印鉴档案工作规范

印鉴档案工作规范

 

1.印鉴档案工作原则

1.1印鉴是公司的形象。公司一但成立，同时形成了公司印鉴，印鉴包括公司党委章、行政章、法定代表名章、财务专用章、财务主管名章、合同专用章及收款专用章等所有对外用印的都属公司印鉴。

1.2公司印鉴的制发、改刻与废止自然形成了印鉴的生命周期，即机构成立制发阶段、运作阶段、机构注销归档阶段。当印鉴进入归档阶段时，原用印单位应及时将废止的印鉴移交至档案部门归档。

1.3印鉴档案必须实行集中统一管理,保证印鉴档案的安全，方便开发利用。

1.4实现印鉴档案的科学管理，采用先进管理手段，大力开发档案信息资源，为企业工作和社会建设服务。

2.印鉴档案归属

2.1印鉴档案归属特种载体类。

3.整理组卷

3.1机构注销或更名一个月时间内，印鉴管理部门应认真填写档案移交目录一式二份，档案部门清点后双方在移交目录上签字盖章，各执一份，以备查用。（移交目录附后）

3.2清除污垢。印鉴档案的第一次清除污垢采用除油液体用软刷进行清除，不得用硬物清污，清洗完毕后进行晾干。

3.3印鉴完成它的历史使命归档后，档案部门将对印鉴进行组卷，档案条目录入卷信息，起止时间填写企业成立与注销时间，时间以下发文件时间为依据。

3.4填写印鉴档案目录

印 鉴 档 案 目 录

档     号	题      名	更名起止时    间	样     印	盒号

3.5印鉴档案装盒

3.5.1将样印盖在“盒内印章存放定位格式”上（附后），将此格式粘贴在印鉴档案盒内左侧，印鉴按定位号存放，印章上加贴标有盒号与位号的票贴，规格：26′13mm 

盒号	位号

样章：

                               

3.5.2第二次清除（擦）污垢，印鉴除污后按照定位格式表中位次放入盒内。

3.5.3按照印鉴档案盒背脊上的内容填写。

3.6分类编号

3.6.1按《中国档案分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

3.6.2根据特种载体档案的内容构成和形成特点，编制档号。

3.6.3特种载体类印鉴档案档号=全宗号+分类号+案卷号

模式如下：

001—T.YZ—1

                           

卷号  

                            二级类目号（印鉴代码）

                            一级类目号（特种载体类）

                                全宗号

4.档案排架

4.1按档号顺序排架。排架规则是从上到下，从左至右。

5.档案保管

5.1保管要求按《公司档案管理综合制度》执行。印鉴档案装具与其它档案装具在材质上有所不同，严禁把好档案害虫和对档案有害生物的出现，一经发现彻底消除。

6.印鉴档案利用

6.1借阅按《公司档案管理综合制度》执行。

6.2印鉴档案利用除与其它档案利用方式相同以外还必需严格审核。在利用程序完成后，档案人员还必需进行样章利用的登记（利用表格附后）。

 

 

 印鉴档案利用登记表

样  印	盖印单据名称	办理事由	利用人员及时间	归还时间

 

 

印鉴档案移交清单

样  印	移交情况说明	移交部门及时间	接收部门及时间	备  注

盒内印章存放定位格式

1	2	3	4
档号：	档号：	档号：	档号：
5	6	7	8
档号：	档号：	档号：	档号：
9	10	11	12
档号：	档号：	档号：	档号：
13	14	15	16
档号：	档号：	档号：	档号：
17	18	19	20
档号：	档号：	档号：	档号：