归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目、装盒，使之有序化的过程。归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
整理方法：
（一）收集：收集应归档的文件材料，必须保证齐全完整。收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料。③未生效文件。
（三）装订：用不锈钢钉或线将归档文件以“件”为单位固定在一起。每份文件为一件，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。文件装订时应以左、下侧对齐。对于较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。
（四）分类：
1.区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度; 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
2.区分保管期限
上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年
同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。
下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。 （五）排列：把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。
（六）编号：
1.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。
2.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。
3.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号
（七）编目：归档文件目录包括件号、文号、题名、日期、页码、责任者和备注等项目。
（八）装盒：装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。
（九）编制检索工具：
1.归档说明：本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况、本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况。
2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明。永久目录装订一式两本；归档说明、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称（立档单位全称）、年度、保管期限等项目。
