统一编号，即按填制凭证的时间顺序编号，每月从第一号凭证开始，至月末最后一张结束。
    （2）采用多种凭证，货币资金收付业务比较均衡的：按收款凭证、付款凭证和转账凭证三类分别编号。每月从第1号凭证开始，例如，收字1号、付字1号、转字1号等等。
    （3）采用多种凭证，货币资金收付业务比较繁多的：按现金 收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和转账凭证五类分别编号。每月从第1号凭证开始，例如，现收1号、现付1号、银收1号、银付1号、转1号等等。
    无论采用上述哪种方法，都要对记账凭证连续编号，不能跳号或重号。当一项经济业务需要填制两张以上的记账凭证时，要采用“分数编号法”。例如，一项转账业务，按业务排序为第5项，需要填制4张记账凭证，编号应为：转5 1／4号；转5 2/4号；转5 3／4号；转5 4/4号。

9． 收款凭证怎样填制？
    收款凭证是根据现金、银行存款增加的经济业务填制的。填制收款凭证的要求是：
    （l）由出纳人员根据审核无误的原始凭证填制，必须是先收款，后填凭证。
    （2）在凭证左上方的“借方科目”处填写“现金”或“银行存款”。
    （3）填写日期（实际收款的日期）和凭证编号。
    （4）在凭证内填写经济业务的摘要。
    （5）在凭证内“贷方科目”栏填写与“现金”或“银行存款”对应的贷方科目。
    （6）在“金额”栏填写金额。
    （7）在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
    （8）在凭证的下方由相关责任人签字、盖章。

10．付款凭证怎样填制？
    付款凭证是根据现金、银行存款减少的经济业务填制的。填制付款凭证的要求是：
    （1）由出纳人员根据审核无误的原始凭证填制，程序是先付款，后填凭证。
    （2）在凭证左上方的“贷方科目”处填写“现金”或“银行存款”。
    （3）填写日期（实际付款的日期）和凭证编号。
    （4）在凭证内填写经济业务的摘要。
    （5）在凭证内“借方科目”栏填写与“现金”或“银行存款”对应的借方科目。
    （6）在“金额”栏填写金额。
    （7）在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
    （8）在凭证的下方由相关责任人签字、盖章。

11．现金与银行存款之间发生收付业务怎样处理？
    现金与银行存款之间发生收付业务，是指从银行提取现金或将现金送存银行。此类业务发生后，应一律编制付款凭证。即：从银行提取现金时，编制银行存款付款凭证；将现金送存银行时，编制现金付款凭证。这样处理的目的是为了强化对付款业务的管理。

12．转账凭证怎样填制？
    转账凭证是根据与现金、银行存款无关的经济业务填制的。填制转账凭证的要求是：
    （1）由会计人员根据审核无误的原始凭证填制。
    （2）填写日期（一般情况下按收到原始凭证的日期填写；如果某类原始凭证有几份，涉及到不同日期，可以按填制转账凭证的日期填写）和凭证编号。
    （3）在凭证内填写经济业务的摘要。
    （4）在凭证内填写经济业务涉及的全部会计科目，顺序是先借后贷。
    （5）在“金额”栏填写金额。
    （6）在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。
    （7）在凭证的下方由相关责任人签字、盖章。

13．汇总收款凭证怎样填制？
    汇总收款凭证分别按“现金”、“银行存款”科目的借方设置。根据汇总期内现金、银行存款的收款凭证，分别按与设置科目相对应的贷方科目归类汇总。定期（一般为五天或十天）填制一次，每月填制一张。月终，将汇总收款凭证的合计数计算出来，分别记入现金、银行存款总账的借方及各对应账户的贷方。

14．汇总付款凭证怎样填制？
    汇总付款凭证分别按“现金”、“银行存款”科目的贷方设置。根据汇总期内现金、银行存款的付款凭证，分别按与设置科目相对应的借方科目归类汇总。定期（一般为五天或十天）填制一次，每月填制一张。月终，将汇总付款凭证的合计数计算出来，分别记入现金、银行存款总账的贷方及各对应账户的借方。

15．汇总转账凭证怎样填制？
    汇总转账凭证按每个科目的贷方分别设置。根据汇总期内的全部转账凭证，按与设置科目相对应的借方科目归类汇总。定期（一般为五天或十天）填制一次，每月填制一张。月终，将汇总转账凭证的合计数计算出来，分别记入总账中有关账户的借方和设置账户的贷方。为了避免汇总时出现重汇和漏汇，平时填制转账凭证时，只能按一个贷方科目与一个或几个借方科目相对应来填制，而不能以几个贷方科目同一个借方科目相对应来填制。如果汇总期内某一贷方科目的转账凭证较少，可以不编制汇总转账凭证，直接根据转账凭证登记总账。

16．记账凭证填写后的空行怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条规定的精神，记账凭证填制完经济业务事项后，如果有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

17．记账凭证数字的书写有哪些要求？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条规定的精神，填制记账凭证时，数字的书写必须符合下列要求：
    （1）阿拉伯数字在书写时，不得连笔写，必须一个一个地写。阿拉伯数字金额前必须书写货币币种符号或者货币名称的简写和币种符号（例如，￥、￡、＄）。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白（例如，人民币 18890元，应写为：￥18890，不得写为￥ 18890）。如果在金额数字前书写了币种符号，数字后面不再写货币单位。
    （2）所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可以填写“00”，或者填写符号“－”；有角无分的，分位应当填写“0”，不得用符号“－”代替。
    （3）汉字大写的金额，一律用正楷或者行书体书写，写为“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿”，不得写为“0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。大写金额数字到元为止的（或者到角为止的），在“元”或者“角”字之后填写“整”字或者“正”字（例如，10879.5元，写为：壹万零捌佰柒拾玖元伍角整）；如果有分的，“分”字后面不写“整”字或者“正”字（例如，10879.52元，写为：壹万零捌佰柒拾玖元伍角贰分）。
    （4）大写金额的数字前未印有货币名称的，要加填货币名称，币种名称与金额数字之间不得留有空白。
    （5）阿拉伯数字书写的金额，中间只有一个“0”的（例如，10879元），用汉字大写时，只写一个“零”字（写为：壹万零捌佰柒拾玖元）；如果阿拉伯数字金额中间连续有几个“0’的（例如，l0078元），用汉字大写时，也可以只写一个“零”字（写为：壹万零柒拾玖元）；如果阿拉伯数字金额元位是“0”的（例如，18870元），用汉字大写时，可以不写“零”字（写为：壹万捌仟捌佰柒拾元）；如果阿拉伯数字中间连续有几个“0”，元位也是“0’’，但角位不是“0”的，（例如，l0070.5元），用汉字大写时，可以只写一个“零”字（写为：壹万零柒拾元零伍角），也可以不写“零”字（写为：壹万零柒拾元伍角）。

18．记账凭证的差错怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条规定的精神，记账凭证发生差错，应当按如下要求处理：
    （1）填制时发生错误的：应当重新填制。
    （2）已经登记入账的记账凭证，科目使用错误，在当年内发现：用红字填写一张与原来内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销X月X日X号凭证”；同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“订正X月X日X号凭证”。
    （3）已经登记入账的记账凭证，科目使用没有错误，只是金额错误，在当年内发现：将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字补充登记；调减金额用红字冲销。
    （4）发现以前年度记账凭证有错误：应当用蓝字填制一张更正的记账凭证予以更正。

19．记账凭证应当审核什么？
    记账凭证是登记账簿的依据，为了保证账簿登记的正确性，记账凭证填制完毕必须进行审核。审核的内容是：
    （1）填制凭证的日期是否正确：收款凭证和付款凭证的填制日期是否是货币资金的实际收入日期、实际付出日期；转账凭证的填制日期是否是收到原始凭证的日期或者是编制记账凭证的日期。
    （2）凭证是否编号，编号是否正确。
    （3）经济业务摘要是否正确地反映了经济业务的基本内容。
    （4）会计科目的使用是否正确；总账科目和明细科目是否填列齐全。
    （5）记账凭证所列金额计算是否准确，书写是否清楚、符合要求。
    （6）所附原始凭证的张数与记账凭证上填写的所附原始凭证的张数是否相符。
    （7）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员的签名或盖章是否齐全。

20．会计电算化记账凭证的格式有哪些？
    根据会计业务的不同，单位会采用不同类型的记账凭证，但大部分通用财务软件都采用统一的凭证格式——“借贷金额式”记账凭证格式，如表8－l所示。

  记账凭证是财务系统直接处理的对象，每一张记账凭证都应能够完整地反映某项经济业务的来龙去脉，因此，记账凭证输入的主要内容通常应包括：日期、凭证类别及编号、摘要、会计科目，以及金额、所附原始凭证张数等；有关人员签字由系统自动识别并做登记。

2007-10-7 18:59:51

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21．在会计电算化系统中，怎样输入凭证类型与凭证编号？
    （1）凭证类型。当用户需要使用自定义的凭证类型进行记账凭证的输入时，可直接输入凭证类型代码，系统自动显示凭证的简称，当需要打印记账凭证时，系统可以自动转换成凭证的正式名称。
    （2）凭证编号。是凭证的惟一标识，即凭证代码。凭证编号由系统自动分类按月编号，系统自动编号是为保证编号的连续性，同时也方便用户使用。对凭证进行查询、汇总和打印等*作，都是通过凭证代码指明具体的凭证或*作范围。

22．在会计电算化系统中，如何进行科目代码及金额的正确性检验？
    会计科目和金额是记账凭证中最重要的内容。会计软件是通过科目代码输入会计科目的。用户可根据发生的经济业务，确定所涉及的科目后，输入该科目的代码即可。在科目代码的输入过程中，系统会自动地提供帮助功能。
    在刚开始使用财务软件时难以记住所有的科目代码，因此系统一般都提供科目代码输入过程中的提示功能，用来帮助用户查询科目代码。同时系统对所输入的科目代码自动进行正确性校验，科目代码输入标准，是输入最低一级明细的代码，并且是科目表中已存在的。在凭证输入过程中，系统随时检验科目代码和金额的正确性。

23．在会计电算化系统中，如何设置常用摘要？
    与手工系统相比，计算机凭证摘要的内容是事先准备就储存入系统中的，输入凭证摘要内容时可直接调用，这就避免了人工书写的不确定性和随意性，从而使摘要内容规范化。摘要内容词组设置一般都在输入凭证画面，进行“增加常用的摘要”栏*作。具体使用时，可通过摘要代码输入，也可用功能键调出提示输入。摘要代码（助记符）的设置见表8－2，财务软件摘要代码一般为4位．摘要内容词组一般不超过10个汉字。

24．在会计电器化系统中，凭证输入时需要注意哪些问题？
    （l）通用账务处理系统一般允许输入一借一贷、一借多贷。一贷多借，甚至多借多贷的记账凭证，对一张凭证中的笔数没有限制。但用户在使用时仍应按会计制度的规定，一张记账凭证记录一笔完整的会计业务，不应将不同的业务记录在一张凭证上。
    （2）对于设有辅助核算的会计科目输入时，系统将在相应位置开设窗口，提示输入相应内容。例如，设有数量核算的，系统将要求输入数量和单价；需要进行外币核算的，将要求输入对应外币金额和汇率；设为银行类别的，将要求输入结算类别和结算单据号。这些内容应按要求输入。
    （3）凭证输入完毕，系统自动将进入系统时注册的*作人员的姓名填入有关签章位置。该项内容不需输入。
    （4）通用会计软件，除了设有自动转账功能外，一般还设有定义凭证格式功能。设置定义凭证格式功能是为处理那些有规律性的会计业务。在一个会计期间内（一般为一个月），经常会出现会计业务性质相同只是日期和金额不同的情况。例如，会计软件开发公司销售通用会计软件，每套软件5000元。此类业务的收款凭证除日期和所收支票的结算号以外，其他凭证要素的基本内容相同。
    为了减少记账凭证输入的工作量，加快凭证输入的速度，可以事先在这类凭证中设置摘要和借贷方会计科目等会计要素，并将其以文件形式保存在系统中。一般称这种特殊的凭证为自动定义格式凭证。当需要输入这类业务的记账凭证时，可以按系统提示调出相应的格式，输入该笔业务的日期和金额，即可完成一张凭证的录入工作。自动定义格式凭证与自动转账的功能相似但使用场合不同。

25．实现会计电算化后，记账凭证错误是否可以直接修改？
    对未经审核的记账凭证，可由制单人直接进行修改。
    对已经审核但尚未登记入账的记账凭证，必须先由审核人员取消审核，然后由制单人进行修改。
    对已经登记入账的记账凭证，不能进行修改，应当采用错账的更正方法。

26．实现会计电算化后，是否还需要手工书写记账凭证？
    在试运行后，不再需要手工编制记账凭证。制单人员可以根据原始凭证直接在计算机上进行。记账凭证的审核也是由审核人员直接在计算机上进行。

27．在会计电算化系统中，怎样查询记账凭证？
    在计算机账务处理系统中，一般都提供查询记账凭证的功能。由于在会计信息系统中，记账凭证的数量往往非常大，所以系统提供多种查询方法以满足用户的不同查询要求，用户只需给出一定的查询条件，便可以查找出满足需要的记账凭证。

28．计算机凭证的汇总方法有哪些？
    所谓凭证汇总就是将一批连续编号的记账凭证所涉及的总账科目的借、贷方金额进行汇总，计算出这些总账科目的借贷方金额合计数。
    按照现行会计制度规定，大约每50张记账凭证应装订成册并附一张记账凭证汇总表，装订成册的记账凭证连同凭证汇总表作为会计重要的档案保存以备审计和查询。记账凭证汇总表是反映某一阶段所有记账凭证所涉及的各科目情况汇总表，通过凭证汇总表可以查询到每个一级科目在查询范围内的借、贷方汇总金额、该册凭证的起止凭证编号及该册凭证的张数等。在凭证汇总表中所有账户的借方金额合计数应等于贷方金额合计数。

29．计算机凭证的审核有哪些要求？
    凭证审核是会计工作中非常重要的工作环节。按照会计制度的规定，输入的凭证必须经过审核并确认无误签章后方可在计算机中生效，设置凭证审核功能的目的在于防止凭证输入人员有意或无意的错误，因此，只有认真审核凭证，才能保证会计信息的质量。
    在电算化日常账务系统中，编制并输入记账凭证几乎是惟一由人工进行的*作，所有账簿的数据都是由计算机自动计算汇总记账凭证产生的，用户无法在记账过程中再次确认和计量，所以对记账凭证的审核就更加重要了，只有做好记账凭证的审核工作，才能为以后获得正确的账簿数据、报表数据打好基础。根据会计电算化管理制度的规定，输入计算机内的记账凭证必须进行审核，这是会计电算化账务系统非常重要的工作环节。尽管账务处理系统在凭证录入的过程中设计了大量的正确性检验功能，但一些人为的错误，例如，凭证的科目代码输入错误导致会计科目发生错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额相同等。
    这些错误都是计算机系统很难检测的。这就要求审核人员检验原始凭证的内容是否与记账凭证的内容完全一致。记账凭证的审核应由审核记账岗位的*作人员进行，任何人员都无权审核自己输入的记账凭证。在会计核算软件系统中，记账凭证的输入有两种方式：
    （1）如果记账凭证是根据手工编制的记账凭证输入到计算机上，记账凭证的审核主要是审核输入计算机内的记账凭证是否与审核无误的手工记账凭证相同，有无输入错误。同时也应对手工记账凭证做进一步的复核，这种复核与手工审核内容相同。根据会计制度要求，审核有关会计业务是否真实、合法；记账凭证是否与原始凭证相符；会计分录编制是否正确。
    （2）如果记账凭证是根据原始凭证直接在计算机上编制的，凭证审核人员按照会计制度的要求，对凭证录入人员输入的凭证进行检查核对。审核认为有错误的记账凭证应退回凭证录入人员修改。输入错误的凭证，录入人员应及时改正。只有审核无误的记账凭证才能据以登记机内账簿。
    在账务处理系统中，录入记账凭证是计算机处理的开始，也是机内会计数据的最基本、最重要的来源。由于以后的记账、结账等工作都由计算机自动进行，无法像手工会计业务处理那样在这些环节再次进行账账核对及账证核对。因此，对于输入计算机内的记账凭证进行审核就更加重要，必须对此环节予以充分重视。

30．计算机凭证的审核方法有哪些？
    会计核算软件中的审核方法包括逐张凭证审核与逐批凭证审核两种。电算化凭证审核一般是指逐张凭证审核，具体进行凭证审核时，需要指定待审核的凭证的类型、时间、录入员、借贷科目及金额等凭证要素，系统随后将要求审核的记账凭证逐张显示，审核人员经过认真审核确认无误后，进行签名*作；系统则在记账凭证的审核栏中填入审核人员的姓名，表示该张记账凭证已审核通过，再继续显示下一张待审核的记账凭证，重复上述*作直至所有凭证审核完毕。
在实际工作中，常用的凭证审核方式有：
    （l）直接根据原始凭证输入记账凭证，然后在机器上进行审核。
    （2）手工填制凭证并已审核通过，然后输入到计算机中。
    （3）先将所有已输入、未审核的记账凭证全部打印出来并提供给凭证审核人员，凭证审核人员审核每一张凭证，经过审核并确认无误后，在打印出来的记账凭证上签章，打印输出的记账凭证经过审核全部签章通过。
只有第三种情况可以采用逐批凭证审核方法。

31．计算机凭证记账处理方式有哪些？
    当所有的记账凭证输入完毕，并经过审核签章后，就可进行记账工作。与手工核算不同，电算化账务处理系统中，实际上并不存在手工意义上的登记账簿，所有的账簿数据都是以数据库文件的形式在系统中存放。从系统数据处理方式来看，记账处理实际上是在数据库文件上做一个记账的标记，使含有记账标记的会计凭证成为正式会计账簿；同时对现金流量等辅助账进行相应的数据处理。通过以上的分析可知：通过记账处理，正式形成了系统的基础数据。这是记账处理的主要功能目标。

32．在会计电算化系统中，凭证记账时应注意哪些事项？
    （1）审核过的凭证才能记账，每月可多次使用记账功能。
    （2）记账后，记账凭证不能再被修改。因此，审核岗位通常兼任记账工作。
    （3）上月份未结账，不允许记本月份账。
    （4）如果凭证中有银行账或往来账科目，系统会将相应的经济业务转到“银行存款未达账项”和“未清理往来业务”辅助账进行处理。

33．计算机凭证怎样输出？
    凭证输出包括凭证查询与打印，凭证输出的格式可以是统一的记账凭证格式，也可以是汇总表格式等。表8－3为通用会计软件输出的记账凭证综合查询汇总表，实际上该表直观地反映了一个月的经济业务，是记账凭证的全面反映。

2007-10-7 19:00:15

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第九章 会计凭证的保管 
  
  本章提要：本章介绍会计凭证的装订方法、保管要求和销毁的有关规定。 
    
  1． 会计凭证怎样装订?
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，记账凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。为此，必须对会计凭证进行装订，其要求是：
    记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。
    装订时，首先将全部凭证以左上角为准对齐，在左上角正面放一块长宽各约9公分的正方形牛皮纸，将牛皮纸对折为四块，剪掉左上角的那块，将右下角与凭证的左上角对齐；其次在凭证封面左上角上钻两个孔，穿入装订绳，绕两圈，在封底打上结；再其次将牛皮纸右上角和左下角两小块反折到凭证封底，粘在打好的结上，将结压在里面（上述装订面积一般不超过3．5公分）；最后由装订人盖上骑缝章，并在脊背上填写时间及编号。

 

2． 会计凭证的封面怎样填写？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证的封面在填写时，应当包括以下内容：单位名称、所属的年度和月份、起讫日期、凭证种类、起讫号码等。

3． 会计凭证装订时，某些霎要的原始凭证可以怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些重要的原始凭证，比如各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件、契约等，为了便于日后查阅，可以不附在记账凭证之后，另编目录，单独保管，然后在相关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号，以便日后核对。

4． 会计凭证装订时，数量较多的原始凭证可以怎样处理？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，会计凭证装订时，对于那些较多的原始凭证，例如，发货票、收货单、领料单等，也可以不附在记账凭证之后，单独装订成册，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原始凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。

5． 已经存档的会计凭证需要调用肘，应办理什么手续？
    根据财政部《会计基础工作规范》第五十五条规定的精神，已经存档的会计凭证需要调用时，必须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复印。如果是外单位调用提供复印件，提供时应当在专设的登记簿中登记，并由提供人员和接收人员共同签名或者盖章。

6． 会计凭证的保管期限是怎样规定的？
    根据1999年1月1日起执行的《会计档案管理办法》的规定精神，会计凭证的保管期限是：
    （l）原始凭证：15年。
    （2）记账凭证：15年。
    （3）汇总凭证：15年。

7． 什么样的会计凭证可以消毁？
    根据1999年1月1日起执面的《会计档案管理办法》的规定精神，保管期满的会计凭证时以销毁。但是，属于下列情况的，保管期满也不得销毁：
    （l）尚未结清的债权债务的原始凭证，保管期满也不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
    （2）正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计凭证也不得销毁。

8． 会计凭证销毁的，应当办理什么手续？
    根据1999年1月1日起执行的《会计档案管理办法》的规定精神，按规定可以销毁的会计凭证，销毁时应办理如下手续：
    （l）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清册，列明所销毁的会计凭的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁的时间等等。
    （2）由单位负责人在销毁清册上签署意见。
    （3）销毁时，应由档案机构和会计机构共同派员监督。
    （4）监销人员在会计凭证销毁前，应当按照销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计凭证；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

2007-10-7 19:00:33

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第十章 账簿格式 
  
  本章提要：本章简要说明账簿按用途和外表形式如何分类，并进而说明如何从经济业务发生的特点来选用账簿的格式。 
    
  1． 账簿按用途怎样分类？
    账簿按其用途可以分为日记账、分类账和备查簿三种。
    （l）日记账。日记账也称序时账，是按照经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。日记账有两种形式，一种是把全部经济业务按照时间顺序记录在账簿中，称为普通日记账。一种是把性质相同的经济业务分别登记下来，称为特种日记账。例如，为了加强货币资金管理，各单位对现金和银行存款的收付业务，都必须专门设置现金日记账和银行存款日记账进行登记。现金和银行存款日记账就是特种日记账。
    （2）分类账。分类账是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类核算和登记的账簿，分类账又分为总分类账和明细分类账。
    总分类账简称总账，是根据一级会计科目开设的账户，用以全面地、连续地记录和反映全部经济业务的账簿。总分类账可以提供经济活动和财务收支的全面情况，统驭明细分类账，为编制会计报表提供主要依据，所有单位都必须设置总分类账。
    明细分类账简称明细账，是根据总分类科目设置，按所属二级科目或明细科目开设账户，用以分类登记某一类经济业务，提供比较详细的核算资料的账簿。明细分类账，可以提供经济活动和财务收支的详细情况，有利于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算，也为编制会计报表提供必要的资料。因此，各单位在设置总分类账的基础上，根据经营管理的实际需要，按照一级科目设置必要的明细分类账。
    （3）备查簿。备查簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记录或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿，是一种辅助性的账簿，它可以为经营管理者提供必要的参考资料。例如，应收票据备查簿、租入固定资产备查簿等。没有固定格式，它与其他账簿之间不存在依存和勾稽关系。

 

2． 账薄按其外表形式怎样分类？
    （l）订本式账簿。订本式账簿简称订本账，订本账是在启用前就已经按顺序编号并固定装订成册的账簿，现金日记账、银行存款日记账和总分类账一般采用这种形式。其优点是可以防止账页散失或抽换账页；其缺点是账页固定后，不能确定各账户应该预留多少账页，也不便于会计人员分工记账。
    （2）活页式账簿。活页式账簿简称活页账，活页账是在启用前和使用过程中把账页置于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿。适用于一般明细分类账，其优点是可根据实际需要，灵活使用，也便于分工记账；其缺点是账页容易散失和被抽换。为了克服此缺点，使用活页账时必须要求按账页顺序编号，期末装订成册，加编目录，并由有关人员盖章后保存。
    （3）卡片式账簿。卡片式账簿简称卡片账，卡片账是由许多具有账页格式的硬纸卡片组成，存放在卡片箱中的一种账簿。卡片账多用于固定资产、存货等实物资产的明细分类核算。其优缺点与活页账基本相同，使用卡片账一般不需要每年更换。

3． 现金和银行存款的核算怎样选择账簿格式？
    任何一个单位，只要有现金收付业务就应进行现金核算，建立现金日记账，应做到有钱就有账，以账管钱，收付有记录，清查有手续，保证现金的完整和合理使用。现金日记账要安全，必须选用“订本式”账簿，账页的格式一般选用“三栏式”，即借方、贷方、余额，也可根据业务的多少，选择“多栏式”和“收付分页式”日记账。
只要有货币结算业务的单位，都应设置银行存款日记账，银行存款日记账必须采用“订本式”账簿，银行存款日记账的账页格式与现金日记账基本相同，但要增设“结算凭证”栏，以便与银行对账。账簿的格式一般采用“三栏式”，也可分别设立“多栏式”的银行存款收入日记账和银行存款支出日记账。

4． 哪些经济业务适用于三栏式明细账？
    三栏式明细账适用于只需进行金额明细核算，而不需要进行数量核算的账户。例如，债权、债务等结算账户，其他只核算金额的账户也可采纳。

5． 哪些经济业务适用于数置差额式明细账？
    数量金额式明细账在“收入”、“发出”、“结存”三大栏内分别设置“数量”、“单价”、“金额”三小栏，一般适用于既要进行金额核算又要进行实物数量核算的各项财产物资，例如，原材料、库存商品等。

6． 哪些经济业务适用于多栏式明细账？
    多栏式明细账是根据管理需要，在一张账页内不仅按借、贷、余三部分设立金额栏，还要按明细科目在借方或贷方设立许多金额栏，以集中反映有关明细项目的核算资料，这种格式的明细账适用于“生产成本”、“制造费用”、“营业费用”、“管理费用”、“主营业务收入”（分产品的）等账户的明细核算。

7． 哪些经济业务适用于平行式明细账？
    平行式明细分类账也叫横线登记式明细账。平行式明细分类账页设“借方”和“贷方”两栏。平行式明细账其特点是将前后密切相关的经济业务，于核销账时在同一横格内进行登记，以检查每笔业务的完成及变动情况，这种格式适用于“物资采购”和某些应收、应付款项的明细核算。

8． 哪些经济业务可用卡片式账簿？
    卡片账是以发散的卡片组成，放在卡片箱中可以随取随放的一种账簿，一般适用于固定资产明细账，它一般不需要每年更换。

9． 实现会计电算化后，会计账簿的打印有哪些要求？
    日记账必须及时打印；明细账和总账可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可以满页后再打印。打印出的账页应连续编号，经审核无误后作为正式账页装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。

10．计算机账簿输出方式有哪些？
    计算机账务处理的结果是生成各种账簿、报表等。主要包括日记账、明细账、总账、各种对内、对外会计报表等。账簿的输出方式，一般有磁盘输出、屏幕显示输出和打印输出等。磁盘输出是将账簿和报表以标准数据文件的形式输出到磁盘，以便保存、传递和查询有关的信息；屏幕显示输出是将用户需要的信息在屏幕上按用户要求显示出来，用户利用显示输出可以进行各种查询；打印输出是指将用户需要的输出信息按规定的格式打印出来。
    所有账簿数据的形成均是由系统自动将记账凭证汇总过账产生的。用户对账簿的*作主要就是对各类账簿的查询、输出以获得有用的会计信息。通用会计软件输出的“总账及科目余额表”如表 10－1所示。点击次处见图表

2007-10-7 19:00:48

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第十一章 账簿的启用和登记 
  
  本章提要：本章主要说明以簿启用的方法和会计账簿扉页的填写，并举们说明各种不同类型以簿的登记方法、汪意事项反填写要求。 
    
  1． 会计帐簿启用时靡页怎样填写？
    启用会计账簿扉页时，应按以下规定填写：
    （l）在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。
    （2）账簿扉页上应附“经办人员一览表”。内容包括单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和公章。会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或者盖章。
    （3）粘贴印花税票。
    ①粘贴印花税票的账簿，印花税票一律粘在账簿扉页启用表的右上角，并在印花税票中间划两根出头的横线，以示注销；
    ②使用缴款书交纳印花税，在账簿扉页启用表上的左上角注明“印花税已缴”及缴款金额。缴款书作为记账凭证的原始凭证登记入账。

 

2． 总账在登记时怎样便写摘要栏？
    在登记总账时，摘要栏的填写因各单位账务处理程序不相同，摘要填写的内容也不相同，一般应在摘要栏填写“上年结转”、“本月合计”、“本年累计”等，除此之外，还应填写凭证汇总的起止号。

3． 账簿登记包括哪些内容？
    账簿登记的内容包括：登记会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他相关资料。做到数字准确，摘要清楚，登记及时，字迹工整。

4． 账簿登记完毕，要在记账凭证上做哪些工作？
    帐簿登记完毕，要在记账凭证上由记账人员签名或者盖章，并在凭证记账栏填写登记符号（√）表示已经登账。

5． 应当使用什么笔登记账簿？
    登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。

6． 什么情况可以使用红色墨水登记账簿？
    下列情况，可以用红色墨水记账：
    （l）根据红字冲账的记账凭证冲销错误账簿记录。
    （2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。
    （3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。
    （4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

7． 登记明细账的摘要栏时，是否一定要按记账凭证的摘要抄写？
    登记明细账的摘要栏时，不一定完全按照记账凭证摘要照抄。因为某些内容在明细账上设有专栏，其摘要填写无需照记账凭证抄录一遍。如材料明细账上已经列有原材料品名、规格、数量、单价等事项专栏，应收款及应付款明细账上列有明细账户即供应单位或购货单位的名称或个人名称，因而在记账的摘要栏，就可省略以上内容。但必须强调，明细账上的摘要与记账凭证摘要的内容实质上必须保持一致。

8． 每一账页登记完毕转下页时，是否要书写“过次页”？
    每一账页登记完毕时，可以书写“过次页”，也可以将本页合计数及余额写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

9． 每一账页登记完毕转下页时，是否要结出最后一行余额？
    每一账页登记完毕转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内。并在摘要栏内注明“过次页”、“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数，应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计过次页的本页合计数应当为自年初至本页止的累计数；对既不需要结计本月发生数，也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

10．登账时，发生隔页、跳行怎样处理？
    各种账簿按页顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。

11．登记账簿时文字和数字的书写自哪些要求？
    账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

12．账户的期末余额怎样填写？
    凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样。没有余额的账户应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“Q”表示。
    账户余额的填写方法是：每月结账时，应将月末余额写在本月最后一笔经济业务记录的同一行内。但在现金日记账、银行存款日记账和其他需按月结计发生额的账户，例如，各种成本、费用、收入的明细账簿，每月结账时还应将月末余额和发生额写在同一行内，在摘要栏内注明“本月合计”字样。这样做，账户记录中的月初余额加减本期发生额等于月末余额，便于账户记录的稽核。需要结计本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，“本月合计”行已有余额的，“本年累计”行就不必再写余额了。

13．结账时应当如何划线？
    结账划线的目的是为了突出本月合计数及月末余额，表示本会计期的会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。月结划单红线，年结划双红线，划线应划通栏线，不应只在本账页中的金额部分划线。

14．总账与明细账怎样进行平行登记？
    总分类账户是所属的明细分类账户的综合，对所属明细分类账户起统驭作用。明细分类账户是有关总分类账户的补充，对有关总分类账户起着详细说明的作用。总分类账户和明细分类账户，登记的原始凭证依据相同，核算内容相同，两者结合起来既总括又详细地反映同一事物。因此，总分类账户和明细分类账户必须平行登记。所谓平行登记就是对每一项经济业务，一方面要在有关的总分类账户中进行总括登记；另一方面还要在其所属的有关明细账户中进行明细登记。平行登记的要点：
    （l）同期登记。即对发生的每一笔经济业务，根据会计凭证一方面在有关的总分类账户中进行总括登记；另一方面要在同一会计期间记入该总分类账户所属的明细分类账户（没有明细分类账户的除外）。
    （2）同向登记。即将经济业务记入某一总分类账户及其所属的明细分类账户时，必须记在相同方向，即总分类账户记借方，其所属明细账户也记借方；相反，总分类账户记贷方，其所属明细账户也记贷方。
    （3）等额登记。即记入总分类账户的金额与记入其所属明细分类账户的金额之和必须相等。
    下面以“原材料”账户为例，说明总分类账户与明细分类账户的平行登记。
    「例1」东方工厂2001年6月30日“原材料”账户期末余额为85000元，其中：甲材料100千克，计55000元，乙材料50千克，计30000元，7月13日购入原材料100000元，其中甲材料40千克，计22000元，乙材料130千克，计78000元。本月25日生产领用材料为73500元，其中甲材料90千克，计49500元，乙材料40千克，计24000元。
    根据上述资料，开设“原材料”总分类账户和甲、乙材料明细分类账户，平行登记如下（见表11－1、表11－2、表11—3）：

表11-1 总            账   
会计科目：原材料 
 
 
15．现金日记账如何登记？
    现金日记账的登记方法如下：
    日期栏：与记账凭证日期一致，记账凭证的日期要与现金实际收付日期一致；
    凭证栏：据以入账的凭证种类及编号；
    摘要栏：简要说明入账经济业务的内容；
    对方科目栏：是指与现金对应的会计科目；
    收入、支出、结余栏：是指现金收、支及当期结余额。
    现金日记账的登记要做到日清月结。每日业务终了分别计算现金收入和支出的合计数，并结出余额，同时将余额与出纳库存现金核对清楚，如账款不符应查明原因，并记录备案，即“日清”；月末要计算本月现金的收、付和结余合计数，即“月结”。格式如下（见表11-4）：

16．银行存款日记账如何登记？
    银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同。需要说明的是，银行存款日记账中的结算凭证栏登记的是使银行存款增加或减少的结算方式。例如，委托收款凭证及号码、转账支票及号码、信汇及号码等。银行存款日记账要定期与银行转来的对账单相核对，以保证银行存款账簿记录的正确性。

17．三栏式明细账如何登记？
    三栏式明细账的登记方法是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务的先后顺序逐日进行登记的。格式如下（见表11－5）：

18．数量金额式明细账如何登记？
    数量金额式明细账是由会计人员根据审核无误的记账凭证、原始凭证、汇总原始凭证等，按经济业务发生的时间顺序逐日逐笔进行登记的。格式如下（见表11-6）：

表11-6 材 料 明 细 账   
材料名称：黑色金属   材料编号：2003 
品名或规格：圆钢   储备定额：1000千克 
有效地点：一号库   计量单位：千克 
 
19．多栏式明细账如何登记？
    多栏式明细账是将各类明细科目核算集中在同一张账页上，因明细分类登记经济业务不同，多栏式明细分类账中账页又分为借方多栏、贷方多栏和借贷方均多栏三种格式。
    借方多栏式明细账的登记方法。借方多栏式明细账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的，平时在借方登记费用成本的发生额，贷方登记月末将借方发生额一次转出的数额。如果不设贷方，月末将借方发生额一次转出时用红字记在借方。格式如表11－7、表11－8、表11—9所示。

（l）生产成本明细账页按借方设置专栏，保留贷方和余额栏。
    （2）生产成本明细账按借方设置专栏，不设贷方和余额栏。

20．平行式明细账如何登记？
    平行式明细分类账也叫横线登记式明细账，是将前后密切相关的经济业务在同一横线内进行详细登记，当经济业务发生时的一方进行登记后，与之相应的业务则不管什么时候再发生，均在同一行次的另一方平行登记，以便检查每笔业务的完成和变动情况。这种明细账适用于“物资采购”和某些应收、应付款项的明细核算。格式如表 11－10所示。

表11-10 物资采购明细账   
材料名称： 钢材 

2007-10-7 19:01:20

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第十二章 错账更正方法 
  
  本章提要：本章主要说明错出产生的原因，查找错账的方法，从反更正错账的*作规则。 
    
  1． 产生错账的原因有哪些？
    出现错账的原因：一是会计凭证填制错误，主要表现为记录内容有误、计算错误、会计科目错误、借贷方向错误、借贷金额有误；二是记账错误，主要表现在账簿记录出现重记、漏记、混记、错记等情况。

 

2． 查找错账的方法有哪些？
    一般情况下，如果发生了错账，应采取以下措施查找：
    （1）先计算出差错的数额。
    （2）综合各种有关情况，确定可能出现差错的范围。
    （3）确定查找的线索，采用适当的方法予以查错。
主要查错方法有六种： 差数查找、除二法查找、除九法查找、顺查法、逆查法、抽查法。

3． 怎样使用逆变法？
    逆查法是沿着“试算—结账—过账—制证”逆账处理程序，从尾到头进行的普遍检查。
    （l）检查试算平衡表本身，复核试算平衡表内各栏金额合计数是否平衡；检查平衡表内各账户的期初余额加减本期发生额是否等于期末余额；核对平衡表内该账户的各栏金额是否抄写错误。
    （2）检查各账户的发生额及余额的计算是否正确。
    （3）将记账凭证、原始凭证及账簿记录逐笔核对，检查过账有无错误。
    （4）检查记账凭证的填制是否正确。

4． 怎样使用顺查法？
    顺查法是沿着“制证—过账—结账—试算”的账务处理程序，从头到尾进行的普遍检查。
    第一步，将记账凭证与原始凭证核对，检查有无制证错误。
    第二步，将记账凭证及所附原始凭证与账簿记录逐笔核对，检查有无错误。
    第三步，结算各个账户的发生额及期末余额，检查有无计算错误。
    第四步，检查试算平衡表上有无抄写与计算错误。

5． 怎样使用重点抽查法？
    重点抽查法是在已初步掌握情况的基础上，有重点的抽取账簿记录中某些部分进行检查的方法。例如，差数是元位数时，只查找元、角、分位，其他数字则不必逐一检查。这样就缩小了查找范围，比较省力而且有效。

6． 怎样使用差额检查法？
    这是直接从账账之间的差额数字来查找错误的方法。例如，现金日记账余额为3560元，总账中现金账户的余额为3500元，相差60元。可直接根据账面数（现金日记账余额）与核对数（总账中现金账户的余额）的差额来查找。记重账时，可从账簿记录中查找，如果发现同一账户记录中，有两个数相同并与这个差额（60元）相等。其中一个数可能是重记的数字。漏记时，可在记账凭证中直接查找60元的经济业务，看是否漏登。

7． 怎样使用差额“除二法”？
    这是将账账之间差额数字除以二，按商数来查找差错的方法，这种方法适用于查找方向记反账的错误。例如，原有原材料库存6000元，又入库1000元，应在“原材料”账户借方登记1000元，期末余额应是7000元，结果记在“原材料”贷方1000元，致使期末余额只有5000元，相2000元。用这个差额数字（2000）除以2，商数是1000元，便是该错数。查找时应注意有无1000元的业务记反了方向。

8． 怎样使用“除九法”？
    除九法是指用差数除以9来查找错账的方法。此法适用于查找数字错位和邻数倒置所引起的差错。
    （1）在登账过程中可能会把数字的位数搞错。如十位数记成百位数，而百位数记成千位数或者把千位数记成百位数，如果出现这种情况，差数均可被9整除，其商数就是要查找的差错数。
    如果是大数记成了小数，例如，52830误记成是5283，差数47547，除以9后，商为5283，你就可以在账簿上查找是否将52830误记为5283；如果是小数记成了大数，例如，420误记成4200，差数为3780，除以9后，商为420，将420乘10后得4200，你就可以在账簿中查找是否将420误记为4200的情况。
    （2）邻数倒置。如果记账时，出现将相邻两位数或三位数的数字顺序颠倒的错误，也可采用“除九法”查找。
    如将52误记为25，或将25误记为52，两个数字颠倒后，个位数变成了十位数，十位数变成了个位数，这就造成了差额为9的倍数。如果前大后小颠倒的前小后大，正确与错误的数的差额就是一个正数，这个差数除以9所得商的有效数字便是相邻颠倒两数的差值。如将52错记为25，差数27除以9的商数为3，这就是相邻颠倒两数的差值（5－2）。如果前小后大颠倒的前大后小，正确数与错误数的差数则是一个负数，这个差数除以9所得商数的有效数字就是相邻颠倒两数的差值，如将25错误记为52，差记数一27除以9的商为一3，这就是相邻颠倒两数差值（2－5）。我们可以从与差值相同的两个相邻数范围内去查找。这样就缩小了查找范围。为查找方便参见相邻数字颠倒对照表（见表12－l）。

9． 错账更正的方法有哪些？
    记账发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规定的方法更正，常用的方法可以归纳为划线更正法、红字更正法、补充登记法三种。
10．什么样的错误使用划线更正法进行更正？
    划线更正法，是指用划线来更正错账的方法。这种方法适用于记账后结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用划线更正法进行更正。
    具体做法是，先将错误的文字或数字全部划一条红线予以注销；然后在划线上方用蓝字填写正确的记录；更正后经办人员应在划线的一端盖章以明确责任。
在划线更正时应注意的以下问题：在划线时，如果是文字错误，可只划错误部分，如果是数字错误，应将全部数字划销，不得只划错误数字。划线时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。例如，将5424错记为5435，应更正为
不得更正为如应记B科目借方而误记入A科目借方400,应在A科目借方注销,另在B科目借方登记400;记错方向,应记入借方200而误记入贷方200,则贷方注销
,借方另用蓝字登记200。上述更正处都应加盖记账员的图章,以明确责任。
11．什么样的错误使用红字更正法进行更正？
    红字更正法又称红字冲账法，是用红字冲销或冲减原记录数，以更正或调整账簿记录的一种方法。
    记账以后，如果发现记账凭证发生错误，导致记账错误时，可采用红字更正法进行更正，红字记录表示对原记录的冲减。红字更正法具体做法分两种情况。
    （1）记账所依据的记账凭证中应借应贷的方向、科目或金额有错误，导致账簿记录错误。具体做法是，首先用红字（只限金额用红字，其他项目用蓝字）填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，在摘要中注明注销XXXX年XX月XX日XX号凭证，并用红字（金额）登记入账，以冲销原来的账簿记录；然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要中注明正确的XXXX年XX月XX日XX号凭证，并据以登记入账。冲销和订正的记账凭证后面可不附原始凭证。
    ［例1］ 2001年5月1日，车间生产乙产品领用直径5圆钢3500元。会计人员根据领料单编制记账凭证如下： 
    转12号： 借：制造费用 3500
             贷：原材料—原材及主要材料 3500
    会计人员审核时，没有发现问题并据以登记入账，在账簿核对时，会计人员注意到生产领用的直径5圆钢应直接记入产品生产成本，不应该记入制造费用。用红字更正法更正如下：
    首先用红字填写一张与原错误凭证一样的记账凭证，在摘要栏注明冲销2001年5月1日第12号记账凭证。
    转32号：借：制造费用 
            贷：原材料—原料及主要材料 
    同时用蓝字填制一张正确的记账凭证：
    转33号：借：生产成本—乙产品 3500
            贷：原材料—原料及主要材料 3500
    用T型账户表示

    （2）记账依据的会计凭证的金额有错误，并且错误金额大于应记金额，导致账簿记录金额多记，而会计科目及记账方向均无错误。
    具体做法是：用红字（只限金额）填写一张会计科目、借贷方向与原记账凭证一致，但金额为多记金额的记账凭证，并在摘要栏注明冲销XXXX年XX月XX日XX号多记金额，并据以记账，对原错误进行更正。
    ［例 2］ 2001年 6月 10日销售给第一机床厂产品一批，价值38000元，已办妥委托收款手续（不考虑增值税）。
    转43号：借：应收账款一第一机床厂 83000
            贷：主营业务收入 83000
    并据以登记入账，2001年6月30日与第一机床厂对账时，发现双方记载不一致，查找到此笔错误记录，属多记45000元。更正如下：
    转83号：冲销200l年6月10日转43号多记金额。
            借：应收账款一第一机床厂 
            贷：主营业务收入 
    用T型账户表示：
 
12．什么样的错误使用补充登记法进行更正？
    补充登记法是用补记差额来更正账簿记录错误的一种方法。记账依据的会计凭证的金额有错误，并且错误金额小于应记的金额，导致账簿记录金额少记，而会计科目及记账方向均无错误，这种情况下可用补充登记法。
    具体做法是，填写一张会计科目、借贷方向与原始记账凭证一致，但金额是少记金额的记账凭证。并在摘要栏注明补记XXXX年XX月XX日XX号记账凭证少记金额，并据以记账，这样对原错误进行了更正。
    ［例 3］ 200l年 7月 13日销售给东方厂产品一批，价值11000元，已办妥委托收款手续（不考虑增值税）。原会计分录如下（并据登记入账）：
    转34号：借：应收账款—东方厂 10000
            贷：主营业务收入 10000
    发现错误后将少记金额（ 11000－10000）1000元，用蓝字金额填制凭证，在摘要栏注明补充200l年7月13日转34号少记金额。
    转65号：借：应收账款—东方厂 1000
            贷：主营业务收入 1000
    以上更正记录用T型账户反映：

    采用红字更正法和补充登记法，在重新填制的记账凭证摘要栏内，必须注明原记账凭证日期、编号及更正原因，以便查阅核实。
13．实现会计电算化后，错账如何更改？
    错账，即账簿内容错误，这种错误是由于记账凭证的错误而导致账簿内容的错误。与手工错账的更正方法相对应，可以采用红字冲销法（在凭证录入时，用负数表示红字）和补充登记法进行更正，但不同的是会计电算化中无须划线更正法。

2007-10-7 19:01:41

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第十三章 对账与结账 
  
  本章提要：本章简要说明对明对帐和结帐的主要内容和方法。重点讲述了会计期末怎样进行结帐及结帐前应做的准备工作。     
    
  1． 对帐的主要内容是什么？
    《中华人民共和国会计法》第十七条规定：“各单位应当定期将会计账簿与实物、款项及有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实物及款项的实有数字相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符，会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符。”
    据此，对账的内容主要包括账证核对，账账核对，账实核对，账表核对。
    （1）账实相符。是账簿记录与实物、款项实有数核对相符的简称。保证账实相符，是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是实物款项使用情况的价值量反映，实物款项的增减变化情况，必须在会计账簿记录上如实记录、登记。因此，通过会计账簿记录的正确性，发现财产物资和现金管理中存在的问题，有利于查明原因、明确责任，有利于改进管理、提高效益，有利于保证会计资料真实、完整。
    （2）账证相符。是会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符的简称。保证账证相符，也是会计核算的基本要求。由于会计账簿记录是根据会计凭证等资料编制的，两者之间存在逻辑联系。因此，通过账证核对，可以检查、验证会计账簿和会计凭证的内容是否正确无误，以保证会计资料真实、完整。各单位应当定期将会计账簿记录与其相应的会计凭证（包括时间、编号、内容、金额、记账方向等）逐项核对，检查是否一致。如果发现有不一致之处，应当及时查明原因，并按照规定予以更正。
    （3）账账相符。是会计账簿之间相对应记录核对相符的简称。保证账账相符，同样是会计核算的基本要求。由于会计账簿之间，包括总账各账户之间、总账与明细账之间、总账与日记账之间、会计机构的财产物资明细账与保管部门、使用部门的有关财产物资明细账之间等相对应的记录存在着内在联系，通过定期核对，可以检查、验证会计账簿记录的正确性，便于发现问题，纠正错误，保证会计资料的真实、完整和准确无误。
    （4）账表相符。是会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符的简称。保证账表相符，同样也是会计核算的基本要求。由于会计报表是根据会计账簿记录及有关资料编制的，两者之间存在着相对应的关系。因此，通过检查会计报表各项目的数据与会计账簿有关数据是否一致，确保会计信息的质量。

 

2． 怎样进行账证核对？
    账证核对主要是核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

3． 怎样进行账账核对？
    账账核对是核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。包括：总账有关账户的余额核对，总账与明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

4． 怎样进行账实核对？
    账实核对是核对会计账簿记录与财产实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；各种财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额相核对；各种应收、应付明细账账面余额与有关债务、债权单位或个人相核对等。

5． 怎样进行账表核对？
    账表核对是核对会计报表各项目的数据与会计账簿相关数据是否相符，要求做到账表相符。

6． 结账前应做哪些准备工作？
    在结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。应及时调整需期末调整的账项，按照权责发生制的要求，查对有关收入和费用是否进行账项调整。例如，待摊费用是否在本期进行了摊销，预提费用是否在本期进行了预提。
    在结账前，要事先进行对账，保证账证相符，账账相符，账实相符和账表相符，妥善处理应收、应付及暂收、暂付款的清偿事宜，力争减少呆账和坏账损失的发生。
    在确认当期发生的经济业务，调整账项及有关转账业务全部登记入账后，可办理结账手续，结计总分类账，现金日记账，银行存款日记账，明细分类账各账户的当期发生额、余额，并结转下期账簿记录。

7． 怎样进行结账？
    结账时，应当结出每个账户的期末余额，需要结出当月发生额的，应在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额，需要结计本月发生额的某些账户，如果本月只发生一笔经济业务，由于此笔记录的金额就是本月发生额，结账时只要在此项记录下划一红线，表示与下月的发生额分开就可以了，不需要另结出“本月合计”数。

8． 按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在哪一行？
    按日、按月累计结计发生额的账户，余额应登记在每日或每月最后一笔经济业务后面的余额栏内，本月合计和本年累计行只填写本月发生额和本年累计发生额，而不再重复填写余额。但在现金日记账、银行存款日记账和其他需要按月结出发生额的账户，如各种成本、费用、收人的明细账簿，每月结账时，还要将月末余额与本月发生额写在同一行内，在摘要栏内注明“本月合计”字样。这样做，账户记录中的月初余额加减本月发生额等于余额。便于账户记录的稽核。每月结账时，“本月合计”行已写余额的，“本年累计”行就不必再写余额。
    结账时，如果余额出现负数，可以在余额栏用红字登记，但如果余额栏前有余额方向，例如，“借或贷”则应用蓝黑墨水书写，不能使用红色墨水。

9． 上年余额怎样结转到本年初的账户中？
    年度终了，要将各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下年会计年度建新账簿第一行余额栏内填写上年结转的余额、并在摘要栏注明“上年结转”字样。
    对于怎样把有余额的账户余额结转至下年，正确的方法应该是：年度终了时，有余额的账户的余额，直接记人新账余额栏内即可，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记人本年账户的借方或贷方（收方或付方），使本年有余额账户变为零。因此，既然年末有余额的账户，余额就应当如实地在账户中加以反映，这样更显得清晰、明了。否则就混淆了有余额的账户和无余额账户的区别。

10．年度终了哪些账可以不更换新账？
    对于新会计年度建账，一般说来，总账、日记账和多数明细账应更换一次，但有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于品种规格和往来单位较多，更换新账时重抄一遍，工作量很大，因此，可以跨年使用，不必每年更换一次。各种备查簿也可连续使用。

11．实现会计电器化后，如回进行试算平衡与对账？
    手工*作，试算平衡就是将所有科目的发生额和余额按会计恒等式进行平衡检验，并输出试算平衡的信息。对账是对各个账簿数据进行核对，以便检查各个对应记账数据是否正确和账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。
    电算化后，记账凭证录入时计算机自动进行平衡检验，记账后各种账簿都应是平衡的。但由于非法*作、电源掉电或病毒等其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏。因此，财务软件在期末结账前，仍然保留了控制系统进行自动试算平衡与自动对账的功能。为了保证账证相符、账账相符、账表相符，可以通过调用总账科目余额及发生额对照表进行试算平衡正确性检验。

12．实现会计电算化后，如何进行银行对账？
    计算机银行对账与手工核对银行账的原理和方法基本相同，但对账、核销已达账项以及编制银行存款余额调节表等工作基本交由计算机自动完成。计算机核对银行账，首先将银行发来的对账单输人到计算机中的银行对账单库中，然后由用户确定对账的银行存款科目以及对账方式，再令计算机自动将系统中存贮的银行日记账中的记录按对账的条件进行筛选，并将筛选的记录送人银行日记账未达账库中，最后在银行对账单库与日记账未达账库之间进行记录的自动核对和核销，并自动生成银行存款余额调节表。

13．实现会计电器化后，如何进行结账？
    每月月底都需要进行结账处理，计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还要进行一系列电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。与手工相比电算化结账工作更加规范，结账全部是由计算机自动完成。结账工作需要注意的事项：
    （l）由于某月结完账后将不能再输人和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误*作。
    （2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。若结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记人账，只有在本期输人的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。
    （3）结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功，则做月结标志，之后不能再输人该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。
    （4）年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件。包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额。同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。
    （5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输人本年度一月份的凭证；单位可以根据具体情况，将结账环境设置为：在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证。
    （6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

2007-10-7 19:02:02

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第十四 章账簿更换与保管 
  
  本章提要：本章主要说明出簿更换与保管的规定及方法，包括会计年度末怎样更换帐簿，会计档案的移交，保管期限，期满销毁等事项。 
    
  1． 怎样进行账簿更换？
    账簿更换是在会计年度末，将本年度旧账更换为下年度新账。
更换新账的方法是：在年终结账时，将需要更换账的各账户的年末余额直接过人新启用的有关账户中去，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记人本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。因为既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映，否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户之间的区别。
    更换新账时，要注明各账户的年份，然后在第一行日期栏内写明，“一月”，“一日”，在摘要栏注明“上年结转”，把账户余额写入“余额”栏内，在此基础上登记新年度的会计事项。

 

2． 旧账归入会计档案，在移交前应做哪些准备工作？
    账簿在更换新账后除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理归入会计档案保管。归档前应做好以下几项工作：
    （l）账簿装订前的工作。首先按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续；然后，按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。
    （2）活页账簿装订要求。将账页填写齐全，去除空白页和账夹，并加具封底封面；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起；在装订账页的封面上填写好账簿的种类，编好卷号，由会计主管人员、装订人或经办人签章。
    （3）账簿装订后的其他要求。会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象；会计账簿的封口要严密，封口处要加盖印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号要一年一编，编号顺序是总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；旧账装订完毕后，按规定要求进行保管。

3． 会计账簿的保管期限是怎样规定的？
    会计账簿的保管期限如下：
    总账（包括日记总账）：15年；
    明细账：15年；
    日记账：15年；
    （其中，现金及银行存款日记账25年）
    固定资产卡片在固定资产报废清理后：5年；
    辅助账簿（备查簿）：15年。

4． 需要调用旧账时，应当办理什么手续？
    各单位保存的会计账簿归档后不得借出，如有特殊需要经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
    各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

5． 账簿保管期满销毁时，应当办理什么手续？
账簿保管期满，可以按照下列程序销毁：
    （l）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制账簿档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限，销毁时间等内容。
    （2）单位负责人在会计账簿销毁清册上签署意见。
    （3）销毁会计账簿时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计账簿时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计账簿时应当由同级审计部门派员参加监销。
    （4）监销人员在销毁会计账簿前应当按照会计账簿销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计账簿；销毁后，应当在会计账簿销毁册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

6． 怎样保存与管理会计电算化档案？
    会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。例如，存有会计数据的磁性介质，与源程序有关的文件资料等。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法是：
    （l）确定管理范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户*作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。
    （2）制定管理措施。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。其保存期限应按照《会计档案管理办法》（1998 ［财会字］132号），“会计档案保管期限表”中所列的保存期限进行管理。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，制定严格管理措施。
    （3）磁性介质的管理。存贮于磁性介质上的会计资料，在未打印成书面资料前要妥善保管，并制定科学合理的单位内部会计电算化会计资料保存期限。在单位内部电算档案管理制度中，必须明确备份数据的时间间隔。备份盘也要定期复制，以防止磁性介质老化等技术问题导致数据损坏或丢失，提高电算化会计资料保存的安全系数。
    （4）会计档案存放要求。电算化会计资料存在于磁性介质中，所以对电算化会计档案资料的存放，要求做到防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻。重要的会计数据应双备份，并分别存于两个以上不同的地点。会计数据的备份盘，应对标号方法进行统一规定，列入档案管理制度的书面文件。备份盘应贴写好保护标签，存放于铁皮保存柜中。按财政部要求，大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储数据，尽量少用软盘存储会计档案。
    （5）开发资料管理。会计电算化系统开发的全套文档资料视同会计档案进行管理。其保存期限截至该系统停止使用或有重大更改后的第五年。
    此外，电算化档案的借阅、书面资料的装订、病毒检测间隔周期等，也应根据具体情况制定相应的管理制度。

7． 在会计电器化系统中如何进行数据备份与恢复？
    （l）数据备份。计算机会计核算系统中的数据备份，通常是指将存贮在计算机硬盘上的数据复制到软盘上，在计算机以外的地方另行保管，当硬盘上的数据发生故障时，能及时地从软盘上恢复正确的数据。数据备份的另一个作用是查询输出以往年份的账。AB备份法是计算机会计核算系统常用的方法。基本原理是：每年度准备若干张已格式化的软盘分为两组，每组软盘张数视业务量的多少而定；如果A组先用作备份，那么B组可用作下一次的备份，再下一次又使用A组软盘；两次备份的时间间隔根据具体情况制定。当硬盘数据发生故障时，可使用A组软盘恢复到最新状态，假如A组软盘也发生数据丢失或损坏，还可以用B组软盘恢复到最近的状态，以确保会计档案的安全完整。AB备份法可以有效地提高系统会计数据的安全系数。至此，一个备份周期中的所有数据及公式文件完成备份。
    （2）数据恢复。数据恢复是指将备份到软盘上的数据恢复到计算机硬盘上，它与数据备份是一个相反的过程。在下列情况下应使用数据恢复功能进行数据恢复：①当硬盘数据被破坏时；②当需要查询以往年份的历史数据，而这些数据已从硬盘清除；③当需要从一台计算机转移到另一台计算机运行会计软件时，可在新的计算机上先安装会计软件，再将原会计数据恢复到新计算机的硬盘上。
    （3）数据恢复时应注意的事项。①由于恢复数据是覆盖性的，不正确的恢复可能破坏硬盘中的最新数据，因此在做数据恢复时，应先将硬盘数据备份；②进行恢复*作时，用户应指明恢复何年何月的数据。当开始恢复数据时，系统首先识别软盘上标识的备份日期是否与用户选择的日期相同，如果不相同将提醒用户换盘。由于数据恢复工作比较重要，容易错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据，因此应指定少数人进行此项*作；③不要在恢复过程中关机、关电源或重新启动机器；④不要在恢复过程中打开驱动器开关或抽出软盘，除非系统提示换盘。

2007-10-7 19:02:20

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第十五章 财务会计报告的编制要求 
  
  本章提要：本章主要介绍财务会计报告的内容、编过的基本要求、对外报送的时间以及报送的对象等。 
    
  1． 我国《企业会计制度现定，财务会计报告应当包括哪些内容？
    我国《企业会计制度》第一百五十三条规定，企业的财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成（不要求编制和提供财务情况说明书的企业除外）。

 

2． 按目度编制的财务会计报告有哪些内容？什么时间报送？
    月度中期财务会计报告通常仅指会计报表。会计报表至少应当包括资产负债表和利润表，以及应交增值税明细表。月度中期财务会计报告应当于月度终了后6天内（节假日顺延）对外提供。

3． 按季度编制的财务自计报告有哪些内容？什么时间报送？
    季度中期财务会计报告通常仅指会计报表。会计报表至少应当包括资产负债表和利润表，以及应交增值税明细表。季度中期财务会计报告应当于季度终了后15天内（节假日顺延）对外提供。

4． 按半年度编制的财务会计报告有哪些内容？什么时间报送？
    半年度中期财务会计报告应当包括资产负债表和利润表（上市公司还需编制现金流量表）等会计报表和会计报表附注中有关重大的事项的说明，且至少应当反映相关两个期间的比较数据。半年度中期财务会计报告应当于半年度中期结束后两个月内对外提供。
    目前，由于行业的不同，半年度财务报告的编制与否及编制时间有不同要求。

5． 按年度编制的财务自计报告有哪些内容？什么时间报送？
    企业年度财务会计报告，至少应当包括《企业会计制度》规定的会计报表、会计报表附注的内容。需要编制财务情况说明书的企业，还应当包括财务情况说明书。
会计报表包括：资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、股东权益增减变动表、应交增值税明细表以及利润分配表等。有些单位还需编制按业务、按地区划分的分部报表。
    年度财务会计报告至少应当反映两个年度的比较数据。且应于年度终了后4个月内对外提供。
    目前，由于行业的不同，年度财务会计报告的编制时间有不同要求。

6． 财务会计报告的编制有哪些要求？需要哪些人员签章有效？
    企业编制财务会计报告，应根据真实的交易、事项以及登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料，按照国家统一的会计制度规定的编制基础、编制依据、编制原则和方法，做到内容完整、数字真实、计算准确、编报及时。
    会计报表之间、会计报表各项目之间，凡是有对应关系的数字，应当相互一致，会计报表中本期与上期的有关数字，应当相互衔接。
    会计报表附注和财务情况说明书应按照《企业财务会计报告条例》和国家统一的会计制度的规定，对会计报表中需要说明的事项作出真实、完整、清楚的说明。
    对外提供的财务会计报告，应由单位负责人和主管会计的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；设置总会计师的企业，还应由总会计师签名并盖章，方可生效。

7． 对外提供的财务会计报告是否需要经过注册会计师审计？
    《企业财务会计报告条例》第三十七条规定，“财务会计报告须经注册会计师审计的，企业应当将注册会计师及其会计师事务所出具的审计报告随同财务会计报告一并对外提供。”
    目前，由于企业所属行业以及企业组织形式的不同，对其对外提供的财务会计报告是否需要审计也有不同的要求。具体参照相关法律法规及有关规定。

8． 财务会计报告需要报送给哪些单位？具体报送哪些内容？
    财务会计报告编制完成后，需要报送的部门主要有：财政部门（国有企业需要报送）、审计部门、税务部门、上级主管部门（有上级主管部门或管理机构的企业需要报送）、工商行政管理部门（企业在年检时需要报送）、人民银行（在银行取得贷款的企业需要报送）、证券监管部门（上市公司需要报送）和保险监管部门（保险公司需要报送）。
    财务会计报告具体报送的内容有：资产负债表、利润表、现金流量表等主要会计报表以及会计报表附注。有些企业除报送上述财务会计报告以外，还要报送资产减值准备明细表、应交增值税明细表、利润分配表、主营业务收支明细表、商品产品成本表、主要产品单位成本表，以及分部报表等。

9． 在会计分工中，对财务会计报告的编制人员有什么特殊规定？
    在会计分工中，会计事项的相关人员的职责权限应当明确。即：记账及编制财务会计报告的会计人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财务保管人员的职责权限应当明确，并相互分离，相互制约。

10．财务会计报告的责任主体是谁？如何规定的？
    单位负责人是单位对外提供的财务会计报告的责任主体。要求单位负责人在财务会计报告上签章，是督促其认真对财务会计报告内容负责的一种程序上的措施。如果责任主体不明确或责任主体过多，就会造成无法追究责任，有可能发生签章人员之间相互推脱责任的现象。
    财务会计报告不仅是一个单位会计工作的最终成果，更是一个单位财务状况和经营成果的全面总结和综合体现。财务会计报告虽然主要是由会计人员编制的，但是，财务会计报告的编制不是会计人员的个人行为，会计人员不过是按照国家统一的会计制度规定的方法，将本单位经济业务事项的发生过程及结果记录、归纳、整理、加工成有用的会计资料并体现在财务会计报告中。可以说，财务会计报告反映的情况是单位全体经营管理人员的工作成果的综合体现。单位负责人作为法定代表人，依法代表单位行使职权，应当对本单位对外提供的财务会计报告的质量负责。
    因此，《中华人民共和国会计法》作出决定：“单位负责人应当保证财务会计报告真实、完整。”明确规定了单位负责人为财务会计报告的责任主体，单位负责人没有任何理由推脱这一责任。

2007-10-7 19:02:33

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