初始化处理中的最后一项工作就是启用帐套,在会计之家初始设置窗口,单击〈启用帐套〉按钮,系统就会进入启用帐套处理。单击〈继续〉按钮进行关闭初始化和启用新帐套工作。在这里系统会提示您做好初始帐套的数据备份工作。将已格式化好的磁盘放入A:驱动器中,单击〈确认〉按钮。系统自动完成初始数据的备份工作,并开始执行启用帐套工作,窗口中显示了完成启用帐套工作的百分比。启用帐套时,系统会自动进行总帐数据的平衡校验以及固定资产数据与总帐数据勾稽平衡的检查。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后,系统才能完成启用帐套工作。
单击〈完成〉按钮就可以进行日常帐务处理工作了。
四、普通凭证录入
凭证录入
在会计之家窗口单击〈凭证〉按钮,进入凭证处理窗口。
单击〈凭证录入〉按钮,系统弹出记帐凭证录入窗口。系统自动给出上一次录入最后一张凭证的日期,可以修改,系统允许输入本期以后的任意期间的记帐凭证但不允许输入当前会计期间之前的凭证;其次输入凭证字,在凭证字输入窗口中用下拉按钮选择凭证字。凭证号由系统按照当前期间同类凭证的最大号加1自动给出。接下来在摘要栏中直接输入摘要,或单击〈获取〉按钮,调出凭证摘要库,选定要录入的摘要,单击〈确认〉按钮即可将该项摘要复制到记帐凭证中去。
直接输入科目代码或助记码,或单击〈获取〉按钮,即可调出会计科目代码表,在科目代码表选择所要录入的科目,单击〈确定〉按钮,即可输入科目代码。如果所选的科目下设核算项目,则在选定了该科目后,科目代码栏中就会出现两栏。前面的一栏中您可以输入核算项目代码。如果该科目选定了下设往来核算,则后面的一栏要求输入业务编号,在这两项中都能够使用获取代码功能查看并输入相应的代码。
单击格式转换按钮,输入相应原币金额,系统自动折算为本位币金额并显示在金额栏中,折合本位币可以修改。输入数量和单价,系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等。
如果所录入的科目是银行存款,并且在帐套选项中将银行对帐选为“是”,您就可以在这里选择结算方式,录入结算号。
凭证录入完毕,系统自动将借、贷双方金额合计数分别显示在合计栏中,单击“存盘”按钮系统即可保存所录入的凭证,系统会显示空白凭证等待继续录入凭证。
单击“退出”按钮即返回会计之家窗口。
凭证审核
在凭证处理窗口中单击〈凭证查询〉按钮,弹出“凭证过滤”窗口。系统提供了内容、比较关系、比较值、凭证范围四个选项。
如:选择凭证字等于转的所有末过帐记帐凭证。
条件设定完毕,单击“确认”系统即将满足条件的凭证全部过滤出来,显示在会计分录序时簿中。
将光带定位于需要审核的凭证上,单击“审核”按钮,系统即进入记帐凭证窗口,此窗口中的项目不能修改,只能查看。查看完毕按下审核按钮即在审核人处签了章,表示审核通过。您可以利用记录移动器对多张凭证进行审核。如果记帐凭证已经过审核,按下审核按钮后则会消除原审核签章,审核过的凭证必须先销章才能修改。审核与制单人不能为同一操作员,否则系统拒绝审核签章。审核完毕,单击退出按钮返回。
为方便用户,系统提供了成批审核、成批销章两种快捷操作。选中文件菜单中的“成批审核”功能即开始批量审核凭证,审核完毕,系统会出具一个批量审核报告。选择文件菜单中的“成批销章”功能可对已审核的凭证进行批量销章,销章完毕,系统也会出具一个批量销章报告。
审核完毕,单击工具条中“退出”按钮即返回会计之家窗口。
凭证过帐
在凭证处理窗口中单击〈凭证过帐〉按钮,系统进入提示信息窗口,在窗口中,系统会提示您在凭证过帐之前需要完成的准备工作,按下〈前进〉按钮,系统就带您进入到了凭证过帐的第二个操作步骤,对凭证号连续性处理的选择。您可以针对您对凭证号连续性要求的高低来进行选择,选择完毕,按〈前进〉按钮,就进入了第三步操作过程,完成过帐,单击〈完成〉按钮,系统开始过帐,并显示出过帐进度。过帐完毕,系统进入第四步操作,系统将本次所过的凭证及各种业务资料的数量、金额等项内容显示在窗口中,为您提供过帐信息。按下〈完成〉按钮,即结束本次过帐操作。
五、专用凭证录入
固定资产类凭证
在会计之家窗口,单击〈固定资产〉按钮进入固定资产处理窗口。系统可根据您录入的有关固定资产业务资料自动生成相关记帐凭证。
单击〈变动资料录入〉按钮,进入变动资料录入窗口。每项变动资料以记录形式在窗口内显示。您可以在该窗口进行固定资产增加、减少或其他变动操作。在初始化中已介绍过增加固定资产的核算,现以固定资产减少、其他变动为例进行说明。
单击减少按钮,进入减少固定资产录入窗口。固定资产减少处理主要用于对固定资产的“报废”、“出售”、“盘亏”等固定资产的减少业务进行处理。单击输入框右边的查看按钮查看选择固定资产项目。输入减少日期和选择固定资产减少方式。录入完毕,单击〈记帐凭证〉按钮查看修改记帐凭证的有关分录,单击关闭按钮退出。
如果一次报废多项固定资产,系统还提供了固定资产成批录入的操作。在录入完毕一项固定资产数据之后,单击〈新增〉按钮,上次录入的固定资产的代码就会出现在固定资产代码下面的小窗口中。就这样依次录入,直到本批全部固定资产都录入完毕,单击〈记帐凭证〉按钮查看修改记帐凭证的有关分录,可以看出该批报废的固定资产所对应的记帐凭证是同一张。单击关闭按钮退出记帐凭证窗口。
单击〈确认〉按钮即完成本批固定资产数据的录入工作。
操作完毕,单击〈确认〉按钮保存减少的固定资产。
如果固定资产发生其他变动,如固定资产原值增减、预计工作量调整、预计净残值(率)调整、折旧方法变动、部门调拨、累计折旧调整、折旧费用科目变动等。单击其他变动按钮,进入固定资产其他变动资料录入窗口。输入发生变动的固定资产代码,在“变动信息”窗口输入有关变动项目。选择固定资产要素变动后对折旧政策的影响。录入完毕,单击〈记帐凭证〉按钮查看调整记帐凭证的有关分录。退出记帐凭证窗口,单击〈确认〉按钮即完成固定资产数据的其他变动录入工作。
固定资产可以在多个会计期间使用,必须按月计提折旧。本系统提供了自动计提折旧功能,并将折旧分别计入有关费用科目,自动生成计提折旧转帐凭证。注意:计提折旧前,必须先将凭证过帐。如果有采用工作量法计提折旧的,还必须先输入本期实际工作量。
在变动资料录入窗口,单击“变动”菜单中的‘月工作量输入’选项,输入所有设定为工作量法计提折旧固定资产的本期实际工作量,在执行计提折旧功能时,系统会根据此处录入的月工作量,计算每项固定资产当期应提折旧数额。输入完毕,单击退出。
在固定资产处理窗口中,单击〈计提折旧〉按钮,系统按提示步骤指导用户完成计提折旧操作。在每一步中,单击〈前进〉按钮进入下一步;单击〈后退〉按钮返回到上一步;单击〈取消〉按钮退出计提折旧操作。首先输入转帐凭证摘要,凭证字,提示开始生成转帐凭证。如果本期有未过帐的固定资产变动资料,系统会发出提示信息,要求将有关凭证过帐之后再计提折旧。转帐凭证生成完毕,系统显示凭证号码。至此,本月计提折旧工作已经完成,单击〈确定〉按钮返回固定资产处理窗口。
工资费用分配凭证录入
在会计之家窗口单击〈工资〉按钮,进入工资处理窗口,要自动生成工资费用分配凭证,必须先设置核算办法,录入工资数据。
单击〈核算办法〉按钮,系统弹出工资项目处理窗口。
在工资项目处理窗口,单击〈新增〉按钮,弹出工资项目增加窗口。在名称栏中输入新的工资项目名称,或用下拉列表按钮调出“职员”核算项目中的“职员代码”、“职员姓名”、“文化程度”等选项做为工资项目名称。设定工资项目类型,数值型的工资项目只能输入数字可以参加计算。文字型的工资项目不能参加运算,可以输入字符和数字。输入完毕,单击〈增加〉按钮,即可将所录工资项目增加到工资项目中。
单击〈计算方法〉,进入计算方法设置窗口。在此窗口,可用简单的公式设置方法将企业工资制度用计算公式表达。
核算办法定义完毕,单击〈确认〉按钮退出。接下来进行数据录入。在工资处理窗口,单击〈数据录入〉按钮,进入工资数据输入项目设置窗口。
为了提高数据的录入速度,系统预设了两个工资数据过滤器。其中选为“固定项目”的工资项目数据在每期结帐时系统会复制到下一期。这样在下一期就可以不必重复输入固定不变的项目数据。您可以新建自已的工资数据过滤器,单击〈增加〉按钮,弹出新增工资数据过滤器窗口。输入过滤器的名称,选择要编辑的工资项目。单击〈确认〉按钮,则保存新增加的过滤器。
选择工资数据会计期间。如选择下期,您可以提前输入下一期间的工资数据,同时系统自动将本期固定项目数据复制到下一期,工资数据录入窗口,录入所选项目的工资数据。其中,黄色部分表示该数据由计算公式计算得出,不允许修改。
输完某一类别后,单击〈过滤〉按钮,系统弹出更换过滤器窗口。您可以选择其他过滤器输入其他工资项目。
数据录入完毕,单击关闭按钮返回工资处理窗口。接下来进行工资费用配。
在工资处理窗口单击〈费用分配〉按钮,进入工资分配指南窗口,在本窗口中,将对工资分配进行说明,选择是否对工资数据进行重新计算。按下〈前进〉按钮,系统进入工资费用分配参数设置窗口,您可在“职员类别”“工资项目”“工资费用科目代码”“应付工资科目代码”四个选项中设定它们之间的对应关系,作为工资分配的依据。如果误输入对应关系,只须将对应的科目代码框清空即可。
例如:管理人员类别的应付工资数据,应分配到“管理费用--人工工资”科目中去。则在“职员类别”选项中选择“管理人员”项目;“工资项目”选项框中选择“应付工资”项;在“工资费用科目”中选择“管理费用--工资”的科目代码;“应付工资科目代码”选项选择“应付工资”科目的科目代码。
设置完毕,单击〈前进〉按钮,系统进入记帐凭证参数设定窗口,设定生成记帐凭证的日期,凭证摘要内容,以及凭证字。设定完成,单击〈完成〉按钮,系统即可进行工资费用分配,分配完毕后生成一张记帐凭证,完成工资费用分配返回到工资处理窗口。
单击〈报表输出〉按钮,进入报表输出窗口,您可以选择要输出的工资报表、排序器等内容。
在输出“工资条”、“工资发放表”和“工资汇总表”时,单击〈编辑〉按钮,系统会弹出工资数据过滤器窗口。选择要在报表中输出的项目。选择完毕,单击确认按钮返回工资报表输出窗口。
单击〈增加〉按钮,弹出排序器增加窗口,输入排序器的名称;其次用下拉列表按钮调出工资项目列表选择进行排序的主关键字,选择“按主关键字汇总”选项,则系统按照主关键字生成合计数。
如选择“工资发放表”选项,选择11排序器,单击〈确认〉按钮,进入工资发放表显示窗口。在此窗口中您可以查询工资发放表的工资数据。单击会计期间下拉按钮选择会计期间,即可以显示不同会计期间的工资发放表数据。单击关闭按钮则返回。
自动转帐凭证录入
在结帐窗口,单击〈自动转帐〉按钮,系统弹出自动转帐凭证设置窗口。您可以在此设置结转制造费用凭证,提取福利费、工会费凭证等。
首先进行自动转帐凭证的设计。单击增加按钮,进入新增自动转帐凭证窗口,首先输入自动转帐凭证名称,此名称是转帐凭证的标识,不同的转帐凭证名称不许重复,该名称可以修改。
其次输入转帐期间,按F7键,弹出转帐期间设置窗口,通过对转帐期间的不同设置,可以实现按月、季、年等进行转帐,单击确认退出。选择凭证字。
接下来输入第一条分录的相关资料。
先通过摘要库获取摘要。
在科目栏,按F7获取科目代码,注意:在转帐凭证所有栏目及分录中,当表格颜色为黄色时表示禁止录入)。
选择借贷方向,即转帐凭证最终生成后的分录的借贷方向。
选择转帐方式,此处选择转入。
输入第二条分录的资料。
先双击点号按钮复制第一条分录摘要。输入第二条分录的科目代码,选择按公式转出,在本位币金额公式框,单击获取按钮进入公式向导,设置相应公式后,单击确认按钮退出,
致此,自动转帐公式设置完毕,单击保存按钮,保存新增自动转帐凭证。单击退出按钮返回。
选择自动转帐凭证,单击〈生成凭证〉按钮,系统即根据您所设定的自动转帐凭证格式生成凭证。所生成的凭证与普通凭证一致,可以在凭证处理功能中进行修改,审核及删除等项操作。生成完毕,系统提示是否要保存生成的记帐凭证。选择〈确定〉系统保存记帐凭证。
自动转帐处理完毕之后,单击〈关闭〉按钮,即可退出自动转帐处理,返回期未处理窗口。
期末调汇凭证录入
在结帐处理窗口,单击〈期未调汇〉按钮,进入期未调汇向导窗口,系统对期未调汇的工作内容等项信息进行说明。单击〈前进〉按钮进入期未汇率输入窗口,系统将根据此汇率计算汇兑损益。输入完期未汇率,按下〈前进〉按钮,调汇向导就来到了汇兑损益科目代码输入窗口。系统将根据该科目自动生成结转汇兑损益的记帐凭证,此处输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目。按下〈前进〉按钮,来到记帐凭证参数窗口,选择生成转帐凭证选项,输入凭证摘要内容以及凭证字,系统将根据调汇情况,将期未调汇的结果直接生成记帐凭证。选择输出汇率调整表,系统将期未调汇的结果生成汇率调整表,供查询或打印。
选择完毕,按下〈完成〉按钮开始期未调汇处理工作。系统会根据您的选择生成转帐凭证及汇率调整表。单击关闭按钮退出。
结转本期损益凭证录入
在结帐处理窗口中,单击〈结转本期损益〉按钮,进入结转本期损益向导,向导将向您说明有关损益处理的过程,按下〈前进〉按钮,输入要生成的记帐凭证的凭证摘要和凭证所要采用的凭证字。输入完毕,单击〈前进〉,系统进入开始结转损益窗口,单击〈完成〉按钮,系统即开始进行期未损益结转处理,处理完毕后,提示生成一张转帐凭证。确定后即完成结转损益工作。
五、帐簿查询
会计之家窗口单击〈帐簿〉按钮,弹出帐簿菜单,在这个窗口中可以查询各类帐簿资料。现以多栏帐为例进行说明。
单击〈多栏帐〉按钮进入多栏设置窗口。在此可设置您需要的多栏式明细帐格式。
单击〈增加〉按钮,弹出多栏帐格式设置窗口。首先输入需要设置多栏帐格式的会计科目代码,单击输入框右边的获取按钮从会计科目表中获取会计科目代码。注意,此处所输入的会计科目代码必须为非最明细级科目代码,如果所输的科目代码没有下级科目或核算项目,则系统无法生成多栏帐格式。
单击〈自动编排〉按钮,系统自动将所选“多栏帐科目”的下级明细科目按多栏帐的格式进行编排,您可以对编排好的多栏帐格式进行修改,删除等处理。如把进项税、已交税金由贷方改为借方。
编排完毕,单击〈确认〉按钮,输入多栏帐名称,单击〈确认〉,系统即保存所生成的多栏式明细帐格式。
多栏帐设置完毕,选择多栏帐输出的条件、范围,单击确认,系统将根据所选定的条件生成多栏帐。您可以查看、打印多栏帐,否则单击关闭按钮退出。
六、报表
您可以在报表窗口迅速地查询到试算平衡表、科目余额表、往来对帐单、帐龄分析表的有关数据资料。现以自定义报表为例进行说明。
在报表窗口单击〈自定义报表〉按钮,弹出自定义报表处理窗口。系统预设了资产负债表、损益表、利润分配表、财务状况变动表四种基本报表,您可以通过打开按钮查看相应的数据资料。
单击〈新建〉按钮,进入报表格式设置窗口,您可以设置满足您需要的报表。现以销售收入表为例进行说明。
首先设置表头、表尾等。
从〈格式〉菜单选择报表进入报表格式的表头窗口。窗口中显示出“左边”、“中间”、“右边”三列,在这三列所构成的单元中,表示了表头中左、中、右三部分的内容。在这部分单元中,您可以直接输入表头中的固定内容,也可以输入表头取数公式。系统会根据您输入的内容自动识别。
在左边输入“编制单位”。中间的内容为报表名称,编报日期。输入“销售收入表”,会计年度取数公式。右边输入编报单位等,如“会工02表附表2”、“单位:元”。选中相应的部分,单击左下方的字体,可设置相应的打印字体。
单击表尾,进入表尾设置窗口。选中相应的部分,可以输入页码取数公式。
单击附注,将鼠标指针指向左上角,单击鼠标左键,可在左上方输入报表附注资料。附注资料一般出现在报表的左下方。
单击〈其它〉选项,进入其他选项设置窗口。首先设置页边界宽度,即报表输出时页面上、下、左、右各页边的宽度值。设置列标题行数,即列标题所占的行数。因列标题为2行,此处设为2。选择表头、表尾输出方式等。
上述项目设置完毕,单击〈确认〉按钮返回格式设置窗口。
第二步,设置多行列标题及输入相应报表栏目资料。
先介绍两个技巧:
单元内容加“+”后缀:表示当前单元与同行下一列单元合并为一,并消除两列中间的间隔线。
单元内容加“$”后缀:表示当前单元与同列下一行单元合并为一,并消除两行中间的间隔线。显示内容自动居中。
上述操作结果只能在〈打印预览〉或〈打印〉中才能显示出来。
接下来按实际报表的格式,输入列标题、行标题及其它资料。因在报表格式设计中定义列标题行数为2行,故下列操作只在该2行内有效。依次输入月份、A产品、单价、数量、金额等到资料。
第三步,设置取数公式。
在自定义报表输入窗口,将光标定位于要设置公式的单元上,单击(公式向导)按钮,弹出公式向导窗口。公式向导分三部分内容:帐上取数、表间取数、运算函数。您只需在此窗口中选择要设置的公式内容,然后单击“填入公式”按钮即可。公式设置完毕后,单击“确认”即完成对该单元的公式设置。依次输入各个单元格的取数公式。
在进行公式设置时,为了更加清楚地查看报表整体公式的设置情况,更加快捷、方便地设置公式,系统还提供了自定义报表数据与公式切换功能。在“查看”菜单中提供了“数据”和“公式”两个选项,系统默认显示数据。在选择了“公式”之后,报表会切换到公式状态,在公式状态下可以输入、查看、修改和打印输出公式资料。
第四步,设置单元字体、数字显示格式、单元颜色等。
选中相应的单元格,从格式菜单中选择〈字体〉,可设置单元格字体。从格式菜单中选择〈单元〉,进入数字格式选择窗口,选择需要的数字格式。单击〈对齐〉,进入对齐格式选择窗口,选择对齐格式。单击“颜色”,设定所选单元的前景色与被景色。设置完毕,单击〈确认〉按钮,返回格式设置窗口。
第五步,设置报表尺寸。
选中相应的单元格,从格式菜单中选择〈行〉可进行行高度的设置。“选择最适合行高度”,则系统按所选中的行中的单元所输入内容的高度自动选择设置行高度。如“选择行高度”,以厘米为单位输入行高度。您也可以通过将鼠标指针指向行间隔处,当鼠标指针改变形状后,上下拖动鼠标,改变行高度。同理,可进行列宽度的设置。
第六步,锁定报表单元。
报表设置完毕,您可能希望把它锁定起来,以防误操作。这时您可以通过锁定功能进行加锁。在表体内用鼠标拖动,选中加锁的范围,然后按工具栏中锁定按钮即对该单元进行加锁,加锁后的单元数据不可修改。如果想取消锁定,只需再按表头〈取消锁定〉按钮即可解除原锁定状态。
第七步,报表勾稽关系定义、审核。
选择查看菜单中的“勾稽关系定义”功能,出现勾稽关系定义对话框。输入公式名称,如销售收入表平衡公式。通过公式向导或直接输入表达式,如损益表D2。确定左、右两边表达式的比较关系,输入条件不满足时的提示。如:销售收入错误,请重新计算!公式定义后,单击〈审核〉按钮即可执行勾稽关系审核。单击确认退出。
致此,报表基本设计完毕,选择‘存盘’后‘退出’,系统即提示输入报表名称,输入报表名称后单击〈确认〉按钮即可保存所定义的会计报表。
七、财务分析
在财务分析窗口,您可以进行财务状况分析、损益分析等,现以自定义分析报表为例进行说明。
单击〈简易分析报表〉按钮,进入简易分析报表窗口。初次进入,此窗口为空,单击〈新建〉按钮,进入报表设计窗口。
首先定义项目名称,单击工具条中〈分析非明细科目〉按钮,进入会计科目窗口,选中要分析的科目,则系统自动设置该科目分析报表项目及取数公式。
单击数据来源下拉按钮选择相应的数据来源。其中,实际发生额是指损益类科目的实际发生额。对于收入类科目为贷方发生额-借方发生额。对于支出类科目为借方发生额-贷方发生额。
设置完毕,单击〈保存〉按钮,输入报表名称,单击〈确认〉按钮,即保存所作设计。单击〈图形〉按钮,以图形形式显示分析结果。单击〈报表〉按钮,以报表形式显示分析结果。单击〈分析条件〉按钮,进入报表分析选项窗口。分析方法分为结构分析、比较分析及趋势分析。您可以根据需要选择不同的分析方法。分析完毕,单击〈关闭〉按钮退出。
八、期未结帐
在期未处理窗口单击〈期未结帐〉按钮,进入结帐处理界面,在此窗口中系统对在做结帐工作中需要注意的事项进行说明。单击<前进>按钮,进入口令输入界面。输入口令进入帐套备份窗口,输入备份文件所在驱动器及目录,单击<完成>按钮开始结帐。
窗口中显示进度指示器,反映结帐工作的进程。在结帐过程中,如果想改变想法中止结帐,可以单击〈取消〉按钮,系统会弹出提示窗口,询问您是否要中断结帐过程。
结帐完成后,系统进入下一个会计期间,并返回到结帐处理窗口。