[转帖]高效团队五步进阶

高效团队五步进阶

[ 2009-6-27 22:22:00 | By: 醒客 ]

识别高效团队 　　 　　高效率的团队一定具备明确的、可修正的工作目标，并有一套合适的工作流程，同时，团队成员具有团队认同感和主动性。在区分高效率团队和其他团队的时候，有两个非常关键的维度：团队的绩效和团队成员的满意度。高效率团队有五个突出的特征： 　　 　　一是具有清晰的团队目标和使命感，并且这些目标和使命感在团队成员间要达成一致和认可； 　　 　　二是团队成员互相帮助和扶持以成功完成任务。在这里，扶持的意思是互相帮助、互相补台、互相搀扶，而不是踩在别人的肩膀上往上爬。因此，牺牲他人的利益实现自己的目标不是高效率团队的特点； 　　 　　三是团队成员能力、技能及知识互补，能够达到真正的配合及补充； 　　 　　四是成员需要接纳别人的观点，同时分享自己的想法； 　　 　　五是在团队取得成果时，哪怕只是取得阶段性的成果，团队成员也注重在内部的分享和共识，避免个别人独享成果，或埋没他人成绩的现象发生。 　　 　　打造高效团队五步进阶 　　 　　管理者十分重要的任务之一就是建设团队。一般来说，建设一个优秀的团队，在以后的工作中往往能够事半功倍。团队建设通常要经历形成期、震荡期、规范化、执行任务和修整期五个阶段。 　　 　　第一阶段：形成期 　　 　　团队成员由具有不同动机、需求与特性的人组成，在团队形成期缺乏共同的目标，彼此之间的关系也尚未建立起来，人与人的了解与信任不足，彼此之间充满着谨慎和礼貌。在这个阶段，整个团队还没有建立起规范，或者对于规范还没有形成共同的看法，这时矛盾多、内耗多，一致性很少，有时花很大的力气也产生不了相应的工作效果。 　　 　　此时，管理者的主要任务是以下两个方面： 　　 　　初步构成团队的内部框架 　　 　　在团队成立伊始，管理者应该对团队的各个要素十分明确，包括团队的目标、计划、定位、职权、人员等。团队内成员的角色应如何分配、工作流程如何制定等都是应该在团队的组建期设定的。 　　 　　建立团队与外界的初步联系 　　 　　一、建立起团队与组织其他工作团队及职能部门的信息联系和相互关系； 　　 　　二、确立团队的权限，如资源使用权、信息接触的权限等； 　　 　　三、建立对团队的绩效进行激励与约束的制度体系，例如，如何建立考评下属、职位晋级等制度； 　　 　　四、争取各种支持，如技术系统(包括信息系统)，高层管理者的支持，专家指导及物资、经费、精神方面的支持； 　　 　　五、建立团队与组织外部的联系与协调的关系，如建立与企业顾客、企业协作者的联系，努力与社会制度和文化取得协调等。同时，管理者必须立即掌控团队，快速让成员进入状态，降低不稳定的风险，确保工作的顺利开展与进行。 　　 　　此阶段在团队的相互关系方面要强调互相支持、互相帮助，领导风格要采取控制型，不能放任，团队目标由领导者自己确立(但是要保证合理，获得大多数成员的认同)，清晰明确地告知队员团队的目标。此时也要尽快建立必要的规范，规范不需要完美，但是需要能尽快让团队进入轨道。 　　 　　第二阶段：震荡期 　　 　　本阶段群体处于冲突之中，团队成员抵制群体加之于自身的控制，在工作方式、规范目标等方面出现矛盾，于是开始出现冲突波折。员工的特点是挫折与焦虑并存，人际关系紧张，不满情绪出现，生产力比较低下，解决问题的速度非常慢。 　　 　　作为管理者这时要注意开诚布公，一定要营造一个公开、公正、公平的环境。这个时期的管理者最好多收集团队成员的建议，而不是忙于压制，要鼓励成员把自己的意见和个性化特征表现出来，达到求大同存小异的效果。 　　 　　其次，要注意情绪的疏导。当成员挫折与焦虑并存的时候，管理者需要及时疏导情绪，比如搞一些娱乐活动等。管理者需要慢慢建立规范，然后鼓励大家参与决策，在顺应的过程中注意调整，以期成功渡过震荡期。 　　 　　第三阶段：规范化 　　 　　规范化阶段里，团队内部成员开始形成紧密的联系，产生出强烈的团队认同感和友谊关系，群体成员就共同的目标达成一致。经过前一段时期的震荡，团队逐渐走向了规范。组织成员开始以合作的方式组合在一起，并且在各派竞争力量之间形成了一种试探性的平衡。经过努力，团队成员逐渐了解了领导者的想法与组织的目标，建立了共同的愿景，相互之间也产生了默契。 　　 　　在这一阶段，最重要的是形成有效的团队文化。通过强有力的团队文化塑造，促进共同价值观的形成，调动个人的活力和热情，增强团队的凝聚力，培养成员对团队的认同感、归属感，营造成员间互相合作、努力奉献的氛围等。 　　 　　对于团队领导来说，由开始的熟悉变成了难得的信任，工作的重点从人际关系逐渐转向工作效果本身，要注意随时解决工作中出现的问题，注重员工工作技能的提升，建立工作规范。规范化阶段往往容易出现团队分化的现象，管理者要重视这一问题。 　　 　　建立更广泛的授权与更清晰的权责划分也应在此阶段实施。在成员能接受的范围内，提出善意的建议，如果有新加入的人员，必须让其尽快融入团队之中。在授权的同时，要维持控制，不能一下子授权太多，授权的同时要注意监控，否则要么不能很好地激励下属，发挥他们的自觉性，要么过于放任自流，导致权力的滥用。 　　 　　第四阶段：执行任务 　　 　　这个时候的团队经过形成、震荡和规范期，开始变得成熟，懂得应付复杂的挑战，高效地完成任务。在这一时期，团队成员成为一体，愿意为团队奉献，智慧与创意源源不断地出现。 　　 　　因此，这个时候的团队生产效率最高，运作上也最顺畅。但是，管理者需要注意的是不能将收获和成果归结在自己身上，而应该公平地分享成果，体会成功的喜悦。同时要注意监控，关注团队运行过程中有没有什么问题发生。最后，管理者还应该注意变革。团队所处环境可能不断变化，团队也应该采取相应的改变，注意目标的提升和培养。 　　 　　第五阶段：修整阶段 　　 　　对经过以上各个阶段的努力仍未能建成真正的高效率团队，在执行期表现差强人意的团队，进入修整期时，可能会被勒令整顿，即通过努力消除一些低效率团队的特征和表现，经过“回炉处理”，希望将团队锤炼成真正的高效率团队。于是，就会出现新的一轮团队建设。 　　 　　首先是明确团队已经形成的规范，尤其是那些起到积极作用的规范；其次是制定规范剖面图，分析规范差距；再次是听取各方面对这些规范进行改革的意见，经过充分的民主讨论，制定系统的改革方案，包括责任、信息交流、反馈、奖励和招收新的员工等，经过充分的民主讨论，制订系统的改革方案并做出必要的调整。 　　 　　以上五个阶段反映的是团队建设的一般性过程，但是实践中的团队建设过程常常会有所偏差。团队建设过程会出现反复现象、跳跃现象，或者会出现各个阶段的融合。团队到了执行任务阶段，可能会出现新的问题，因此又回到震荡阶段。而在规范化阶段的一个团队，有可能会回到形成阶段，重新开始新的一轮团队建设。 　　 　　团队建设七项指南 　　 　　领导力研究专家Yukl给出了建设团队的七项指南，它们可以用于大多数的工作群体和团队。 　　 　　一、强调共同利益和价值 　　 　　团队成员在目标、达到这些目标的战略和所需的合作上要努力达成一致，这样可以极大地增加、强化组织认同感。要强调相互的利益而不是各自的利益，同时确认共同的目标。鼓励团队成员共享信息和想法，互相帮助。 　　 　　二、运用典礼和仪式 　　 　　典礼和仪式可用于增加一个团体的认同，使成员认为自己的团队非常特别。迎新仪式用于引进新的成员，退休仪式用于欢送老成员的离去，颁奖典礼用于庆贺成员特别的成就，周年庆典用于纪念组织历史发展过程中的特殊事件。当需要强调组织的价值和传统时，仪式和典礼最为有效。 　　 　　三、使用符号发展团队的认同感 　　 　　团体身份的符号诸如团队的名称、口号、标志、徽章或徽标，可以展示在旗帜、标语、衣服或文具上，甚至一个特殊样式或颜色的衣服也能表明团队成员的与众不同。符号可以非常有效地帮助创造一个团队的独特身份。当成员统一穿戴或展示成员符号时，团体认同感将得到加强。 　　 　　四、鼓励和促进相互交流 　　 　　如果成员在个人基础上相互了解、相互交流，就更有可能发展成为一个团结的团队。促进友好社会交流的一个方式是举行周期性的社会活动，诸如晚餐、午餐和舞会。各种不同形式的户外活动也可以用于促进社会交流(如一起参加一个运动会、音乐会或者野营、旅行等)。在团队成员共同工作的空间内，可以装饰代表团队成就的符号、价值声明及显示团队进步的图表。 　　 　　五、告诉成员团队的活动安排和成就 　　 　　当人们很少收到有关团队或部门的计划、活动和成就的信息时，人们倾向于感到疏远和不悦。非常重要的一点是使成员知道这些信息，并向他们解释这些工作如何促使使命的达成。 　　 　　六、引入“过程分析会议” 　　 　　过程分析会议是坦率的、公开的人际关系的讨论，其目的是努力改进团队的沟通过程。这个方法要求每个团队成员提出使团队更为出色的方法。这些建议应当集中于成员如何沟通、一起工作、做出决策和解决分歧，而不是在工作的技术层面。一个类似的方法是要求每个成员描述其他成员做些什么能使他／她在组织中的角色更容易完成。这些讨论应当得出一系列具体的改进工作关系的建议。 　　 　　通常一个更好的方法是——由一个受过训练的促进者而不是团队领导者引入“过程分析会议”。讨论人际关系比讨论工作程序更为困难，需要相当的技能去引入这种类型的会议。一个在过程分析中没有受过训练的团队领导者，可能使团队关系变得更坏。 　　 　　七、增加相互合作的激励 　　 　　基于个人绩效的奖励将鼓励团队成员相互竞争，而基于团体绩效的奖励则鼓励合作。增强团结和团队认同的一个方法是强调正式的激励，如基于团队绩效的奖励。另一个方法是使用自发的、非正式的奖励，强调服务于团队的重要性。例如，在团队完成一项困难的任务之后，尤其是超时或加班工作之后，就给成员额外的休假；在达成重要的目标之后，为团队成员和他们的家庭举行一个特别的庆贺晚会等。 　　 　　高效团队的高效领导 　　 　　上述内容，都是为了帮助大家理解和分析团队的运作方式及对绩效的影响因素，其目的是帮助领导者更好地管理团队。在这里，我们提出一些具体的行动指南，来帮助大家当好一个团队的领导。 　　 　　第一，要管理好一个团队，首先要管理好自己。 　　 　　要成为一个优秀团队的管理者，自己要在各方面努力做到最好，成为团队的榜样，把自己优良的工作作风带到团队中，影响团队中的每一位成员，要有海阔天空的胸襟，用真诚去打动每一个成员。 　　 　　第二，要在团队中做好培训工作。 　　 　　要把公司的文化和核心价值观、自己的特长、在实际工作中的经验传授给团队中的每一个成员。我们尤其要指出培训和培养团队精英的重要性。团队的领导要成为一个教练，指导团队的成员，让团队的精英承担更多的工作，同时也发挥更大的作用，并且成长为团队的主力。 　　 　　第三，要让每个成员明白团队工作的目标，掌握如何高效率完成工作目标的方法。 　　 　　换句话说，给团队成员设定清晰的目标和任务，这将直接影响到团队的绩效和结果。 　　 　　第四，灵活授权。 　　 　　随着团队的建设和发展，管理者要通过授权让团队成员分担责任，使团队成员更多地参与团队的决策过程，允许个人或小组以自己的更灵活的方式开展工作。灵活授权显示了管理者对团队成员的信任，也给了团队成员学习与成长的空间。同时，要积极地引导团队成员调整心态，准确进行角色定位和责任分工，充分发挥团队成员各自的作用。 　　 　　第五，充分发挥团队的凝聚力。 　　 　　团队凝聚力是无形的精神力量，是将一个团队的所有成员紧密地联系在一起的看不见的纽带。团队的凝聚力来自于团队成员自觉的内心动力，来自于共同的价值观，是团队精神的最高体现。 　　 　　第六，做好团队的幕后总指挥。 　　 　　团队成员在工作中肯定会遇到各种自己无法应付的问题，作为管理者，最重要的职责就是做好指挥工作，要和成员形成良好的沟通，培养成员在工作中出现什么问题都能及时汇报沟通的工作习惯。管理者通过个人的工作经验、阅历以及和上级的沟通，给出现问题的员工一个最好的解决方法，处理好工作问题。 　　 　　第七，协调好与上层的关系。 　　 　　管理者要把上层的任务和思想传达给自己的每一位成员，让团队至上而下达到良好的协调，圆满实现公司的目标。