前期准备-构思
摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动的全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充: –每个环节可能出现问题的地方; –每个环节所需用到的物料; –每个环节是否可以再优化; –每个环节是否给人惊喜; 在构思完成后,再次检查你的目的是否达到? 在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?
团队构成
1、确定你的工作团队 §项目负责人 §参与部门 §项目所必须的人员配备 2、确定你的供应商 §供应商列表和对应联系人: § 场地 § 搭建 § 租车/礼仪 § 摄影摄像 § 其他
项目推进表
1、项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3 ) –项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容; –物料清单:列举已有物料及需要准备的物料; –人员分工:列出每个子项目负责人;
2、必须首先确定不可控因素: –场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地 –重要来宾:他们的时间、行程是不确定的 –其他不可控因素
3、预定的检查时间通报:
–向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐 –使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? 应付意外情况、赢得补救机会
活动管理表
1、活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等) 2、活动物料汇总 3、接待流程和要求 4、活动现场具体分工(人员位置和要求) 5、文案准备 –新闻稿 –主持人稿 –领导讲话稿 –重要领导的现场文件夹内容资料
6、通讯录 活动管理表的主要目的-确定活动基本要素/相互关系及检查点
明确活动基本要素利于活动掌控 –参与人员的工作指导,提升工作效率 –新增人员的活动手册,利于快速到位(补位) 相互关系的确认 –部门之间的配合和各自负责人; –哪些事情可以同时进行; –完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法; 定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展,并对意外情况作出补救。
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