使用索引 所谓索引，就是列出在文档中出现的词语和它们所在的页码。建立索引是为了方便在文档中查找某些信息。在Word 中，可以先创建由贯穿整个文档的许多【标记索引项】组成的索引，然后再创建该索引。
6.4.1 标记索引项 在创建索引之前，应该首先标记文档中的词语、单词和符号等索引项。索引项是标记索引中特定的域代码。在标记了所有的索引项后，用户就能够选择一种索引图案并建立完整索引。标记索引项的操作步骤如下： （1）选定要作为索引项使用的文本。 （2）选择【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，可弹出如图6-18 所示的【索引和目录】对话框。  （3）在【索引和目录】对话框中单击【标记索引项】按钮，出现如图6-19 所示的【标记索引项】对话框，也可以按Alt+Shift+X 键，直接打开【标记索引项】对话框。  （4）在【主索引项】框中会显示选定的文本，如果必要，可以编辑【主索引项】框的文字。单击【标记】按钮，即可标记索引项。 （5）不要关闭【标记索引项】对话框，用鼠标直接在文档窗口选定其他要制作索引的文本，然后单击【标记索引项】对话框，单击【标记】按钮即可实现继续标记。 （6）如果要创建次索引项，可以在【次索引项】框中输入索引项。次索引项是位于一个更广泛的标题下的索引项。 （7）如果单击【标记全部】按钮，可以标记文档中所有出现撰写文字的地方。 （8）如果选中【交叉引用】选项，可以在其后的文本框中输入文本，即可创建交叉索引。有关交叉索引的内容在后面将予以介绍。 （9）如果选中【当前页】选项，可以列出索引项的当前页码，这是默认的设置。 （10）如果选中【页面范围】选项，Word 会显示一段页码范围。如果一个索引项有几页那么长，必须选定这些文本，然后选择【插入】菜单中的【书签】菜单项将索引项定义为书签。在【页面范围】后面的书签列表框中选定该书签，Word 将自动计算出该书签所对应的页码范围。 （11）在【页码格式】区中可以选择【倾斜】和【加粗】复选框，可以为页面指定相应的格式。 （12）当标记过一个索引项后，【标记索引项】对话框中的【取消】按钮将变为【关闭】按钮。单击该按钮，即可关闭【标记索引项】对话框。 注意： 在显示非打印字符的情况下，可以看到插入的索引项。如果不显示非打印字符，插入的索引项是不可见的。 如果创建了次索引项，可以在其后面加上引号，再填入下一级的索引项，即可创建第三级索引项。 6.4.2 创建索引 标记了索引项之后，即可以创建索引项了。创建索引的步骤如下： （1）将插入点移到要出现索引的位置上。 （2）打开如图6-20 所示的【索引和目录】对话框，并选中【索引】选项卡。  （3）在【格式】下拉列表框中选择索引的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选定了【来自模板】，用户可以单击【更改】来改变索引样式的字体段落等风格。如果选定了其他样式，用户可以在【类别】下拉列表框中选择索引的类别。 （4）在【类型】区中选择索引的类型，如果选定【缩进式】，次级索引项相对于主索引项将缩进；如果选择【接排式】，主索引项和次索引项将排在一行中。 （5）如果选中【页码右对齐】复选框，页码将右排列，而不是紧跟在索引项的后面。 （6）在【栏数】框中指定栏数以编排索引，如果索引比较短，一般选择两栏。 （7）由于正文和西文的排序规则不同，所以要在【语言】框中选择索引使用的语言。 （8）如果语言使用的是【中文】，可以在【排序依据】列表框中指定按什么方式排序，可以是拼音或者笔画。 （9）单击【确定】按钮后，Word 会对文档重新分页，并产生索引，如图6-21 所示。 对于带有子文档的主控文档，可按照上述的方法标记索引项和创建索引。要在主控文档中标记索引项，首先应使子文档处于展开状态，然后即可以按上述步骤标记索引项并创建索引，用户可以为创建的索引建立一个子文档，把索引放到一个子文档中。  6.4.3 更改或删除索引 在标记了索引项和创建了索引后，用户还可以对它们作一些修改或者删除它们。更改或删除索引的步骤如下： （1）如果文档中的索引项没有显示出来，单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮  。（2）定位到要更改或删除的索引项。 （3）如果要更改索引项，更改索引项引号内的文字即可编辑或者设置索引项的格式，如图6-22 所示。 （4）如果要删除索引项，连同{}符号选中整个索引项，然后按 Delete 键。 6.4.4 更新索引 在更改了索引项或者索引项所在的页码发生了改变后，用户应该更新索引以适应所作的改动。 更新索引的方法是在希望更新的索引中单击鼠标右键，此时会弹出一个快捷菜单，单击快捷菜单中的【更新域】菜单项即可更新索引。 用户也可以利用创建索引的方法更新索引，新创建的索引完成后，会弹出一个对话框询问是否替换原有的索引，用户选择【确定】即可。  |
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