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运用公文三要素构成理论 ——解析成绩总结写作 吴新元 来源：应用写作 杂志社 笔者过去曾通过《公文写作一读通》等论著提出一整套公文要素写作理论，对公文文体的本质特性、要素构成、写作格式、评价标准等内在规律进行了系统阐述。认为一篇公文均由“主旨、依据、分旨”三个要素组成，而三个要素的构成又表现为一种系统结构，即每个要素又可逐级向下细分为若干小要素：如主旨要素又可分为“目的”和“意图”两个二级要素，依据要素又可分为“理论依据”和“事实依据”两个二级要素，分旨要素又可分为“办法”和“事项”两个二级要素等；而二级要素以下又可因具体情况（文种）不同而细分为若干三级要素：如“办法”要素又可分为“指导思想”、“工作时间”、“工作地点”、“具体措施”、“步骤期限”、“责任人员”、“组织领导”、“标准要求”、“奖励惩罚”（指挥性公文）或“范围对象”、“定义”、“主管部门”、“具体规范”、“施行方式”、“施行日期”、“奖惩办法”、“有关要求或说明”（规范性公文）等三级要素云云，以此适应了广大文秘人员规范、快速成文的写作需求。为此，本文谨在以往较多地论述13种法定行政公文要素原理的基础上，进一步对几种机关常用的非法定行政公文如总结文体的要素结构原理进行详细解析，以期对人们的实际写作有更大的助益。 一、总结的本质与分类 总结是人类区别于其他动物的本质能力之一，只有人类能够通过总结反省自身，达到“发扬成绩、纠正错误”，不断进步的境地，而不会象其他动物一样“记吃不记打”。可以说，一个人总结能力的高低，与一个人素质的高低密切相关。因此，努力学习总结写作，养成良好的总结习惯（吾日三省吾身），不断提高自身总结能力，对我们的工作、学习和生活都是一件很有益处的事。作为文章的总结，则是反映人们对过去之事进行归总与归结的结果的一种应用文体。首先，这个定义中的一个关键词是“过去”，它说明总结的思维对象是已经结束的事情，以此与通知、计划等思维对象指向将来的文种区别开来。当然，总结的目的仍然是为了将来，如毛泽东所说，总结是为了“发扬成绩、纠正错误、以利再战”。其次，这个定义中的两个关键词为“归总”与“归结”。所谓“归总”，即“把分散的归并到一处”（《现代汉语词典》473页)。写总结，一项最基本的内容，就是要将过去的工作情况（包括成绩、错误）毫无遗漏地归总起来。这样，一方面有利于自己分析算帐；另一方面也有利于宣传自己，不至于“工作都干在黑影儿里”，否则，“只会干不会说”，是很吃亏的。所谓“归结”，即“总括而求得结论”(《现代汉语词典》472页)。写总结，还要善于在“归总”的基础上“归结”出经验、教训，即从过去的工作实践中提炼出具有普遍推广、借鉴价值的规律性结论来。如上述，写总结不会“归总”当然不行；但是如果只会简单罗列，也只是一篇流水帐。因此，只有学会归结提炼，善于从流水帐中“结”出具有普遍指导意义的规律之“果”，才是一篇更有价值的好总结。由上述可见，总结之名即由“归总”与“归结”两个词概括而来，总结的本质特性即可通过对其名称顾名思义的分析来把握。根据以上本质特性分析，总结工作的文章可以分为三种类型：1.内容偏重于工作情况检阅归总、以全面为主要追求的，一般称为“工作总结”；鉴于目前人们往往将成绩作为一篇总结的核心内容，并且下述“综合总结”也被人们称为“工作总结”，因此，在学术研究的领域，为突出特性，避免混淆，并与下述“经验总结”相对应，本文建议将这类总结称为“成绩总结”。这是目前单位和个人人人过关，比较易写的“下里巴人”式的文种。2.内容偏重于经验提炼反省，以深刻为主要追求的，一般称为“经验总结”，由于这一名称符合其特性，并与“成绩总结”相对应，本文沿用之。此属写作难度较高的“阳春白雪”式的文种。3.兼备以上两种总结内容要素的可称之为“综合总结”，一般亦称“工作总结”。但由于这种总结的内容要素是综合前两种总结而成，特别是结构方式比前两种总结复杂，因此，在学术研究的领域，还是称“综合总结”更便于区别。“工作总结”可作为以上三类总结的一种统称，与“学习总结”等相对应。 二、成绩总结的要素构成与写作要点 总结的心理反映对象亦属人类的意志行为，因此，其基本内容要素仍然属于“主旨、依据、分旨”三大范畴，但在具体的要素构成上有其特点。下面谨结合一篇成绩总结的范文，按照标题、正文开头、正文主体三部分的顺序逐一阐明其要素构成与写作要点。 1. 成绩总结标题的要素构成与写作要点 成绩总结的标题由“发文机关、事由、文种”三个要素构成，由于类似于法定行政公文标题的要素结构，一般称为“公文式标题”。如后面例文的标题中，“沈阳市语委”为发文机关，“1993年工作”为事由，“总结”为文种。作为写作特点，成绩总结标题的事由部分一般写得比较简略，如此例除去时间“1993年”，只有“工作”二字；另外，要注意事由部分的时间项目一般不要省略，因为，成绩总结象工作计划一样，需要突出其有效时间。 2. 成绩总结开头部分的要素构成与写作要点 成绩总结的开头由“总述、总评、主旨”三个要素组成。所谓“总述”，即对本单位过去工作及其环境因素的概括叙述。最经典的如例文开头“1993年，沈阳市语委认真贯彻党的十四大精神，……通过各有关部门的共同努力，”数句顺阶而下的套话，已象婚礼贺词、年节祝福一样广为流传，过去经常被人斥之为“穿靴戴帽”，笔者认为，这类从中央到省市到兄弟部门到下属人员杯杯酒敬到的套话之所以历久不衰，恰恰是因为其中反映了总结文体的一种规律。试想，一个单位工作的成功，能离开“中央的正确方针政策、上级领导的关怀帮助、兄弟部门的大力配合、下属人员的支持捧场”哪一个条件呢？因此，问题不在于套话（套话其实是规律），而只在于这种套话是否符合实际——如果上级领导没有给予关怀帮助也按照套话说给予了关怀帮助就是言不由衷了（当然往深处说，言不由衷作为一种政治策略又另当别论）。所谓“总评”，即对本单位过去工作所做的总体评价。如例文开头中“社会用字管理工作和普及普通话工作均有较大进展”一句。“总评”的写作要点主要是实事求是，既不能夸大也不宜贬低。夸大了是吹牛（如果在浮夸成风的年代里，这种理论要求会被认为是迂腐，“不吹哪得纱帽戴”），贬低了则自己吃亏。这里，常用的套话有“较（很）好地完成了任务”、“取得了一些（很大）成绩”、“取得了阶段性成果”、“初见成效”、“打开新局面”、“又上新高度”、“迈上新台阶”等等，初学者可斟酌等级针对性选用。以上两个小要素是进行总结的前提，可视为全文的依据要素。所谓“主旨”，即一篇公文的主要目的与意图。而成绩总结的主要目的如上述即为“发扬成绩、纠正错误、以利再战”，而主要意图即为总结工作。这种主要目的与意图与13种法定行政公文写作一样，应当用简洁的语句点明，如例文开头中“现将全年工作情况总结如下：”一句即为意图主旨句。当然，亦与13种法定行政公文的写作一样，成绩总结的目的主旨句在不言自明的情况下为免罗嗦可以省略（如例文）；但意图主旨句不宜省略，因为这个主旨句的作用除了明确点题外，同时兼有承上启下的过渡作用，可使总结的开头部分与主体部分衔接的更加自然连贯。 3. 成绩总结主体部分的要素构成与写作要点 成绩总结的主体部分属于具体的分旨范畴，由“成绩、问题、今后意见”三个要素组成。所谓“成绩”，即工作的成果与业绩，包括做过的工作及其效果等。写法上一般以本单位（岗位）工作职能为线索，分立小标题详细说明。如例文即分列了五条小标题即五方面工作进行陈述。这部分的写作要点与13种法定行政公文分旨部分的写作要求一样，一要具体，如注意数据的引用等。二要周密，如注意平时搜集积累材料、写作时几上几下倾听各方意见，以及注意对照上级要求、当初计划、过去总结等，都是防止遗漏的好办法。三要切实，如上述不赘。此外在表达方面，一要注意条理性，学会使用序号和小标题；二要注意语言艺术，学会巧妙地突出自身亮点，以赢得上级和同僚的认可而不会招致反感。所谓“问题”，亦可称为“缺点”、“不足”乃至“错误”。作为“成绩”的对立面，本是一篇成绩总结一分为二进行辨证分析的又一项重要内容；而且从总结“发扬成绩、纠正错误、以利再战”的本意来说，“自我批评”的重要性甚至超过“自我表扬”，如俗话所言是“成绩不说跑不了，问题不说不得了”。但目前一般工作总结中，这部分的写作往往比较简略，并且经常以一种“虽然取得了一些成绩，但同上级要求和先进单位相比，还有很大差距”的套话或者拣几条不疼不痒的问题敷衍了事，切中要害的中肯分析较少见到，真正认真的自我解剖甚至会被认为是出风头，这与“报喜不报忧”的陈年积弊有很大关系。例文在此方面有所超越，做得不错，即在“虽然取得了一些成绩，……还有很大差距”的套话之后，又以“主要有以下问题：”一句摆出三个比较实际的问题，这种勇于自我批评的精神，值得学习发扬。近年一些地方对年终总结进行改革，不再要求下属汇报一般成绩性总结，而就是要求下属认真找出需要尽快解决的问题，并提出解决意见，可称是一种历史性进步。所谓“今后意见”，是在“发扬成绩、纠正错误”的基础上提出的针对性“再战”意向，因此也是总结的题中应有之意，不可随意省略。一些单位年终总结考核中，此要素的省略会被扣分。但是，“顾后”的总结文体毕竟又与“瞻前”的计划等文体思维指向不同，所以，这种“今后意见”又不宜写得太详细，而只是一种大致的努力方向。如例文结尾“以上问题，需要进一步采取措施，从实际出发，认真解决”几句，当然，这寥寥数语有苟简之嫌。一般而言，这一要素可根据新形势、新任务或存在问题写得再具体些，如下二例： 例一《某某县人民政府2001年工作总结》摘引： 同时，我们也清醒地认识到当前存在的困难和问题，突出表现在：……对此我们将高度重视，并积极采取措施，切实加以解决。2002年是我国“入世”的开局年，也是实现我县“苦干三年经济综合实力进入全省前列”的冲刺年，特别是我们将迎来党的十六大的胜利召开年，因此，做好今年的各项经济工作意义重大。在新的一年里，我们将按照“三个代表”重要思想要求，认真贯彻落实党的十五届六中全会精神，按照“稳定、安全、灵活、多元”的方针，在全县叫响“对外开放学昆山、城市建设学闵行、农业调整学萧山、个体私营学温州、企业发展学江阴”的口号，以“一区一城两园”为抓手，突出培植外经、个体私营两大增长点，加快提升三次产业，着力推进城市化进程，全面发展各项社会事业，切实转变政府职能，努力开创经济和社会发展新局面，以突出佳绩向党的十六大献礼！ 例二《个人半年工作总结》摘引： 半年来，我在学习和工作中逐步成长、成熟，但我清楚自身还有很多不足，比如工作能力和创新意识不足、政治理论水平有待提高等。今后我将努力做到以下几点，希望领导和同志们对我进行监督指导： 综合上述，成绩总结的标准格式可概括为以下所谓“刀枪剑戟”格式（又称“小标题式”）： □□□□□□（单位名称）□□□□年工作（成绩）总结 □□□□年，在□□□□□□的正确领导下，在□□□□□□的大力支持下，在□□□□□□的共同努力下，我们开展了□□□□□□工作（总述，依据1），取得了显著成绩（总评，依据2）。为发扬成绩，纠正错误，以利再战（目的主旨），现将□□□□年工作总结如下（意图主旨兼过渡语）： □□□□年□□月□□日 沈阳市语委1993年工作总结 1993年，沈阳市语委认真贯彻党的十四大精神，积极落实国家和省关于语言文字工作的各项指示，努力推进语言文字规范化、标准化，为改革开放和社会主义现代化建设服务。一年来，在市政府的领导下，在区县政府的支持下，通过各有关部门的共同努力，社会用字管理工作和普及普通话工作均有较大进展。现将全年工作情况总结如下：一、进一步加强市、区县语言文字工作机构，队伍建设初步形成了条块结合、齐抓共管的工作体制。 年初，市语委对机构、成员又作了进一步的调整、充实。同时，推动十三个区县建立了相应的语言文字管理工作机构、网络，加强了各地区、各部门、各行业语言文字专兼职工作队伍建设。市、区县两级政府都由主管领导牵头,加强了对语言文字工作的领导。市、区县两级语委各成员单位及有关部门，均依职能权限，明确了在语言文字规范化管理方面的责任分工和任务目标，实行了责任制。（略）二、加强宣传工作，努力增强全社会的语言文字规范化意识，消除语言文字规范化工作的思想障碍。（略）三、认真落实《沈阳市社会用字管理规定》等法规，依法治理，增强管理力度。（略）四、借省检查的东风，以受检单位为重点，推动社会用字的治理整顿工作。（略）五、以教育系统为突破口，以教师普通话达标为重点，积极普及普通话，推进汉语规范化。（略）1993年，我市语言文字工作虽然有了新的进展，取得了一定成绩，但同国家的要求相比，同先进城市相比，仍有一定差距。主要有以下问题：1.市、区县两级工作机构、网络只是初步形成，一些地区和部门的兼职机构人员变动大、职责任务落得不实，经费和管理力量不足，工作不能坚持经常，效果不明显。2.宣传力度差，深度、广度都远远不够，全社会的语言文字规范化意识仍很淡薄，特别是领导干部、名人题字、影视用字不规范，负面影响大，推普和整顿社会用字的思想阻力仍然很大。3.我市很多企事业单位经济状况不好，所用的牌匾广告造价很高，更改不规范用字有实际困难，也增加了整顿和管理的难度。以上问题，需要进一步采取措施，从实际出发，认真解决。 |
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