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利用时间管理五大法则 管好自己的时间

2011-02-11  优雅a
利用时间管理五大法则 管好自己的时间  
 
每天超时工作,却总是无法好好处理最重要的事?在不同会议间疲于奔命,还得忙着应付下属的问题?教你掌握时间管理的五大法则,让你轻松处理工作,变身聪明主管!

别再忙得像无头苍蝇!许多主管常抱怨,自己每天超时工作、忙得要命,但重要的工作事项却没什么进度,不晓得时间究竟都花到哪里去。

管理大师彼得-德鲁克曾说“时间是最匮乏的资源,若无法管理时间,就绝对无法管理其它任何事。”

要懂得管理时间,首先必须了解自己的做事习惯与行为模式。有些人做事随性,没有规划;有些人有规划,但规划不切实际;有些人有切乎实际的规划和时间表,但从来做不到。修炼以下五项法则,从内到外做好时间管理和有效利用时间。

法则1 分辨紧急和重要

许多人常觉得自己忙得晕头转向,但一段时间下来检讨进度,却落得个“无事忙”的结论,因为大部份的时间,都奉献给了紧急却不重要的事情。

生活和工作上的大小事,其实都可以以“紧急”为经,“重要”为纬,分为四个象限:一、重要且紧急,二、重要但不紧急,三、紧急但不重要,四、不重要也不紧急。

仔细思考上述四类事情对你的意义,来安排工作的优先级。这四个象限,正应该是时间和精力分配的优先级。

1. 列一张表,将年度、季度及每月的工作目标列出。

2. 订出上述工作目标的进度。

3. 根据重要工作目标的进度,分配每天的工作,将大部份的时间分配给“重要且紧急”和“重要但不紧急”的事。

4. 用零碎时间和出外用餐时间,处理“紧急但不重要”的事。

5. 尽量不要去做“不重要也不紧急”的事。

法则2 管理“被打扰”

一名媒体视觉总监外号叫“丁董”,他既不姓丁,也非“董”字辈,而是他因应“被打扰”订下每天下午三点,有事找他的人,可以到他办公室外按“叮咚”,其余时间,除非既紧急又重要,否则一律“不准打扰我”。“叮咚”,于是成了他的外号。

“被打扰”,是主管的天职,每一天,每个做主管的人,不管你多忙,都会面临部属找你请示、讨论、求救。和部属协调出一套模式,一样按照“重要”与“紧急”的分类,请部属运用不同的工具和时间和你互动,比方重要又紧急的事,当然最好当下、当面沟通;重要但不紧急,则用电子邮件或固定例会沟通。

1. 预留“被干扰”时间,让其它人知道什么时候可以去找你谈事情。

2. 要求部属按事情的轻重缓急,搭配使用不同的工具和时间来“打扰”你。

3. 训练部属把问题一次问完,让你可以一次回答所有的问题。

法则3 在同一空间和时间  尽量做愈多事愈好

常看到有些人经常在不同空间之间跑来跑去,浪费很多时间移动。训练自己,要移动到下一个空间前,先想一想,有没有什么事情,是可以一并处理的?有哪些事情,是要用到同一空间、同一工具,这些事情,最好集中处理。

譬如设定每天某个时段来统一处理回复电子邮件,或一次把该打的电话全部打完。

检视一天的工作表,看看自己除了在办公室之外,是否还必须到其它单位接洽或开会,是否有些需要沟通的人与事正好在同一个地方,可以顺便一次解决,省下再跑一趟的时间。

1. 以“同一时间可处理”、“同一地点可处理”将工作分类。

2. 明确掌握在那段时间内要处理多少事,将时间妥善分配运用。

3. 打破完美主义迷思,别固执在某件事上,必要时加快速度。

法则4  记录  管理  整合时间

1. 从整体的角度来了解你的时间都用在哪里:从一天、一周、一个月不同的层次来检视,你的时间是如何用掉的。

2. 抓出浪费时间的魔鬼:量化比较之后,你会惊讶地发现,原来自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的时间。找出浪费时间的症结,就能思考如何改进。

3. 了解你的生理时钟:熟悉自己精力与脑力的巅峰时段。决定把这些不同层级的精力花在哪里,在工作效率最佳的时段做最重要的事,把低潮时段用来做较不重要的事。人不可能整天发狂似地高速工作。

1. 把时间列表管理,弄清楚平常都把时间用在哪些地方。

2. 把零碎时间整合为完整时间。

3. 哪些工作今天应做完而未完成,列入明天的工作计划中。

4. 每周固定留一点不被打扰的时间、空间给思考。

法则5  重要事项设置截止点

一百分的决策,但时机延误,比不上八十分的决策,但及时决断。很多主管断事拖拖拉拉,又喜欢部属凡事请示。小事授权,大事设置决策截止点,也就是订定最后决策的期限,期限一到,便不可再推翻原来的决策。

1. 依事情的轻重缓急,订定授权部属自决的界线。

2. 重要事项必须设定下决定的最后期限。

作者:张汉宜 出处:天下杂志 445期 2010/04

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