外贸服装企业设置订单进程督导员的必要性

 

                                        外贸服装企业设置订单进程督导员的必要性

 

 

 

 

一、当前我国服装业面临的严竣形势

        当前，我国国内生产型服装企业，面临利润率持续降低；成衣订单交货期缩短到15-45天之内；多品种、小批量趋势日益明显；客户对产品的质量稳定性以及交货率的要求越来越高；原材料成本以及生产成本不断提高；原辅材料质量以及工艺水平和质量标准越来越严；随着配额的取消，全球化的竞争趋势越来越明显。伴随着外商对服装订单的品质不断提高要求，作为订单的跟单员，将面临更大的工作责任和更高的素质要求。

 

二、外贸服装生产完整流程

        外贸服装生产完整流程是；接单--合同签订--技术打样--客户确认--材料采购--进厂检验--裁剪--验片--
缝纫--半成品检验--后整理--成品检验--包装--抽箱检验--客人验货--出运--交单收汇
　　　　　　　　　

 

 三、跟单员的工作性质

      跟单员就是对以上外贸服装生产流程进行跟踪记录并协助完成订单任务的专业人员。 跟单员的工作特点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
　　　　

 四、跟单员工作的重要性

 跟单员是直接面对客户、面对订单开展工作的。在当今社会竞争日益激烈的市场经济环境下，重要性不断突显出来，在很多公司，跟单员成了老板们的“特别助理” 。跟单员是企业与市场、与业务员与客户之间联系的纽带，随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

　　　　跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科” ：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。在订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在” 生产部门的手里了。于是，专业能力，业务沟通、工作责任心等就显得特别的重要。这是跟单员工作的挑战性所在。有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理；有些时候，跟单员是老板的助理；更多的时候，跟单员是客户的助理。

　　　　　　　

五、跟单员工作中的注意事项

   ⒈ 全面准备并了解订单的资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正材料、特殊情况可携带客样），确认所控制的所有次资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项具体反映给有关技术部和业务部及时确认。
    ⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及材料具体明确、一致。（最好要有文字证明）
    ⒊ 事先尽量多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底，必要时要实地考察了解。
    ⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,所以与各业务单位处理相应业务进程中，要言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务进程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。
    ⒌工作中对问题的潜在发生要有预见性，完善细化前期工作，杜绝其发生的可能性。

    6. 跟单员与订单负责人要保持密切的联系，出于公司和个人的利益着想，要及时与对方沟通，将问题降到最低限度

 

 六、跟单员工厂验货工作程序：
　　
⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单具体盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。
⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。
⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，具体记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。
⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将详细数据以书面方式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。
⒌ 投产初期一定每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。
⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书（大货生产初期/中期/末期）及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。
⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。
⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。
　　⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。
⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题一定查明原因并及时相应解决。
　　⒒ 加工结束后，具体清理并收回所有剩余面料、辅料。
　　⒓ 对生产进程中各环节（包含本公司相应部门和各业务单位）的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力及整个定单操作情况进行总结,以书面方式报告公司主管领导。

七、服装企业跟单员现状

 作为服装企业，当前贸易跟单面临很大的困惑。由于行业间的恶性竞争，跟单员流动性很大；在职跟单员不仅专业操作技能差，职业素质也普遍较低，缺乏责任意识。从跟单经理、生产跟单员、理单员、业务跟单员到面辅料跟单员多数还是凭经验和感觉在操作。就管理思路、跟单心态和观念、综合业务知识和协同运作能力、工作责任感都比较欠缺。与内部或外加工厂之间沟通已成为一种人为障碍。工艺指导和产前分析组织能力、快速应变果断解决问题的能力远远跟不上行业发展步伐。具体表现在操作程序混乱，责任不明确，生产进度跟进和质量把控不能把握，开裁时出现纸样问题；面料问题；缝制时出现工艺单与样衣不符，裁片有色差、印绣花次品太多；缩率不准，客人更改资料忘记下发；车间生产进度和品质不能控制到位；后道包装时包装资料不明确，纸箱尺寸不准，大批成品返修，洗水色泽有偏差，分色分码配比数据不准，以上种种细节的失误，最终导致生产进度迟后而只能空运；外发加工常有带款提货的情况发生，公司增加了营运成本，降低了订单完成的工作效率。要改变这种现状，除了需要通过培训提升跟单员全能跟单专业技能和跟单流程管理能力，强化品质意识和责任感之外，我认为企业还应设置专业的“订单进程督导员”这一重要岗位，来负责指导帮助解决订单进程中碰到的困难。

      作为企业的经营者，也需要“订单进程督导员”这一重要岗位来协助完成每一张订单的进程，直至收汇。作为企业的经营者要面对企业业务部，采购部，生产部，行政部，财务部五大部分的管理；常言道：麻雀虽小，五赃齐全。服装企业也是如此。五大部门中，业务部是公司生存的根本，是保证订单来源；保障计件制企业车工基本收入，稳定工人队伍的重要部门。采购，生产，行政，财务四个部门是配合业务部的订单顺利完成而运作的；而跟单员是业务部的重要一员；是完成订单任务的骨干力量。作为企业的老板，要全面的管理企业。虽然侧重点不一样。但几十个仍至几百上千成万个员工的住宿和工作环境的要求和改善，就让企业老板应接不暇，更还有三金的交纳，员工家庭困难的解决，财务的大检查，面辅料的各种问题等等等，无不要老板去操心。

       虽然业务部是企业的命根子，是企业生存的根本，但如果没有采购，生产，行政，财务等部门的积极认真合理的配合，要及时按质按量的完成订单是非常困难的。作为企业的老板，既要把握公司的总体发展，又要使各部门通力合作完成生产任务，除了配备必要的部门经理和助手之外，还应加强对业务部的特别管理和控制。由于客观的原因，总经理不可能对每一张订单亲自去负责，亲自去指导跟单员的工作流程和细节处理，但总经理又必须时时掌握每张订单的实际生产进程，那就需要一位既专业又敬业的专职人员，来帮助总经理控制好每一张订单的流程和进展，作好总经理的参谋和助手。这位专业人员必须有很强的实际工作经验又非常善于处理人际关系，并能够协调各部门相关人员共同配合，使每张订单顺利完成；这就是――“订单进程督导员。”

 

八、订单进程督导员的素质要求：

 跟单员的工作性质与特点决定了“订单进程督导员。”的素质要求

（1） 分析能力。能够分析不同客户的订单产品特点及产品的价格构成，以利于报价。
（2） 信息能力。能及时了解并预测客户的需求，亲自了解企业的生产能力，管理能力，资金信用情况，员工素质状况，物料的供应能力，便于订单的按排，生产及交货，有利于订单进程中发现问题能得到处理。
（3） 沟通能力。熟练运用计算机操作和信息系统，善于使用文字和外语与客户沟通。
（4） 专业知识。要对所跟单的产品非常的熟悉。产品的原材料特点，来源及成分非常的了解。对产品的细节特点，款式，质量了然于胸，便于和客户及生产人员沟通时不出差错。
（5） 公关能力。善于与各部门的人员沟通，了解有关部门配合人员的文化，特长，性格，能力，以便于工作配合时扬长避短。
（6） 人际关系处理的能力。通过处理好与客户，上级，同事，外单位人员的关系。通过他们的配合完成每张订单整个进程的工作。
（7） 法律知识。对劳动法，合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识做到初步了解。做到知法，守法，懂法，用法。最大限度的维护企业的利益。
（8） 谈判能力。要有谈判的技巧，要有耐心和耐力。
（9） 管理与推销能力。要善于推广本企业，促进企业的不断发展。要对手上所有的订单有合理清醒的进展管理计划，要加强和跟单员的沟通，站在对方的角度，配合协助跟单员顺利完成跟单任务。
（10） 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识，避免不必要的空运发生

（11）商检 知识。了解商检知识，合理按排商检日期，避免产生出口产品违反商品出口检验的有关法律条文。

九、督导员对跟单员的指导责任

1、是要经常对跟单员的跟单基本功进行考核，促进跟单员对业务能力的不断追求和良好习惯的固定。

2、是要有意识的训练跟单员严谨细致的工作作风，无论面对什么事态的发生，要心平气和的面对，不急不躁；以免失去理知，耽误了订单的进程。

3、是要培养跟单员主动与各个部门的同事沟通，要懂得三人行必有我师的道理，做到不耻下问，有疑问讨教的良好工作态度。

四是要培训跟单员锲而不舍的精神。跟单在一开始可能是一件新奇的工作，时间长了可能会产生厌烦的情绪，这就需要督导员经常做跟单员的心理训练和疏导工作，要使跟单员明白，无论从事什么性质的工作，都是在发挥自己的作用，只有坚持不懈才能不断进步。才能不断的提高自己的能力，从而为更进一步的发展打下良好的基础。

 

十、督导员的岗位职责

1、在总经理的领导下开展工作，贯彻好订单的上传下达责任，把订单工作落到实处，做到讲效益必须抓质量，抓进程首先必须抓细节

2、认真熟悉订单、详细了解跟单员的工作按排，了解订单生产厂的详细地址和生产按排，掌握生产负责人的联络渠道和联系方法，便于今后工作的联络和沟通。


3、编制订单总进度计划表和月进度计划表及各订单实施厂的日进度计划表。订单如有停滞进展现象应了解情况组织订单跟单员与订单负责人共同解决，如不能处理，应及时请总经理出面协助解决

 4、要与订单跟单员与订单负责人保持密切的沟通联系，保证订单顺利进行，维护公司的信誉和经济利益。

5、搞好订单进展的成本核算，并将核算结果及时告知订单跟单员与订单负责人，以便及时改进生产计划及方案，争创更高效益。

6、督促订单实施部门的进展进度，帮助指导处理订单实施中的困难并处于良好状态，确保订单顺利进行。

7、合理调配生产要素，时刻跟踪订单进度和质量。
8、参与订单的不定期检查，发现问题马上与订单跟单员和订单相关的负责人共同解决。

9、根据工作需要，要求订单生产单位不定期汇报订单执行情况

10、　参加订单完成交验，直至出口

              总之，督导员除了要完成以上工作之外，还要不定期的对跟单员进行业务培训和工作评估，培养专家型素质型跟单员，并向总经理提议，让工作出色的跟单员在待遇和工资中得到充分的提高，以调动全体跟单员的工作积极性。工作中通过督促检查和指导，帮助跟单员理顺思路，明确自己的岗位职责，往正确的方向运用规范的操作流程来全程跟单，严格按程序操作，有计划的完成每一张定单。同时强化跟单员的责任意识，对每一张订单的细节都亲力亲为，如发给外厂加工的服装，要亲点外发的面，辅料数量，对样衣和投产样要亲手交付外发厂的相关负责人，要对订单细节认真复检，直至订单最终完成。及时掌握每一张订单的进程和需要解决的问题，并有相对应的措施。及时给总经理提供合理的工作建议，为企业的良好发展做好基础工作。

 

 

                                                                                                                                                                                                              周国华