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建筑施工企业的财务支付风险及防范(1)
深圳中铁二局工程有限公司财务部 陈和林 【摘 要】：本文从建筑施工企业的特点入手，结合笔者在工作中遇到的实际情况，介绍了建筑施工企业财务支付过程中存在的风险，并针对这些风险提出了健全内部控制、规范支付流程及提高财务人员素质等一些合理化的建议。 【关键词】：建筑施工企业 支付风险 防范 一、概述 随着建筑行业经营模式的改变，施工企业为了求得生存和发展，力求做强做大，特别是近两年来，随着国家加大宏观调控力度，不断投资于大型基础设施建设，大型施工企业发展机遇难得，不断中大标、中优标。在规模不断扩张的情况下，施工企业只有充分利用社会资源对企业内部资源进行补充，即对工程进行专业分包或劳务分包，但实行分包也给企业带来了较大的经营风险，从近几年施工企业发生的风险事件来看，因项目分包所引起的风险损失事件时有发生，特别是因分包引起的支付风险占比例最高，损失金额最大，部分施工企业因此而陷入债务纠纷不清、官司不断的情形，企业的日产业务都在忙于应诉，给企业带来了不可估量的损失。因此，分包支付风险管理一直是施工企业财务管理的重点之一，也是实务中不得不面对的现实问题。 二、施工企业对外支付存在的主要风险 施工企业是个特殊的行业，其产品具备投资规模大、工期长、影响因素多、点多面广等特点，正是这些特殊性造就了其主要支付风险的有别于其他类型的企业，且各个施工项目都有其特殊性，因此，支付风险的表现形式多种多这样，但归结起来施工企业主要存在的支付风险有以下几种形式。 ㈠内部控制失效，支付程序简单 由于施工企业的特殊性，点多面广，基本上是采用中一个标段设立一个项目管理机构的管理模式，尤其是大型施工企业，业务几乎遍及到全国乃至全球。这种模式如果大型施工企业没有建立健全良好的内部控制体系，势必会导致管理失控，项目经理部权力过大，分包队伍管理混乱，给支付带来很大的风险。而良好的内控体系可以有效地防范甚至化解一些不必要的风险。内部控制失效主要表现在： ⒈分包合同的签订方面 合同是支付款项的依据及源头，如果支付的源头出现瑕疵，支付肯定会留下隐患及风险。部分施工单位在合同管理方面还是很粗放，没有认真拟定合同，且合同权限下放各项目经理部，由各项目经理负责实施签订，公司本部根本无从知晓，更谈不上控制，这给后期支付款项留下隐患。 ⒉支付审批程序方面 支付程序简单是内控失控的重要表现。支付流程过于简单、项目经理一支笔审批制是当今众多建筑施工企业运用的管理模式。笔者所在的公司前些年由于施工项目分散，管理成本很高，所以在支付程序上较为简单，基本上是由项目经理部的经理签个字就付款，甚至一个电话就拨付款项，手续可以事后补充，事后忘记了或人员更换后根本就无人顾及后续资料的补充。在这种管理模式下，造成公司后期财务风险加大，预付款居高不下，公司官司不断，甚至是10多年前的项目仍有纠纷存在，给公司的后期发展形成了巨大的障碍。在支付审批程序上还要强调下预付款支付中存在的问题。对于预付款的支付务必严格控制程序，很多建筑分包商都是利用预付款来骗取资金，所以应在合同谈判上下功夫，签订合同时应严格限制预付款。 ⒊分包办理结算方面 可以说完工结算工作是后期支付的依据，如果后期支付的依据出了问题势必会为以后的支付埋下隐患。当今建筑施工企业结算中普片存在的问题就是公司总部没有统一的规划，由各项目经理部自行负责后期决算，造成部分项目经理部以未与业主办理结算为由，拒绝与分包队办理结算。可以说办理决算拖延的时间越长，支付的风险就越大。在这方面，不少公司都吃了亏，因不与分包队办理末次清算，造成后期分歧的地方越来越多，工程完工后，如果分包商少赚钱或者亏损，势必会把风险转嫁给总承包方。 ㈡分包管理混乱，支付不达目的 当前，建筑市场还不是很规范，分包方的企业资质基本上是挂靠的或是假资质或分包方是通过关系介绍来的，主包方设防不严或根本就没设防。分包方往往利用不正当手段，达到其目的。正是因为这些分包方并非是真正分包，基本上是以挂靠的名义来承接工程，但分包商又不想过多地受挂靠方的限制，总承包方支付的款项很少是直接打入合同签订单位，但分包商本身又没有银行账户，只得临时委托亲戚朋友甚至是地下钱庄来换取现金，这给企业埋下了风险隐患。首先，没有把资金直接拨入合同单位，支付没有达到目的。如果财务人员防范不严，没有要求提供必要的委托支付程序及收据，事后如果分包商不承认的话，造成证据乏力，法律风险大。其次，因部分分包商直接把钱汇入地下钱庄套取现金，有把总承包方拖入地下钱庄的嫌疑，这给总承包方的声誉造成很大的影响，现实生活中也有很多建筑施工企业被人民银行通告涉及洗钱的嫌疑。 ㈢支付形式多样，财务人员控制风险能力差 财务人员法律意识淡薄，财务风险考验的经历不多。由于施工企业财务的工作环境差、人员变动性大，难以留住经验丰富的人才，造成施工项目的财务主管过于年轻，甚至是毕业一两年就做了项目财务主管。年轻的财务主管对财务工作富有很大的激情，但毕竟经历少，风险防范意识差，为分包商钻了空子，甚至被分包商的行为所左右。现实中分包商通过各种各样的支付形式达到支付的目的，主要表现在： 首先，劳务工工资的支付风险。近些年国家对拖欠农民工工资问题高度关注，施工企业也怕分包商挪用资金、拖欠农民工工资，采取直接把款项支付到农民工手上的措施，这一举措有效地防范了拖欠农民工工资的问题，但也加大了财务的支付风险。由于支付过程中的手续不健全，该由分包商牵头办理的没有落到实处，该由分包商签字的地方没有签好，分包商往往以支付农民工工资的名义套取总承包方的资金，事后又不承认代支付的款项。 其次，代扣材料款、水电费、罚款等支付风险。从财务角度，代付的款项相当于变相支付资金，但许多工程项目管理人员，尤其是财务人员没有意识到这点，对代扣的款项没有像支付资金那样认真对待，如代扣的材料款、水电费等没有固定的签字人，也没有加盖分包单位的签章，等工程完工后或者多年以后分包队以不是其本人签字为借口不承认此款项，对总承包方来说很难再收集证据，以此造成不必要的损失。 最后，网银支付、委托支付的风险等。当今电子科技高速发到，网上银行普遍运用，为财务工作者减少了工作量的同时也加大了财务支付风险。前面讲到，当今建筑市场不是很规范，分包商基本上都是以挂靠形式承接工程的，又往往采用委托支付的形式，如果采用网上银行转账，势必会加大财务支付风险，因为以银行电子文档打印出来的凭证附件在诉讼程序是不作为证据的，而且时间长久之后若有法律纠纷再到银行调取证据工作量也加大。 三、控制财务支付风险的几点建议 ㈠健全内控制度，做好事前策划 ⒈健全内部控制制度 合同管理是防范风险的源头管理程序，完善合同签订评审，要建立合同评审制度。合同签订前，企业各相关部门对合同的风险性进行评估，防止合同中不利条款的出现，把合同的瑕疵消灭在评审阶段。本公司在合同管理方面采取了如下措施：运用CREC系统网络办公软件（俗称“即时通”）建立合同评审机制，做到节点控制。公司总部拟定了合同格式条款，并将合同谈判的权限下发各项目经理部，但单价等关键性条款受公司总部控制。项目经理部根据格式条款及谈判好的单价通过即时通办公软件经过合同流程审批，首先经项目经理部各关键部门审批后上报公司总部，经过公司关键几个部门对专项部分进行审查后最后由总经理负责签订合同。通过这个流程，基本上把合同的瑕疵部分消灭在萌芽状态，大大降低合同管理风险，同时也减少了财务的支付风险。 2.重视分包结算工作 对外结算管理是个非常重要的问题，施工单位结算中普片坚持的原则是先外后内，即等业主结算完成后才开始对分包队结算，若业主估计拖延结算，造成与分包商的结算也迟迟不能办理，至此，也给公司管理造成不必要的麻烦。因此，必须改变这种局面，对外结算与对内结算要求相脱钩，即对内分包要根据分包队的实际工作量给予结算，办理末次请款，并根据末次清算协议及资金计划拟定支付协议。末次清算协议的签订确保支付有了依据，且一旦签订分包末次清算协议，与分包商的争议部分也不会太多，即使分包商有意引起争议，总承包方也有了法律依据。本公司正是采用了分包商工程完工后即签订末次清算协议的模式，使公司的管理进一步规范，公司的法律纠纷也大大减少。 ㈡加强分包管理，规范支付流程 ⒈实施分包策划，严格选择分包队伍 实施分包策划是任何工程项目开工前都应该做到的，它包括拟定分包的项目，确定分包工程量，选择什么队伍，达到什么分包目标、分包纠纷风险猜测等内容。做好策划工作，项目财务部门也能依此确定资金支付计划，做到有的放矢。 选择分包队伍是分包工程的十分重要的任务之一。值得说明的是，施工企业必须建立分包方档案库，使资质合格，信誉好，队伍实力强的分包方能作为首选队伍。对那些打招呼队伍，关系户队伍，应慎重选择或拒绝。这有这样，支付的源头风险才能减少到最低限度。 ⒉规范支付流程，做到节点控制 因施工企业的特殊性，不同企业的支付流程模式各有不同，但一点可以明确，项目部项目经理一支笔模式肯定不利于财务支付风险的控制，现结合本公司的实际介绍下分散下的集中管理模式：项目部资金仍有项目部自行配置，做到专款专用，公司本部不挪用项目部的资金，但严格审查资金支付的合理性。具体操作模式为：项目部财务人员首先审核有无资金月度使用计划和工程计价结算单，若有计划和结算单，项目部财务人员应填制“劳务分包项目资金支付审批单”后报项目工程部门审核，审核完毕后报项目预算员签字后报项目总工签署意见，经项目总工审核同意后报项目经理签署意见，经项目经理同意并签署民工工资支付确认书后报公司项目管理部、公司安全质量部、财务管理部审核并签署意见，经上述部门同意后报分管成本的副总经理和总会计师联签支付。若一次性支付金额大于300000元的，还需总经理审批同意后才能支付。每次在审批过程中，都要求附上以下四个附件：合同扫描件、当期分包队的验工计价单、验工细目统计表、拨款台帐（由财务部分登记）。 这种通过层层审批的节点控制流程，看视复杂，实质上是充分利用CREC系统网络办公软件（中国中铁内部单位俗称“即时通”），做到工程预算部门审核工作量清单，财务部门审核工程款支付比率，公司领导在任何地方只要拥有网络就可以实现综合审批。通过流程控制，财务人员付款的差错概率很小，也大大减少了超支分包队工程款的可能性。 ㈢提高财务人员素质，增强风险防范意识 作为施工企业的财务人员要有风险防范意识，谨慎处理财务工作。不仅要能处理好更种账务，更要懂些工程方面的知识，能明确各分包作业队工作的内容，掌握各分包队工程的进度情况，做到拨款有数。在纷繁复杂的支付形式中，要明确各种支付方式的风险控制手段，具体表现在： ⒈对合同单位支付资金 财务人员要求取得以下凭证：⑴取得合同原件；⑵合同单位收款经办人员的资金授权委托书，要求合同单位明确收款经办人员；⑶加盖合同单位公章的收款经办人的身份证复印件及经办人的签名样本；⑷加盖合同单位公章的收款收据，收据上须注明合同或项目名称；合同单位为自然人的，则由其本人面签并按手印。⑸经办人员有变更的，须重新提供变更后的授权委托书、身份证复印件和签字样本； ⒉对合同外委托支付资金 原则上资金必须支付给合同签订单位，但部分分包商要求委托支付给其他单位或个人的须提交以下资料： ⑴合同单位开具的资金委托支付书 ，明确支付到哪个单位，并划定所产生的风险由合同单位负责，且每次委托均要单独开具；⑵加盖合同单位公章的收款收据。 ⒊代领或代支付材料款的处理 领用材料视同拨付分包工程款，财务人员应取得以下依据：⑴合同单位收料经办人员的材料授权委托书，要求材料都由被授权人签字，合同单位的其人人员签字属于无效行为；⑵加盖合同单位公章的收料经办人的身份证复印件及经办人的签名样本；⑶除领料单外收料单位还要提供收料确认收据（但领料单上加盖合同单位公章的除外）； ⒋代扣其他款项的处理 各种代付的水电费、工费、税金、安全质量罚款以及其他代扣款均视为资金拨付，要求合同单位及时签字盖章和提交收款收据，财务部门以此作为对外支付的依据并进行帐务处理（不管验工计价中是否扣除，均要做会计账务处理）。 同时，在各种支付过程中，财务人物务必取得收款收据，它是收到资金的重要合法凭证，合同单位提交的发票不能取代收款收据。 综上所述，施工企业的财务支付风险是无处不在，无时不用，而且不同的施工单位面临的风险也不相同，广大施工企业财务工作者应不断提升自己的业务水平来认识风险、防范风险，以推进施工企业财务管理工作走上新的台阶。 |
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